浅析高校电子档案单套制管理“双链”建设

文/广西幼儿师范高等专科学校 吴婷婷

2020年3月，《关于开展电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作的通知》公布了一系列电子文件归档和电子档案管理的地区试点名单。随后，国家税务总局也开展了电子专票的先试点后推广工作方案。2021年，中共中央办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中提到“加强电子文件归档和电子档案移交接收”，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档，大力推进党政机关电子文件单套制归档，深化互联网+政务服务等领域电子文件归档。将电子档案单套制管理正式纳入十四五档案事业规划，必将是大势所趋。目前，高等院校仍然实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档，即“双套制”归档的管理模式：同一份文件，在归档时要求纸质和电子两种存储形式。电子文件的大量产生和纸质文件的大量积压和浪费，使得文件的制作成本和管理成本都大大增加。随着信息化建设的不断发展，档案界不断试点和探索新的管理模式：电子档案单套制管理模式。本文将从“目标链”+“标准链”双链打造的建设目标和建设标准探讨高校电子档案单套制管理。

一、目标链和标准链

目标链是对高校各层级目标之间关系的一种形象说法，这里引用目标链的概念是为了形象表达电子档案管理的总体目标——根据国家“十四五”档案事业规划目标和地区档案发展规划目标，完善高校档案，提高学校的档案管理效率，满足学校长效及可持续发展战略目标。

标准链是为了实现目标链而采取的标准体系架构，是开展电子档案单套制管理的建设标准和具体措施（详见图1）。

图1 目标链和标准链

（一）目标链建设。2021年6月，中央办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》，将加强电子文件归档和电子档案移交接收，推进党政机关电子文件“单套制”归档纳入“十四五”规划。广西档案事业发展“十四五”规划也重申了国家档案局事业规划，强调“推进企事业单位电子文件单套制归档，加快推进发票电子化归档工作，全面开展归档电子档案移交接收工作。”在国家和地区档案管理部门电子档案单套制归档要求的趋势背景下，高校及企事业单位从“双套制”过渡到“单套制”归档模式是必然要求。档案作为凭证和参考的重要材料，在企事业单位发挥着不可替代的作用。电子档案单套制管理的实现是提高高校信息化建设水平的一项重要举措，对学校的长远发展和可持续发展起着不可磨灭的作用，理应纳入高校档案发展规划。目前，国内高校切实开展电子档案归档模式的实例不多。重庆大学档案馆在2019年率先立项电子档案管理系统建设，逐步探索开展电子档案归档模式，成功试点实施了学校OA系统、业务系统及学校网站等文件类型的归档管理，为OA正式启用电子签章的单套制归档管理奠定了基础，并在2020年取得了初步成效。重庆大学自2021年开始实行OA系统电子公文无纸化单套归档与纸质材料整理归档相结合的形式，为全面推行单套制管理打下基础。

（二）标准链建设。国家档案局2020年11月下发的《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》（以下简称《一般要求》）中提出实现电子档案单套制的条件，包括前置性条件、制度建设、系统建设、资源建设和安全管理等要求，同时设置了电子档案单套归档的评估标准。高校电子档案单套制管理应符合《一般要求》的评估标准，所以电子档案单套制实行前应进行自我评估。全国多地推行电子公文单套归档的试点工作，取得了一定成效。近年来，国家的制度扶持和推行试点的实践示范，都为高校电子档案的单套制管理提供了先导和经验借鉴。高校应借此契机，结合自身特点制定符合学校发展的电子档案单套制管理办法和归档范围。

二、高校电子档案单套制管理实现途径

档案具有原始性、真实性和历史性的特性。电子档案在管理的过程中需要维护好档案这三方面的特性。事实上，电子档案单套制管理的难度也体现在如何维护好档案的原始性、真实性、完整性和安全性。不同于以往纸质档案业务工作的收集、整理、鉴定、保管和统计等工作，电子档案管理需要经过文件形成、流转、鉴定、归档、保管、利用等诸多环节。从文件生命周期理论的角度来看，文件从一开始产生到永久保存或者销毁都需要制度和技术支撑。所以电子档案单套制管理关键在于制度化建设、技术建设和业务能力建设。

（一）电子档案制度建设。推行电子档案单套制管理，需要自上而下，从制度层面的顶层设计开始。目前国家档案局已经制定出《一般要求》，多地也将开展电子档案单套制列入政府工作报告，积极推进电子档案单套制管理。电子档案单套制的推行要从法律层面确保电子文件与纸质档案具有同等的法律效力，写入制度明确。同时地方政府、高校也应出台相应制度支持单套制管理，确保有章可循，有法可依。逐条分解明确各部门职责，明确归档制度、归档范围和保管期限等。

（二）电子档案技术建设。1.信息基础化建设。做好电子档案单套制管理的前提条件是完善信息基础化建设。高校要实现智慧校园管理，完善OA系统与智慧校园的对接。信息系统能够覆盖高校大部分业务领域，建成智慧校园基础平台，实现信息系统与智慧校园的业务集成，推动网络安全工作制度化，规范化。只有信息基础化建设的强大和牢固，才能撑起电子档案系统和校内其他系统的运行和对接。2.系统建设。做好电子档案单套制管理的难点在于技术支撑，也是矛盾的主要方面。设计与开发完备的办公自动化系统、业务系统和电子档案系统，需要召集档案管理部门与三大系统开发公司共同探讨。需要系统将基础功能与归档功能于一体，将OA办公流程与电子文件归档、电子档案管理对接，实现电子签名、电子签章的有效利用；系统内设置正确的归档范围、保管期限等，实现档案的自动或人工归档；设置归档文件的正确格式，模拟人工收集元数据，整理文件，维护资料的完整性，实现档案的有效利用。同时安装OA办公系统与电子档案系统的接口，实现办公系统、业务系统、电子档案系统的互通，实现三大系统一体化管理。3.安全管理。电子档案的安全性是管理的重中之重。安全性主要体现在电子档案系统安全，需确保电子档案系统有可靠的安全技术手段，归档后档案的安全性、完整性、真实性，具备防病毒、防黑客、防丢失的功能，同时具备档案元数据的备份和自我修复能力。对于存储能力有限的档案管理系统，除了扩大存储空间外，应以其他独立的形式存储档案，并定期对系统的安全性、完整性进行自动检测和风险提示。

（三）电子档案业务管理。电子档案单套制的管理有别于传统管理纸质档案。纸质档案保管的是实体档案本身，而单套制管理更多地维护好电子档案系统。如何保证系统的正常运作和维护档案的完整和安全性，是档案管理人员需要学习的内容，也是对档案新技术的挑战。学校的归档文件主要分为党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、基建设备类等，这些文件都需在OA办公系统和业务系统中办理和完成。单套制管理推行初期需要高校各部门转变思维和观念，学习相应系统，积极参加专业培训。档案管理人员要不断更新思想，学习先进的管理思路和管理方法。既要提高电子档案业务管理水平，也要提高计算机应用水平，成为专业的复合型人才。对单套制试点成功的地区要组织人去积极调研，取其精华去其糟粕，为我所用。

三、结语

在多年实行“双套制”归档的环境和“单套制”制度、技术不完善的背景下，实行电子档案“单套制”管理不能一蹴而就，必定经过漫长的探索过程。需要以点带面，试点先行，充分总结经验，判断“单套制”是否真正可行。新事物的出现往往带有曲折和矛盾，“单套制”带来的系统问题，成本投入，存储空间问题需要思考和面对。同时，“单套制”是否适合所有机关单位、是否适合高校档案管理，有待研究和讨论。我国仍然没有“永久”“30年”“单套制”保管的先河，需要提前预想诸多方面因素。用理性和现实相结合，看待电子档案“单套制”的管理。只有这样，才能真正实现“单套制”管理的目的——节约成本、提高效率。