信息化条件下的财务数据管理与应用——F集团财务信息化案例研究

文/刘沙（南方新材料科技有限公司）

一、信息化条件下的公司财务数据管理与应用的实施路径

（一）实现数据标准化

标准化是信息化建设的基础，财务数据应用的首要任务是实现各类数据的标准化。为便于所有利益相关者获取和利用财务信息，运用安全、统一和智能化的格式实现会计数据传输的标准化十分必要，这就要求做到两点：（1）夯实底层业务数据标准，使广大的业务人员清楚并掌握一定的财务知识，使他们了解他们所进行的业务操作将会直接生成财务凭证，应对业务数据的真实性、合法性负责；（2）进一步加强财务信息系统建设，找出业务数据向财务数据转换的规律，并将这种规律通过信息系统进行固化，确保业务数据向财务数据转换充分，展现数据信息客观。

（二）建立业财联动、高度协作的开放财务架构

实现企业内部数据标准化以后，还需要进一步打破信息壁垒，使业务财务各类系统对接，实现信息的共享，实现全流程、高效率的线上协作，从而拓展企业财务管理职能边界，建立更加开放的财务架构和更宽广的财务信息沟通平台。具体的逻辑思路主要是：明确财务系统、业务系统的数据都可查询，明确项目单号、凭证编号等作为主数据管理，通过主数据查询，可以正反两个方面查询到相关信息，即业务信息可追踪到生成的凭证，财务信息可查询到由哪一项业务信息所生成，并通过对业务信息的分析，找出业务信息的规律性，从而为企业的发展提供真实、可靠的决策依据。

（三）开发财务辅助决策系统

通过建立预警值、期望值等指标，利用信息技术，实现对财务信息系统的全天候检测，发现异常及时报警，同时对决策使用的财务信息进行归纳总结，固化现实，为管理层进行经营决策提供依据。

二、F集团财务数据管理与应用旧状

（一）数据收集、传输、加工旧状

F集团共有89家分、子公司，分散在湖南省内12个市县，其中有84家商混企业、2家骨料企业、1家物流企业、1家商混骨料一体化企业，内部交易量大；公司总部下设16个法人片区，共有89个会计核算主体，拥有规范的管理流程，会计业务处理有统一的会计政策、会计科目、报表等各项标准；资金业务实现全范围集中，财务人员在各片区内集中。

原始生产数据通过ERP系统生成，经统计人员手动整理后报送会计，通过会计人工核对后，再手动制单录入NC系统；原始凭证、记账凭证及其他会计档案都采用纸质档案形式进行保管；全公司每月统一结账。

财务报表按照管理层级，采用逐级汇总的方式生成；单体报表通过用友IUFO报表系统自动生成；内部交易数据通过手工编制关联方交易表、依靠人工清对形成抵消底稿；合并报表经过两级手工汇总编制、总公司一次集中抵消内部交易数据后生成。

（二）存在的问题与需求分析

1．财会标准化水平需进一步提升

核算人员未实现全局集中，由于理解误差和信息不对称，虽然建立了规范的管理流程与信息标准，仍存在不合规的个性化操作。另外标准化水平参差不齐，影响了整体的财务信息水平；下属单位多且分散，各区域的销售、采购等业务模式带有鲜明的地方特色，个性化业务如内部企业之间的委托加工还没有建立操作标准；新兴的骨料、物流企业，在成本核算方面比较粗放，如骨料企业没有实现系统自动成本结转，不能查看到各个产品的成本构成。

2．财务信息的质量亟待提升

数据采用逐级上报的方式，在加工汇总过程中，会出现手动调整的现象，信息的真实性打了折扣；报表系统和总账系统是独立的两个系统，不能追踪查询账务数据,报表汇总后无法穿透查询各个节点的单体数据，使用不方便；内部交易和往来频繁，需要耗费大量的人力物力进行对账，人工清对内部交易数据杜绝不了“人为强行一致”，导致账表不符，影响了会计信息的可用性。报表生成后，财务总账反结账操作难以控制，会计人员可以私下修改凭证，影响报表数据的延续性。

3．信息获取成本和会计工作效率亟须改善

财务信息至少需要经过三级传递、两级汇总，不仅耗费了各级财务人员的工作量，也造成了数据质量不高；财务部门与业务部门通过线下单据传递经济业务信息，数据重复录入，增大了财务人员工作量，而且对经济业务的记录也会存在口径不一，增大了沟通、核对成本。月初业务数据经常提供不及时，比如水泥单价、新增客商、业务费用计提等，直接影响财务报表编制的及时性与准确性。

4．数据分析和挖掘的深度与广度有待加强

财务系统与业务系统没有衔接起来，报表汇总后也无法追溯到前端业务，不能实现信息的互联共享、及时传递，制约了信息的深层次加工和综合利用。分析人员在挖掘异常数据的波动原因时，主要是通过询问业务部门获取信息，信息的真实性无法保证；财务数据分析维度单一，未能建立起多维度、全方位的财务数据分析体系，财务信息对决策的支撑有限。

三、F集团财务信息化建设现状

2020年9月下旬，F集团开始部署实施用友NC Cloud财务会计系统，第一期项目包含总账、固定资产和集团报表、集团合并报表四个模块。2021年1月1日，已成功从原来的NC56系统切换至NC Cloud系统，实现了信息化的第一个里程碑。2021年11月，第二期项目已上线供应链系统、税务系统，实现业财税一体化（图1）。

图1 F集团财务信息化建设现状

四、信息化实施后对公司财务数据管理与应用的影响

（一）内部交易协同业务

在处理集团内部交易时，为减轻工作量，保证会计核算的准确性，系统提供集团内部交易的协同功能，即根据协同业务设置的内部各成员单位之间的科目对应关系，由一方单位的凭证协同生成另一方单位凭证的“协同凭证”功能。确认方只需补充填制一半的凭证，减轻了记账人员的工作量；协同业务是为内部交易对账业务打基础，它将以往集中到月初对账的任务分摊至每次协同发生时，能够实现关联方往来的实时清对，保证会计核算的准确性。

（二）内部交易对账业务

集团内各成员单位之间定期就相互交易的会计记录进行的数据对账工作即为内部交易对账，双方通过检查各自内部交易业务有无错记、漏记情况，以确保交易双方各自记录准确无误。其核对结果可以为合并报表系统确定内部交易业务提供数据基础；系统支持一对多、多对多对账，可筛选对符、未对符情况，呈现一目了然的对账结果，并且可以追踪查询至未对符的凭证；该业务可有效减少财务人员核对关联方往来的工作量，还可避免因疏漏、人为调表等造成的账表不符。

（三）集团报表

集团报表和集团合并报表是NC Cloud企业绩效管理平台的两个产品模块。不同于旧系统的是，它们与NC Cloud总账系统同处于一个系统中，两者的同时使用不需要切换登录界面；集团报表可提供报表编制、数据采集和报表过程管理的全方位管理服务；支持按需定制报表和任务，实现了报表DIY功能，可根据需要设置管理类报表，提供多种从业务系统取数的途径，目前公司大部分报表可实现全表取数自动生成；提供为满足企业内部管理和外部监管上报要求的各种报表进行审核、汇总的服务，提供报表数据的报送管理服务；同时，报表支持追踪查询至总账凭证，核对、查找非常方便；可设置报表上报后总账不能反结账，避免报表出具后，又反结账修改以前月份凭证的违规操作，保证会计信息的延续性；每月的集团报表中不仅有当月数，还呈现了上月、上年同期数据，方便企业对比分析时取数。

（四）集团合并报表

当内部交易对账全部对符后，可一键生成合并报表。集团合并报表可根据设置好的报表组织体系，创建多个合并方案，用于满足不同口径的合并。目前F集团根据管理层级设置了区域、集团两个层级的合并报表，并且可查询所有合并单元的报表数据，分布排列在一个表格中，直观全面；可设置合并报表上报后，下一层级的合并报表、单体报表都不能修改；合并报表同样设置有上月、上年同期数。

（五）业财税一体化

业财税一体化系统融合MES（制造执行系统）、GERP（集团运营管理系统）、SES（结算系统）、NCC（财务系统）和森扬云税G3票税通五个系统，五个系统间的数据可以正向流转，部分模块也能逆向回写。（1）基础数据搭建：客商在NCC中增加同步至GERP与MES系统，既保证了客商信息的准确性，也确保了集团内客商信息的唯一性，为应收账款风控管理提供了全局管理的依据；项目（合同）在GERP中新增同步至NCC系统，切合实际业务流程。（2）各模块间的关系：①所有的原始单据都从源头（MES）发起，收货与收单的职责在源头，故过磅单与发货单审核的第一道防线在MES；②财务会计下的存货核算及应收应付是财务会计结算的节点，是涉及金额的管理；③SES系统承担采购或销售结算员的职责，采购人员维护采购合同价格后，在SES系统中经过系统步骤计算完成就可传至NCC的存货核算中的采购入库单，此时可以在存货中查询相应单据；（3）成本管理：在成本计算前必须对物料消耗量进行业财一致检查，按系统预置流程逐步完成。

通过上线业财税一体化系统，小到物料编码的统一、成本核算的自动取数，大到发货流程与应收账款风险管控，明显改善款、货、票、合同对象不一致现象，降低税务风险；业务从发起到核算实现标准流程管理；业务系统与财务系统不再各自为政，而是息息相关，为财务审核与监督业务的完整性、合理性及真实性提供依据；打破时间、空间限制，实现集团“无边界”管理，提高内部控制水平；增强跨部门协作能力，业财进一步融合。

五、信息化条件下的公司财务数据管理和应用的改进措施

（一）夯实系统功能，提升数据质量

1．充分利用协同凭证功能，提升财务数据的及时性与可用性

用户在实施协同凭证过程中，只要平时核对好每笔协同凭证，在月初内部交易对符结账后，即可实现一键生成报表，并同步至各级合并报表。这样，从结账到生成最终的集团合并报表，都可成为“一键式”操作。时间上，目前可从原来手工汇总、传递的4至5天，缩减为2至3天。凭借业财一体化系统的上线，实现与前端人资、工程、物资、营销等业务的数据集成后，如果将协同凭证覆盖范围扩大至业务数据，实现业财数据的实时核对，那么将有可能实现“1天出报表”。核算的速度非常重要，能为经营决策层以及其他业务部门提供更及时的数据支撑。同时，协同凭证实现财务数据之间、业财数据之间的核对一致，系统信息就能互联共享，实现深层次加工和综合利用。

2．运用报表DIY功能，搭建多维报表，更好地发挥服务功能

2020年12月底，F集团大部分财务人员都接受了关于报表搭建的培训。在正式环境中，由F集团本部财务部各模块人员负责搭建所需的报表。除了以往需要统一报送的标准报表，公司后续还可将内部经常所需的数据指标化，搭建组合报表，实现管理报表多层次、多视角、多口径的应用和随需展示，比如日日新报表、考核指标表、财务分析、业务口径表等。进一步地，公司还可以开发利用企业绩效分析功能，运用图表管理、故事板管理将分析表格图示化，提升数据的可视化、亲民化，更好地发挥服务功能。

（二）转变财务数据处理模式，增强数据的利用效率

随着广泛应用前沿的IT技术，基于桌面、基于纸面的传统处理方式将会被打破，数据获取与提供方式也将发生变化。首先，在数据对内提供方面，财务部门可以直接在系统中导出数据传递给管理层和业务部门，管理层、审计部门也可以直接进入系统查看、使用数据，而不再是基于EXCEL表格的传递；内部的各种检查，比如说标准化检查、目标责任审核等可以直接在线上开展，查看影像扫描附件，无须再去现场查看纸质档案资料。NC Cloud财务产品提供了全面的审计线索、记录业务操作日志，符合内控要求。外部审计、税务机关等取数也将更方便,财务系统支持审计接口导出，系统日志记录了每个用户的操作痕迹，税务系统可以通过查验系统日志来分析企业是否有不合规的账务操作。

（三）拓展数据资产范畴，增加企业经济效益

企业数据通常分为企业内部数据、企业外部数据和企业购买数据。企业内部数据主要来源于企业本身，是企业通过自身的交易和事项形成的，或通过进一步的处理、挖掘和集成所掌握的市场需求数据、行业发展趋势数据等。企业外部数据主要是从互联网、各类公开文件中所获取，例如“企查查、天眼查”此类企业信息查询网站。企业购买数据通常是从专业的服务商处购买，这些大数据服务商积累了大量的行业数据、广告营销数据、用户行为数据等。在数据规模和容量达到一定程度后，企业应将拥有的各类数据作为资产管理，形成公司的数据湖，利用数据清洗、数据挖掘等一系列技术平台对其进行处理和分析，获取数据更多的价值。财务数据是企业重要的资产，是财务管理的核心，通过挖掘这些数据，企业可以预测市场需求，进行智能化决策分析。也可效仿中国水泥网、Wind数据库等平台，建立“一切业务数据化，一切数据业务化”的转型目标，实现数据资产的保值增值。

（四）制定数据在线治理规则，保障财务数据的安全性

一方面，在系统中建立数据治理模块，提升海量数据的实时监控与治理能力。设立数据责任人，及时对预警数据进行维护。

另一方面，储存在云端的数据需要更强的安全措施来保障，要在财务管理组织内部增设专门的技术人员，负责对数据平台维护以及更新升级企业信息防火墙，最大限度地避免财务数据在网络、服务器、存储、平台到应用的过程中被第三方恶意窃取、篡改和泄露的风险，保障财务数据的完整、准确和安全性。有必要建立应急预备方案，一旦发生意外，能有效降低数据风险。