中小型航运物流集团企业财务信息化浅析①

张怡俊

（上海锦航人力资源有限公司，上海 200021）

一、绪论

财务信息化建设是一个不断升级，自我超越的过程，要积极推展财务信息化功能，并与其他信息化管理系统深度融合，整合资源，互补优势，共享数据，以此不断提高内部控制信息化水平，实现各项管理科学化，内部控制一体化，管财理财精细化，业务流程标准化，风险管理高效化，努力打造自身核心竞争力，实现价值最大化，保持基业长青。

信息化的内控管理比传统的人员控制更有效，通过OA 系统流程管理与内控体系，推进电子化流程，将内控标准以及风险控制点嵌入流程与信息系统，实现“制度化、流程化、闭环优化”，财务人员可通过报销人员录入的报销单据自动生成凭证，通过系统与系统的数据共享、无缝衔接，从而有效地规避经营风险、财务风险与合规风险。同时也通过信息化的环境监控、风险评估、控制活动、信息沟通、内部监督等，从原来的事后发现问题转变为事前规避问题。

企业财务信息化不仅可以提高企业财务数据管理效率，提供精准的数据信息，而且可以推动企业业务模式的优化。信息化已是必然发展趋势，集团企业只有大力实施信息化建设工作，借助信息化建设来优化经营管理，通过对企业财务数据进行预测、决策、计划以及分析，才能够更好地促进企业发展。

二、相关信息系统阐述

（一）资金管理体系

资金管理体系包括资金计划管理、现金及流动性管理、外币资金管理、资金集中结算管理、投融资资金管理等方面。

1.提升资金管理的透明度。资金管理系统为集团搭建了一个资金集中监控平台，集中反映了整个企业的资金动态情况，并可以对资金进行多维度分析，提升了资金管理的透明度。通过有针对性的风险预警，促进成员企业持续有效提升管理能力，加速上级公司与成员企业、成员企业与成员企业之间的整合，从而提升集团对资金的统一调配和管控能力。

2.实现资金集中管理。通过资金管理系统的实施和方案整合，可以有效降低总部资金管理人员在支付处理、债务管理、外汇管理、票据管理等人力投入，减少手工操作带来的高差错率，提高处理效率；通过流程和制度的统一，集团资金管理权责清晰、分工明确、整体协调，实现专业的人可以做专业的事，更好地支撑集团未来资金业务的发展。

3.优化资金资源配置。通过资金管理系统的建设，账户集中、支付集中、资金集中，可以实现企业资金资源的有效整合，集团可以聚合资金优势，优化资源配置，发挥资源价值，促进集团企业资金快速、良性循环，树立企业整体“一盘棋”的思想，使有限的资源用在刀刃上，同时，资金管理系统也与银行、与内部其他核算系统对接，实现系统资源的有效整合，帮助集团完成资金的有效控制，提升经济效益。

（二）财务运营体系

1.业务核算系统

在业务销售模块中，由财务人员操作开票，或将费用推送至公共平台，由客户选择费用支付后，生成电子发票，系统自动推送电子发票至客户邮箱，同时生成会计凭证。

在业务采购模块中，将供应商发票与系统内采购数据、供应商数据相关联，形成审核、支付审批电子流程，自动生成会计凭证，通过接口搭建起连接财务与业务的桥梁，可以有效减少了重复劳动，大大提高基础业务处理效率和准确度。

2.费用报销系统

费用报销系统使信息采集更加规范化，信息成本节约化、信息传递自动化、审批流程电子化、财务流程高效化、信息展示追踪化。实现了对各分支机构财务活动的实时监控，加强了内部控制，实时掌控信息，做到事前申请、事中控制、事后评价。提高了资金使用效率，减少资金风险。提高了报销流程效率，缩短报销周期，节约报销成本。

费用预算：与预算管理系统相连，通过费用预算加强费用管控，降低企业成本。

业务申请：员工选择费用报销类型，上传报销凭证作为审核依据以及凭证电子附件。

业务审批：通过员工发起的报销工作流程，实现跨单位、跨部门流程审批，按已设定好的流程进行流转，审批过程电子化、流程固化有利于报销制度规范执行。

财务审核、账务处理：对领导已审批的单据进行审查，确认无误后自动生成会计凭证，通过银企互联方式支付费用。

分析报表：根据费用报销信息，进行自定义多维度统计报表功能，实现多维度、多条件、多层级、图形化展示。

3.电子档案系统

将集团内会计档案纳入系统管理，实现会计凭证和电子影像的自动匹配、分册，档案归档、借阅等功能在系统内有迹可查的系统。实现企业实体档案信息化，将企业的电子档案和实体档案进行关联管理，解决财务共享模式下纸质档案异地的采集、传递、借阅、管理等问题。

2016 年1 月1 日起实施的《会计档案管理办法》对财务电子档案给予了明确的政策依据。

电子档案系统完成了电子资料和实物资料的自动匹配，实现了与会计凭证匹配的电子资料和实物会计档案的统一管理、会计档案调阅、审计的无纸化、实物档案的库房精准管理等，使得企业的档案管理高效便捷、环保低碳、节约成本。

4.发票管理系统

我国自 2009 年开始探索电子发票，并于 2013年 6 月 27 日开出了首张电子发票。2011 年 6 月，中国物流与采购联合会发布《中国电子发票蓝皮书》，提出了我国电子发票规范发展思路与政策建议，标志着我国电子发票从学术研究层面进入政策建议层面。2012 年 2 月，国家发展改革委员会、财政部、国家税务总局等八部委发布的《关于促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，明确要求进行电子发票试点，标志着我国电子发票由政策建议层面进入试点试用阶段。国家税务总局在《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》中明确规定增值税电子普通发票具有纸质发票的同等效力，这标志着增值税电子普通发票已经进入大规模应用阶段。而2020 年增值税专用电子发票也已经进入试点，预计不久的将来也将全面推广应用。

（三）税务管理体系

信息化发展更多地体现在税收征收监管方面。企业使用平台及软件进行远程纳税申报、税务局对企业的税务及财务数据比对进行监管。国家税务机关已采用信息技术来采集纳税人的财务和营运数据，金税三期的正式上线标志着税务征管系统已经进入大数据、人工智能时代。税务检查工作也势必会注入现代化技术，伴随着新技术的运用，检查人员可更有效和更快地采集和分析企业的数据，发现企业的纳税疑点。因此，企业更应重视税务管理，进行相应的税务分析、预测、监管以降低税务风险。

税务管理作为企业财务管理的重要组成部分之一，与企业的各级管理组织、业务流程以及 IT 系统等都有着紧密的联系和影响，手工化的税务管理在国家税务信息化的浪潮中明显处于劣势，迫切需要利用信息化的工具实现税务管理工作集中管理，流程梳理与整合，信息集中与利用，实现企业税务精细化管理，提高管理水平和工作效率，管控集团企业整体税务风险。

企业智能化税务管理系统主要包含数据自动采集、自动填列申报、申报报表存储、税务政策展示、涉税风险提示、税务稽查平台、税务筹划功能7 个模块。

企业智能税务管理系统提高了工作效率。批量认证增值税专用发票进项税额、查验增值税普通发票、自动计算税金等功能极大了提高了财务人员的工作效率，以专业的、高效的方式提供自动化的财务基础处理，改变了传统的手工梳理易导致错报漏报少缴迟缴税款的情况，从而避免对企业及个人征信及财务带来损失。

企业智能税务管理系统进一步实现企业数据共享化管理。该系统整合了财务、业务、税务以及发票等信息资源使其匹配联动，并结合企业自身实际情况进行分析检查。大数据分析使得企业更易进行税务监控预警及分析筹划管理。

企业智能税务管理系统有助于企业一体化管理的发展。由于集团分子公司业务独立运作，税务管理流程不尽相同，税务管理系统能够解决集团数据管理难度大的问题。提前预判税务风险，及时掌握各分子公司税务情况，最终提高集团企业整体税务管理水平。

（四）管理会计体系

1.预算管理

预算控制是对企业实际运营发生的业务活动及资金支出进行控制，收集预算执行信息。预算目标在经营中如何贯彻落实，考验着企业的执行能力，而执行中严密的过程控制措施则是预算顺利执行和企业快速反应的重要保证。

如将预算标准以及风险控制点嵌入OA系统，则可以有效地实现预算控制。系统自动将年度预算数据按期分解，细化到每个季度或每个月，并可以通过本月的预算及完成情况，调整下月的预算值，从而通过有效的滚动预算的方式，实现对年度预算的调整，为绩效考核提供科学的数据支持。当费用超出预算时则对费用流程发起者进行预算超额提示，并可同时发起追加预算流程，实现预算控制自动化。当全年预算监控内容在执行和目标出现重要偏差的时候，通过预警机制，及时向管理层反馈，实现预算的及时反馈和修改。

预算管理是连接企业战略和执行的重要工具，是公司从战略规划到资源配置再到经营考核评价、责权匹配的管理闭环，利用信息化手段完成预算管理执行过程的监控、动态分析、调整及事后的考核，全面提升企业预算管理水平，为考核提供科学的数据支持，实现了企业整体各个部门之间的预算管理，达到了企业内部有效实施资源预算及配置的目的，为企业进行有效的内部控制及长期发展提供了有力保障。

2.内控及风险管理信息化

内控及风险管理是为了帮助企业在业务经营活动中防范及规避风险的发生，避免给企业带来经济损失。

内控及风险管理信息化，可以极大提高风险管理信息在各职能部门、业务单位之间的集成与共享，既能满足单项业务风险管理的要求，也能满足企业整体和跨职能部门、业务单位的风险管理综合要求，将风险管理由事后核查转为事前预防，从而整体提升企业内控和风险管理的效率和水平。

三、中小型航运物流集团企业信息化发展方向

（一）业务数据化

首先，企业业务管理规范和发展没有达到一定水平，实现信息化是不可能的。业务数据无法全部进系统，到底是技术上不行，还是人为因素操作不规范导致。第二，业务信息化需要软件和硬件的支持，这需要必要的资金支持。集团企业分、子公司众多，信息化是以一个长期的目标，一下子贪大求全也会因为企业管理跟不上、员工素质达不到而实现不了预期目标。第三，企业信息化不仅仅是解决当前迫切要解决的问题，还要有一定的前瞻性。

业务数据信息化后，才能实现财务数据的信息化。在一个集团内部，各企业间业财对接发展程度不平衡、不充分的情况比较普遍，业财融合的目的，不仅是为了使财务人员做的凭证自动生成，更是为了企业运营的监控，可以从总数据层层追溯到底层基础业务情况，通过商业智能等系统对数据做出分析，为领导者提供决策支持。

（二）开票线上化

第一步，推广开具人民币和美元增值税电子普通发票。由于航运物流企业的海运费大部分为美元结算，美元增值税电子普通发票的需求非常强烈。据资料显示，外汇局对网民关于“希望解决美元电子发票不能付汇”的留言时回复到，国际航运企业凭电子发票能够支付美金，现行外汇管理政策法规没有障碍。根据《国家外汇管理局关于印发服务贸易外汇管理法规的通知》（汇发〔2013〕30 号）所附《服务贸易外汇管理指引实施细则》第十二条，交易单证可以是纸质形式或者是符合法律法规规定且被金融机构认可的电子形式（资料来源，2019 年中国政府网）。

第二步，实现美元电子发票无需去银行认证。美金电子发票和人民币电子发票一样可以直接网上支付。早在2018 年7 月，天津已经有货代企业做到无需去银行认证，直接就能凭美金电子发票线上支付美元。“荣e 通”平台通过与中国银行天津分行“航运在线通”合作，可以实现货代企业支付美金无需去银行柜台认证，直接可以线上支付。2020 年1 月8 日，中国银行上海市分行面向航运企业推出了“航运直通车”产品，能实现人民币、美元电子发票在线支付。据了解，“航运直通车”产品通过全流程的线上平台，一举解决目前航运企业运费支付所面临的高成本、多人力、长时间等实际问题，实现企业电子发票的信息化管理，提供真正高效、智能、便捷的金融结算服务。该产品使美元电子发票减少了实物校验方面的限制，在实时、便捷、自动化、风险管控等方面取得了显著突破，节约了航运企业人力、物力和时间成本，切实为企业带来福利。

（三）收款线上化、核对自动化

开票线上化后，就是收款的线上化。不单是为了方便客户，也是为了入账能够自动化，为了勾对的方便，也包括整个业务流程的可追溯。目前银行的B2B 收付款业务，可以实现电子发票与平台收款金额自动匹配，与企业业务系统数据自动匹配勾稽，并通过业务系统导账自动生成会计凭证。

比如金蝶EAS 系统4.2 版本的电子回单模块在技术上已经可以直接与银行对接，实现回单自动下载、自动存储、自动清分匹配。通过电子回单查询功能可以查询集团本部以及分支机构在不同的各类收付款指令的电子回单，并提供电子回单的打印功能。金蝶电子回单不但记载了客户收付款的交易详细信息，还加盖了银行电子回单专用章，以确保电子回单的真实性以及可认证性。

（四）建立电子档案系统

将公司内会计档案纳入系统管理，实现会计凭证和电子影像的自动匹配、分册，档案归档、借阅等功能在系统内有迹可查的系统。实现企业实体档案信息化，将企业的电子档案和实体档案进行关联管理。解决财务共享模式下纸质档案异地的采集、传递、借阅、管理等问题。

信息采集：通过电子档案系统收集各个系统内的信息，实现凭证、账簿、报账单等减少失误传递，提高工作效率。

凭证管理：档案信息采集后，完成凭证与凭证附件匹配，提取凭证相关信息。

归档管理：将档案的电子信息按传统实物凭证装订方式进行分册和归集，实现档案的电子化、集中化管理。

档案管理：电子档案可以对实物和电子凭证档案进行检索查询、借阅等工作提供良好支撑。

（五）建立预算管理系统

1.预算管理信息化平台的搭建包括预算组织架构、预算指标模型体系、业务规则的建立。

2.与业务系统、OA 系统、人事系统、财务系统接口相连，实现全面预算等信息化手段的集成应用。实现各成员单位、部门在线编制预算，预算数据共享。集团内部船公司预算系统与业务系统相连，得出预算箱量。集团内部代理公司便可根据船公司的预算箱量按照比例规则自动算出自身的预算箱量。在统一规范的全面预算管理下，各单位、部门通过网络客户端实现预算申报，由系统实现计算和汇总，职能部门在审核和综合平衡后，完成年度预算的编制，并实行滚动预算，及时调整。

3.预算控制。通过与其他系统相连，满足预算管理及时控制的需要，做到事前、事中、事后控制。

4.预算分析。实现准确及时的信息反馈，满足多维度预算分析。

通过建立统一、共享的预算信息化管理平台,为预算编制、分析、考核等提供数据支持，减轻企业预算编制过程中的编制、汇总、分析等工作量，极大程度地杜绝了人为错误的发生，对各部门监控力度增强，增强企业管理的规范性、效率性、合理性，提高企业的全面预算能力。搭建内控及风险管理系统，与企业业务系统、财务系统、OA 系统等集成，分为风险管理模块、内控管理模块、内审管理模块。

（六）建立决策支持体系（BI）

1. BI 建设要有自身行业特色。从航运物流企业集团的各分子公司层面来看，船公司、货代、船代、堆场仓库等细分行业要有个性化指标，数据要与同行业上市公司对比，这些指标要能全面反应公司经营情况。

2. BI 重点在于数据分析。BI 是一个辅助决策的智能系统，它的核心就是帮助企业利用好数据，让决策管理者随时随地获取关键信息，让决策者基于数字决策，最终提高决策水平。传统的表格报表根本无法快速让决策者识别是不是有问题，它只是罗列了一堆数字而已。在企业经营的过程中，决策者通过预警监控了解发生了什么，利用因素分析了解为什么发生，利用趋势分析了解未来会发生什么，利用仿真模拟了解如果改变某种政策未来会发生什么。这就是BI 的核心价值。

3.展现方法。亿信BI 要在各集团公司各部门领导的参与下，确定分析主题，建立分析模型。在设计过程中要考虑数据的颗粒度。BI 系统通过IT 技术支持，从财务系统抓取报表、资金等数据，从业务系统抓取箱量、航次等数据，从人力资源系统抓取员工、绩效管理等数据，并与外部行业指标库、风险预警指标库一起建立数据库。数据库会包含公司历年的数据，数据量比较大，要考虑数据容量和可扩展性。比如，未来有新的公司或业务加入，能否在现有仓库模型的情况下导入。根据全面系统性、可操作性、实用性、动静态结合性原则，通过数据挖掘、OFFICE 集成、OLAP 联机分析做出不同的模块。如管理驾驶舱、经营主体分析、预警模型、绩效指标库等。如图1 所示。

图1 集团BI 模型结构图

（1）管理驾驶舱。根据集团各领导分管的不同板块内容，随时显示职能相关的关键业务数据指标以及执行情况，以图表的方式直观地显示重要指标，并支持“钻取式查询”，实现对指标的逐层细化、深化分析。从集团层面，可以分地区分析（境内、日本、东南亚等）、集团内细分行业分析（航运、船代、物流、人资等）、航运业竞争对手分析（上市公司报表数据可取），时间上将本期、同期、预算数做对比。从各部门层面，显示各部门关键指标，时间上将本期、同期、预算数做对比。如资产总额、毛利率、营业收入、利润总额、归属于母公司净利润等重要指标。如图2 所示。

图2 亿信BI 领导驾驶舱案例图

（2）经营主题分析。经营主体可分为盈利主题、收入主题、成本主题、资金主题、损益分析主题、资产管理主题、人力资源主题等。搭建各主题的重点在于分析，而不是简单的数字呈现。

通过列举一家公司通过BI 展现的经营情况，可以充分体现BI 钻取分析功能。根据实际数、预算增长率、同期增长率的对比，以及红色警示数据，可以看出该公司经营利润下降。不考虑其他因素，由经营利润=毛利－销售费用－研发费用－管理费用，且三项费用增长都为负数可推，经营利润下降是由毛利下降所致。毛利率=营业收入－销售成本，且营业收入为增，可推毛利下降是由销售成本所致。点击销售成本实际数，可以看到左下细项占比，可见红色的销售分摊费（此主要指给销售人员的提成）占比最大。点击红色销售分摊，可得右下图费用占收入比。根据实际、预算、去年同期对比，此图展现了一家公司的经营情况，通过实际数、预算增长率、同期增长率的对比，得出哪个事业部影响最大。再往下钻取，可以分析给各销售人员的提成是不是与实际销售合同签约数相符。见图3 所示。

图3 BI 经营情况经营利润分析案例图

（3）预警模型。预警的目的是对企业经营活动中潜在的风险进行实时分析与控制，如过快增长预警、过快下降预警、亏损预警、财务风险预警、报表项目异常预警。BI预警模型可以包括杜邦分析模型、五维财务分析模型、盈亏平衡模型等。展现时，可以自动生成相应的文字分析，便于BI 使用者理解并做出决策，如同花顺中五维财务分析功能。同时，在历史财务数据的基础上，分析各项指标的变动。若改变变量，预测企业盈利情况变化，确定企业未来的经营业务中的重点。如企业维持目前经营水平条件下的亏损预警、企业收入水平发生变化条件下的亏损预警、企业成本费用水平发生变化条件下的亏损预警等。见图4 所示。

图4 同花顺五维财务分析案例图

（4）绩效指标库。绩效指标库可包括集团关键指标库、行业标杆指标库、国资委绩效评价指标库。比如行业标杆指标可以包括航运、船代、货代等行业的标准指标或均值，同时也包括各比率的计算公式，就像一本字典一样，可供各使用者查询，便于理解各项数据的含义以及相对是好是坏。可以根据锦江航运集团自身情况决定是否需要建立。

4.总结。BI 系统是对数据的搜集、管理和分析的系统，将财务数据转变成有用的信息，使企业各级决策者通过对信息的分析，做出对企业更有利的决策。据资料显示，美国前500 的企业，90%已使用BI 等智能信息化软件。亿信BI 可根据需求提供固定分析模板，或者由使用者自行个性化编辑。同时，使用者可以通过浏览器、手机、平板电脑等多途径，通过在线和离线的方式对权限内的功能进行浏览，更加智能化。

（七）完善集团资金集中管理

资金监控和检查。集团总部应对集团所属各公司的银行账户进行监管，依托于银行或者软件公司提供的跨银行资金管理信息平台，对集团所属公司银行账户的开立、注销、余额、交易等进行实时监管。公司开立银行账户、销户时，只有在完成系统审批流程后才能进行会计核算；对于集团所属公司大额资金支付采用短信通知的形式反馈给公司管理层，确保资金安全。测算集团所属公司所需的基本运营资金，设立保有量，按月核对，若公司货币资金超过保有量，则定时发送通知，按月上缴。提高资金管理集中度。对于在结算中心开立账户的公司，考核结算中心账户资金日均余额占该公司所有资金日均余额的比例，以提高结算中心账户归集资金量，提高资金集中度。定期对集团所属公司进行资金管理制度执行情况的检查，及时发现问题和预防风险，保障资金安全。

结算中心（资金结算管理）。资金结算中心可以增强公司集团资本经营意识，合理调剂资金，控制贷款模式，降低财务费用，同时还能加强内部资金监控。资金结算主要是公司日常的付款管理、收款管理和箱管票据管理。资金结算的效率和准确性会影响公司的现金流效率，进而影响企业的经营效率。资金管理系统中的支付结算中心可以让支付效率提升，而支付效率提升是公司建立资金管理系统的初衷，支付功能也是资金管理系统的基础和核心。在资金管理系统中，公司与银行通过与银行的银企互联，实现操作自助化，大幅度提升了资金支付效率。

四、结论和展望

集团化企业更需要走在财务信息化发展的前列，如何利用好现有的数据，充分利用好数据和信息的资源整合将是建设的重点。随着信息基础建设的进步以及财务人员相关能力的培养，公司财务可向财务共享中心发展。

财务共享中心建设前，企业多种工作系统并存，包括OA 系统、人力资源管理系统、档案管理系统等，财务共享之后，信息系统整合容易造成数据重复录入的问题，造成重复工作处理，增加了工作环节，降低了财务共享信息读取的效率。信息系统整合的同时还要关注业务的纳入范围和标准，从而使得系统能够符合业务要求。在解决信息化整合问题时，航运物流企业集团需要根据各企业业务特征，不仅针对核心业务，也要考虑到非核心业务，统筹企业资源并进行业务流程再造，提升企业的价值链附加值，增加信息化程度。

2013 年，财政部在颁布的《企业会计信息化条例》中表明，大型的企业集团应当充分利用现代计算机科学信息技术手段来帮助完善自身的财务工作，促进财务工作的信息化，大型的企业集团应当尝试建立财务共享服务中心。次年，财政部又颁布了《财政部关于推进管理会计制度建设的指导意见》，在《意见》中明确提到，为了转变传统会计的核算职能，应当建设财务共享服务中心，来促进会计管理职能的有效实行。这些都为建设财务共享服务中心提供了政策依据。

伴随着集团化财务管理要求的不断提高、国资委内控与风险管控的要求以及证监会发债融资管理规范要求，对集团企业财务管理信息化也提出了更高的要求，一方面要强化现有财务管理信息化的基础，力保客观性、真实性、标准化、规范化，为将来的财务共享和大数据分析提供支撑；另一方面信息化建设是新时代发展中企业管理升级和流程固化的卓越工具，必须抓紧机遇，全力运用信息化手段，跟上发展潮流，强化风险管控意识，积极建设财务共享服务中心，推动财务信息化快速发展。