浅议现代公文语境与自称用语

【摘要】现代公文的写作，不仅要注重内容表达的精准性、问题反馈的及时性、意见提出的有效性，更要注重自称用语在公文中的重要意义。无论是上行文、下行文还是平行文，在公文写作过程中，恰如其分地使用自称用语，能够更好地实现公文写作的目的，使发文方与受文方都能够在更为高效的工作过程中，利用公文所形成的衔接性作用，营造良好的工作氛围。

【关键词】现代公文;语境;自称用语

公文写作作为一种特殊类别的文体形式，在形式上有着严苛的要求，在内容上也要达到语言表达的精准性。公文主要应用于党政机关在落实领导职能、履行职务以及公务工作处理进程中，能够形成特定化工作要求效力、规范公文文书的体例形式。各级机关单位在工作中，面对需要相互协调的工作内容，必须要在公文写作的过程中注重发文者与收文者之间特定化的公文语境。对于公文语境的构成形式，既囊括有发文机关在语言文字内容表达上面的高度凝练性、效应性，也包括不同发文机关所表现出的上下级隶属关系，更包括有历史、政治、文化以及思维等多种元素内容，形成公文语境构成所需要的整体性氛围特点。对公文写作中自称用语的理解，它属于公文称谓用于当中最为常见的一种形式，是公文的发文者在正文写作过程中对于自身所形成的称呼方式，虽然发文机关所署的名称在所发公文的落款处已经了明确的标注，但在公文正文的陈述过程中，为了避免语言以及称谓使用的繁琐，仍需要广泛地使用自称用语的形式和内容，从而更好地便于发文机关能够明确陈述与阐明自己的观点和要求。鉴于公文语境所展现出的特殊性，正确使用自称用语所具有的重要意义也就显而易见了。对于用语得体性要求，需要公文语境能够更加精准的表达文字内容所包含的要求，使发文的目的更具有直观性特点，如果使用语境不够恰当，则会严重影响发文目的的实现，对于发文机关所要落实的工作内容构成极大阻碍。

一、公文语境表达的要求

由于公文语境自身所具有的特殊性，对于自称用语的合理化、准确化使用也就显得尤为重要。运用恰当且得体的话，可以更好地将公文语境所要表达的内容能够更加精准地描述，并能够有效实现发文主体所要达到的发文目的，如果不能够合理与恰当的使用，则会对发文机关工作的开展造成严重影响。

（一）上行文的自称用语要求

首先，要做到对于上级的充分尊重。上行文的发文对象通常是上级领导机关，为此，需要在行文的用语过程中，注重自称用于表达的委婉性和谦虚行，要充分体现出对于上级所形成的尊重;其次，措辞要言简意赅。公务性文书需要以更加简短扼要的语言文字表达出行文所具有的内涵，较为忌讳文稿篇幅内容写得洋洋洒洒，用较长的文字无法写出更富有精准性的实质内涵，这不仅耽误上级领导部门内工作的时间、降低办公效率，对于自我工作的开展要形成极大的束缚和阻碍;最后，少发空论内容。向上级领导机关行文，要以精准化的事实陈述、情况报告以及理由说明的方式直接阐述自己的观点和想法，避免出现做空而谈、泛泛而谈。行文中的空话套话内容要尽量减少，要用最为精确与干练的语言表达出下级机关所要反映出的最直观的问题与事实。

（二）下行文的自称用语要求

首先，做到语句词汇的谨慎使用，形成庄重化效果。上级机关利用下行文的方式表达自己的要求与思想核心，需要以国家准确的语言词汇内容产生权威性的效果，要做到铿锵有力、掷地有声;其次，表述要做到精确性。准确是公文写作最为基础的要求。以下行文为例，强调用语内容的精准性，能够通过干练化的语言做到下行文所要实现的“令行禁止”的效果，为此在自称用语方面，要以更为准确的主体地位和具有的资格做出下行文规范化内容的前提基础。

（三）平行文自称用语要求

首先，要做到语气谦和。平行文发文与受文主体之间不具有领导和隶属关系，为此，在自称用语方面要实现谦卑谦恭，不能将自己的角色定义在其他主体之上，不要因为不当地自称用语内容致对方产生反感的认知，否则无法实现行文的目的;其次，要做到措辞得体。在平行文的写作过程中，要注意自称用语使用的词汇的致意性，能够使受文方感受到诚意所在，使得工作的开展更具有融洽的氛围，利于相互之间开展工作合作。

二、现代公文语境与自称用语在不同行文中的具体表达

从公文的发布主体来看，不同级别机关单位，利用公文进行工作协调与统筹安排，在形式上也具有不同的表现。依据公文行文内容的走向，分为上行文、下行文以及平行文。这些不同走向的公文，首先需要具备的基础要求就是对于内容的规范性、真实性以及时效性。但对于具体行文的内容与走向来讲，都会因为发文主体工作性质与要求的不同，会具有行文走向的具体区分的效果，而这样偏向于某一方的形式，往往会成为不同语境产生的重要因素。发文主体在使用自称用语时，会依据不同的行文内容、形式与走向，来对语境使用的做出不同化的要求，能够更加精准地使用第一人称或第三人称。例如：

xxx市人民政府关于认定2020年现代化高新产业示范区的决定

各县（市、区）人民政府，市级人民政府各工作部门：

2020年，全市各级、各相关部门积极落实《xxxx市现代高新产业示范区建设增点扩面提质升级（2018-2020）三年实施方案》，充分开展芯片加工制造、大数据研发中心、电动汽车生产线升级，以及我市引进外埠高新技术产业投资发展，实现对于高新技术产业优势得以充分、努力打造现代高新技术产业示范区的不断升级的风格和不那么。在此过程中，涌现出一批高科技生产较为集中、产业聚集较为片区化、技术集成较为先进化、经营集约较为典型化的高科技产业发展示范区。为了能够更好地形成激励机制、成立我市高新技术产业发展的典型，市政府决定授予xxx市xxx区xxx产业示范区等10个示范点为xxxx市高新技术产业市级示范区荣誉称号。

xxx市人民政府（印）

2020年xx月xx日

从发布公文的内容来看，在落款的位置签发了已署名的范围机关“xxxx市人民政府”。虽然具有具体的署名机关单位，但在正文的内容当中，因为公文表达的实际需要，對于自称用语的内容依旧还要使用“市人民政府”的称谓。该公文所使用的文种为“决定”，从性质上来讲，是属于上级政府机关向下级政府或相关发出的具体行为要求内容。因此，在公文语境的构建上，要体现出严肃性、权威性。从市政府发文的决定内容来看，体现出发文机关所形成整体意志。为此，对于语境气氛的要求也就需要达到庄重得体、威严肃穆的效果。倘若正文所使用的自称为“第一人称”当中的“我”或“我们”，使得接受公文的单位感觉公文写作得不严谨，并且具有较强的主观性意味，同时也丧失了公文所应当具有的客观性、公正性以及权威性的要求。使用“市人民政府”的第三人称，可以更好地将发文主体置于行文内容所包含的意义之外，使公文的语气具有较强的命令化、原则化要求属性，使得公文发布能够更具有庄重严肃、威严果断的属性，并且形成效果的不断增强。

从上行文的文种内容来看，主要包括有报告与请示两个方面。作为下级部门向自己所隶属的上级部门报送的文种形式，它所能够极大影响到上级部门领导机关做出正确的判断与决策，在行文语境的表达方面，不仅要充分体现对上级领导部门的充分尊重，更要注重行为内容所表现出的真实客观性。从下面的例文我们也可以充分地看出这一特点。

xxxx驾校培训中心

关于购买和添置吉利帝豪教练车的请示

xxx市交通运输管理局：

随着我市私家车数量的不断提升，目前，我驾校培训中心目前所开展的驾驶员培训业务的工作量也在不断增加。为了更好地开展培训业务、增强培训水平、提升培训成效，努力做到更好地服务于社会，我培训中心拟购买和添置吉利帝豪教练车20辆。购买与添置后，预计可以满足目前我培训中心对于驾驶员的培训数量需求，年培训人数可以从现在的800人达到1300人，培训所能够获取的收益得到较高的提升。

专此请示，恳请批复。

xxx驾校培训中心

xxx年xxx月xxx日

从上述的请示正文所表达的内容来看，在充分运用数据材料内容来实现对于公文内容真实性的反映外，在进行自称用语的表述上，也是用了“我中心”作为第一人称的表述内容。由此，便可以增强公文内容表达真实性的效应。如果自称用语不注意对细节的把握，而是使用类似于下行文的表达方式，即采用“xxx驾校培训中心”的第三人称，会给行文的接收对象产生一种居高临下的感觉，缺乏对于上级领导机关所应当具有的尊重。

“函”作为平行文的应用，属于不具有隶属关系的机关之间所形成的工作内容交流和表达。它具有商洽、请求以及答复的效应与功能，因此，在“函”的公文语境表达中，要以不卑不亢、自然得体语言形式来成为行文的要求。从下面的例子，我们来进行考证。

xx市高等职业技术学院

关于咨询网络工程在职师资培训班情况的函

xxx职业技术学院

据报刊所承载的消息，贵学院将于2021年9月正式开办网络工程专业在职师资培训班课程，我院目前有意派相关学院参加贵院所进行的课程培训。但对于贵院实际开办课程的内和体系化安排的细节不甚了解。例如，招生的时间、招生的名额与要求、是否需要进行入学前考试测试、具体开设的课程包括哪些、报考的具体要条件、学制的具体安排以及贵院招生培训费用的具体数额。我院亟需了解上述情况的具体细节，从而能够选派出更适合培养的人才参加贵院开设课程的培训学习。

上述事宜，敬请函告

xxxx市高等职业技术学院

xxx年xxx月xxx日

在此行为过程中，作为行文的发文方xxx职业技术学院与受文方xxx师范学院的关系上来看，二者并不存在相互的隶属与管理关系。为此，使用“函”的方式作为公文文种进行平行主体之间的咨询方式是极为正确的。文中所使用的文字所表达的情感具有较亲切性，态度十分的委婉、礼貌性所表达的情感较为深厚。在自称用语的使用上，利用“我院”这一第一人称的表达方式，并以更加谦恭的态度尊称受文方位“贵院”。这样的称谓方式极好地拉近两个主体之间所形成的沟通距离，不仅增强了公文语境表达过程中所需要的和谐化氛围、亲切性气氛，更加有利于实现发文的目的。倘若使用“xxx市高等职业技术学院”第一人称的用语方式，会给受文方产生一种极不礼貌的认知，并且形成“打官腔、摆资格”的优势感觉，对于发函所要实现的目标与效果大打折扣。

三、结语

现代公文的应用，是作为语言内容和形式为信息交流的重要载体。因此，公文的写作需要具有较强的目的性和明显的针对性，要求语言的表达更具有严肃缜密、规范实用的效应。公文在不同机关部门、企事业单位当中进行流转时，会形成不同的行文走向，因此，决定了它应当积极适应客观现实化环境对于现代公文语境的要求。尤其在发文机关进行自称用语的表达过程中，应更好的结合发文主体的角色与实际身份以及受文主體的实际状况，依据不同的语境选择合适的第一或第三人称作为自称用语考察的因素。如此，既可以有效地提升现代公文使用所要达到的办事效率，也可以更好地发挥出现代工作在各项工作开展过程中所形成的重要作用。

课题：

2020年度校级本科教学工程项目，中国历代秘书人物整理与研究（2020JYXM49）。

作者简介：

刘洪宇，（1982.04---），女，汉族，河北廊坊市，助教，硕士，研究方向：现代汉语、秘书学。