档案管理工作的现状与时代融合

摘 要：档案管理工作对于理清工作中的各个关键环节，强化档案逻辑归纳，形成原始信息保存和相关信息记录都具有重要意义。随着信息技术的推进和移动互联网技术的迅速发展，在信息化时代，如何做好档案管理工作，如何有效促进档案管理与时代新思维、新技术、新要素相互融合，有效加强档案管理工作的智能化、信息化水平，是档案管理工作在当前迫切需要思考的问题。本文正是在这一背景下，就档案管理工作的现状和时代融合问题进行深入研究，对当前档案管理工作存在的问题进行深刻剖析，并且提出了档案管理的时代融合策略，以期能够为档案管理工作提供有益的借鉴。

关键词：档案管理;现状;时代融合

随着社会经济的不断发展，电子信息化技术的广泛应用，档案管理工作在发展中也引出了新的发展路径和时代融合途径。如何在新时代有效利用好信息技术，广泛结合大数据、云计算等移动互联网技术来实现档案管理智能化，是新时代做好档案管理工作的重要研究方向。

一、档案管理工作的现状

随着近年来智能化、数据化档案管理工作的推进，我国在档案管理工作中也与时俱进，发展出许多信息化手段来参与档案管理工作，在档案管理思路方面也有一定转变。受移动互联网发展的影响，越来越多的人认识到档案管理工作不能只局限于原来的“老三样”，必须因势利导，重新进行现代化的改进。档案管理水平持续优化提高，通过近些年档案管理工作的推进，《档案法》得以有效贯彻落实，形成了一套行之有效的档案管理工作机制。档案工作管理中新的途径、方法不断提升，工作效率也有了显著的提高。特别是档案管理工作在行政单位、事业单位中进行的业务流程再造，使得档案管理工作节省了不必要的中间环节，工作效率大幅度提高，为下一步档案管理工作深度融合发展打下了坚实的基础。总之，当前阶段档案管理工作取得了一系列的成绩。然而，面临着新的发展机遇和日新月异的信息化技术，档案管理工作显然在思想重视程度、人员管理水平、信息化标准建设和信息开发能力上还存在着不少有待进步的空间。这是档案管理工作下一步需要着重改进的地方。

二、当前档案管理工作存在的问题

1.档案管理思想重视工作不足

在新时代，档案管理工作面临的一大问题是思想重视程度不足。不论是企业还是行政管理单位，受到传统的思想约束，仍然没有完全转变思维方式和態度。长期以来，许多单位仍然将档案管理作为边缘性工作与业务工作相互区别对待。许多人在档案管理工作中认为这一工作可有可无，仅仅是对已有的业务工作的归档、分类和资料收集。在档案管理的信息要素开发融合方面，许多单位认为档案管理仅仅是将原有的各类纸质档案进行分类归档，电子档案进行收集存储，没有充分在思想上端正态度，没有认识到档案管理工作是一个单位事业发展壮大的重要基础性力量。这种等、靠、要和轻视档案管理的思想，使得档案管理工作往往处于边缘化的工作状态，领导重视不足，开发能力有限。特别是许多领导干部对于档案管理进行信息化技术开发模式不太重视，这也使得档案管理工作在一部分单位中仅仅浮于表面，未能深度挖掘档案管理给单位带来的有效作用。

2.档案管理人员水平不足

档案管理人员水平不足，也是当前档案管理工作中存在的重要问题之一。由于档案管理工作思想重视不足，导致一些单位在对档案管理进行人员调配时，往往派一些临时性人员参与档案的工作管理。然而，档案管理毕竟是一个系统化、高度集合化、复杂化的工作。档案管理工作人员需要掌握档案管理的基本要素和基本管理原则，还要有丰富的档案管理、归纳知识，同时要有应用现代化信息技术进行档案管理的水平。这就使得实际档案管理工作需求人员基本要素与单位进行档案管理的真实工作人员管理水平不足之间产生了巨大矛盾。档案管理绝不是凭空将基本的档案直接放到某些位置即可，而是需要按照基本的档案管理规范，将分散的、多样化的、不成体系的相关档案文件进行分类归纳，有效汇总、校对整理，这对档案管理工作人员有严格的专业素质要求。档案管理人员专业能力、认真负责的态度、及时有效的沟通，都对档案整体管理状况有息息相关的影响。当前阶段，许多档案管理人员往往是兼职进行档案管理工作，缺乏专业化的档案管理知识应用，使用信息技术进行电子档案归类管理、分类区别、建档立案的能力严重不足，更是无法将档案管理和信息化开发技术、跨平台档案融合技术进行有效应用。这些都使得现代档案管理工作中管理能力缺失，档案管理与时代融合的有效度不足。

3.档案管理标准化不足，管理混乱

档案管理标准化不足，档案的收集和管理相对混乱，是当前阶段档案管理工作中存在的显著性问题。目前，各单位在进行档案管理时，为了有效进行标准化统一，出台了一系列的档案管理政策，下发了一系列的档案管理文件，也对相关人员进行了一定程度的培训。然而，落实到实践中，在真实的档案管理过程中，仍然出现了档案管理混乱、档案收集繁杂等现象。特别是在档案管理的过程中，有的档案管理标准仅仅是各个单位内部形成的自我标准，而没有在整个系统性层面上形成统一有效的全局性档案管理标准，档案管理标准的局部性统一和整体性混乱是当前档案管理标准化不足的显著矛盾。档案管理标准化不足使得档案在标准化建设方面与时代融合交叉滞后。在许多档案管理的内部构造层面中，伴随着机构改革、人员调整等过程，使得档案的统一化管理被全面打乱，档案管理标准化的缺失、整体缺乏顶层标准化设计，使得档案管理不能有效与信息化时代的档案管理方式进行深度融合，不能与当前阶段档案管理要求统一化接口、统一标准应用相符。特别是在档案管理具体的信息化改进过程中，档案管理的具体方案、操作指标和档案管理统一的管理年限分布以及不同的电子档案归口设计，这些问题的不统一，使得各单位在进行统一化的档案管理，以及标准电子信息接口建设过程中无法完成标准化的信息接口统一，造成内部档案查阅的过程中，需要多次登录账户进行多次的操作才能将不同的档案归纳汇总到一起，大大增加了档案查阅的时间，降低了档案查阅应用的效率，阻碍了档案在信息化时代与信息建设融合的步伐。

4.档案管理信息化融合不足

档案管理信息化融合不足，建设不够，是当前阶段档案管理工作在时代融合中亟待解决的问题。在信息化时代，档案管理由线下向线上线下共同应用演进。然而，在线上电子档案规范化标准建设滞后的前提下，对于大数据、云计算等的应用相对滞后，这大大制约了电子档案智慧化服务、一体化平台建设的推进力度和广度。以科技支撑和信息化要素为统领的智能电子档案管理系统，本来可以利用数据挖掘、数据清洗、数据归纳汇总，将不同的电子信息化档案进行一体化建设，更可以用数据运算、物联网和云计算等将电子档案信息可视化处理，深度挖掘电子档案的内部信息，进而有效将电子档案的信息进行深度应用。然而，就当前阶段档案管理工作中的实际来看，信息化电子档案管理系统的开发大大滞后，虽然个别的档案管理单位广泛应用了云计算、数据挖掘、数据清洗和可视化等技术对档案进行直接的平台化管理，但大量单位仍然使用较为传统的线下档案管理系统。即使有一部分进行了线上电子化档案信息归口管理，然而也仅仅是利用了信息化技术的初步应用，只是进行了电子档案归类管理，没有做到对电子档案的深度开发和广泛应用，更不能有效发挥数字化时代，电子信息技术与档案融合发展的强大作用，导致许多电子档案开发应用受限，推广力度不强。

三、档案管理的时代融合策略

1.加强档案管理思想重视

针对档案管理过程中对档案管理不重视这一问题，应该更新管理理念，开拓工作思路，加强对档案管理工作的重视。首先，要从理念的重新设定做起。改变过去领导重视档案管理工作才能影响其他人员重视档案管理工作这一理念，从思想、心态上进行转换。一方面是通过多渠道、多方式让广大领导干部明白档案管理的重要性，使他们自觉担起重视档案管理工作的内容，另一方面也要设置新的档案管理思路、理念，强化档案管理、激励考核制度。其次，积极探索开发出新的管理原则和管理制度，通过将主动作为与主动担当相结合，积极研究强化档案管理的服务意识和服务能力，真正将档案管理工作与单位的业务实际相融合，用高质量的档案管理服务来推动业务管理工作，以进一步实现二者的全面融合，从而使档案管理理念与业务工作理念充分嵌套，为档案管理工作摆正思维，提高其协同其他部门工作的效率。

2.加快档案管理制度融合

制度是建立和开展档案工作，进一步加快档案管理与现代社会其他管理制度融合的关键点。为此，必须强化档案管理制度体系建立。一是坚持顶层设计。加快从总层面上出台档案管理流程全系列要素的相关制度体系建设。二是坚持因地制宜，分类施策，实事求是，档案管理单位应该着眼于广泛结合其他的较为先进的管理制度，将档案管理制度融合进去，使档案管理制度有效与其他工作制度相互嵌合，从总体上更大效率地发挥档案管理所带来的作用和功能。三是强化档案管理制度的约束性。要明确提升档案管理制度的强制性和约束性，对制订的档案管理制度应该增强约束力和强制力，提升档案管理工作各方的重视意识和重视程度。四是应该进一步强化档案管理制度中的奖惩机制，提出明确、具体、行之有效的档案管理奖惩制度，做到有法必依，违法必究，执法必严，奖罚分明。进一步从制度层面强化激励约束，从而使档案管理制度与现代管理制度中的其他激励制度有效融合，加快档案管理制度的体系化、规范化运行。

3.着力提高档案管理人才水平

不断提高档案管理人员的水平和素养。人才是振兴档案管理事业发展的核心因素之一，是实现档案管理可持续发展的核心动力，所以应当采取有效措施全面促进档案人才培养。一是要广泛强化档案管理人员的招收门槛。在招收档案管理人才时，应该注重选拔专业性强、素质过硬、能力好的人员，要注重选拔方式方法的灵活性，注意选拔档案人才的特殊性，要主动进行档案专业性对比选拔，对档案知识、档案管理要素等进行有效的选题设计，从而增强选拔人才的专业对口性，选拔的人才要具有真才实干。二是要不断强化现有的档案管理工作人员能力素养和职业素养，坚持“走进来，引出去”。一方面派出业务骨干不断向先进地区学习档案管理能力，利用外部培训等方式，加强现有档案管理人员的职业能力提升;另一方面广泛聘请优秀的档案管理工作老师、专家学者，对内部单位档案管理工作人员进行全覆盖式的职业能力培养。要科学制定培训课程，有针对性开展培训要素的整合，将档案管理中的具体知识，内涵要素，全部进行梳理总结，按照教学培训标准进行全面培训，针对档案管理程序、档案信息化保护、档案融合管理等进重点培训。三是强化督导考核，充分发挥考核机制在档案管理工作中的作用，强化考核对档案管理人员进行工作能力再督促、再学习的主动性作用。一方面可以通过月度季度等时间节点进行考核，形成常态化考核机制，从而增强档案管理人员的工作积极性。另一方面，可以针对考核内容加大工作绩效考核，围绕档案管理保护意识、档案管理效率档案管理规范的执行状况等进行考核，从而使档案管理人员有效增强管理意识，早日走上专精职业道路。

4.加快档案管理标准化融合

加快推进档案管理标准化融合。一方面，要将档案管理工作有机融合到其他管理工作中，特别是在管理标准方面，要主动与其他管理工作进行对接，实现二者的不断融合，有利于档案管理工作在其他管理工作中发挥更大的职能作用。另一方面，应该全力推动加快全面统一化的档案管理标准化体系建设。在档案管理信息化统一接口建设方面统一要素，要求线下档案管理与线上档案管理对接标准一致，制订行业性统一化档案管理标准，最终使得内部的档案管理各个节点能够被打通，使不同的档案单位有统一的档案接口。实现数据传输、互动和共享应用，以及线下档案的规范化保存利用，这些都能够大大增强档案管理的效能，使档案管理的作用发挥越来越大。

5.推进档案管理信息化融合

加快推进档案管理信息化能力建设。一是要强化线下档案管理向线上档案管理转移推进的步伐，逐步将线下档案管理分类指导向线上进行迁移。二是广泛应用新型电子信息技术和互联网平台化管理思维。加大对大数据、云计算、区块链与档案管理、信息化开发相结合的力度，强化档案管理的数据集合性、安全性和多接口性，打通档案管理内部生态系统。强化利用数据挖掘、数据清洗、數据归纳汇总得到数据开发能力，使档案管理信息被随时随地、方便、快捷的调用，将档案信息一体建设多平台应用。三是建立档案管理平台化管理思维，强化各平台对档案管理的通用化技术开发，避免档案管理壁垒过多，同时强化各端口技术的研发，就档案管理信息化融合不断进行深度挖掘和深度加工，通过智能终端、电子档案制订推送等技术的应用和开发来增强电子档案的体验感。

总而言之，只有全面推进档案管理与信息化融合，强化档案管理重视程度，推进档案管理制度化、标准化的统一建设，大力提升档案管理人才水平，才能够有效地在信息化时代全面、综合地提高档案管理与现代社会管理的融合程度，进一步发挥档案管理的有效职能，提升档案管理质效。

参考文献：

[1]杨 洋.信息化条件下优化医院行政档案管理的策略[J].办公室业务，2018

[2]梁海云.政府档案电子化管理存在的问题及对策[J].佛山科学技术学院学报，2019

[3]周耀林，王艳明.电子文件管理概论[M].武汉大学出版社，2016

[4]尹 魁.计算机网络技术在企业信息化管理中的应用研究[J].经济师，2020

[5]魏博洋，王 帅，郭 飞.浅析信息化技术在工程档案管理中的应用[J].科幻画报，2019

[6]李文华.浅谈区块链技术在档案信息化管理中的应用[J].图书情报导刊，2018

[7]包丹丹.基层单位档案信息化的困境与对策[J].中外企业家，2020

[8]邓海林.新时代网络文化建设的鲜明特征及思维方法[J].扬州大学学报（人文社会科学版），2021

[9]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015

（作者单位：泰安市泰山区文化和旅游局）

作者简介：刘静（1969—），女，汉族，山东泰安人，本科，馆员，研究方向：档案管理。