干部人事档案管理与利用的新策略研究

文/蔺彦梅

干部人事档案管理与利用工作的系统性较强，为了提高档案管理与利用的水平，需要合理分析当前人事档案管理与利用工作存在的主要问题，掌握干部人事档案管理与利用的特征，以解决具体问题为出发点，提升人事档案管理与利用效果。同时，本文提出了更新档案管理与利用工作观念、构建标准化档案资料归档流程、打造企业人才招聘建设的体系等策略

新时期背景下，加强干部人事档案管理与利用工作，对实现相关单位全面发展有着深远意义。通过档案管理与利用工作，不仅可以反映出工作人员的实际工作能力，还可以从侧面反映出工作人员的工作作风。

一、干部人事档案管理与利用的问题

（一）档案管理与利用工作观念待更新

干部人事档案管理工作开展中许多管制方法影响了人才的自由流动，进而无法发挥优秀人才对档案管理利用的作用。现代化社会发展中，相关单位需要给予人才更多自由工作的空间，提升人才参与工作的主动性，进而才能为相关单位获得更多经济利益，促进相关人才获得更多进步与成长，增强实际工作效果。因此，对于相关单位而言，如果忽略干部人事档案管理工作的重要性，未能及时更新工作观念，给予优秀人才更多工作机会，仍然运用固有的管理办法以及编制方式，那么必然会造成单位日常管理和运用成本增加，不利于提高档案管理与利用效果。

（二）档案管理和资料归档流程不完善

在干部人事档案管理工作开展中，单位应该明确将这项管理工作提上日程，注重相关档案资料的管理与利用，然而不少单位在实际工作中存在档案管理和资料归档流程不完善的情况。相关单位缺乏规范的档案材料获取渠道，在日常工作中较大的人事变动会对人才档案流动产生一定影响，而且大范围的职位调整也会影响人才档案流动，对于有关单位而言，难以对变动情况进行具体的预估。面对这种情况，单位需要构建完善的档案管理与资料归档流程体系，加上不同单位和部门等都有着与干部人事管理有关的材料资料，所以，对于各个单位的发展而言，事先做好各单位之间的妥当沟通和联络是很必要的，或者可以通过部门与部门之间构建交接渠道的方式，有效防止干部人事档案资料出现遗漏等问题，进而增强档案管理与资料归档效果。如果管理部门在全面接收和整理相关档案资料过程中得到的资料信息不完整，也会在很大程度上导致档案管理工作难度增加，无法提高档案管理与利用效果。

（三）单位人才招聘建设体系不够健全

在调整相关职位期间，为了发挥优秀人才对干部人事档案管理与利用的优势，单位需要发挥人才招聘建设体系的指导作用，对人才相关职位和工作内容进行有效调整。同时，相关单位需要通过完善的人才招聘建设体系，有效解决因为人为的失误和疏忽而造成干部人事档案管理与利用工作难以发挥有效作用这一问题。且在该问题的影响下，也会造成单位在完成人才招聘工作以后，难以多方面了解相关人才具体的工作历程，无法结合准确档案资料，为相关人才安排适合的工作岗位。因此，打造健全的人才招聘建设体系，对人才招聘方法进行优化和改革，正确调整干部人事档案管理的相关工作职能，可以很好地提高和增强实际管理与利用工作效果。

二、干部人事档案管理与利用的特征

当前干部人事档案管理工作开展中，其工作的主要目的是从多方面掌握不同工作人员的不同年度工作绩效，还有与其相关的工作奖惩情况。同时，在分析工作人员工作变动情况过程中，也可以通过干部人事档案管理有效分析出来，进而帮助人事部门有效掌握每一位工作人员的实际状态，根据档案管理工作情况，客观评价有关工作人员，从而运用有效的考核和激励措施提高人员管理效果，因此，干部人事档案管理与利用中收集性是主要特征之一。从档案管理工作实际角度而言，针对干部人事档案管理是一个动态变化的工作，一些工作人员会受到多种原因影响，造成其自身的工作情况发生较大调整和变化，比如因为提拔、病休、辞职等相关原因，相关单位要想全方面跟踪了解工作人员工作变化情况，就必须引导人事部门及时完善人事档案资料，通过档案资料的管理与利用，提高单位整体管理效果。所以，干部人事档案管理中具备流动性这一特征。此外，干部人事档案管理与利用中还存在统一性的特征。档案管理工作实质上是一项专项工作，有关政府职能部门在组织相关管理工作过程中需要选派专门的人事干部去开展管理工作，而且应该在指定的区域放置所整理的档案资料。同时，在加强档案资料更新、保管以及转移的过程中需要坚持精细化管理原则，相关人事干部也需要积极跟随人事档案管理程序，增强工作效果。

三、干部人事档案管理与利用的路径

（一）更新档案管理与利用工作观念

单位可以在实际工作中引入奖惩机制，对有关工作人员积极优化了原有档案管理与利用观念、模式，单位可以给予一定的奖励，进而增强工作人员的主动性。干部人事档案管理工作中，人事干部是一线实践人员，应该具有将先进技术和档案管理工作有机融合的意识，更要对原有的管理与利用工作观念进行优化，进而实现档案管理与利用工作有序开展，增加实际工作效果。此外，在工作观念改革与优化中，要积极宣传干部人事档案管理与利用的作用，使大家真正明确这一工作的重要性，进而为相关工作的开展献计献策。

（二）构建标准化档案资料归档流程

新时期背景下，构建标准化的干部人事档案资料收集归档流程体系，落实档案资料收集归档等相关工作，可以持续增加档案管理与利用效果。目前，有关单位其人事干部可以根据政府职能部门的具体情况，完善档案资料收集归档流程，从而转变传统坐等相关档案资料主动上门的这一工作模式，运用定向收集、长期收集的方式，让相关档案资料的收集工作更加全面。多方面增加档案资料收集归档效果，也可以打造更加健全的资料收集长效机制，提升干部人事档案资料收集的主动性和完整性，进而为档案收集的多样化发展提供良好保障。同时，在具体工作中，人事干部可以积极运用实地考察的方式，有效分析和验证档案资料的真实性，不断将干部人事档案管理的作用体现出来。相关干部也需要合理扩大档案资料收集与整理的渠道，构建更加合理、科学的资料收集机制。另外，需要结合严格的档案管理制度，完善档案资料归档工作，并对相关工作进行全面监督，进而更好地增强实际工作效果。

（三）打造单位人才招聘建设的体系

为了充分解决干部人事档案管理与利用人才不足这一情况，需要相关单位打造适合自身单位发展的人才招聘建设体系，增强干部人事档案的利用率，发挥人才对档案管理和利用的优势作用。首先，相关单位可以对现有的人才招聘建设体系进行优化，有效聘请档案管理与利用经验丰富、拥有实际管理工作经验和技能的人才。相关单位也可以构建干部人事档案信息化平台，积极聘请可以运用电子化、数据化形式开展相关工作的优秀人才，从而达到干部人事档案资料动态及时更新的目的，这样也可以让相关人员及时掌握工作人员的工作动态。其次，人事干部可以对现有的档案管理人员和人才进行职业素养的培训，并对相关人才和人员的职业资格证书、参与培训活动的情况进行有效记录，这样也可以更好地为相关人员和人才构建个性化的能力培训方案，强化工作人员的综合素质。最后，有关单位在选拔人才过程中，可以将相关人才的档案管理信息化能力当作进贤用能的主要参考依据之一，不断将档案信息战略性的地位呈现出来，推动档案管理与利用工作和业务工作之间的有机融合，推动传统档案管理工作方式的改革和创新。

在实际工作中，单位部门分管领导需要了解档案管理与利用工作创新的价值，更新原有的管理与利用工作观念，将自身的管理职责发挥出来，对档案管理工作开展情况进行实时跟进和监督，引导人事干部积极参与到各项工作中，进而从多方面增强干部人事档案管理与利用的工作效果。