市级烟草专卖局（公司）如何做好县级档案业务指导的思考

文/成 龙

“统一领导、垂直管理、专卖专营”的管理体制赋予市级烟草专卖局（公司）对县级烟草专卖局（分公司）（以下简称县级局（分公司））档案工作履行监督指导职能。本文从提高市级烟草专卖（公司）（以下简称市级局（公司））档案业务指导能力入手，确立了县级局（分公司）档案业务指导的重点，并提出对县级局（分公司）档案业务指导的方式。

对县级局（分公司）档案工作的监督和指导是市级局（公司）档案室一项基本职责，也是提高本系统档案管理整体水平的重要手段。如何做好县级烟草专卖局（分公司）档案业务指导，本文进行了思考与研究。现在论述如下：

一、提高市级局（公司）档案业务指导能力

1.树立服务意识。档案业务指导就是一种服务，就是为立档单位档案工作提供档案专业知识和业务技能的服务。档案工作不是大局，但影响大局、服务中心的工作。市级局（公司）档案业务指导要以为党管档、为国守史、为民服务的使命感、以“统一领导、垂直管理、专卖专营”的体制责任感，寓业务指导于真诚服务之中，全心全意地为县级局（分公司）提供优质、高效、专业的业务指导。

2.提高业务技能。要提供优质、高效的档案业务指导，市级局（公司）业务指导者要具备过硬的理论知识、业务技能及信息化水平。要树立终身学习的理念，除了加强档案新知识，新理论、新技能学习外，还要掌握计算机新知识、网络新技术、安全保密及烟草专卖等知识，使业务指导者的理论水平、专业技能和实践经验不断得到补充和完善，这样才能在档案业务指导工作中做到游刃有余。

3.注重调查研究。调查研究是做好档案业务指导的前提。市级局（公司）业务指导者要深入县级局（分公司）调研档案工作真实情况。调研内容应从立档单位变迁、员工意识、法制观念、管理制度、硬件设施、人员技能、分类标准、案卷质量、档案编研、档案利用、信息化建设等方面进行，并结合烟草行业和地方档案工作标准列出有针对性指导问题清单、优选指导人员、设定指导时限、确定指导方式、关注指导效果。

4.掌握县域特点。县级局（分公司）档案是在履行烟草专卖管理、“两烟”生产经营和践行行业共同价值观等职能过程中形成的具有保存价值的历史的原始记录。市级局（公司）档案业务指导者如果不了解县级局（分公司）所处的县域历史文化、经济基础、烟草种植、卷烟消费水平及县级局（分公司）的历史沿革、业务职能所决定的档案全宗特点，就不可能形成有针对性的合理化指导建议。只有通过掌握县城特点，才能形成既符合档案管理标准又体现烟草县域特色的指导意见。

二、确立县级局（分公司）档案业务指导重点

1.提高员工档案意识。目前，在县级局（分公司）档案工作还没有得到普遍重视的情况下，要使档案资源在“两烟”生产经营、专卖管理和精神文明建设中发挥作用，就必须增强县级局（分公司）领导和干部职工的档案意识，这是市级局（公司）业务指导的前提。就市级局（公司）业务指导者来说，一是要宣传档案工作对县级局（分公司）、烟草行业及全社会的现实意义和历史责任；二是要帮助县级局（分公司）了解国家法律、法规对档案以及档案机构设置、人员配备、文件归档标准，设施设备建设等方面的要求；三是要促进县级局（分公司）把档案工作纳入领导议事日程，纳入本单位年度工作计划，纳入相关人员的岗位职责。

2.加强档案业务建设。对档案实体的科学管理，是业务指导工作的核心内容。指导档案人员学习档案管理基本知识，掌握不同门类和载体档案整理的标准，做好档案管理各环节工作，是业务指导工作的目标。就市级局（公司）业务指导者来说，一是督促县级局（分公司）熟透并执行国家有关档案工作的法律法规和标准规范；二是帮助县级局（分公司）制订档案工作的规范性文件，规范各类文件资料的归档范围（重点将重大活动、重要事件如：专卖法规宣传、社会捐助、卷烟销毁、开工奠基等及大型物流设备等纳入归档范围）、保管期限、分类大纲及整理技术标准；三是帮助县级局（分公司）将档案信息化管理纳入办公自动化系统布局中，实现对电子文件的生成、流转、收集、归档、管理、提供利用、销毁等整个生命周期全方位一体化，将电子文件与纸质文件同步形成、同步整理和同步归档变成现实；四是定期举办档案工作新形势、新标准、新业务及新技能培训，提高县级局（分公司）档案人员的专业水平和业务技能，为高质量档案工作提供人才支撑。

3.重视档案开发利用。档案工作的最终目的是档案信息开发利用。做好档案信息开发利用工作，不仅有利于提高档案意识，而且有利于立档单位强化档案工作。就市级局（公司）业务指导者来说，一要重视对县级局（分公司）检索工具体系建设的指导，除了保留原有的纸质档案手工检索工具外，还要对手工检索工具进行数字处理，特别是如何就实现档案资料的全文检索、增强提供者与利用者互动方面进行思考。二要重视对撰写编研资料的指导。对全宗介绍、大事记、组织沿革、数字汇编等基础编研类型，要从档案编研的一般类型、选题条件、选材方法、编撰要求及传播效果进行细致规划。三要重视对利用档案信息进行维权活动的指导，重点在维护国家利益、消费者利益、烟农权益等方面发挥参考和凭证作用，提升档案信息的现实价值。四要重视对档案利用典型事例的收集宣传，提高全员档案意识和参与激情，为档案工作提供良性社会氛围。五要重视探索档案信息资源开发利用成果，重点从如何发挥档案信息正能量，提升县级局（分公司）企业文化软实力角度指导。

三、丰富县级局（分公司）档案业务指导方式

1.定期业务培训。档案业务培训是提高县级局（分公司）档案人员业务素质和技能的最佳途径。就市级局（公司）业务指导者来说，对档案法律、法规和业务规范的培训，目的是增强档案人员的法律意识；对新上岗人员业务培训，目的是培训各种门类档案收集、整理、保管、利用的基本技能；对专业、专门档案培训，目的是提高各类专门业务档案的管理水平；对专项业务培训，目的是对具有共性的某项业务进行指导，如档案编研、档案保护及档案管理软件的使用等。

2.弘扬先进典型。目前，全省系统推行的优秀档案室创建和档案工作年检是提高档案管理水平的“两大”手段。县级局（分公司）通过了优秀档案室达标认定，档案管理工作就会形成规范化、制度化的机制，就能为本单位档案工作的发展奠定基础。通过优秀档案室创建评比，树立档案工作典型、弘扬档案工作先进，不仅是对县级局（分公司）档案工作的肯定和鼓励，同时也为其他县级局（分公司）树立榜样和目标。这样就可以形成“以点带面”的良性循环，推动本系统档案工作整体水平的提高。

3.进行条块结合。县级局（分公司）档案工作不仅要加强与全省烟草系统档案部门的联系，还要与县级档案局（馆）合作，充分调动县级档案局（馆）的指导积极性，将纵向的烟草垂直管理优势与横向的县级档案局（馆）业务指导优势结合起来，建立健全纵向横向档案业务合作机制。此外，还可以按市级局（公司）系统组建档案业务协作组。通过开展互通、互助、互查等活动，能够充分促进县级局（分公司）之间档案业务学习和交流。有了这种纵向横向的档案合作机制和市级局（公司）系统的档案业务协作组，县级局（分公司）档案工作一定会取得新实效。

4.检查评比激励。年度检查是市级局（公司）档案工作的一项制度。通过对县级局（分公司）档案工作的年度检查，对工作优的予以表扬，对差的提出整改意见。尽可能每年组织一次市级局（公司）系统办公室会议，表彰县级局（分公司）档案工作先进，充分调动其档案工作积极性。可以与市级局（公司）学会组织联系增加档案专业学术活动，如开展档案业务论文、优秀编研成果评比等。还可以通过档案技术职称评聘结合，打通档案工作者的晋升渠道。通过开展这三项活动，不仅能提高档案人员的业务水平和工作热情，更能促进县级局（分公司）档案工作健康持续发展。