基于RPA的高校财务报销业务优化研究

林仰晴 （广东外语外贸大学 广东广州 510080）

一、引言

人工智能领域中的机器人流程自动化（Robotic Process Automation，简称RPA）技术是解决当前高校财务报销困境的有力工具之一。RPA通过模拟并增强人与计算机的交互过程，能够将基于规则的常规操作实现自动化处理，并自动执行低价值的、高重复、大批量的日常工作。Willcocks L P.et al（2017）认为以德勤为代表的国际四大会计师事务所相继推出的RPA财务机器人和流程自动化解决方案，标志着RPA开始在财务领域展开应用。陈虎等（2019）从分析RPA特点入手，介绍了RPA在费用报销、采购到付款、总账到报表等几类典型流程上的应用,并指出RPA的财务运用改变了原有的财务工作方式和财务人员的观念,推动了财务组织架构变革。对于重复性高、客观性强的财会工作，RPA技术具有独特的优势，而高校财务报销业务具有量大重复、规则明确的特点，RPA技术可以对传统的票据核验、填制凭证、审核凭证、资金收付等工作进行替代性劳动力补充，为高校实现财务报销业务优化、流程再造等提供强有力的技术支撑，也为高校财务智能转型与升级提供新的思路。本文分析高校财务报销模式的现状及问题，对RPA智能技术在高校财务报销业务中的应用进行研究，有利于促进RPA与高校财务管理两者的交叉融合，助力高校财务高质量发展。

二、高校财务报销模式现状及存在的问题

随着高校财务信息化建设的日益完善，高校财务报销大多从传统的线下办理模式转为网上报销的业务模式，这种新的移动互联业务模式一定程度上缓解了报销人员与财会人员工作间的冲突，但仍无法从根本上解决财务工作量大等问题，也无法适应财务工作无纸化、数字化发展趋势。本文以G高校为例分析高校财务报销运行模式的现状以及存在的问题，以为RPA技术的应用提供思路。

（一）G高校财务报销运行模式现状分析。G高校采用的是“以线上为主、以线下为辅”的财务报销模式，特别在新冠肺炎疫情背景下，G高校对线上线下相结合的模式进行了进一步优化，根据报销业务分类提出不同的报销要求，其实现场景步骤如下：第一步，报销经办人首先按报销类别分类在网上报销系统填报报销单，内容包括报销事由、金额等，然后提交审批申请；第二步，报销经办人将发票、合同等原始凭证按财会管理文件要求粘贴，连同打印的审批单投递至财务收单箱；第三步，财务人员收单后进行票据审核，如审核通过的进入账务处理与资金支付流程；如审核不通过的通知经办人员取回材料整改，整改完成后重新提交申请。

（二）G高校财务报销模式存在的弊端。

1.记账凭证的会计信息形式单一且内容单薄，不利于财务档案数字化、无纸化发展。G高校采用的财务核算系统是由财会人员人工采集票据上的数据，记账凭证仅记录摘要、金额等少量经济信息，原始凭据上的其他信息仍以纸质形式与记账凭证一起存档，无法在核算系统中体现。这种模式存在着诸多缺陷：大量原始票据上的重要信息被筛滤和忽略，记账凭证无法与发票、合同等原始凭证一一关联，造成大量原始单据信息与记账凭证在电子化上的分离，信息数据无法获得有效应用，增加了管理者的有效决策成本；由于原始凭证仍以纸质形式进行存档，调阅成本较高，且在档案保存或移动过程中如有原始凭证发生遗漏，无法返回确认并匹配记账凭证，就会出现无法核对的风险等。

2.发票审核依赖人工，存在重复报销、连号报销的风险。当前报销模式下，财务人员在审核资料时需人工对原始单据分类整理和统计金额，要求报销人员通过文字、签字承诺降低风险。由于上述工作可能由不同人员完成，对票据的填写审核均可能包含个人的主观意见，存在规范化不足问题，给报销人员带来了繁琐、不愉快的报销体验。在报销过程中，由财务人员通过网络查询方式查验发票的真实性，基于EXCEL登记等确认发票不存在连号、重复等问题，这种方式费时费力，执行成本较高；如果报销经办人员有意更换连号发票的批次或更换财务人员报销，则难以及时发现，加大了财务人员的业务风险。

3.报销审核工作滞后性强。报销经办人员涉及群体广，财务专业知识有限，对报销制度理解有偏，存在信息不对称，经常会出现网上报销系统栏目填写错误、提交票据不合规、材料不齐全等问题；另外，项目经办人是否有权限办理报销业务、验证人是否符合要求、审批人是否有变化、报销金额统计是否正确、特定费用是否允许报销等问题，皆需财务人员在收到报销单据之后进行逐一审核，票据审核工作的滞后性增加了双方的时间成本与沟通成本。

三、基于RPA的高校财务报销业务优化设计

RPA具有数据检索与记录、图像识别与处理、平台上传与下载、数据加工与分析、信息监控与产出五大功能。将RPA技术应用于高校财务报销业务优化中，可以助力高校会计核算的标准化、自动化与智能化发展，推动预算控制前置化与自动化，实现会计档案管理的电子化、无纸化，从而达到提高财务报销效率、降低会计工作成本、改善会计信息质量、提升会计合规能力、促进会计档案无纸化发展等智能财务建设目标。

（一）OCR技术采集单据信息。针对高校财务报销业务模式的原始单据整理及统计环节，利用OCR（光学字符识别）技术实现发票内容的自动识别与归纳整理。首先将发票等原始票据扫描或拍照成图片，通过OCR技术智能提取发票上的摘要、销售方、金额等信息并分类归集，自动汇总统计附件张数和报销金额，人工仅需对自动采集的信息进行核对，节省了报销人员与审核人员双方的行为成本。

（二）发票自动查验。通过ORC技术采集单据信息后，可以利用RPA模拟人工操作国家税务总局全国增值税发票查验平台进行发票真伪查验，并在已报销发票数据库中进行自动“查重”与排序。RPA替代人工实现发票自动查验真伪与完成发票查重和连号检查工作，从而减少财务人员大量的低附加值化的投入，解放碎片化劳动力。这将大大地缩短原来的人工操作时间，节约重复性工作成本，提高财务工作者的工作效率与精准度、降低业务风险，同时也降低报销经办人的违规风险。

（三）智能化自动审核。针对报销申请中的超报销标准、超支预算、审批人不恰当等问题，利用RPA技术可以提前设置报销标准、预算控制等报销制度、规则及各类限制条件，对报销单据进行自动审查和常规化的数据比较和分析，实现自动稽核。比如预算控制上，RPA根据报销内容及金额的分布可以进行资金预算占用控制，与之前设定的限度金额进行匹配，拒绝超预算并提请调整，以达到预算控制的前置化、自动化。同时，RPA将通过报销标准和预算控制检验的申请单自动推送至网上审批系统和相应的审核人员，实现审核分配自动化，避免错误风险。

（四）实现用户信用等级机制。报销业务量节节攀升，等待支付审批时间长，资金结算环节存在一定的滞后性。RPA模式下，可基于报销人员报销历史中是否存在虚假发票、连号发票、预算超支、附件不齐全等因素综合考量，建立报销人员信用等级评价机制，并内嵌于RPA系统中，有助于合理安排审核级别与资金支付；同时可将报销审签与资金支付环节相挂钩，对于不同信用等级的人员实施不同的审核流程。

（五）记账凭证细节化、数字化。RPA的图像识别功能将智能识别不同类型发票影像，使其以电子资料形式保存于数据库中，将原始凭据与记账凭证建立关联性，并从经办人员、审批人员、财务记账人员、科研项目负责人、项目经费来源等多维度形成紧密关联，满足随时调阅需求，这样有助于高校财务报销业务从单纯保留记账凭证的会计信息向可以保存发票、合同等凭证附件的完整会计信息链条发展，扩展了会计核算信息数据，实现了电子查账，推动了财务会计档案数字化、无纸化发展。

四、基于RPA的高校财务报销业务流程

引入RPA对高校财务报销业务进行优化后，基于RPA的高校财务报销业务流程如下页图1所示。

图1 基于RPA的高校财务报销业务流程图

具体包括以下子流程：

接收报销单据。报销人员通过手机、扫描仪等设备采集发票、合同等原始单据影像，通过OCR技术自动识别票据中的文字信息，自动提取发票、合同等信息并进行归集分类、金额汇总，由人工补充信息，自动按照审批权限规则向不同审批者发出审批申请。

智能审核。预先设定财务报销审核规则，将经费预算控制、发票验真、查重、连号控制规则内嵌于系统，比如自动检测发票真伪、发票是否存在连号报销或重复报销、报销是否超出标准、经费是否超出预算等，并自动记录合规性检查结果，实现自动稽核；如通过，则自动推送至财务审核；对于未通过票据审核的报销单申请，则退回并自动发邮件等方式通知报销人员提供问题说明和整改建议。

自动付款。通过建立与报销合规性检查结果相挂钩的用户信用等级评价机制，对报销人员进行信用评价。RPA优化安排用户信用等级高的报销人员报销单进入待付款中心；用户信用等级评价较低的则另需设置财务人员二次审核环节后再进入待付款中心，同时根据报销单返工率不断修正信用评价等级，RPA再依据付款计划自动执行付款操作。

账务处理及会计报告。RPA依据预先设置的记账规则自动生成凭证，并进行常态化的数据比较和验证分析，生成财务分析报告和稽核报告，定期反馈给项目负责人、财务负责人等管理层。

在这一业务流程中，RPA新模式以智能化工作流程减少人工干预程度，降低错误率，提高财务报销效率和会计信息质量，提升财务报销标准化程度，并摒除传统报销模式的“线下跑”问题，能突破时间与空间限制，真正体现“网上报销”快速化的优势，从而推动高校会计核算的标准化、自动化与智能化，预算控制的前置化与自动化，会计档案管理的数字化、无纸化发展。

五、RPA技术下高校财务报销业务优化管理对策

（一）配备专业的RPA专业技术人才。RPA的运用使得软件工具成为高校基础的、重要的资产。Julia Kokina和Shay Blanchette（2019）的研究表明确保技术能力是 RPA实施过程的重要部分，故高校有必要配备专业对口的RPA专业技术人员组成技术团队，以减少软件运行中的突发故障，保障RPA的正常运行。RPA专业技术团队应专门负责软件工具的日常维护，收集运营过程中的障碍反馈，根据运营阶段反馈调整RPA配置等，不断跟踪和优化RPA，使得RPA技术下的高校财务报销模式稳定运行。

（二）健全、完善相关制度规范。将RPA运用于高校财务报销业务，对报销流程进行梳理重构，这对报销经办人员、财务人员、监管者的工作皆会产生一定的影响。健全、完善的高校财务制度规范体系是高校财务工作流程优化后良好运行的有力制度保障。故高校财务部门应当牵头，针对财务报销操作规范、财务人员稽核与核算规范、RPA软件维护管理规范等方面，健全或完善相关制度规范和管理办法，建立一套完整的高校财务工作制度规范，继续推进高校内部控制工作建设，使得运用RPA技术的高校财务报销模式管理有规可循、稳步发展。

（三）优化高校财务人员培训体系。RPA的运用将使得高校财务人员的工作内容、工作方式及其岗位设置、职责等发生较大变化。RPA一定程度上促使基础财务人员比重减少，从事决策分析与支持的财务人员比重上升。在当前高质量发展要求下，未来高校财务部门需要更多的精通数据分析和预测、具备跨界知识、擅长分析与管理的各类复合型人才。故高校应当对财务人员进行多维培训，培养财务人员树立跨界学习思维，在掌握财务知识、财经政策之外加强学习信息技术、预算管理、数据分析、财务管理与监督等知识，向精通会计、擅长管理、熟知信息技术的复合型人才发展。

六、结语

RPA技术为高校财务报销业务流程优化提供了有力的技术支撑，为完善报销模式、缓解财务报销困境提供新的思路。本文探讨了RPA在高校财务报销业务流程优化中的应用，推动财务报销业务自动化、规范化，并从配备专业的RPA技术人才、健全完善相关制度规范、优化高校财务人员培训体系等多个方面提出RPA技术下的高校财务报销业务优化管理举措，但实施过程中仍可能遇到技术人才团队不稳定、人员结构重组与升级实施困难等多种现实问题，需要更深一步进行实践研究。