财务共享背景下费用报销业务内部审计优化研究

刘琪 柴天宇 （西京学院 陕西西安 710123）

一、引言

大数据、区块链等信息化技术的发展与应用推动了财务与审计工作模式的变革与创新，各集团公司为整合资源、实现业财税审平衡发展纷纷建立财务共享中心。费用报销是财务共享模式下企业的基础性业务，科学合规的费用报销业务内部审计对节约企业运营资金起到了积极的影响。然而不断涌现的新兴业务模式对费用报销业务内部审计提出了较大的挑战：业财税审板块间数据不兼容、费用虚报、内部审计权责分离等问题制约了财务共享模式下费用报销业务内部审计的发展。信息化环境下如何推进智慧审计，通过改进费用报销业务内部审计流程，特别是实现审计技术与审计方法的创新，实现一审多项、一项多果、一果多用，以满足费用报销内部审计立足于查错纠弊、向公司治理与风险管理发展的要求，提升内部审计效率与质量，具有重要意义。

在现有研究中，学者大多着重从宏观视角对费用报销业务进行流程优化。宏观研究视角对于企业应用而言适用性不强，因此有学者结合财务共享模式进行了内部控制优化研究。随着互联网技术的成熟发展，财务共享模式与企业业务呈现深度融合，随之而来的审计问题引起了学者的广泛关注，从已有文献可知财务共享服务背景下顺应技术发展与行业特点的内部审计体系还有待完善。本文以建筑施工类企业X集团为例，在分析其费用报销业务现状与缺陷的基础上，利用大数据等信息技术方法结合财务共享模式下费用报销业务内部审计需求，初步设计出X集团费用报销业务内部审计框架，以及时发现异常事项、有效规避审计风险，实现价值增值的目标。

二、财务共享背景下X集团费用报销业务存在的问题

（一）审计准备工作不足。在国内建筑行业高速发展的背景下，X集团业务范围与业务数量呈现加速增长趋势。然而随着企业的快速发展，审计部门与审计人员却未能完全与企业规模匹配。X集团内审部为2020年新设部门，审计人员主要来源于部门抽调与社会招聘。内审部包括一名审计经理与两名审计人员，需要执行工程审计、离任审计、内部审计与政策执行情况审计等工作。审计部门在现有人力资源的约束下只能重点从事工程审计，保证企业主营业务质量，忽视了费用报销等业务内部审计工作的实施，在集团要求下于季末或年末集中进行费用报销内部审计。内部审计工作贯彻逻辑性与思辨性，需要审计人员做好审前规划，合理安排审计资源，以较低的审计成本完成审计工作。审计准备工作不充分往往会导致审计过程缺乏工作重心，无法进行系统性、全面性的思辨。

（二）审计取证成本高。分子公司待报销的票据往往种类多、数额大，由此产生大量的纸质资料需要邮寄到集团后由经办人逐一粘贴并录入、提交、上传至财务共享系统，在此过程中产生了大量的人力成本、时间成本、资金成本与运营成本，同时公司还要承担票据的毁损、丢失风险。在开展审计工作时，审计人员一方面要承担数据获取的时间差异，更重要的是确保已获取数据的真实性。X集团部分项目由于深居西北内陆地区，项目人员往返的唯一交通工具是机动车，因此产生了大量燃油费与车辆保养费。在费用报销业务内部审计过程中，发票是最为直观且重要的审计证据之一，但是在缺少集团公司直接监管的情况下，发票来源的匹配性与金额的真实性制约了审计结果的公允性，内部审计人员需要投入更多的成本保证原始单据的可靠性，审计证据的获取成本在一定程度上影响着费用报销内部审计工作的进展。

（三）审计职能定位模糊。风险导向审计模式下需要审计人员执行控制测试以获取内部控制运行有效性的审计证据，进而根据测试结果选择实质性方案或者综合性方案。然而审计人员在考虑审计成本与审计资源的分配后往往选择不执行控制测试而直接执行审计程序。这样的审计过程在一定程度上能够与选择执行控制测试的审计程序达到接近的审计标准，但内部审计的初心却本末倒置。内部审计的目的是规避风险，通过寻找企业运营过程中潜在性、危害性、可预见性的业务流程弊端，提出战略性解决措施以帮助企业实现价值增值，而不是为了获取审计结果与审计报告开展审计工作。

（四）审计结果格式化。审计报告与审计公示是业务部门与职能部门进行审计整改的重要参考依据，然而X集团内部审计工作的内容、技术与管理方式在不同程度上存在不足，导致审计工作效率相对较低、工作结果不够完善。例如集团内部审计工作完结时出具的审计公告书存在形式化内容，难以针对费用报销业务存在的现实问题进行恰当描述。审计公示环节的缺陷制约了审计职能的发挥，不利于内部审计工作的可持续发展与审计部门的充实壮大。

三、财务共享背景下费用报销业务内部审计架构优化路径

财务共享服务将财务报账、会计核算、往来结算、总账报表等功能整合在财务共享平台上，通过集中规范管理，以达到规避潜在“业财税审”风险的目的。X集团仍沿用传统内部审计模式，即相关费用报销完成后开展事后型内部审计，在审计证据的获取、取证与查验方面均有较大难度。为有效解决X集团内部审计产生的问题，本文拟初步构建财务共享背景下X集团费用报销业务内部审计架构。

（一）优化方案。费用报销业务内部审计架构将审计业务划分为“公司层-基础层与业务层”，如图1所示。公司层包括资金往来分析模块、合同执行分析模块、异常数据分析模块与风控预警模块。基础层包括数据主体与人员主体，主要涵盖了内部审计所需要的各种信息资源。业务层囊括了费用报销内部审计板块等财务共享模式下的支持模块。通过“审计准备-审计取证-审计分析-审计公告-审计整改”实现费用报销业务内部审计优化。

图1 费用报销业务内部审计管理框架

公司层业务风险通常需要将具体业务与外部环境变化相结合进行定性判断并做出合理决策，因此公司层面费用报销业务内部审计板块偏重于结果分析与公司治理。资金往来分析模块汇总了财务共享系统产生的各类费用并过滤掉小额支出，内部审计人员可针对大额事项重点检查会议纪要或相关文件是否经过签批，特别是涉及“三重一大”事项是否经过管理层集体决策。X集团费用类别一般包括咨询费、会议费、采购费与交通费等，合同执行分析模块主要汇总上述费用发票与合同是否存在不明用途、发票业务事项是否与经济实质相符、大额资金支出是否有合同支持以保证国有企业资金的合理支出。异常数据分析模块主要针对费用支出中占较大比例的业务招待费等费用化支出是否保持了合理稳定的支出比例。另一支持性功能是各类费用支出月度、季度与年度变动分析。审计人员无需手动搜集数据制作图表，借助系统图例即可快速发现异常支出，进一步查明原因。风险管理与内部控制是现代内部审计的工作重心之一，特别是当前大数据环境下内部审计节点存在前置倾向，对企业风控的要求更为严格，需要审计人员以战略视角与前瞻性思维开展内部审计业务。风控预警模块进一步结合了企业内部数据与外部审计信息平台，审计人员可通过更加综合性的信息支持进行审计工作。

基础层包括财务共享系统与审计系统在内的企业业务运营系统，是审计信息的来源渠道，为大数据审计奠定了强有力的数据支持。

业务层是费用报销内部审计的主要使用板块。业务层包括员工接口、共享平台与各子业务模块。审计人员在各模块之间可快速调取所需信息，减少了人工搜集取证的时间成本与工作压力，特别是在线取证打破了空间限制，内部审计人员可在线获取各个分支机构的数据，为内部审计节点前置提供支持。

（二）审计业务流程。如图2所示。

图2 费用报销内部审计流程图

1.审计准备环节。内部审计小组在开展审计工作前需要进行详细的审前调查。会计核算与审计监督是相互制约、密不可分的关系，只有经过审核会计合法、合理且有效的财务核算，票据才能予以报销。因此内部审计人员在审前调查时可重点关注报销制度、审核环境与审核流程的完整性。风险评估程序主要包括费用报销业务审计目标的设定、风险识别、风险评估与风险应对。现代风险导向审计根据经济业务关键风险点开展风险评估工作。在财务共享环境下，审计人员需要重点关注信息系统的安全。最后根据审前调查与风险评估结果合理制定审计方案。

2.审计取证环节。财务共享模式下来源于财务共享中心、外部供应商与第三方审计的数据呈现出多样化、复杂化、海量化的特点。为避免数据过多增加转换成本，大数据审计模式下通过构建审计数据仓存储数据，从而为后续审计分析提供便利。数据的质量一定程度上决定了审计报告的质量，因此对审计数据仓中的数据进行初加工与筛选显得十分重要。通过数据清洗过滤矛盾数据与重复数据，提升原始数据质量。

3.审计分析环节。审计分析环节是费用报销业务的核心环节。企业费用对象广泛且金额重大，对费用发生频率的趋势分析与会计科目勾稽关系的分析，能够较好地协助审计寻找异常数据，进而发现潜在的审计风险。首先需要关注费用支出是否在部门预算内。对于超预算或者无预算的费用支出，在缺乏调整说明与管理层签批的情况下通常需要列为异常事项。其次要关注费用支出申请是否齐全。费用的发生通常需要会议纪要与采购申请，并经过管理层签批。对于支出申请单不齐全或者签批不完整的业务事项需要列为异常事项。再次要关注发票是否合理。发票业务事项与经济实质是否匹配，是否存在频繁在单一供应商采购的现象。最后审计人员需要结合项目具体情况综合分析。例如营业成本与水电费匹配分析、营业收入与业务招待费匹配分析等。通过审计分析寻找异常数据以发现审计疑点，通过获取充分适当的审计证据逐步形成审计结论。

4.审计公告环节。通过执行一系列审计程序进而形成初步审计结论，内部审计人员在出具终版审计报告前会将初步审计结果与相关人员沟通，以消除前期审计过程中未解决的问题。为解决审计报告中格式化内容的问题，内部审计可借鉴注册会计师审计报告的做法，增加审计过程中重点关注过的内容，例如与关键管理人员的审计沟通、审计整改等内容，以增强审计报告的针对性与可读性。

5.审计整改环节。审计整改是内部审计的特色环节。本着“治已病，防未病”的原则，针对审计报告与审计过程中发现的业务流程弊端与存在的问题，积极进行事后整改，定期总结业务执行与整改过程中的先进做法与经验，结合全体力量做好审计的后半篇文章。

四、财务共享背景下集团企业费用报销业务内部审计优化保障

（一）优化审计部门组织架构。丰富审计部门人力资源，完善审计部门组织架构，从顶层设计层面对财务共享模式下的审计流程进行优化具有重要意义。《审计署关于内部审计工作的规定》（审计署令第11号）与国资委《关于深化中央企业内部审计监督工作的实施意见》等多个政策文件均要求国有企业加快总审计师制度的建设，是完善国有企业党组织建设与治理能力的关键环节之一。企业应从战略规划与长期发展视角出发，进一步调整审计部门组织架构与人力资源，落实总审计师制度，为内部审计部门强有力地开展工作奠定基础。

（二）促进审计部门与业务部门双向业财融合。在信息技术发展提升审计效率的同时，企业更要注重人力资源的保障。一个合理健康的组织架构需要组织内部进行“传-帮-带”。一些企业审计部门人员无论是入职时间还是工作经验与业务能力均存在显著差异。这就要求合理安排人力资源，实现人尽其用，岗尽其职。审计部门应联合技术部门与采购部门等业务部门，推进审计人员与业务人员的双向业财融合。例如对减少资金占用成本经验较为丰富的成本管理人员可实现企业内岗位的轮换，负责分析项目开支情况，针对异常支出检查其合理性与真实性。人力资源的合理流动可以促使企业人力资源架构日渐合理。

（三）丰富审计报告内容。传统模式下内部审计报告往往呈现出格式化内容多、措辞模糊、责任归属不明的弊端，难以最大限度地发挥审计报告的价值。信息化背景下，内部审计部门应丰富审计报告内容，可参照注册会计师审计报告关键审计事项部分，明确内部审计报告中审计人员重点关注的事项或需要整改的环节，增强审计报告的可读性与针对性。同时要强化落实审计主体责任，改变为审计而审计的思想，全面提升审计监督水平。

五、总结与展望

在激烈的行业竞争中寻求战略变革，在降低成本的前提下提升工程质量是建筑类企业的发展愿景。建筑行业由于项目分散，上线财务共享服务较晚，财务共享模式下内部审计的发展是一个长期量变的过程，企业需要在遵循事物发展规律的前提下，立足于费用报销的基础职能开展审计工作，为后期扩展审计业务范围积累经验。