网络环境下教学档案管理工作创新的思考

摘 要：在计算机网络高速发展的今天，电子信息技术渗透的宽度与广度超出人们认知，计算机网络技术应用遍布各行各业。教学档案管理作为高校高质量发展过程中一项重要工作环节，应积极迎接信息化浪潮，优化工作管理模式，让网络技术更好地服务于教学档案管理工作，提升教学档案管理的优势，从而不断提高管理质量和管理效率，保持教学档案管理的生命力。

关键词：网络;教学档案;管理;创新;思考

当下我国高校网络建设大力发展，计算机网络技术能够极大程度上简化传统的教学档案管理模式、突破管理瓶颈，实现高校教学档案管理科学化、标准化发展。采用网络信息化教学档案管理、积极构建信息化档案管理工作、建立教学档案网络信息共享资源、让用户获得更快捷的档案查阅体验，是时代赋予高校档案管理发展的新任务。高校管理者应抓住机遇，充分重视，积极探索，不断提高信息化管理手段与管理水平，加快建成高效的教学档案管理数字化系统。

1.教学档案管理工作必须充分利用网络信息技术

教学档案是高校档案的重要组成部分，以文字、圖表、音像等表现形式记录高校有价值的教学活动，在总结教学经验、探索教学规律、深化教学研究、促进教学改革、提升教学质量方面发挥着举足轻重的作用[1]。

随着高校的历史时间的向前发展，档案管理工作任务日益繁重。对于教学档案来源上的分散性、内容上的广泛性、时间上的分散性、类型上的多样性以及工作内容设计资料收集、分类、装订、鉴定、排列、上架、借存等流程的复杂性而言，传统的以纸张为主要载体的教学档案管理模式在大量消耗人力、物力和财力的同时工作效率不高，信息透明度较差，技术管理上存在明显的缺陷。

信息化时代下档案管理工作进入新环境，档案信息主要以数据库、信息库的形式存在[2]，以互联网为传播途径，利用先进的网络技术突破纸质档案在创建、更新、保存、查阅方面的局限性，使教学档案管理工作不受时间、空间的限制，实现档案的自动收集和整理，易于提取和保存，极大程度上提升了教学档案管理工作的质量和效率。

在教学档案管理中应用网络技术使档案资料建立方便、获取快捷，给高校教学档案管理工作开辟了新的生存空间和发展空间，符合时代发展的特点，是高校自觉提高管理水平的具体体现。

2.网络环境下教学档案管理工作创新的思考

信息技术为教学档案管理工作带来机遇的同时，也带来前所未有的挑战。教学档案管理者要把现代化的设备和技术手段运用到日常管理中，进一步巩固阶段性工作成果，稳步推进信息化教学档案管理工作的深入、全面开展。

2.1加强领导重视与财政投入

目前教学档案管理作为高校管理的最基本的职能工作之一，未取得与承载高校重大发展责任相匹配的重视程度，管理者管理意识相对薄弱，管理模式相对传统，缺乏先进的教学档案管理思维和管理观念，在工作布局和开展方面难以取得预期效果。

为进一步推进信息化教学档案管理工作，首先高校领导应在思想上对教学档案管理工作充分重视，对信息化管理手段的优势充分了解，通过开展座谈会、探讨会、观摩会等多种形式的交流学习活动，在高校大力宣传教学档案管理工作的重要性，强调采用信息化技术手段开展教学档案管理工作的必要性。顺应社会发展浪潮，根据实际出发，将教学档案管理工作纳入高校教学质量发展的课题中，全面组织安排部署工作，制定教学档案信息化管理工作的近期和远期发展目标，制定相应工作流程、细化工作内容，科学、系统地指导相关工作人员开展工作，有计划、有阶段、有任务的推进信息化教学档案管理工作。

其次高校领导应坚决摒弃“等、靠、要”的思想，树立创造资源、主动争取、主动迎接挑战的管理意识，以高度的责任感和思想觉悟投入到信息化教学档案管理工作的指导中。一方面主动谋划学习，善于进步。在组织、安排、部署工作之前，提前进入工作指导状态，与时俱进，创新管理思路，改变管理方式，逐步推进教学档案管理工作的体制创新、机制创新、技术创新，抢占发展的先机;另一方面主动作为，科学开展工作。针对教学档案管理工作中遇到的新情况、新问题应及时组织工作人员进行探究和总结，开展头脑风暴，形成“解决旧问题，形成新认识”的良性工作局面。

高校领导对教学档案信息化发展的重视还应体现在资金投入方面。当前“老牛拉新车”的现状普遍存在，高校电脑无论是从软件系统上、还是硬件配置上都存在与信息化教学档案管理发展不相适宜的水平，导致工作过程中电脑卡机、死机，或是软件报错，工作效率不高，教学档案管理的信息化发展对院校电脑的软、硬件提出了更高的要求。因此高校领导需要精准发力，科学配置财政资源。采购新电脑设备、开发优化软件系统，保障资金精准投入到信息化教学档案管理工作中，为教学档案管理信息化发展提高物力、财力保障。

2.2提升管理工作者综合素质

教学档案管理工作的信息化转型在提高工作便捷性的同时对相关工作人员提出了更高的要求。高校领导应有效指导教学档案管理工作人员提升综合素质，推动教学档案信息化管理的高质量发展。

2.2.1建立培训机制

教学档案信息化管理需要相关工作人员了解计算机技术、精通信息化档案管理业务，具备相关系统软件的操作和维护技能。但目前受传统教学档案管理工作的影响，在教学档案管理团队中未形成有效的信息化教学档案管理业务的学习培训机制，工作人员业务生疏、上手缓慢，进一步产生畏难心理，缺乏主动学习能力，导致思想动态不稳定、工作积极性不高。

因此高校应重视工作人员的业务培训，注重灌输新的信息技术知识内容和管理模式，注重管理提升工作人员的业务能力，使工作人员顺应社会发展潮流，积极利用信息化管理的优势，投身到构建信息化教学档案管理的工作中。

高度重视业务培训工作首先要不断深化培训理念，按照月度、季度、年度进行培训任务的细分、细化，制定详细的培训计划，做到“思路清晰，目标明确”。培训者要善于根据部门工作人员的不同岗位的实际需求科学制定培训内容，做到“基础知识不偏不落，专业知识应知应会”，促使工作人员对信息化教学档案管理工作内容清楚，对工作方法明了，对工作职责明确。同时培训者应为每位参训人员建立培训档案，不断提高精细化的培训理念，提升工作人员的工作执行力和承担力，以适应信息化管理的需要。

其次培训工作要着眼发展，注重实效，构建长效机制[3]，不断开展培训成果与岗位实践的跟踪研究。培训管理者应落实“没有最好，只有更好”的培训管理理念，不断完善培训机制，广泛开展培训调研和反馈，形成高质量学习成果。并将培训机制与日常考核机制相结合，将信息化业务技能培训列为日常考核必检内容，采用提问、实操演练等方式检验培训结果，促进工作人员不断扎实业务基本功，真正做到学有所成、学以致用。

2.2.2建立工作责任制

目前处于教学档案管理模式的改革期，相关工作人员学习任务繁多、工作压力相对较大。然而信息化发展背景下，社会对网络工作的容错空间降低，高校教学档案管理中不恰当的工作失误会导致错误信息迅速传播、影响广泛，造成高校档案信息缺乏可信度，为教学档案管理工作带来不必要的麻烦，同时对课题研究教师和学校的声誉产生不良影响。因此相关工作人员需要在提高业务技能的同时，具备高度的工作责任感和良好的职业道德操守。

一方面，教学档案信息管理工作涉及编写、收集、整理、分类、校对等多个环节，环环相扣，每个程序都有相应的责任人，这就造成在工作失误时互相推诿扯皮，对工作有序开展造成一定阻碍，也不利于良性工作氛围的形成。因此应大力优化高校教学档案管理机制，建立健全的工作责任负责制，明确各个岗位分支工作人员的工作界限、工作标准和工作考核内容，保证工作的严肃性，引导相关工作人员进一步加强严谨的工作作风，加大档案信息的甄别和校对力度，降低工作中出错的概率，保证信息传播的准确性。

另一方面，在教学档案管理工作中一部分工作人员自身职业道德素养有限，工作态度懈怠，平时对待工作得过且过，在离职或调任时更是不注重善后工作。但档案管理的信息化技术会在资料上传系统之前产生大量的前期准备，工作之间环环相扣，每份资料开展情况不尽相同，缺乏详尽的交接沟通既导致大量的重复性工作，降低工作效率，又会由交接权责界定不清晰阻碍工作推进，导致工作矛盾。因此管理者也应该充分重视教学档案管理的工作交接，建立明确的工作交接制度，对档案管理离任者实施相适宜的档案管理连带责任制度。对于工作交接中推诿扯皮导致工作进度停滞的情况严肃处理，保障交接工作的顺利进展。

在各项管理责任制度落实中要严格执行，不能让制度形同虚设，大力发挥责任制度的对从业者工作质量的正面导向作用。

2.3健全信息服务体系

教学档案信息化建设是为了提升教学资源共享的便捷性，促进教师相互交流与教学研究。然而当前教学档案管理中缺乏“用户为先”的管理机制与管理理念，服务水平处于较低发展阶段，导致教研工作者对高校教学档案资源使用率不高，没有发挥出教学档案信息资源真正的效益。因此教学档案工作者应不断优化管理水平，提高服务质量，从而促进档案资源的有效利用[4]。

2.3.1构建一站式检索平台

全方位构建一站式检索平台中档案资料归档是重要步骤，是开展信息化教学档案管理工作的重要内容，是优质教学档案管理手段的基础保障。不准确的教学档案信息归档会造成用户查阅不便，产生消极体验，影响用户使用效率。

在教学档案信息归档管理中一方面需要教学档案管理工作者熟悉待归档文档内容，对档案的共享信息情况进行分析，从文件上传时间、文件类型、所属教研领域等方面着手，建立多维度分类标准，将各类信息垂直进行划分，不断细化分类，存储在数据库的适宜的位置，逐步缩小用户查找范围，便于用户查阅。另一方面教学档案管理工作者需要研究不同用户档案搜索信息的类型和特征，清楚不同用户的文档查阅需求，将相似的信息整合在一起，方便浏览者查阅，提高用户对档案资源的使用效率。

教学档案信息化管理的归档工作相较于传统纸质的存档方式，在归檔操作上便捷、多元化的归档主体，为优化归档工作、提高搜索引擎匹配度提供了更多发展的空间。但在教学档案管理中要注重区分内部交流文件和通用流通文件的区别，建立专门的分类文件夹，不同的保密程度对应不同的使用权限，让特定人群使用，让机密档案在高校内部安全流通。

构建一站式教学档案信息检索平台，要注重归档的准确性，更要兼顾用户使用的便捷性与信息推送的精准性，创造更多用户阅读体验情境，让用户减少索引频次，提高查阅效率。

教学档案管理者应主动对教学档案资源进行推送宣传。根据用户的搜索记录进行同类型新上传文档资料的个人网页邮箱推送服务，促使用户点击查阅，满足用户学习需求，为档案管理工作创造有利外部条件，最大限度实现信息共享和分享，为信息化档案的建设和发展提供重要助力。

2.3.2建立信息反馈机制

为了更好的了解用户需求、正确评估高校信息化教学档案管理工作的开展情况，为用户提供更优质的服务，工作管理者应把用户反馈作为管理服务的延伸，建立全面的信息反馈机制，促进用户良好体验，提高档案资源利用率。

一方面应建立用户反馈专栏收集用户对网站设计、信息服务的意见与意见。通过反馈，档案部门可以直观、清晰的了解工作中存在的问题，为改进明确方向提供依据。同时也是监督作用，促进服务意识、责任感和职业道德的提升。

一方面建立报错专栏。在用户使用软件过程中的自动退出、电子档案无法正常点击查阅等情况进行自动反馈至管理信息上，为软件的进一步性能优化提供依据[5]。

管理者在收到反馈的第一时间，应及时查阅处理，对客观存在问题虚心接受，积极处理，并将处理阶段和处理结果及时告知用户，提升服务质量。

新时代下高校档案管理工作应由管理型向服务型转化，关注用户使用感受，积极做好线上各项服务工作，不断提高教学档案管理服务水平，更好满足用户需求。

结束语

教学档案是学校宝贵的财富和珍贵的史料，信息化教学档案管理标志着高校档案管理工作进入一个新时期，关系到智慧校园建设以及高校教育现代化目标的实现。为适应时代发展的需要、实现高效的教学档案管理目标，必须积极推进高校档案管理工作从传统型向现代化、信息化方向转变，从而进一步促进高校教学档案管理工作高质量发展。

参考文献

[1]梁晨. 高等学校教学管理档案建设工作问题研究[J]. 散文百家，2021（6）：53-54.

[2]姜春美.信息化背景下高校教学档案管理工作存在的问题及对策研究[J]. 新校园（上旬刊），2018（1）：100-101.

[3]伦凤梅，宋晓淳.网络环境下高校电子档案面临的问题与对策思考[J].黑龙江档案，2021（3）：176-177.

[4]王海鹰.高校档案管理工作如何更好的服务于教学和科研工作[J].卷宗，2020，10（28）：28.

[5]尹黎莉.浅析高校教学档案管理工作的创新路径[J].改革与开放，2017（14）：159-160.

作者简介：

邢磊，男，汉族，1982年6月出生，山东菏泽人，初级职称，从事教学管理、档案管理研究。