如何提高企事业单位的公文处理水平

文/航天科工防御技术研究试验中心 齐芳 任思文 杨磊

一、公文处理的重要性

公文，是指单位在实施管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、发布规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理是公文的拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和商业秘密的安全。公文处理是企事业单位不可或缺的一项工作，是各单位之间相互联系的桥梁和纽带，是一项复杂的系统工程。

二、公文处理工作中存在的问题

近年来，随着社会的发展和进步，企事业单位办公自动化水平不断提高，办公条件得到了大幅改善，但仍然存在一些问题，需要不断改进和提高。

（一）公文格式不规范。主要有以下几种情况：

1.公文标题不规范。公文标题由发文机关、发文事由和公文种类组成。按照公文管理要求，标题中不能使用标点符号，但有些单位的公文标题中却使用了如逗号、顿号和书名号等。例如标题为：《关于印发全力以赴完成2016年各项任务，实现XX院“十三五”良好开局的通知》，此公文标题中不应该使用逗号，违反了公文管理要求的规定。

2.发文字号不规范。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。如果是规章制度类的公文，发文字号中应带有“法”字，如（XX法科〔2017〕140号）。有些部门在行文的时候忘记写“法”字，造成了规章制度与其他文件的混淆。如《关于印发XXX单位2018年财务资金预算管理办法的通知》，发文字号应为（XX法财〔2018〕53号），但发文时，发文字号却写为（XX财〔2018〕53号），出现了发文字号使用不规范的问题。

3.结构层次序数使用不准确。规范的结构层次应为：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。但在使用过程中，经常出现的问题有：一是层次顺序颠倒，即上位序数与下位序数倒置；二是层次跳跃；三是“(一)”“1.”“(1)”后标点混淆，如出现“(一)、”“1、”“(1)、”的错误现象。

（二）文种使用错误。主要有以下几种情况：

1.文种混乱使用。最常见的是“请示”与“报告”混乱使用。在日常工作中，有些拟稿人经常分不清楚“报告”与“请示”的区别，将二者混用。主要表现为报告中夹带请示的事项，违反了公文管理要求。如：《XXX公司关于2016年固定资产投资工作方案的请示》（发文机关代字〔2016〕XX号），文种应为“报告”，却被写成了“请示”。

2.出现自创文种的情况。按照公文管理要求，常用公文文种共分为九类：决定、通知、报告、通告、请示、意见、批复、会议纪要、函。在实际工作中，有些拟稿人对公文处理相关知识学习较少，未按规定正确使用文种，而是采取了自创文种，超出了规定范围。如《关于XXX公司2015年经营业绩考核的总结分析报告》（XX综〔2016〕34号)文件，自创了“总结分析报告”文种。

（三）行文不规范。主要有以下几种情况：

1.请示一文多事。按照公文管理要求，各单位上报的“请示”应为一文一事，但有些单位一份文件中请示了多件事情，而且涉及多个职能部门，又无法确定主办部门是哪个，因而造成了公文不能正常运转。

2.越级报送公文。公文在行文过程中，行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文时，应同时抄送被越过的单位。有些单位在上报公文的时候，上报的文件不存在“由于发生战争或严重自然灾害，逐级上报将会延误时机、造成损失”等紧急问题。另外，还有非要跨过上级单位报送公文，认为跨过直接上级单位可以快速上报。如XX所上报公文时跨过了XX院办公室，直接报送给再上一级的XX集团公司，正确的上报途径应为XX所上报给XX院办公室，由XX院办公室再上报XX集团公司，而不是直接上报XX集团公司。

（四）滥发公文，质量不高。主要有以下几种情况：

1.滥发文件。（1）所发公文属于可发可不发的，就没必要发文。有些工作已经召开了会议，并给职工传达了领导讲话和会议精神，而且涉及范围较小，就不应该再发文。（2）所发公文只是照抄照转上级文件，也没有必要发文。有些下级单位就是拿着上级单位的文件，基本上就是把“上级单位”改成“下级单位”，所发文件内容空洞，基本上无具体措施和解决方案，这样的文件根本无须发文，只要让职工了解文件内容即可。（3）关于调整组织机构及职责的文件。由于部门领导有时会进行调整，从而相关的组织机构或委员会的文件因为有一个人名进行了变更，此文件就会进行相应的修改，造成组织机构或委员会的文件半年能发好几次。因此，这样的文件只要写到XX处领导即可，不必非要写到某一个人，避免滥发文件。

2.公文质量不高。公文质量意识缺失会导致公文责任落实不到位。部分部门和单位对公文质量重视不够，没有认识到公文的重要性和严肃性。公文质量涉及公文从产生到处理的各个环节，必须从源头抓起、在过程中监管、在结果上把控，必须从拟写、审核、签发到分发、归档等各个环节层层负责、层层把关。无论哪个环节出现问题，轻则破坏公文运转流程、影响公文质量，重则影响单位利益与整体形象。正是由于部分单位的人员思想认识不到位、责任意识缺失，导致公文主体责任、公文质量责任未能有效落实，出现部分文件从拟稿到审核各个环节都“带病通过”的情况，从而产生问题公文。

在企事业单位的日常工作中，公文处理工作普遍存在着乱、差、错、误等现象。乱，是指在公文处理中不依据规章制度办理或有规章制度却不依照办理。如拟稿人未按规章制度要求编写，或者不遵守保密管理规定，未按定密要求办理，造成文件出现失泄密情况的发生；差，是指公文实用性不高，发文后操作性不强；错，是指因不熟悉公文写作要求和不正确的理解及操作，在编写文件中出现了较多的错误。如主题不鲜明，表达意思不正确，语言拖沓等。还有常见于公文格式方面的错误，如句子不通顺、数字不准确，错字、别字较多，标点符号使用不正确等；误，指延误工作，错过了公文处理的最佳有效时间，造成某项工作未及时完成。据有关调查统计，有些业务系统下属各单位公文处理工作中的平均差错率竟达45%左右，部分单位的实际差错率甚至超过50%～60%。如果公文质量不高，会失去公文的利用价值和法律效力，还会影响领导的正确决策。所以对于企事业单位来说，提高公文的质量刻不容缓。

三、公文处理工作的改进措施

公文处理的质量和效率是决定企事业单位工作质量和效率的前提条件和决定性因素，如果效率不高，将直接影响企事业单位的办公效率和工作水平，使得各项工作不能正常有序地开展。因此，改进公文处理工作势在必行。

（一）严把公文审核关。公文审核是企事业单位公文处理工作中的关键环节，是确保公文质量的前提和基础。公文的审核把关能直接为领导提供决策性服务，这就要求公文处理人员以高度的责任心严格把关，做到准确无误、精益求精。“审核”仅靠核文岗一个岗位核文是不够的，无论是办公室系统还是各业务部门，都要进一步提高对公文审核重要性的认识，切实履行职责，做好公文审核。其中，处室领导要重点审核：情况是否属实、数据是否可靠无误、观点是否明确、条理及文字表达是否清楚、提出的政策性建议和新出台的政策规定是否与现行政策规定相统一并切实可行；是否涉密，标定的密级和保密期限是否准确；是否存在文字和表述错误等。核文岗重点审核：行文方式是否妥当、会签部门是否齐全、公文格式是否符合公文处理的有关规定、文种使用是否恰当、各要素标识是否正确等。只有通过核文岗与部门领导分层级地严格把关，才能有效保证公文的高质量。

（二）公文处理要精简。精简公文的核心是控制公文篇幅、精简公文数量和提高公文质量。按照公文管理要求，对内容相近的，能合并的尽量合并；对于可发可不发的尽量不发；对于文件内容空洞、没有使用价值的文件一律不发；对于部分通知、简报类的文件，可以放在单位OA办公系统里供大家查看，让大家知悉即可。这样可以减少公文处理的数量。

（三）加强公文处理培训力度。要想进一步提高企事业单位管理人员的公文处理水平，就要加大对管理人员的培训力度。除了组织办公室公文处理人员的培训外，还要组织针对各业务部门管理人员的公文知识与写作培训。提高全员公文写作水平，特别要加强对新员工的公文规范意识和公文写作、公文处理的全面知识培训，使其懂规矩、懂要求、懂流程。增强公文管理人员从事公文管理工作的光荣感和责任感，使其能够保持严谨认真、精益求精、无私奉献的良好职业素养。例如，某单位每年除了进行内部培训外，还邀请上级机关对口业务部门的领导对本单位机关的管理人员进行专门的公文处理知识和公文写作业务培训，以提升管理人员的业务能力。

（四）加强绩效考核。加强考核并建立公文处理工作的激励机制是做好公文处理工作的有效方法。企事业单位要根据自身的实际情况，制定完整、系统的检查及考核、评估、奖惩制度与标准，并在实际工作中严格执行，不断完善公文处理的激励机制。通过督促检查、考评，对先进单位进行表彰，对未达标的单位进行通报批评，以维护奖惩机制的严肃性。例如上级单位为了加大对下属各单位的公文管理工作，制定了《XX单位公文管理考核办法》，到年底下属各单位先进行自评，再由上级单位进行最终打分，根据结果对先进单位和个人进行表彰，并颁发荣誉证书；对违反规定的单位进行通报批评。还可以将考核结果同公文处理人员的评优、晋级等挂钩，充分调动广大公文处理人员的积极性和主动性。

（五）建立信息化公文处理系统。各企事业单位在公文管理中要高度重视并加强对新技术、新方法特别是信息技术的学习和应用，充分认识信息技术对提高公文处理效率、提升公文质量的作用，本着统筹规划、逐步实施、配套发展、逐步完善的原则，加快推进公文处理的自动化与智能化，对以往公文管理中易出问题的短板和漏点加以补充改进和完善，对需要明确责任和要求的流程进行固化，对管理中能整合的环节进行优化，逐步建设并形成适应智慧企业管理要求的公文处理系统。

四、加强公文处理，提高工作效率

公文在传递、办理过程中，都有明确严格的时效要求。“及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提。文件传阅时，要随到随办，不积压、不拖拉、不误事，这是公文处理工作时效性的最基本要求。要提高各办文环节的执行力，就必须严格执行公文限时办结制度，同时做到提前沟通，加强办文流程中的责任落实，避免因推诿、滞办、积压而造成的公文处理缓慢、停滞现象。部门间的沟通是否顺畅，文书人员是否有认真负责的态度，公文处理流程是否规范、领导审批是否及时等等，这都是影响公文效率的因素。在实际工作中，对于一些加急公文的处理要格外注意，尤其是要报上级单位的文件，做到“不过夜”；对于不符合规范要求的公文要及时退文并重发；关注领导审批动向，提示领导及时批阅，做好催办和督办，才能有效提高工作效率。