建筑企业办公室行政管理精细化思路研究

文/福建建工集团有限责任公司 郑明昱

在建筑企业中，办公室是企业职能部门、业务部门关系的纽带，承担着上传下达和后勤保障的重要职责。精细化管理是一种文化理念，是社会分工精细化、服务质量精细化和现代企业管理制度建设标准化的必然结果。将精细化管理理念融入建筑企业办公室行政工作中，要求建筑企业办公室从多方面着手，通过部门职责具体化、标准化、精细化，督促各岗位尽责到位，实现各项工作日清日结，并通过系统化、流程化、标准化管理，促进建筑企业办公室行政管理工作与企业战略目标、业务工作相适应，协调各项业务工作稳步进行，保障建筑企业健康发展，提高企业核心竞争力。基于此，本文深入研究了精细化管理的概念，结合建筑企业办公室行政管理工作，深入研究了行政管理精细化管理思路，以期为建筑企业管理水平的提升提供有益参考。

一、精细化管理的内容

精细化管理是一种企业管理理念，其本质是对战略和目标的分解、细化和落实的系列管理活动，即推动企业战略规划贯彻到各业务环节、管理环节的过程。根据精细化管理理念，办公室行政管理精细化应包括以下几个方面特征。

（一）可细化、量化的管理科目。可细化、量化管理科目是指以整体行政管理为对象，将抽象的行政管理分解为若干项目，通过将不同的项目进行分类、量化、分配和管理，达到优化业务管理流程、促进行政管理效率提升的目的。其作用体现在两个方面：一是通过行政管理工作量化和监测关键指标，帮助行政管理人员把控工作全局，提升行政管理细节监控力度。二是通过行政管理业务量化、流程细化和协调机制细化，将传统的行政管理工作任务转变为任务量化管理模式。

（二）标准化与流程化理念融合。精细化管理理念是流水线生产标准化与流程化的有机结合的产物。在行政管理中融入精细化管理理念，通过将任务目标按一定标准分解，并根据管理流程进行任务工作衔接、排序，可实现行政管理业务单元全面梳理，并建立与任务目标相适应的管理工作标准。通过标准化和流程化建设，能够实现行政管理各项工作有据可依。

（三）协同意识导入。协同意识导入是指基于跨部门合作，协调相关部门之间的关系，以此保证各项工作的顺利完成。在行政管理工作中，办公室虽然不直接参与生产制造工作，但其工作覆盖企业全方位，因而需要争取各部门的协同支持，以最小的经济成本提高行政管理水平，促进企业行政管理目标的达成。

二、建筑企业办公室行政管理精细化的思路研究

将精细化管理理念融入建筑企业行政管理工作中，应结合建筑企业特点和规划目标要求，设立精细化管理目标，明确精细化管理内容，确定精细化管理实践步骤，建立长效的精细化管理配套保障措施，构建建筑企业行政管理绩效评价指标体系，确保建筑企业办公室行政管理高效开展。

（一）设置精细化管理目标。建筑企业以建筑工程项目为主营业务，根据业务范围设置各专业分、子公司，并围绕建筑工程项目构建“法人管项目、项目经理责任制”的项目管理体系。区别于其他生产制造企业，建筑企业组织架构包括总公司、专业子公司和项目部三层组织架构，并形成了以项目经营为核心的企业管理模式，一定程度上造成建筑企业行政粗放管理，面临执行等待、拖沓、流程不协调、管理成本高、岗位职责不清等问题。针对建筑企业行政管理中存在的现实问题，可将行政管理精细化目标设置为“降低行政管理成本、提高运行效率、转变职能、提高服务保障效能”。具体目标可分解为：1.树立精细化管理理念，培养行政管理精细化工作作风，以行政管理精细化带动建筑企业管理工作、业务工作精细化。2.减少工作执行中浪费、拖沓、等待等现象，降低建筑企业行政管理成本。3.优化工作流程，适当缩小管理幅度，以适应现代企业制度体系建设要求。4.明确岗位权责和操作标准，制定科学的岗位绩效评价体系，形成长效的行政管理制度。

（二）行政管理精细化内容。结合建筑企业特点和办公室部门职责，行政管理精细化工作的内容主要包括：1.行政成本精细化。行政成本精细化即将成本控制理念融入办公室工作全方位、全过程，通过成本控制降低企业经营管理成本。如业务招待标准制定、办公车辆维护和使用成本、办公用品成本等，积极推行无纸化办公、归档，以成本控制带动行政管理精细化、标准化，减少建筑企业行政管理中的浪费行为。2.行政执行力精细化。只有将建筑企业行政管理工作落到实处，才能规避行政管理低效、无效的不利局面。行政执行力精细化要求细化建筑企业明确公司、子公司、项目部等办公室部门职责，并根据部门职责确定办公室主任、副主任、文员、档案管理员等岗位职责，梳理行政管理流程，规范操作标准，并配套建设行政管理考核标准和考核事项，制定年度、季度、月底工作内容和考核指标，实现建筑企业行政管理各项工作的事前、事中、事后控制。3.行政衔接配合精细化。建筑企业、子公司、项目部的层级式管理模式延长了行政管理的流程，如办公室协调沟通不畅，与业务部门、职能部门信息沟通不到位，行政管理岗位工作衔接状况不佳，都可能造成建筑企业组织系统效率低下，进而影响建筑企业生产经营目标的达成。结合建筑企业行政管理精细化要求，应建立符合建筑企业以项目建设为中心的行政管理衔接机制，明确项目行政管理与企业行政管理部门衔接职责，明确责任考核监督机制，防止出现行政管理衔接脱位的问题。

（三）行政管理精细化实施策略。建筑企业行政管理职责，具体包括公文函件、工作关系协调、制度标准化建设、年度计划起草与总结、固定资产管理、档案管理等工作。各项工作精细化管理措施包括：1.公文函件。公文起草、审批、转发和归档是办公室行政管理工作的重要内容之一，是建筑企业各项工作指令传达的载体，其规范性、标准性直接影响企业的业务开展。办公室应根据行政单位公文管理规范要求，以信息化办公平台为载体，明确公文函件撰写格式要求和公文审批、转寄、传达流程。通过规范公文函件管理，实现建筑企业公文管理与政府主管部门有序对接和行政管理标准化。2.协调工作关系。办公室行政管理工作应围绕企业重点工作任务，理顺办公室业务关系，优化企业行政管理层级，与子公司、项目部办公室建立垂直管理模式，建立和保持良性互动的沟通渠道，确保信息收集、反馈真实、准确。3.制度体系标准化建设。办公室承担着建筑企业内控制度汇编的重要职责，应依据ISO9000质量管理体系标准和建筑企业管理工作规范化建设要求，牵头组织职能部门、技术部门建立健全企业管理制度，形成建筑企业技术、财务、采购、质量、安全等内控制度体系，并根据企业生产经营管理要求适时组织制度修订、编制，推动建筑企业管理规范化、标准化。4.年度计划起草与总结。年度计划起草和总结是行政管理工作与建筑企业生产经营工作融合的关键点，要求办公室依据企业年度重点工作任务，以建筑企业战略目标和项目中心任务为目标，层层分解至部门，并由部门按岗位职责分解至岗位，由行政管理部门协调职能部门、业务部门分解工作目标和工作任务，制定详细的年度工作任务计划、计划任务监控指标和量化标准，明确建筑工程项目施工任务指标责任部门、责任岗位，作为年度、季度、月度工作考核依据。办公室根据季度、月度工作执行情况和部门总结起草编写年度工作总结，协调部门、项目部、分/子公司查排问题，为企业生产经营决策和行政管理优化提供依据。5.固定资产管理。办公室固定资产管理主要为非生产性固定资产。加强固定资产精细化管理，应实现固定资产需求、采购、分配、使用、维修、报废的全过程跟踪记录，确保固定资产各环节有据可查。在具体管理工作中，应根据固定资产类别、使用部门统一编号，定期盘点固定资产，按属地管理原则落实使用、保证责任部门和个人，台账与实物一一对应，固定资产使用和保养到位，提高固定资产利用效率。6.档案管理工作。建筑企业档案管理包括企业生产经营决策、OA公文、项目施工文件信息等，是建筑企业经营管理各方面工作的信息记录。根据建筑企业特点，办公室应结合档案管理工作要求，明确部门、项目档案收集范围、流程和要求，协调各部门、项目设置兼职档案管理员并开展档案管理培训工作，确保建筑企业档案和项目档案应收尽收，为企业管理和项目结算提供可追溯依据。

三、建筑企业行政管理精细化保障措施

为推动建筑企业办公室行政管理精细化，必须建立长效的运行保障措施，保障行政管理规范化、标准化运行。

（一）完善组织管理体系。建筑企业行政管理精细化是实现企业全面精细化管理的切入点，要求建筑企业融入企业全局工作，从企业领导、子公司、项目三个层面予以支持和监督。企业领导层面，办公室应争取支持和协调，保障行政管理措施执行到位；子公司是行政管理精细化协同部门、监督部门，办公室应以制度体系建设为媒介，将精细化管理理念融入行政管理各项工作中，促进企业管理效率提升；项目部是建筑企业行政管理的执行层，办公室应重点加强各项工作信息收集、工作协同与绩效监督。

（二）建立健全制度体系，构建精细化管理长效机制。落实办公室行政管理精细化，应以制度体系为依据，通过建立健全行政管理制度体系，明确各岗位工作职责，建立行政管理工作绩效考核指标和考核标准，督促办公室行政管理人员切实履行工作职责。

（三）考核评估指标体系。根据建筑企业办公室行政管理制度体系要求，企业应根据岗位职责和重点工作执行结果为依据，建立行政管理精细化评估指标，包括岗位工作指标、工作能力指标、组织纪律指标、廉洁自律指标等，建立量化评估标准（≥90分为优秀、70～89分称职、60～69分基本称职、＜60分为不称职），并根据制度体系考核细则落实考核措施，实现精细化管理执行情况与岗位绩效挂钩，督促岗位人员尽职履责。在考核评估指标设计时，应尽量避免采用模糊化表述，如“工作表现”指标等，防止员工无法明确发展方向。办公室业务较为繁杂、琐碎，应效量化、细化办公室各项工作任务，量化考核办公室各岗位工作任务完成情况，精准评测各岗位任务完成情况，明确各岗位工作开展存在的问题和发展方向，实现局部和整体把控办公室各项工作，实现办公室管理精细化。

（四）发挥信息技术优势，建立完善的沟通渠道。信息化时代背景下，信息技术能够实现各项工作的任务分解和动态跟踪，提升办公室业务组织管理效能，为办公室业务精细化管理提供良好的沟通渠道。建筑企业办公室日常业务管理中，可借助钉钉、微信等平台分解、沟通、反馈、协调各项工作任务，由各岗位人员及时回复进展情况。通过借助信息技术手段，实现建筑企业办公室业务全过程跟踪、动态化管理，实现办公室工作开展与信息技术发展相协调、相适应，推动企业办公室管理信息化、数字化。

四、结语

新时代背景下，建筑行业竞争加剧，要求建筑企业转变管理方式，由粗放式管理向精细化管理转变，实现降本增效，提高建筑企业竞争力。在行政管理精细化工作中，要求办公室发挥协调作用，以部门职责和岗位职责为切入点，合理设置精细化管理目标，制定切实可行的精细化管理措施，建立健全行政管理精细化保障体系，促进建筑企业行政管理工作高质量发展。