事业单位档案管理信息化建设研究

马俪 湖北省潜江市人才服务局

所谓档案保管与网络信息化管理，也就是将传统的实体形象管理方式，逐渐转变为网络现代的信息化管理方式，将信息网络技术等现代科技管理手段越来越广泛地纳入到事业单位归档保管等工作当中，以达到档案管理的高效化、实时化和信息化。传统事业单位档案保管方法，一般都是以纸质文书和声像资料为主，在档案管理、使用、信息检索等方面，均无法适应现代档案保存管理工作的最新要求，从而对事业单位档案保存与信息化建设，具有较大的现实意义。

一、档案信息化建设内容

档案信息化的根本意义在于把档案按照材料和资讯记录等信息形式去进行梳理，便于有效地对档案资源进行综合使用。从档案的整体性角度上讲，档案的信息化可以划分成整体性与细节化两类。从整体的角度出发，档案信息化建设就是在梳理一个复杂多变的档案信息关系网，通过其对它们进行档案信息化的归纳梳理，使其在不同行业间进行信息融合，以一种公开透明的形式呈现在管理者的眼前，档案信息化管理更加便于档案的融合和管理人员的利用。从其细节上来说，档案信息化管理工作的每个细节在各司其职工作的同时又彼此建立起相互关联，使各个部分密不可分。通过从整体和细节两个方面共同入手加强档案信息化建设，使档案信息化建设得到稳定发展。

二、事业单位档案管理实现信息化建设的重要性

（一）优化档案管理

做好档案保管的信息化建设工作，对提高事业单位内控制度的管理质量，发挥着很大的作用。通过利用计算机技术和信息化手段能够对档案信息内容进行优化，大大提高对档案信息内容的检索效果，使档案的使用价值得到很大地提高。而且，通过利用信息化技术手段开展档案管理工作，还能够大大提高档案信息内容保存与检索的便利性，使档案信息内容得以最大的资源共享。

（二）顺应信息化发展的趋势

伴随着当前社会经济的高速发展，事业单位档案存储信息化建设也已然成为了社会各行各业的一大发展趋势，所以通过加快档案管理与互联网的信息化发展建设，同时也是为了满足经济社会信息化发展的必然要求。通过抓好事业单位档案信息化建设，能够提高事业单位档案保管工作的总体效能，从而为事业单位档案管理工作的顺利开展提供可靠保障。

（三）档案信息得以长久保存

在我国传统的档案管理模式中，档案信息以纸张形态加以存储，但纸质档案信息在存储中会遭受自然环境的影响，从而影响档案信息内容的整体性。通过实施档案管理信息化建设，能够将大量纸质资料转换为数字化档案资料，档案管理者可以将大量数字档案存放在一定的信息介质中，从而有效地延长档案存储的时间，使档案信息能够进行长期存储。

（四）有利于提高档案管理工作的质量

档案管理科学化，促进了档案保护工作的发展。同时通过培养档案保护工作人员的基本素质和科学合理的档案保护工作制度，能够完善档案管理制度。档案的科学化管理，是档管理中不可或缺的重要内容。通过采用更加科学的方法管理档案，能够使各单位的管理工作更加有序的开展，而通过采用档案记录的科学管理方式，有利于档案的管理工作变得简单、直接。提升档案管理工作人员的综合素养，建立一个精干、专业的管理团队，能够进一步完善对各种类型档案的统一管理，进而达到对档案办公的全面自动化，提高档案管理工作者的效率。

（五）有利于提高档案管理上游工作的质量

档案的科学化管理工作，能够更好地服务于各个部门的实际工作。除了增强政府对档案质量的监督管理力量外，还能够规范各级工作者的工作态度，提高自身的社会服务意识，从而提高档案管理服务标准与水平，为建立与完善档案管理工作的管理机制，提供必要条件。根据现阶段最先进的档案管理技术手段或信息系统应用，人们不断持续的提升自己的技能水平，使科学管理有效地提升，并不断融合到现实的管理工作当中。

三、档案信息化建设的意义

（一）实现资源共享

档案信息化建设可以提升档案信息的使用效率，给人们查阅有关人员信息等方面带来了很大的方便，做到资料的共用性，在开展档案信息化建设工作的过程中还能够实现有关地方政治活动和地区特点等重要档案内容的收集，并帮助地方有关的政府机关领导和工作人员实现对档案信息的调动和查询，从而做到信息的资源共享。档案信息化建设与现代信息化进行融合，就必须针对当前信息时代的大背景做好对档案信息化建设的进一步加强。

（二）减少人力成本

在人们开展传统的档案保管工作流程中，投入巨大的时间资源来收集和整理关于档案数据的信息，而在人们研究如何开展现代化的档案管理过程中，人们通过引入信息化档案管理系统有效的提升了档案的管理水平，工作人员可以通过利用现代化电脑技术对档案信息进行集中管理，从而大大减少了对人力的投入，并且通过运用现代化计算机技术提高了档案管理的质量，从而做到了集中管理。档案馆的管理人员应当掌握和熟悉当前时代背景下的档案馆档案信息建设的工作重点。

（三）改变档案管理的方法

在传统的档案保管中，要对全部档案信息进行整理和制作，利用档案管理信息化系统对档案信息进行资源整合，可以更有效地提高工作人员的档案管理水平，而传统的档案保管方式主要是对纸质档案进行管理，对纸质文档材料进行阅读和检索的过程也是传统档案保管的主要缺点，而新一代的信息化时代背景下的档案管理对电子形式的文档进行集中管理，工作人员只需使用电脑就能够对文档材料进行集中管理，提高效率，减少纸张文档材料破损的问题。

四、信息化档案管理工作过程中存在的问题

（一）信息化建设不足

当前事业单位的档案管理信息化建设水平有待提高，除少数的事业单位建立了较为完善的信息化管理机制之外，很多事业单位信息化管理制度还没有健全，对档案信息化管理水平也处于滞后阶段。档案管理工作机制和管理工作计划都没有将信息化融入管理内容，政府有关部门也没能协调档案机关进行具体的信息化工作，从而影响了档案管理机构工作人员的信息化管理水平。

（二）管理制度不够完善

由于当前事业单位的档案管理机制比较落后，没有完善，因此影响档案管理信息化建设的开展。事业单位档案管理工作包含的工作内容主要涉及档案信息的采集、整合分析、检索和开发保存等，因为部分事业单位规章制度的不健全，造成部分档案出现流失等现象，如果人事档案流失严重，不但会对单位调动工作人员时产生很大的负面影响，而且还会给单位的人才调动产生很大的阻力，从而严重影响事业单位的整体发展。

（三）档案信息化建设重视度不足

在我国传统档案管理中，档案信息的主要载体大都是纸质档案文件和一些声乐视频材料，管理方式十分落后。随着互联网发展时间的推移，传统的档案管理技术和手段已经无法满足档案管理的需求，因此需要大量硬件、软件等基础设施来为我们提供支持，以便于建立一整套完整的档案信息管理系统。由于资金投放经费有限，管理思维陈旧，部分各级单位并不能够正确地认识和做好档案信息化工程建设的重要性，未能够意识到档案管理对于先进的信息技术和手段提供更多服务的需要，无法积极参加到档案信息化工程建设中来，导致了档案信息化工程的建设和档案管理工作中发生问题。

（四）档案信息资源的使用不正确

对档案信息资源不正确的使用是当前严重影响档案信息化建设工作和档案管理质量的主要原因。在传统的档案管理工作理念中，档案保管工作的主要内容是为长期保存档案信息资料，同时方便有关人员查询档案信息资料。从当代档案保管工作的基本宗旨出发，通过档案保管可以做到档案信息共享，并充分利用档案信息资料给社会大众带来更多的方便。但是，部分档案保管工作者却仍然把档案保管当做最主要的工作内容，而忽略档案信息资料的合理利用，从而造成服务质量、管理水平不断下降。

（五）缺乏统一管理标准，信息安全有待提高

在进行流动人员档案信息资源开发利用时，没有出台相应的流动人员档案管理数据库标准，致使无法实现数据互通、网络共享。此外，在流动人员档案信息开发的过程中，将档案信息数字化后，存在着个人隐私、信息维权、安全意识薄弱等隐患。如果说流动人员档案信息资源在共享过程中侵害了流动人员的相关权利，那么流动人员档案管理部门可能就要求承担起相应的法律责任。另一方面，如果档案管理部门受制于经费问题，把档案数字化工作外包出去，只要稍有闪失就有可能造成流动人员个人隐私的泄露，造成不可估量的后果。而如果选择了不安全的流动人员档案管理系统，或者不安全的档案信息保管介质，还存在着泄密的风险。

（六）管理人员素质有待提高

由于不同地区在经济、文化等领域的社会发展水平不同，使得档案管理工作的信息化和建设有所差异，再加上我国的档案管理工作者能力、专业之间存在着很大的差异，致使我国的档案管理和信息化建设工作与此有所差异。部分相对比较落后的地区依旧采取传统单机操作，没有与科学信息技术相结合在开展档案工作之前没有经过系统培训，对于档案人员所从事的业务知识、工作流程并不十分了解，综合业务素质水平还有待进一步提升，严重影响了我国档案信息化工作体系建设中的档案管理工作效率。

五、提高档案管理信息化管理建设的策略

（一）注重档案管理信息化建设

事业单位在档案管理工作开展过程中，要从管理层面意识到信息化档案管理的重要性，为保证达到档案信息化建设的总体目标奠定夯实的基础。事业单位领导干部，一定要对自己关于档案管理信息化的建设工作加以广泛认识，并充分认识到信息化建设工作在档案管理工作中的优势，从而进一步搞好档案管理信息化的建设工作，让单位职工更加深入地认识档案信息化建设工作的重要意义，为档案保管信息化建设工作提供更有力的保证。

（二）加强档案管理制度的建设

档案管理制度是规范和引导各类档案管理工作的重要保障，要重视档案管理制度的建立。在建设管理制度流程中，要对档案管理的具体内容和档案管理工作环节进行明确，使档案管理工作在法律规范制度的约束下，不断地沿着良性循环的方向发展。在建设档案管理机制过程中，要结合必要的惩罚机制，在有关规章制度所规定的范围内，一旦档案工作人员由于自己的过失或者疏漏而造成恶劣影响，需要进行追责，一旦后果严重时，也就应当对相关人员进行严肃处理，以便提高档案管理工作的实际效果。

（三）加强档案管理层对档案管理工作的重视

在档案管理学化进程中，不但要求档案管理工作人员要承担为社会服务的义务，档案管理工作的有关领导对档案管理工作也需承担更关键的任务。同时，档案管理层要把档案的科学化管理列入职责范畴之内，并不断完善科学化管理档案工作的规章制度。管理层通过查看档案保管中心部分人员的近期状况和工作心得，从中了解最基础的档案管理状况，并针对实际情况，提出更加具体的管理举措。建立员工奖励制度，对在档案保存工作中成绩最突出的员工作出实质性的奖励，包括建立年终奖金制度，以改善工资待遇水平和工作环境，使工作人员更加勤奋地工作，为档案管理工作科学化打下基础。

（四）制定具体的档案管理规划

为推动事业单位档案管理信息化的发展，通过制订档案存储信息化建设发展的长期计划，明确当前事业单位档案管理信息化发展建设的实际情况，通过事业单位制定发展的总体规划，逐步建立明确的具体管理工作目标，有效解决档案保管工作中的现实问题。通过完善事业单位档案管理工作机制，进一步健全事业单位档案管理信息化建设规范，提升事业单位档案管理工作的标准化和规范化管理水平，逐步完善地互联网信息化归档存储建设工作制度，做到档案管理和企业办公自动化系统的高效衔接，从而全面提高事业单位档案管理信息化发展建设的管理水平。

（五）建立网络信息档案

建立网上信息档案系统可以有效提升档案管理工作人员的工作效率，并促进档案管理信息化建设的蓬勃发展。在建立互联网信息档案系统的过程中，需要通过建设与档案管理相关的网络，进一步发挥信息档案网络的作用，并推动将互联网网络档案系统发展成国家对内档案数据与信息技术服务的主要网络平台。通过引进一些与档案管理相关的硬件设施，利用先进计算机软硬件设施为档案资源信息化的建设发展提供保障，使档案资源通过互联网实现交换、共享的整个过程，大幅度地提高档案资源管理工作的信息安全性和数据库的可靠性。

（六）加强信息安全利用

安全性是流动人员在使用个人档案信息等资料时首先考虑的，涉及个人隐私、个人信息传播等，通过制定不同的安全保密等级，根据不同的安全保密等级产生不同的查询、更改、维护等权限，再由安全系数较高的网络系统，定期地对流动人员档案信息数据库实施本地和异地备份、计算机和硬盘备份，并严格实施身份确认与识别，同时设置访问权限，并根据不同的访问权限控制应用范围。考虑多种方法来保护流动人员的档案信息利用，并对流动人员档案管理部门加强信息保密等安全教育，在制定流动人员信息保密制度和管理制度的同时，大力宣传档案信息的保密知识，树立保密意识。

（七）提高档案管理员的专业技术和业务能力

档案管理人员要在上岗之前进行专业的技能培训，还需要提高自己的综合服务能力和素质，并使自身的档案管理技术素质达到专业的水准。与此同时，由于现在科技的快速发展，更高效的网络技术也开始被应用到各大行业领域中，其中档案管理工作通过运用现代计算机技术的能力，进一步地提升了档案管理工作的科学性。现代化档案保管工作人员必须提高自己的技术科学素养，以适应现代档案管理工作科学化的要求，通过运用现代科技提升档案管理工作的效率。为此，必须从多方面、多渠道有效地提高档案管理工作人员的自身素质与技术水平，以推动现代档案管理工作的科学化进程。

六、结语

综上所述，由于事业单位的档案管理机构属于一个基层型和职能型的管理机关，在信息化建设过程中还存在着不少问题，由此造成档案管理项目无法顺利有序地实施，严重影响了档案管理信息化建设。针对这种状况，事业单位必须要立足实际，为实现档案保管工作和信息化建设的融合，要注重档案保管工作人员信息化建设，提高职工的综合素质，以及运用信息化的方式实现档案标准化管理工作，以推动档案保管人员信息化建设步伐。