“互联网+”环境下高校教学档案数字化管理研究

摘 要：在互联网环境下，很多先进的信息技术，以及整个互联网模式都在不断创新。高校档案数字化管理工作有着重要意义，在其管理过程中，需要充分应用先进的信息技术。本文针对互联网环境下高校教学档案数字化管理的意义进行了分析，详细阐述了档案数字化管理中存在的问题及其管理的可行性分析，并对互联网环境下高校教学档案数字化管理的策略进行了说明，以提高高校教学档案数字化管理的质量。

关键词：互联网;高校;教学档案;数字化管理

在高校开展数字化的教学档案管理，可以使高校的管理工作水平得到有效提升，对高校的发展和管理有着重要意义。目前，高校的教学档案数字化管理过程当中，还存在着很多问题，因此需要采取相应的措施来有效改善这些问题，使高校的教学档案数字化管理工作能够得到更为长远的发展。

一、互联网+环境下高校教学档案数字化管理的意义

1.提高高校教学档案管理的工作效率

在互联网+背景下，很多先进的信息技术快速发展，高校也开始进行教学档案数字化建设，对提高教学档案工作的管理效率有着促进作用。通过数字化的管理方式，可以使很多教学档案能够及时归档，并且在应用和提取过程当中更加方便快捷。高校的每一个部门都有相应的调取权限和应用权限，同时在数字化管理过程当中，还可以在线上传阅文件并修改，这对高校的年终归档管理工作发挥着重要作用。

同时，采用数字化管理方式，还可以使得档案由纸质转换为电子档案信息传输，使得教学档案管理工作方式更为便捷。此外，在高校教学档案管理工作中会包含很多内容，如：管理设备、教师的信息、教学情况、学生的信息等，以此使管理工作更高效。

2.保存档案的方式更多

在高校的教学档案管理过程当中，可以积极发挥先进信息技术的优势，使得档案的内容更为丰富，如在传统的纸质教学档案保存过程当中，会存在很多的问题，使高校的档案管理工作不能适应时代的发展要求。互联网背景下，应新时代的要求，高校积极开展数字化的档案管理模式，并且在档案建立和保存过程当中，加入图片、文字以及音频和视频，使教学档案的内容形式多样化，有利于增强教学档案的完整性，使教学档案的价值更高。

3.优化档案资源配置

在高校的教学档案管理过程当中，实现数字化的管理方式，可以使各种各样的信息进行自动分类，保存环境和传统的保存环境相比会更加安全可靠，进而使得教学档案资源的配置更为合理。在互联网的环境下可以有效保证档案的完整性，降低传统档案在传输过程当中丢失、破坏、缺损等各种意外情况发生，档案的保存成本更低。在对高校的教学档案进行数字化管理过程当中，会将纸质的各种信息转化成电子信息进行保存，利用先进的计算机技术，可以有效将这些信息进行合理分类，减少了传统管理工作中采用人工分类的工作量，教学档案管理人员工作量减少很多，为管理工作提供了很大方便，并且还可以通过数字化管理实现资源共享，教学档案的资源配置能够更为优化合理。

二、互联网+环境下高校教学档案数字化管理中存在的问题

1.教学档案本身的特征较为复杂

通常情况下，高校的规模较大，因此在高校的教学档案当中会涉及大量的档案管理，并且涉及的范围非常广泛。因档案管理具有连续性、周期性以及专业性等特点，所以在使用传统的管理方式当中也会存在很多问题，不能提高档案管理的工作效率和质量，同时使教学档案没有办法快速被收集和充分利用。很多高校在管理过程当中，并不注重教学档案的管理工作，通常会只注重在人事、会计以及科研方面的管理内容，使高校档案管理数字化建设速度非常缓慢。其实很多教学档案已经实现了电子化转换，但是在对这些庞大数量的教学档案进行搜集和整理过程当中，没有保证档案的完整性和真实性，因为教学档案涉及高校当中的所有问题，因此每一个部门都会有相应的档案，如学校的招生部门对于招生以及就业情况进行档案管理，而其他学院的教学档案和学生的成绩又会在相应的教学部门和教师手中，因此在进行数字化的管理过程当中，使档案的集约化管理过程受到了很大影响，导致数字化管理建设工作遇到了困难。

2.教学档案管理方式传统

在大部分高校当中，都会配备相应的计算机设备，但是很多高校的教学档案管理人员专业水平很低，还有大部分管理人员仍在用人工管理方式来对教学档案进行管理和操作。在收集档案的时候，也通常会使用纸张或案卷的方式，在向上級部门进行上报资料时，就需要制作成纸质档案和电子档案，增加了管理人员的工作量，并需投入大量人力、物力和财力，教学档案管理工作效率低下，并没有实现教学档案管理过程的数字化。有的高校虽然已经建立了相关的档案检索系统，但是并没有充分利用这些系统软件，或者这些档案管理的软件功能过于单一，不能实现完全的自动化管理。在高校利用教学档案的次数很少，高校教师可以通过网上档案来了解自己在教学过程当中的详细情况，如教学内容、教学管理和教学质量方面的问题。大部分高校教师并没有充分利用教学档案，很多教师依然按照自己原有的教学方式来开展教学，正是因为数字档案的利用率不高，使得教学档案的数字化管理工作开展的效果不够理想。

三、互联网+环境下高校教学档案数字化管理的可行性分析

1.教学档案数字化管理的特点

第一，智能化。在对教学档案进行数字化管理过程中，会用到档案管理系统对所有教学档案进行智能化管理，每一份档案都有自己的检索编码，以此来提高管理工作效率。管理人员可以对这些档案进行远程操作，有效降低了传统管理工作时间和空间的局限性，并且通过相关设备的扫描、压缩和转化，使得管理人员的工作量降低，同时还可以保证收集档案的准确率，很多重要的档案信息能够得到安全准确的保存。在档案的管理过程中，对于档案的借阅和记录都可以进行有效体现，管理人员可以按照借阅记录来整理档案，防止出现档案遗失的现象。

第二，资源共享的特点。要想开展档案数字化管理，需要应用先进的信息技术来降低传统管理工作当中的烦琐和复杂性，使教学档案更加通用，更加安全。开展档案管理数字化可以实现高校内部信息资源共享，需要教学档案时可以随时随地进行调取，教学档案的利用率更高，调取的方式也更加方便快捷，并且在使用数字化档案管理过程当中，会不断明确管理中存在的问题，进而不断进行优化和改进管理系统，使高校的教学档案数字化管理系统更为完善。CA008D61-6E81-4AAA-881E-7DD8A1AFFE1D

第三，数据库的安全性。高校开展档案管理数字化应该明确先进的信息技术既可以帮助提高管理工作效率，同时对信息的安全性也会产生一定的隐患。因为网络本身就是一个虚拟空间，在使用网络管理的过程当中，很容易受到计算机病毒或者黑客的攻击，并且本身电子档案的信息具有很强的易改性，在远程操控下就能够对信息进行修改，甚至在被修改之后很难找到“犯罪分子”。导致数字化档案信息管理当中安全性存在问题，这对于教学档案的管理人员来说是一个很大的工作问题。

第四，系统更新速度快。随着信息技术的不断更新和优化，电子教学档案的数字化管理系统也要进行不断优化和创新，这就导致原来的电子文件载体会出现老化现象，整个系统需要进行持续更新，如果不能及时更新，系统会影响到电子文件的可读性。但是，如果不断更新电子档案，会消耗大量的人力、财力，增加管理工作人员的工作量，并且在对电子文件的格式进行转换过程当中，很容易导致电子文件没有被储存或删改等，造成档案的丢失。

2.高校教学档案数字化管理的可行性分析

开展高校教学档案数字化的管理需要遵循三个原则。一是需要先进信息技术的支持。我国很多高校都在不断建立和完善网络平台，使学校的各个部门能够实现信息的整合，通过平台将信息进行交换、共享，档案管理工作能够有序开展。作为管理人员只需要将这些信息数据进行整理和保存即可。

二是在档案数字化过程中能有效满足高校档案管理需求，因为高校对教学档案开展数字化管理可以有效节约人力、财力和物力。高校有不同的专业和学院，采用数字化管理方式可以将所有的教学信息进行快速归档，学校的各种资源能够进行及时调配，增强实际的管理水平，使高校的各个学科能够协同合作。同时，开展数字化的教学档案管理，还可以有效提高课堂教学的管理水平，发挥教学档案的价值，提高教學档案的利用率。

四、互联网+环境下高校教学档案数字化管理的策略

1.提高管理人员的管理水平

要想实现高校档案的数字化管理，需要管理人员能够不断提升自身的专业管理水平，熟练应用计算机技术，因此作为管理人员应该适应数字化管理的各种需要，不断学习以提升自身的管理能力，热爱档案管理事业，并且还要有先进的管理意识，使高校的档案管理数字化工作有序开展。在管理工作开展过程当中，还要进行不断创新，学习更多的管理技术和相关业务类培训，明确数字化管理的方法和规律，以及管理服务流程，使得高校的教学档案类别清晰，管理更为高效。

2.创新教学档案的鉴定方式，保证档案的准确性

在进行档案数字化管理过程中，可以将一些具有较强连续性的档案部分信息进行公开。

比如，可以公开教科书的购买、编写以及在教学中使用到的教学费用等，同时还可以对一些实习教师的教学情况进行公开，使学校能够对教师的实际教学情况进行准确判断。电子档案在管理的过程当中，如果发现档案异常或造假现象，应该进行及时改正，以此来提高教师的责任感，使教师能够不断规范自己的教学行为。学生可以作为档案管理的监督人员，使其积极参与到教学档案的监督管理工作中，有效降低教师只是上报教学计划，而并不按教学计划准确实施的情况发生，使教师的教学水平能够得到有效提升，并且在教学过程中更加注重规范自己的教学行为。

3.完善教学档案数字化基础设施的建设

在对高校中的教学档案进行数字化管理过程中，会需要用到很多基础设施。比如，档案管理室会用到计算机、路由器、扫描器、打印机、复印机还有管理系统，信息安全管理系统以及相应的操作平台等各种基础设施。在开展数字化管理工作时，先要对这些基础设施进行检查，对一些已经无法再正常使用的机器进行更换，而对于一些软件类，如数据库管理系统、安全管理系统要进行及时更新升级，才能有效保障高校教学档案数字化管理工作的有序开展。同时，作为管理人员还应该结合系统的不断优化来提高自身的计算机使用水平，学习更先进的管理技术，才能有效提高高校教学档案数字化管理的整体水平。

4.建设教学档案数据库

开展高校教学档案的数字化管理先要具有相应的办公系统，通过办公系统可以将管理中的一些文件和通知以及相应的校规在网上进行发布，使所有师生都能够通过网络平台来了解更多学校的教学信息，这种信息公布方式比传统张贴布告、收发文件的效率要高很多。同时，在管理系统中还要增加一些交流平台，如贴吧或者聊天室，使师生能够不受时间和地点限制进行交流和互动，增加师生互动平台。教师和学生能够在平台对于学校的教学问题或其他问题提出相应的建议，并且在实际的教学中教师和学生对于高校的信息会了解得更多，还可以有效参与到档案的管理和监督中，高校的教学档案管理更加公开透明。教学档案对于高校的发展有着重要的参考价值，因此应该发挥教学档案信息的价值，所以在管理过程中还要对学生的学籍档案数据进行电子化管理，并且设置相应的数据库，学校可以明确每一位学生完整的档案信息，并且还应该将学校原来的纸质档案进行扫描转化成电子档案存到数据库中，通过关键字来搜索相应的档案信息，使档案的借阅、统计、鉴定等各种工作能够高效开展。

五、结语

随着科学技术的不断发展，在互联网+环境下高校的教学档案管理工作也在不断进行优化和改革，高校的教学档案管理工作朝着数字化方向发展，以此来提高档案管理效率，创新档案管理模式，使档案的管理内容能够更加丰富优质，并且还可以有效优化档案管理的资源配置问题。

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（作者单位：河南财经政法大学）

基金项目：中国高等教育学会档案工作分会2020年基金重点研究项目“高校档案文化记忆与大学文化建设研究”（编号：ZGD-ZD-2020-15）

作者简介：周书英（1975—），女，汉族，河北石家庄人，学士学位，馆员，研究方向：档案管理。CA008D61-6E81-4AAA-881E-7DD8A1AFFE1D