医院档案利用登记现状及优化

文/钟春蓉

概述

随着妇幼保健事业的快速发展，相关档案利用的需求越来越多。档案室作为保管医院重要信息资源的专业机构，承担着向医护人员、患者，以及其他群体提供可靠信息的重要职责。收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计是档案工作的八大环节。相对于收集、整理、鉴定等环节，档案利用登记常为人们所忽视，使该项工作处于不规范操作状态。《档案利用登记表》包括了利用者填写的利用单位、利用日期、利用目的，也包括利用方式、查阅/借阅/复制，以及复制页数/纸型，借阅卷数/件数，归还日期，利用者、接待人、审批人的签字等等。《档案利用登记表》中的登记信息的分析研究，有利于准确把握妇幼保健档案利用特点和规律，分析档案利用存在的不足，将其作为优化档案利用的重要参考。

1 资料与方法

1.1 资料

查阅某医院档案室2020年1月1日—2021年12月31日的《档案利用登记表》。根据《档案利用登记表》，了解某妇幼保健院档案室内提供的档案利用基本情况。从《档案利用登记表》的信息登记情况来看，档案室先后向办公室、财务科、产科、儿童康复科等各个部门、100余人次提供档案利用查阅、借阅和复制服务。其中，查阅68卷、借阅56卷、复制53卷，基本涵盖了医院馆藏的科技档案、文书档案、财务档案、声像档案等。为了全面掌握医院不同部门、人员对档案室的档案服务需求，了解档案室档案服务内容与档案服务对象的需求之间的差距，不断提升医院的档案利用服务能力，本次研究以调查问卷形式开展，向50名服务对象发放《某医院档案室档案利用情况调查问卷》，了解不同用户对医院档案利用服务工作质量评价。包括医师10人，护士10人，行政人员20人，患者10人。调查问卷发出50份，收回50份，回收率100%。回收的问卷调查均按规定和要求作答，且均为有效答卷。

1.2 方法

统计2020年1月1日—2021年12月31日期间某医院档案室《档案利用登记表》相关利用信息，结合《某医院档案室档案利用情况调查问卷》。该调查问卷表包括三个部分：第一部分包括被调查者基本信息，年龄、性别、教育程度、身份等，共5题。第二部分包括被调查者对医院档案室档案工作的了解程度、服务现状评价，共8题。第三部分包括被调查者对档案室档案利用服务工作的意见建议，共1题。

2 结果

2.1 了解程度

利用医院档案的50名被调查者中（见表1），对于档案室馆藏具体的档案类别中，基本了解及以上的，占48%，不太了解或完全不了解的，占52%；对于档案室档案利用的形式及渠道中，基本了解及以上的，占60%，但仍有多于40%的被调查对象不太了解或完全不了解档案室档案利用形式和渠道。

表1 档案室工作了解程度 %

2.2 利用需求

从《档案利用登记表》，以及问卷调查情况来看，被问卷调查的对象获取信息首选是网络，利用档案的主要目的考量因素是查找档案信息。其中，有56%的受访者认为，可以通过网络查询到其所需的价值信息。而利用档案时，更加注重的是档案查询的结果，与查询档案的速度、查询档案的服务态度、服务环境相比，72%的档案利用受访者更注重查找到档案。

表2 信息获取途径 %

表3 信息获取目的 %

可见，与档案利用时的服务速度、服务态度以及服务环境等相比，档案利用者更注重“找到档案”这个结果。档案利用的目的性非常的明确，就是要通过档案室查询到其所需的档案资料。

2.3 服务评价

从服务认可度与档案利用的手续来看，呈现出较为一致的相关性。即，档案利用认可者对档案查询手续的繁琐性感受较低；反之，档案利用者不太认可的人数，与其对档案利用手续繁琐的评价人数基本一致。可见，档案室档案利用手续是影响档案利用服务认可的直接因素。有54%的受访者认为档案利用手续方便，有56%的受访者非常认可档案室的档案利用服务。

表4 利用服务认可度 %

表5 档案利用手续感知 %

2.4 意见建议

从问卷调查中，就档案利用对象的档案利用服务意见建议的征集结果来看（表6），提高档案队伍素能、建立档案利用回访制度，以及将其纳入考核体系中，有必要或非常必要的，分别占90%、78%、68%。

表6 改善档案利用意见占比 %

3 讨论

3.1 档案利用登记现状分析

某医院《档案利用登记表》，登记的内容包括利用单位、利用日期、利用目的，利用方式，借阅卷数/件数，归还日期，利用者、接待人、审批人的签字等等。从利用登记的现状分析，该登记表文件标题栏、案卷号能够较为完整地表述其卷内档案，但序号栏缺少相应数据填写，还有部分登记填写内容不精准。“利用目的”多为复印、查阅、借阅等；对比利用目的的统计，则有临床科研、核实信息、医保结算、档案缺失补全等。因此，从医院的档案室关于档案利用登记工作的开展及其效果来看，精细化程度不够，存在内容不规范、不健全的问题，档案利用登记信息仅反映了何时何人利用了何档案等基本信息，档案利用目的、利用感知、效果等缺少。就其原因来看，一方面是档案室关于档案利用登记的设计过于笼统，使得统计信息不完整、不准确。另一方面，档案室利用登记宣传工作不到位，档案利用登记过程缺少引导、监督，不了解档案室档案类型，以及档案利用的渠道占了较大比例。此外，档案利用者本身的档案业务素养不高，对档案工作认知度较低，对档案的重要性认识不足，档案利用流程不熟悉、不规范，这些都导致档案室档案利用登记的应有效果无法体现。

3.2 切实增强档案意识

从表1可知，关于档案利用的调查统计来看，对于馆藏档案的类别何利用渠道完全不了解的分别占12%、4%；不太了解的分别为40%、36%。可见，需要持续增强档案利用者的档案意识，使其做到第一时间能够想到档案，想到在何处调阅档案。导致档案利用登记意识不强的原因主要有：一是档案投入的清晰性与收益的模糊性容易导致档案价值被忽视。近年来，随着医疗卫生事业的发展，档案在医疗卫生发展中的作用逐渐为人们所认可，每年都投入了一定资金用以购置档案设备，组织档案人员参加各类业务培训，这些费用的支出是显见的、清晰的；但与此形成对比的是，档案的社会效益、经济效益贡献度较为模糊，影响了档案利用登记工作的重视程度。二是档案重保管轻利用的现象存在。与医院档案收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、统计等工作相比，档案利用，尤其是档案利用登记研究没有受到足够的重视。

3.3 提高档案服务水平

档案服务水平是档案利用者利用档案的直观感知，也是影响档案利用者利用档案的主观判断。传统模式下，档案室在收到电话或者信函后，便可查询利用其所需的档案信息资源。如今，要详细地填写档案利用登记表，在实施过程中“人情味”“变少了”，规范性的标准和要求提高了，档案利用者查询、利用档案的程序更为规范。此时，就需要档案室的同志要多一份热情、多一份耐心，除了做好利用登记解释工作外，还需要用心用情指导档案查询者认真填写、规范登记，做好规范指导。要始终站在档案利用者的角度，既要规范让其填写利用登记，也要毫不松懈、毫不懈怠地提醒用户规范登记，养成凡利用必登记的良好习惯。

3.4 认识利用登记意义

无论是档案利用者，还是档案工作者都应高度重视档案利用登记，在思想上充分认识到档案利用登记的重要现实意义。《档案利用登记表》或登记簿既是档案利用的必要手续，也是档案工作的重要组成部分，反映了各个时期、不同群体档案调阅的真实情况，通过这些调阅档案资料数据分析，能够准确掌握馆藏档案利用的重点，及时分析不同类型档案利用的频率，从而对重点档案给予重点保护。并根据馆藏档案资料，做好编研工作，开发更多档案产品，满足不同主体的档案信息需求。例如，根据档案利用登记表中档案利用频率、利用范围的统计分析，妇女保健科中妇女营养等医疗保健档案查询频率较高，专门将该类档案资料汇编，编纂孕、产期营养知识手册，供广大孕、产妇使用。

3.5 加强档案宣传工作

档案利用登记接受度不高的重要原因之一是档案利用登记方面的知识和要求不掌握，档案利用登记的价值功能没有得到档案工作者及档案查询利用者的思想认可，使得利用登记率较低，利用登记不规范。为此，一要加强档案利用登记重要性宣传。档案工作者向档案利用者说明档案利用登记的现实意义，通过实际执行过程中的典型案例来介绍，增强其档案利用登记的思想认同和情感认同，使其认识到档案利用登记的现实重要性。此外，完善档案利用登记工作，通过详细的档案利用登记，让档案利用者直观感知档案利用登记工作的极端重要性和现实必要性。通过适当方式，适时向分管档案工作的院领导或其他同事展示档案利用登记工作成果，赢得档案利用者的支持和信任。

3.6 丰富档案服务形式

根据医院档案利用登记的信息统计，档案利用主要包括查阅档案、借阅档案和复印档案三种模式。无论是查阅、借阅还是复印均需要档案利用者直接前往档案室，由档案室根据档案利用者的需要提供档案原件。这些档案利用模式缺少档案信息综合、整理、编辑后的“加工品”。与档案其他工作丰富多样的服务形式和内容相比，档案利用登记工作形式单一、内容单调。为此，作为档案管理者，要积极适应形势发展的现实需要，不断丰富档案利用登记服务的载体、形式和内容。例如，除了纸质利用登记外，还应建立信息化利用登记数据信息库，将日常的档案利用登记信息造册，建立信息内容电子化，便于后期统计分析。此外，注重档案利用登记效果反馈，变被动利用登记为主动服务，延伸登记利用价值功能，通过收集档案利用登记反馈信息，掌握馆藏档案资源利用价值，完善馆藏档案资源结构，改善档案基础工作。

3.7 修订完善档案制度

医院档案室是其档案管理的重要部门，同时，也承担着向其他科室、用户提供可靠、真实档案资源的重要职责。鉴于经济发展、社会进步，档案利用登记的载体、形式都发生了较大变化，应结合档案利用登记模板的变化，适时修订、完善医院档案登记利用制度、流程，详细规定档案利用登记的具体内容，并借助现代化信息技术，不断提升档案利用登记现代化水平。正所谓“没有规矩，不成方圆”。档案利用登记制度设计上，规定先登记、后查档顺序，登记合格方可利用。

3.8 加强人才队伍建设

档案利用登记虽然只是档案工作中的一个步骤和环节，但也是一项十分重要的基础性工作，需要一支高素质的专业档案人才队伍。为此，一方面要做好档案从业者的业务培训，重点培训档案信息技术、理论知识和档案实务、档案法规，不断完善其知识结构。另一方面，要转变服务理念。档案从业者要增强职业荣誉感、使命感和责任感，增强服务意识、责任意识和创新意识，持续优化档案利用登记工作，适应新时代档案工作发展的现实需要。