试论西部民族地区高校档案管理创新——以北部湾大学为例

文/龚立兵 尹继蕊 张瑞瑞 雷昌玲

档案管理是高校日常工作的重要一环，是教学科研工作的基础，是高校重要的信息资源储备。随着信息技术和高等教育事业的发展，高校档案管理正处于一个由传统管理向规范化科学管理转变的过程。做好这个转变，是档案工作服务高校更好更快发展的一个重要因素。东部、中部地区高校档案工作在信息和大数据技术的加持下，对高等教育发展的服务能力更加凸显。受限于地域发展相对落后的劣势，西部民族地区高校档案管理理念滞后，管理模式有待创新。在传统的档案管理模式下，其服务能力与东部高校拉开了距离。本文以北部湾大学为例，分析西部高校档案管理的现状和困境，进而有针对性地探索其档案管理创新路径。

1 北部湾大学档案管理概况

北部湾大学档案馆成立于1991年，前身为钦州学院（2018年12月更名为北部湾大学）党院办综合档案室。其中，钦州民族师范学校全宗收录了学校1944-2004年间15000件（卷）档案，钦州学院全宗印证了学校1972年—2018年间的发展，北部湾大学全宗记录了学校更名为北部湾大学至今的发展历程。

北部湾大学档案馆作为学校副处级单位，单独建设了“档案馆校史馆”网页。档案馆现设有档案管理科、年鉴科2个科室，配有6名在编教职工。仅1人毕业于档案管理相关专业，专业相关性较差；年龄主要集中在40岁到55岁之间，初露“青黄不接”端倪；1名正研究馆员，1名副研究馆员，职称和学历结构有待进一步优化。部门主要承担学校档案的收集、整理、鉴定、保管、统计以及学校年鉴的编撰等职能。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实施办法》《高等学校档案管理办法》制定并发布了《北部湾大学档案管理办法》《北部湾大学学生档案管理办法》等业务规范。近年来，每年归档各门类档案一万多件，包括行政类、党群类、教学类、外事类、出版类、财会类、声像类、科研类、基建类、实物类等门类。北部湾大学文件整理归档操作流程如图1。从图中可以看出，目前档案馆归档工作全部为纸质存档，管理人员每天疲于应付各类档案材料的整理分类、保管利用，且纸质存档材料容易损坏，保存时间久远的部分档案出现内容不完整现象，对保存环境和空间的要求也比较高，不利于档案材料的查阅和传输服务，在服务学校档案数据统计和应用研究方面能力较差。尤其是在学校成立北部湾大学校友会之后，校友信息的数据化管理难度大。

图1 北部湾大学文件整理归档操作流程

2 北部湾大学档案管理工作面临的困境

2.1 管理理念滞后，投入不足

据调查，东部地区、中部地区高校档案管理模式已经历了传统手工作业的档案管理、档案信息化管理、档案数字化与共享服务三个阶段。西部民族地区高校受传统档案管理模式的束缚，对档案管理重要性认识不足，管理理念相对滞后。主要表现在三个方面：一是未纳入整体发展规划。《高等学校档案管理办法》指出，高校档案工作是高校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将其纳入学校整体发展规划。但档案管理工作“缺席”了高校的发展规划。二是将档案馆定位于学校教学、科研材料存档的附属机构，认为高校应主抓教学、科研、学生管理等所谓的“主营业务”，忽视了档案管理对高校“主营业务”质量提升的基础性促进作用。三是将档案管理工作定位于收集、整理、归档等简单的人工劳动，人员、资金、设备投入严重不足，导致工作人员疲于应对日常档案管理工作，缺乏创新意识，无暇对档案管理工作进行反思。四是学校对档案馆人员定位不清晰，专业人才严重不足，档案馆往往被认为是一个养老的部门，对档案管理专业人才的引进不重视，阻碍了档案信息化的发展；人才数量严重不足，缺乏对档案管理专门人才的培养，忽略了专业对口。

2.2 信息化建设不足，效率低下

近几年，随着信息化的发展，教务系统、科研系统、资产管理系统、人事系统、学工系统、就业系统、OA办公等信息化系统已渗透到高校各层面，被集成为智慧校园。但档案管理信息化建设进程缓慢，档案管理信息化改革缺乏深度和广度，档案收集、整理、鉴定、保管、查询等流程仍然采用传统的档案管理模式。档案资料收集难，档案分散，资料来源多个系统、部门，收集工作繁琐且效率底。手动整理档案工作量大，不断重复录入电子档案，信息管理混乱。鉴定、销毁流程繁琐复杂，很多材料不能按时鉴定、销毁，导致档案馆材料庞杂不便管理。北部湾大学的档案管理模式和信息化建设程度在西部民族地区高校中具有较强的代表性。此种模式的缺点非常突出：传统的档案管理模式容易疏忽档案材料移交，造成档案的遗失、损坏、遗漏；纸质档案的常年积存，馆藏繁杂，档案时间跨度长，文件索引不全，搜素慢，查找困难，耗时较长，档案管理利用效率比较低。

2.3 档案管理制度机制不健全

档案馆在存储上有“重量轻质”“重归档轻鉴定”的问题。造成这一问题的主要原因是档案管理制度机制不健全。一是文件材料界定不明确，对存档文件“有价值”界定模糊，没有形成规范的档案存储类型标准。学校一些部门不经初步鉴别，就将大量文件材料移交归档，其中有一些是不应归档的文件材料，增加了档案鉴定、分类、整理的工作量。二是学校在档案的前置管理方面缺乏有效的管理制度，各部门对档案管理都是临时集中整理材料，对档案管理的要求和目的不明确，导致很多二级部门搜集的档案材料不达标，需要重新返工，浪费了大量人力物力。三是各部门档案管理意识薄弱，缺乏监督机制。学校各部门归档意识薄弱，存在不移交文件档案的情况。学校尚未制定、出台有关监督文件，无法对档案管理工作的优劣进行检查和评价。

2.4 档案的开放和利用不足

档案数据的充分利用为高校治理提供了科学依据。随着大数据时代的到来，东部、中部等地区高校档案管理已逐步实现了档案管理从“管文件”向“管数据”的转变，“价值实现”向“价值挖掘”的提升。而西部民族地区高校缺乏对档案资源的开发利用和研究，档案管理的服务能力有待提升。档案的利用仍然处于以查阅为主、编研为辅的阶段。档案在服务功能上主要体现在对校内各部门查阅需求的满足，缺乏对用户需求的科学分析和主动推送档案信息服务功能。在档案的编研上，以编为主，以研为辅。档案编研主要体现在以各部门年度总结来支撑的年鉴编撰上，档案编研的深度和广度不够。

3 西部民族地区高校档案管理工作的创新路径

西部民族地区高校应顺应时代发展，转变档案管理理念，向大档案管理模式迈进，健全档案管理制度机制，规范档案管理工作，推动西部民族高校档案管理事业向前发展。

3.1 转变管理理念，增强基础保障，加强档案管理人员引进和培养

新时代，信息化建设已经成为“高效率”“高品质”的代名词，档案工作也不例外。西部民族地区高校应明确档案管理工作在高等教育事业发展中的地位，认识到档案工作是高等学校教育、教学、科研工作的基础，各种档案数据来源于学校教育、教学、科研等各层面工作，也为学校教育、教学和科研工作的发展提供支撑。高校应转变档案管理理念，加大档案管理各类设施平台的建设投入，提高档案管理信息化程度，从信息化硬件建设和软件建设两个方面着手创新档案管理模式，由收集、保管为主的传统档案管理模式向档案的开发、利用转变，切实发挥档案管理助推西部民族高校教育事业发展的作用。加快信息化建设，首先应加大新购置配备设备的投入，不仅需要库房等基础设施的建设和优化，还需要高清高速扫描仪、高拍仪、多功能激光一体机等替代老旧的办公设备。不仅要保障档案材料的安全可靠，还需要提高档案管理的工作效率。其次，要增强人员配置，提高档案管理人员的专业性，同时配备信息技术管理人员，是“大档案”管理模式实施的基础。高校信息化建设档案管理人员不仅需要掌握计算机知识、互联网知识，还需要掌握一定的档案管理知识，对信息技术和档案管理知识掌握程度要求都比较高，这种人才比较稀少。应结合实际情况，适当地引进专业人才。同时，也应对现有的档案管理人员进行培训培养，提高档案队伍信息技术操作素养。还应加强档案管理信息系统建设。将档案管理信息系统建设纳入“智慧校园”建设总体规划中，是加快档案管理信息化建设的重要手段。随着信息技术在高校的普遍应用，西部民族地区高校应逐步将常用办公系统进行整合，形成了“智慧校园”，基本实现了无纸化办公，也大大方便了师生的工作和生活，但档案管理系统建设长期处于功能匮乏或“缺席”状态。加快档案信息系统建设，有助于提高档案管理效率，提升档案数字化利用水平。

3.2 再造档案管理流程，建设“智慧档案馆”

无纸化办公已成为高校办公的整体趋势，档案管理应顺应时代发展，在保障档案保管安全性的基础上，充分利用信息化管理优势，简化档案管理工作流程，提升档案管理效率。首先，应明确现行档案管理存在的问题和改进目标。现行的档案管理存在的主要问题是档案管理效率低，档案服务能力差。其次，寻求突破点，确定实现目标的主要途径。明确界定档案材料的电子、纸质存储方式，最大限度实现档案材料的电子存档，充分利用档案管理信息系统，实现档案管理流程再造，是提升档案管理效率的突破点和主要途径。在流程再造环节，高校应统览全局，通过高校间的交流学习、校内的调查访谈，全面分析档案材料的收集、鉴定、整理、移交、保管和利用等环节，针对提升管理效率和服务能力，重新设计规范档案管理流程。再次，制定新流程的档案管理标准等相关制度。通过反复试行和探索，不断完善管理制度、改进管理流程，实现档案电子材料、纸质材料高效存档、管理；网上办理查档申请审批流程；纸质材料查档快速定位，电子档案材料加密传输，严格档案管理信息系统数据查用权限管理，创新档案管理模式。

3.3 加强对外开放，实现档案信息资源共享

“共享”时代的到来给高校档案管理工作带来较大的冲击。部分东部地区高校走在了档案共享服务的前列，以自身独特的文化优势展示了学校良好的形象，同时发挥高校服务社会的功能，引领社会文化发展。西部民族地区高校应转变传统的档案管理理念，摒弃重保密轻服务、重采集轻分析的思想，协调处理档案的保密性和开放性之间的关系，提高档案资源的利用效率，实现档案资源的共享和服务。一是档案管理服务学校发展。档案资源是学校历史资源的集合，是学校历史的印证，理应服务学校的未来发展。档案管理部门应加强对原始档案的数据分析，对各部门档案数据需求进行调研，主动推送用户所需信息，发挥好档案的跟踪、预测功能，服务于高校的长期发展。二是档案管理服务社会查档需求。用人单位等的社会查档是西部民族地区高校可以提供的一项重要社会服务。西部民族地区高校应开设网上查档功能，通过申请认证提供查档服务，将大幅度提高查档效率和服务的满意度，更好地满足社会的查档需求。三是档案管理服务文化建设。高校是文化教育的重要阵地，应开拓档案资料收藏途径，扩大档案资料收藏范围，丰富馆（室）藏内容，充分发挥档案材料的文化教育功能。应建设并开放校史博物馆和校友馆，展现高校的发展历程、校友的光辉时刻，增强校友的归属感，发挥档案的教育和激励作用；建设并开放红色纪念馆、民族特色博物馆，开办警示教育专题展等，展示地方历史风貌和民族特色，让人们铭记历史，增强民族责任感，更好地发挥其警示教育作用。通过这些工作，充分发挥高校对社会文化建设的引领作用。

3.4 加强档案开发和利用

加强档案的开发利用，越来越重要，越来越受到高校和社会各方面的重视。西部民族地区高校应以档案开发利用为导向，树立先进的档案管理思想，提高档案开发利用的信息化、数字化能力和水平。应加大西部民族地区高校档案工作的资金投入，建立数字档案管理利用系统，实现档案编目、著录、编研、查询、借阅、利用、共享等为一体的档案开发利用体系，提高档案开发利用的现代化水平。