信息化背景下公路竣工档案管理研究

文/王建鹏

概述

信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，将各要素汇总至数据库，培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，可极大提高各种行为效率，降低成本，为推动人类社会进步提供极大技术支持。“十三五”时期，我国公路交通事业发展跃上新台阶。全国公路总里程近520万公里，高速公路通车里程达16.1万公里，有力支撑国家重大战略实施和全面建成小康社会目标如期实现。其中，临沂市“十三五”末高速公路里程达687.3公里，较“十二五”末增长34%。截至2020年底，全市公路总里程30856.3公里，面积密度179.48公里/百平方公里，位于全省第11位。国省干线总里程达2494.1公里，面积密度达14.5公里/百平方公里，累计完成大中修工程16个，共计464公里，普通国省优良路率84.68%。根据《临沂市国省干线公路“十四五”发展规划》，“十四五”时期，全市将围绕“四个一流”建设，到2025年构建“四纵五横”高速公路网和“二环十一射九连”市域快速干线公路网，形成“153060”公路出行圈。随着公路事业发展，由此产生的公路竣工档案呈现出大幅增长态势。临沂市公路事业发展中心以公路竣工档案信息化建设为突破口，不断提升档案管理信息化水平，助力公路档案管理和公路事业发展不断取得新成就。

1 信息化背景下公路竣工档案意义

公路档案管理是公路事业发展的重要组成部分，也是公路事业发展的重要基础信息。随着计算机、互联网、物联网信息技术在公路档案管理中的深度运用，公路竣工档案得以信息化，提升公路档案管理整体现代化水平。

1.1 促进档案科学发展的有效方式

公路项目建设周期长、参建单位多、形成周期长，这就使得公路档案管理需要经历漫长而复杂的过程。从公路项目立项、规划、设计到建设、竣工验收等各个阶段，在不同阶段档案的收集、整理由不同单位或部门实施，增加了公路档案管理的难度。公路档案信息化建设能够有效推动档案管理一体化，与办公自动化融为一体，将档案信息化管理纳入公路项目自动化管理系统，实现公路项目建设与档案信息化同步推进、同步落实。

1.2 提升档案管理效率的有效路径

随着公路事业的快速发展，公路项目建设规模越来越大，由此所产生的公路档案数量和内容越来越多。作为公路管理部门，从公路项目立项、设计、规划、施工、竣工验收到后期的运营、维护和管理，纳入到档案管理范畴的资料信息持续增加。因此，从公路项目建设期到运营期的档案进行信息化管理，为公路项目建设和运营管理提供翔实的资料信息，增强公路管理部门管理决策的科学性、准确性。也是提升公路项目档案管理效率、发挥公路项目档案社会效益的重要支撑。

1.3 实现信息资源共享的有效措施

传统管理模式下，公路项目档案管理与其他部门或科室之间的档案信息，由于跨部门而导致信息共享不畅，成为“信息孤岛”。将公路竣工档案信息化，达到一次性信息收集、整理，数次产出，远程服务，进一步缩短二次文献信息编著时间，提高公路竣工档案资源利用的时效性。运用计算机信息技术、互联网、物联网技术，实现公路项目档案跨部门、跨区域共享，突破了档案管理的时空、区域限制。

2 信息化背景下公路竣工档案形成

公路竣工档案涵盖了公路建设过程中形成的具有保存价值的文字、声像、图表等公路建设过程中的各种信息总称，产生于公路项目建设决策、规划、设计、施工、竣工验收的全过程，是后期公路维护、管理的重要依据。《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》要求，公路建设项目竣工验收的一项前提要求是完成竣工档案编制。其中，设计、勘测、监理、施工等参建单位均是竣工档案编制单位，信息化建设也由这些参建单位共同完成。

图1 竣工档案电子化形成及管理

2.1 施工文件信息化

竣工档案信息化内容中75%左右为施工文件，施工文件资料涵盖了项目立项、规划到竣工验收等全过程，具有时间跨度大、范围广等特点。为确保施工文件信息化按时按质完成，主要通过质量检验评定系统及试验数据处理系统完成其信息化。在公路项目建设过程中，工程用表及划分原则、评定工序统一下，划分工程系统。在公路项目单位、分布及分项工程台账划分基础上，从施工工艺、施工工序两个方面形成施工文件。并将试验数据处理系统和质量检验数据采集过程中形成的数据信息，这些信息及时生成试验记录、试验报告、施工检测表、检查表，以及工程评定表等若干施工资料。后期，公路工程项目图表绘制、业务计算、数据统计等均在系统中完成。公路项目单位、分部及分项工程质量评定则根据系统中生成的若干质量评定表，经签字、归档后，由系统自动完成。并输出相应的公路工程项目质检报告、试验报告，与各工程部位相关联，最终形成纸质档案。

图2 公路档案电子化信息管理流程

2.2 图纸资料信息化

公路竣工档案中含有大量的设计图、变更图和竣工图，这些图纸资料信息化是信息化背景下公路工程档案管理的重要内容。其中，设计图与变更图来自公路项目设计单位和施工单位，在设计、施工单位形成纸质和电子文件，并统一按照PDF格式保存。竣工图则是公路工程档案后期运营、养护的现实依据，其信息化管理应由施工与咨询单位共同完成。其中，施工单位主要以施工图DWG格式的AutoCAD文件为蓝本，并考虑到公路工程项目变更报告及设计修订、补充，形成竣工草图。咨询单位应定期督导和检查公路分项工程部门完成竣工草图，由施工部门报监理部门审查，再由工程监理部门将竣工图报公路项目管理处审核，审核通过后由咨询单位统一绘制，并形成电子文件，及时收录至公路工程档案管理信息系统。

2.3 其他文件信息化

除了施工文件和图纸资料外，公路工程项目可行性研究报告、设计基础资料、设计文件资料、工程管理资料、竣工文件资料，以及工程项目科研资料等，也需要及时进行信息化处理。其中，Excel、Word，以及AutoCAD的DWG格式电子文件，直接录入档案管理信息系统，实现信息化管理。无电子文件的纸质文件，应将其信息化扫描成PDF格式文本，经整理符合归档要求后录入档案管理信息系统。

2.4 案卷目录信息化

竣工档案后期检索利用离不开案卷目录的信息化处理。通过建立统一的数据库管理，将公路项目施工电子文件、图纸资料电子化，以及声像资料等与各部位、工程部门建立关联，实现检索、利用的信息化。利用竣工档案管理系统、三维可视信息平台，实现竣工档案管理系统、试验数据处理系统、质量检验评定系统归口统一管理，并实现公路工程电子文件与单位、分布、分项工程建立关联关系，可通过三维成像系统实现检索利用。

3 信息化背景下公路竣工档案目标

信息化背景下公路竣工档案管理的核心，是利用现代通信技术、网络技术和计算机技术等先进的信息技术手段，解决公路工程项目建设过程中档案信息采集、加工、检索和利用，提升信息管理的现代化水平。公路竣工档案信息化管理的目标如下：

3.1 现场资料规范化管理

公路竣工项目档案信息化管理，要实现的是将现场资料进行规范管理，将公路工程项目的规范管理、公路工程的科学划分（WBS），以及公路工程图表的直接衔接，从而实现现场资料的规范化管理，进一步简化公路工程项目设计、规划、施工、监理过程中填报图表程序，使现场资料内容填写、格式选择更加科学、规范，管理更加高效。

3.2 构建科学化管理体系

信息化背景下公路竣工档案管理的目标之一，是要将现场资料的产生与公路工程项目建设、养护进度计划及资料检查有机结合，构建完整的现场资料管理体系，从公路工程项目档案现场资料、填报、审核、审批、检查等全流程、全环节信息管理系统化、科学化，实现质量关口前移，提升现场资料管理质量。

3.3 实现资料自动化编制

通过公路工程档案信息系统平台建设，实现现场资料的自动编制、自动导入，实现公路工程档案资料编制的自动化，确保档案编制更加规范、准确，提高竣工档案编制效率，减少后期竣工验收阶段信息归档工作量，进一步缩短竣工档案编制的时间。

3.4 建立档案智能化审查

通过现场资料规范化管理、构建科学化管理体系、实现资料自动化编制，在此基础上，实现公路竣工档案资料网络化审核、计算机智能化审查，使档案审查更加准确、完整、高效和系统，提升档案资料检索、利用效率。并通过信息化管理，随时做好公路工程竣工资料数据统计分析，为公路项目竣工验收、养护管理提供第一手翔实资料。

4 信息化背景下公路竣工档案策略

公路项目，尤其是大型公路项目具有参建单位众多、建设规模大、工期长等特点，以竣工档案信息化建设为突破口，可有效提升公路档案管理的整体水平。

4.1 提前接入，构建信息化管理网络

根据“三同步”原则，资料员及档案管理部门应提前介入，就公路项目竣工档案信息化做足准备工作。例如，根据公路项目建设实际，及时编制《公路项目竣工文件编制与档案信息化管理实施办法》，并以档案及信息化建设为基础，编制《×××公路项目监理及施工单位公路建设信息管理系统管理办法》，并出台的相关制度、规定和细则印发至所有参建单位，要求及时组织传达学习，严格执行。在此基础上，要求各参建单位进场后根据其工作职能，制定相应的档案信息化管理规章制度，成立竣工文件编制领导组、人员网络图，构建由项目总工或总经理、资料员、档案员、班组长等共同构成档案信息化管理网络。

4.2 科技运用，搭建信息化管理平台

公路档案信息化建设离不开相应的平台作为支撑和保障。从平台的软硬件配置、软件开发、应用标准、网络结构及运行等方面，构建平台应用的一致性和可扩展性，既立足当前，又着眼长远。如，根据某公路竣工档案管理的需要，在SQL、Domino等先进数据库技术基础上，建立涵盖HDS（竣工文档管理系统）、HCS（工程建设管理系统）、HQS（工程质量管理系统）等为一体的多功能公路项目档案管理信息系统。在该系统平台上，工程质量管理系统可将施工文件直接导入竣工文档管理系统收集区，将电子文件按施工工序整理、归档，以件为单位处理，转换为PDF通用格式；编制竣工图时，CAD图可直接进行修改；DWG格式电子版图转换成PDF不可编辑格式图像文件归档，使公路项目在施工及工序必备环节形成的档案资料及时归档。

4.3 强化督导，提升信息化队伍素能

公路工程项目档案信息化建设是一个长期的、复杂的过程，既需要档案管理部门人员积极落实，也需要参建项目档案参与者共同配合完成。其中，档案队伍的业务素能以及信息化水平起着重要作用。为此，公路项目参建方应重点加强计算机信息技术、网络技术、物联网技术，以及各种信息化软硬件的应用培训，从公路项目工程质量、计量质量，以及档案管理等全面实现信息化管理。如，项目公司组织公路项目全线各标段档案管理者的工程建设管理系统、竣工文档管理系统，以及工程质量管理系统的应用培训，必要时，邀请系统研制单位派员讲解系统应用。档案管理员及时深入各参建单位进行系统应用指导，尤其是到公路项目建设各标段进行现场指导，发现问题及时解决。

4.4 注重安全，构筑信息化坚实屏障

信息化背景下公路档案管理面临着诸多的非传统安全因素威胁，因此，要更加注意信息化背景下公路项目档案信息安全、网络安全。为此，要求施工、监理等单位，在运用档案信息化管理系统，如HCS、HQS、HDS等系统时，应使用专用计算机。安排计算机人员做好档案网络系统维护、升级，以及定期病毒查杀工作，安装正版杀毒软件。涉密计算机应实行物理隔离，不得与互联网链接。建立电子档案备份制度，定期对系统中的电子文件进行实时备份，确保档案信息安全。制定档案信息化安全监管，将信息安全落实落细，落实到具体部门和具体人员，切实增强信息化背景下公路竣工档案安全。