婚姻登记档案信息化管理探讨

文/莱阳市民政局婚姻登记处 姜洪刚

近年来，我国大力推进信息化，网络实现了全面覆盖，网络信息技术在各个领域都实现了广泛应用，信息化理念逐渐深入婚姻登记机关内，在婚姻登记办理、日常管理和婚姻登记档案管理中发挥着良好的作用。为了确保婚姻登记档案紧跟时代脚步，满足社会发展需求，必须全面推进婚姻登记档案信息化管理体系的构建，从多个领域强化婚姻登记机关的档案管理水平，同时展现出数字化、智能化时代的优势，降低以往婚姻登记档案登记和管理的工作量，提高婚姻登记档案管理和检索效率，保障婚姻登记档案的准确率，充分发挥婚姻登记档案的作用和价值，促进婚姻登记机关工作水平全面提升。

一、婚姻登记档案管理工作的特点

（一）婚姻登记当事人具备特殊性。对于婚姻登记档案而言，主要是在当事人前往婚姻登记机关办理婚姻登记时，相关工作人员对当事人双方的婚姻登记状态进行建档，并且在整个婚姻登记办理过程通过档案来记录，婚姻登记档案的当事人包括登记人男女双方，并不只是单纯的个人主体，同时也要确保二者都处于婚姻关系，或者二者正处于离婚关系。基于此，这样就可以实现婚姻登记相关事宜的办理工作。对于婚姻登记档案来说，无论是当事人资料或是机构自身产生的资料，都只是呈现出两个人的婚姻状态关系。因此，婚姻登记档案相比于其他档案类型存在着一定的特殊性，在建档目标上较为特殊，建档当事人必须是双方，单一个体无法形成婚姻登记档案。

（二）婚姻登记内容具备广泛性。基于我国当前的合法公民婚姻的状态和形式来说，都需要经过婚姻登记有关部门依法进行婚姻关系登记和办理，其中包括结婚办理与离婚办理。我国合法公民的婚姻关系都必须经过婚姻登记机关依照相应的法律程序来确立以及维护，而在具体工作中，婚姻登记档案起到了良好的凭证作用。婚姻登记档案的具体内容是开放的，因此，婚姻登记档案的管理内容较多，而相比于其他档案来说，婚姻登记档案涉及范围也比较广，这也为婚姻登记档案管理工作带来了巨大的难度，导致婚姻登记档案管理工作变得越来越复杂。

二、传统婚姻登记档案管理存在的问题

（一）婚姻档案资料保存不当。在婚姻档案管理工作中，以往的婚姻登记机关大都采用传统的婚姻登记档案记录和保管，但是经常出现婚姻登记档案丢失或者损坏的现象，而且以往的婚姻登记档案管理中档案都是唯一的，很少有复制本，这为婚姻登记机关的档案管理工作带来了巨大的难度，同时也造成重大的资料损失。我国传统婚姻登记机构改革前，采用传统的档案管理体制，所有的婚姻登记档案管理工作仍旧由各地乡镇和城市社区管辖，由于人员流动性比较普遍，造成婚姻登记档案管理的不稳定性。随着我国婚姻登记机关体制的深化改革，将县级以下的婚姻登记机构全部裁掉，不但有效节约了人力物力，同时也统一由县级以上机关单位直属负责婚姻登记相关业务，但是在改革过程中，需要经过大量且复杂的交接手续，在资料整合过程中，极易引发婚姻登记档案材料丢失或者损坏的现象，导致婚姻登记档案信息不完善，流失了大量的婚姻登记档案材料，从而影响后续婚姻登记档案管理工作的有序开展。另外，在婚姻登记档案建档过程中，许多材料没有严格遵照我国相关法律要求来办理。虽然婚姻登记档案的内容要求符合相关规定，但是由于以往的技术水平有限，许多当事人的身份证复印件模糊，因此对于婚姻登记档案信息中当事人的身份信息确认不准确，如果后期保存不当，就会出现婚姻登记档案信息损坏的问题，而引发这一问题的原因包括婚姻登记档案管理不规范，工作人员意识不到位，管理责任缺失和监管力度不强等因素，最终造成婚姻登记档案资料交接过程中出现丢失或者损坏的现象，甚至个别时候会出现不交接的问题。

（二）婚姻登记档案管理不妥。据调查资料表明，在我国婚姻登记机关工作改革之前，对婚姻登记档案管理工作的重视度不足，对于当前的使用和管理缺乏具体的规定，相关管理负责人在工作方式上存在着较大的随意性，档案使用者能够随时随地对婚姻登记档案进行查阅，同时管理人员也缺乏一定的婚姻登记档案保密方案，并且缺乏对查阅者进行有效登记，对于婚姻登记档案的查阅频率没有做好登记，最终导致许多婚姻登记档案在查阅过程中出现流失或者泄密的问题，不但造成婚姻登记档案当事人合法权益受到侵害，甚至还会造成不良的社会影响，使人们对婚姻登记机关的信赖度不断下降。婚姻登记档案管理不妥的原因主要是缺乏管理机制，同时一些婚姻登记机关虽然已经建立了婚姻登记档案管理制度，但是没有严格落实和执行，婚姻登记档案管理制度形同虚设。

（三）婚姻档案可利用率较差。随着我国社会经济体制的不断改革，社会经济发展速度飞快，同时各项制度不断完善，我国在婚姻登记领域的法律法规不断完善，推进了社会的健康发展。在当前社会发展过程中，每一个公民的户口迁移、贷款、购房以及子女入学都需要获得婚姻登记档案信息的支持，因此可以看出，婚姻登记档案不再仅仅是证明当事人婚姻状态的一个凭证，更能够体现出较高的利用价值。但是对于我国历史的婚姻登记档案管理而言，在改革前婚姻登记档案管理仍然存在信息不完善、档案流失严重的现象，例如当事人的名字同音字错误、日期农历与阳历不统一、大名和小名不准确的现象，甚至有些人弄虚作假，影响后期婚姻登记档案的利用率。因此，必须不断完善婚姻登记档案管理水平，才能有效提升婚姻登记档案的使用效率，发挥出婚姻登记档案的作用。

三、婚姻登记档案信息化管理的必然趋势

为了有效解决婚姻登记档案管理中存在的问题，人们积极发挥信息化时代的技术优势，通过互联网、计算机技术等现代技术手段的支持，逐步深入研究婚姻登记档案管理理念，通过婚姻登记档案信息化管理的实现，全面提升婚姻登记档案管理水平，同时也为公民提供优质的婚姻登记档案信息化服务，这一理念的突破成为婚姻登记档案管理的必然趋势。首先，婚姻登记档案信息化管理是时代发展的必然要求。随着互联网时代的全面覆盖，计算机技术在人们的生活中得到全面普及与应用，改变了人们原本的生活方式，而计算机技术给人们带来了更加高效的生活与工作体验。在我国现代信息化建设的飞速发展过程中，已经逐步将信息化融入各个领域，同时我国已经将信息化建设融入社会发展的整体目标内，其中包括婚姻登记档案信息的管理与实施，专业化必将成为必然趋势。其次，婚姻登记档案管理信息化也是档案工作的整体发展要求。早在2002年，我国就提出了档案信息化建设的相关政策纲要，并且做出了明确的档案信息化建设要求，大力推进档案管理信息化建设目标，不但成为我国档案管理发展的重要选择，同时也是我国现代化社会发展的重大目标。最后，婚姻登记档案信息化管理是婚姻登记机关的自身要求。随着时代的全面发展，婚姻登记档案的作用不断提升，其应用领域越来越广泛，以往的人工和纸质档案管理已经无法满足当前社会对婚姻登记档案利用的庞大需求，为了提高婚姻登记档案检索和应用的高效性，必须推进婚姻登记档案信息化管理，同时有效提升婚姻登记档案服务效率，推进婚姻登记档案管理水平不断提升。

四、婚姻登记档案信息化管理的优势

（一）具有较大的储存量。近十几年来，我国婚姻登记档案信息内容不断丰富，海量的信息扑面而来，传统婚姻登记档案信息的分类和归档方式无法应对庞大的信息量。所以，人们必须着手开展高效的婚姻登记档案信息管理方法，为海量信息提供一个庞大的存储空间。例如，我国某地区每年会产生1.5万份婚姻登记档案，如果采用普通的婚姻登记档案管理需要分成7组，虽然可以采用密集档案架，但是也依然需要5组才能实现全部归档，倘若每10年移交一次，那么这15万份婚姻登记档案信息需要50组密集档案架进行归档。庞大的存储量对婚姻登记机关造成巨大的压力，为此，人们通过婚姻登记档案信息化的实现，打破了传统档案架存储婚姻登记档案的模式，通过小小的硬盘或者网络云空间，就能够实现良好的婚姻登记档案信息存储，展现出庞大的信息存储空间，同时不会占用较大的空间，最重要的是利用婚姻登记档案信息化存储可以实现备份和加密保存等功能。一是可以避免婚姻登记档案信息泄露，保障婚姻登记档案的安全性；二是能够通过备份保持婚姻登记档案信息的完整性，避免出现档案损坏和丢失造成的影响。

（二）具有强大的操作优势。通过婚姻登记档案信息化管理的实现，能够确保电子档案高效归档和整理，档案管理人员在进行信息查阅中，只需要通过输入相关证件号码或者编号就可以快速检索和查阅婚姻登记档案信息，全面提升了婚姻登记档案管理效率。例如某地区的婚姻登记档案信息量较为庞大，档案的查阅者众多，当地公民调取婚姻登记档案方便子女上学、户口迁移以及购房等等，通过婚姻登记档案信息化管理能够实现档案信息的准确调用，提高婚姻登记档案的服务水平。

五、婚姻登记档案信息化管理对策

（一）提高婚姻登记档案管理人员对信息化管理的认识。近年来，我国人口基数相较之前有了大幅度提升，每年婚姻登记机关的结婚和离婚登记办理工作量较大，这给婚姻登记机关的档案管理工作带来了巨大的压力。同时，在社会体制的不断完善下，婚姻登记档案在社会中的作用和功能越来越多，人们买房贷款、子女入学、新婚生育、户口迁移等等都需要以婚姻登记档案作为凭证，所以，在这样的背景下，增加了公民对婚姻登记档案信息的查阅量，每年对婚姻登记档案的查阅不断提升，对婚姻登记机关的档案服务要求也越来越高。因此，给婚姻登记档案管理部门带来了巨大的压力。所以，在当前的婚姻登记部门档案管理中，管理人员必须高度重视信息化管理的重要意义，明确当前婚姻登记档案管理工作面临的困境，同时全面认识信息化水平和管理手段在婚姻登记档案管理中发挥的重要价值，积极强化婚姻登记机构领导和管理部门对于婚姻登记档案信息化建设的重要性，并且逐渐将婚姻登记档案信息化管理意识传递到公民的群体中，遵循共享原则，逐步落实婚姻登记档案信息化建设，不断提升管理人员的信息化水平。同时，进一步解决以往婚姻登记档案管理中存在的困境，提高婚姻登记档案管理和服务水平，缓解工作人员的档案信息管理压力，推动我国婚姻登记档案信息管理水平，更好地发挥婚姻登记档案信息的作用，促进社会的和谐发展。

（二）加强婚姻登记档案信息化管理资金的支持。为了进一步推进婚姻登记档案信息化管理，除了强化婚姻登记档案管理人员的信息化意识以外，还要为婚姻登记档案信息化建设提供良好的设施支持，而软硬件设施建设需要大量的资金作为支撑，例如在婚姻登记档案信息化管理中需要用到扫描仪、计算机以及刻录机等等，通过这些先进的设备与设施构建一体化的婚姻登记档案信息化管理，推进档案信息数字化水平。在这样的工作背景下，财政部门需要给予一定的资金支持，不断提升婚姻登记档案信息化管理水平，促进管理工作的效率。另外，婚姻登记机构要构建完善的婚姻登记档案信息化系统，保障系统平台实现良好的信息查阅和登记功能，提高信息共享性与服务便捷性。婚姻登记机构要制定完善的婚姻登记档案信息化管理体系，确保婚姻登记档案信息化管理有序开展，实现科学化与合理化的管理体系。另外，要加强婚姻登记档案管理人员的培训工作，保证一线人员具备良好的信息业务素质，满足婚姻档案业务的实际需求。

（三）保障婚姻登记档案信息化管理安全。虽然婚姻档案信息化具备不可比拟的优势，但是由于其是基于网络作为基础来开展的，网络具有开放性特点，因此面临着安全性问题。婚姻登记档案管理信息化中需要重视病毒入侵、程序损坏以及黑客的防护措施。所以，为了保障婚姻登记档案信息化的安全性，我们要重视计算机硬件设施的升级，做好计算机杀毒防护工作，提高管理人员的网络安全意识，积极采用数据加密技术，定期对婚姻登记档案信息化系统进行检测，一旦发现问题要及时采取有效措施进行解决，保证婚姻登记档案信息化高效性的同时，也要提高婚姻登记档案的安全性。

六、结语

综上所述，随着信息化时代的全面发展，我国婚姻登记档案管理工作越来越复杂，在婚姻登记档案管理和服务中经常会出现许多问题，传统的婚姻登记档案管理已经无法满足当前的实际需求。为此，人们只有积极探索全新的婚姻登记档案信息化管理工作，构建信息化管理平台，提高管理人员的信息化意识和专业水平，从而保障婚姻登记档案管理工作的全面发展。