浅谈煤炭企业人事档案管理特征及强化措施

冯燕

摘 要：人事档案是煤炭企业人力资源管理的重要依据，为企业高素质人才队伍建设提供科学参考，人事档案的科学管理和高效开发利用对推动企业高质量发展起到积极作用。本文结合煤炭企业改革发展实际，分析煤炭企业人事档案的特点，阐述人事档案管理的重要价值，探讨当前煤炭企业人事管理存在的问题和解决措施，推动人事档案管理水平和开发利用效率的提升，为职工和企业共同发展提供有效支持。

关键词：煤炭企业;人事档案;管理

1引言

煤炭企业是能源行业的重要组成，为经济社会发展提供基础能源保障，为适应新常态下复杂的市场环境，对人才工作提出了更高的要求，建设高素质人才队伍成为企业的重要任务。人事档案为煤炭企业人才工作开展提供科学的依据和参考，而随着人才市场环境的日益复杂，企业人才流失问题的不断凸显，需要档案部门结合人事档案特点，优化人事档案管理思路，推动人事档案管理和服务质量的全面提升。

2煤炭企業人事档案管理的内涵及特征

人才是推动经济社会创新发展的关键动力，人事档案是企业职工个人信息、学历水平、工作经历、组织关系、专业技能水平等资料的全面整合，在人事管理中合理运用人事档案，能够为人事决策的制定和执行提供有效支持。特别是煤炭企业职工队伍结构较为复杂，为适应煤炭产业复杂实际，需要重视对人事档案的开发和利用。[1]人事档案具有鲜明的特点，一是档案内容的全面性，需要对人事资料信息进行全面的收集，并根据职工的实际岗位工作和职业发展情况对相关资料进行及时的更新，保障人事资料的真实有效。二是档案载体的多样性，信息技术的高效运用推动了电子档案的普及，人事资料的载体形式实现了信息化转型，拓宽了人事资料载体形式。三是较高的利用需求，煤炭企业职工队伍规模较大，需要对人事资料进行科学的开发利用，为人事决策提供依据。[2]

3煤炭企业人事档案管理的现实意义

人事档案内容较为丰富，是职工综合素质水平和工作能力的直观呈现，人事档案的科学利用为煤炭企业人力资源管理提供科学的依据，保证人事档案的全面性和真实有效是档案管理的基本原则。特别是煤炭企业作为技术密集型产业，对专业人才具有较高的需求，高质量的人事档案管理水平为提升推动企业人才工作的高效开展提供科学的依据，为人事工作开展提供有效的凭证。人事档案内容丰富，资料的时间跨度较大，增大了档案管理难度，推动档案管理模式的科学创新已经成为档案管理部门的重要任务。[3]

4煤炭企业人事档案管理的问题及措施

4.1人事档案管理中的问题

4.1.1管理思路较为传统

信息设备和技术在煤炭企业经营管理中得到广泛的应用，推动了档案管理模式的科学转型，已经基本建成了信息化档案管理体系，而在实际的人事档案管理中，现有的信息化水平存在不足，对先进设备和技术缺乏有效的引进利用，无法保证较好的管理效果。同时对人事档案的开发利用缺乏有效重视，对人事资料缺乏深入的分析，档案利用形式较为单一，在利用环节对信息技术设备和技术缺乏合理的利用，无法有效满足使用需求。

4.1.2管理制度不够完善

人事档案管理流程较为繁琐，为保证档案价值，需要完善的管理制度对档案管理工作进行全面的规范。随着煤炭企业改革的高效推进，企业组织结构和管理模式发生了很大的变化，而现有的人事档案管理制度较为固定，无法根据实际的工作情况对相应的规章制度进行及时的调整。缺乏完善的责任机制，对各个管理主体的岗位职能缺乏科学的设置，干部职工档案意识较为薄弱，对人事档案管理缺乏有效的重视。保密机制不够完善，保密等级设置不够科学，缺乏完善的权限管理模式，容易存在越权行为，不能保证人事档案安全。

4.2人事档案管理优化措施

4.2.1优化管理思路

档案部门要充分认识到人事档案的重要价值，结合煤炭行业发展环境，提升主动创新意识，加强重视和投入力度，强化档案基础设施建设，转变档案管理理念。要推进信息化建设，充分发挥信息技术优势，整合信息资源，强化资金投入，积极引进先进信息设备和技术，为信息化档案工作开展提供物质基础。要建设完善的信息化管理系统，形成对档案管理流程的全面整合，档案资料和管理指令通过网络途径进行高效的传递，有效提升档案管理效率。要优化档案利用模式，合理利用信息技术，对档案利用环节进行优化，利用网络途径拓宽利用形式，使用者能够通过网络渠道实现对人事资料的远程查询和调用，提升利用效率。要优化检索机制，对人事档案进行全面分析，建设数字化档案资料数据库，根据实际使用需求做到对人事资料的准确定位，提升档案服务水平。要优化检索机制，利用大数据等先进技术手段对人事档案使用需求进行分析和预测，提升档案利用效率。

4.2.2完善管理机制

企业档案部门要强化主体责任意识，严格按照档案法律法规要求，制定完善的档案管理制度，构建长效管理机制，根据实际管理情况进行针对性的调整，对档案工作形成科学的规范，要落实责任机制，明确权责划分，增强干部职工的档案意识，做到责任落实到到人，保证管理制度的贯彻执行。要强化保密管理，制定完善的保密制度，对保密等级进行科学的评定，做到加密和解密工作，对档案管理人员和使用者的权限进行科学设置，有效杜绝越权行为的出现，保证档案信息安全。要重视信息安全管理，健全安全管理制度，对管理人员的网络行为进行规范，合理利用网络安全设备和技术，建设完善的网络安全防护体系，切实保证信息安全。

5结语

煤炭企业人事档案管理工作的高效开展对推动企业发展起到关键作用，档案部门要提升主动意识，结合煤炭行业特点和人力资源管理需求，优化档案工作思路，积极引进和利用先进的档案管理理念和方式方法，健全管理制度，强化信息化水平，优化档案利用环节，推动人事档案价值的高效实现。

参考文献

[1] 贾继萍. 国有煤炭企业干部人事档案管理问题及对策[J]. 内蒙古煤炭经济， 2020（2）：201-202.

[2] 樊江燕. 论如何有效提升煤炭企业人事档案管理工作[J]. 中国集体经济， 2021（33）：255-255.

[3] 贾继萍. 国有煤炭企业人事档案管理的创新路径[J]. 企业文化（中旬刊）， 2020（1）：174-174.