有效提升管理效率

云冬玲

摘 要：随着数字化时代的发展，数据信息化对档案管理工作发挥着越来越重要的作用，社会各界也逐渐 重视综合档案的信息化管理，合理利用综合档案资源能够为社会各类工作和活动的开展提供有效的基 础信息资源。社会各界的综合档案采用信息化管理方式，能够为社会的发展建设提供有力保障，而社 会各界要想使综合档案资源的管理更加科学、有效、规范，就必须在数字化时代的发展背景下，加强 对社会各界综合档案管理信息化的建设。

关键词：档案管理;有效管理;信息化管理;精准管理

随着社会的快速发展，当前各种高新技术开始被 应用在单位的日常工作中，为单位更 加高效地提供社会服务奠定了良好基础。作为日常管理 工作的重要组成部分，档案管理工作是非常重要的一项 内容。将信息化技术融入单位档案管理中，能够起 到辅助管理工作、提升管理效率的积极作用，是当前事 业单位中的重要建设内容。因此，为了将信息化建设准 确地落实到实际中，需要对建设过程中遇到的阻碍和问 题进行分析，并且提出与之相适应的解决措施。通过完 善信息化建设，提升信息化水平，为更好地开展档案管 理工作提供支持，促使单位能够更好地发展。

一、单位档案管理信息化建设的意义

（一）优化档案存放环境

依照當前单位开展的档案管理工作来说，大部 分单位依然采用纸质的方式存放和管理档案，这种 方式虽然也能确保档案管理工作的有效开展，但是在实 际操作过程中，非常容易出现档案缺页、破损等问题， 对于档案的完整性非常不利。而通过积极开展信息化建 设工作，结合各项技术和设备管理档案，不断提升档案 管理工作的整体信息化水平，能够在很大程度上降低传 统档案管理工作对环境提出的要求。同时，信息化建设 的准确落实，不仅能够提升档案的保存质量和效率，对 现有的档案存储环境进行优化，还能够通过降低纸张的 使用数量，起到保护环境的积极作用。此外，随着信息 化建设的不断进步，单位中的档案逐渐由纸质档案 变成电子档案，此举为档案存储提供了大量空间，解决了以往需要大量存放空间，以及对空间湿度、温度要求 高等问题，大大降低了工作人员的工作量，实现了对空 间资源的高效利用。只需要有较小的空间，就能够实现 对档案资料的高效管理。

（二）提供便捷检索服务

以往在实际档案管理中，档案信息的使用效率较 低，这不仅由于档案自身信息的应用价值问题，也是因 为其在使用过程中受到了一定的阻碍，如档案数量大， 查找比较费时费力;重要档案信息没有做出特殊标注， 查找工作难以进行等。随着信息技术的快速发展，人们 获取信息的途径越来越多，并且获取的过程也越来越便 捷，与以往的翻看、查找纸质档案方式相比，信息化档 案管理工作大大提升了信息的获取效率和质量。在计算 机的辅助下，以往的纸质档案内容能够直接展现在系统 中，通过搜索关键词，即能够在几秒内找到相关的档案 信息，这有效缩短了档案查找的时间，节省了时间成 本。同时，利用计算机系统还能够实现对重要档案的加 密处理，在保证档案信息自身安全性的同时，确保重要 档案信息被更加有效地管理。这样不仅能够实现档案的 高效分类保存，还可以在一定程度上确保重要档案信息 的安全性，弥补以往档案管理中存在的不足，为提升档 案管理工作的质量和效率提供有力支持。

二、数字化时代档案管理信息化建设的分析策略

（一）对传统纸质综合档案内容的信息化建设

在对社会各界综合档案管理信息化的建设过程中，首先要将传统的纸质综合档案资源转化为数字化的综合 档案资源，将纸质版内容“复制”到信息化系统中，并 对这些资源进行整理和归纳，并且在后期收集和整理综 合档案的过程中，采用电子信息化记录方式代替纸质记 录方式，使综合档案资源能被人们快速、准确、有效地 查询。例如，在综合档案信息化系统中，按照规范要求 搜索某位群众的财产收支单，能够快速又高效地查询到 该人员在某段时间各项账户的收支数据。

（二）提高建设人员的信息化建设意识

在社会各界的综合档案管理信息化建设中，提高管 理人员的信息化建设意识极为重要，只有管理人员的信 息化建设意识得到提高，社会各界的综合档案管理信息 化建设工作才能够顺利开展，并持续向前发展。促进管 理人员综合档案管理理念的转变，使他们能够从传统的 综合档案管理理念向信息化综合档案管理理念转变，从 而实现社会综合档案管理的信息化建设目标。

（三）加强对信息化技术人才的培养和聘用

社会各团体或组织在推动档案管理的信息化建设工 作时，加大对信息化技术人才的培养和聘用力度非常重 要。档案信息化建设工作的必备要素就是信息化技术 人才，具备优秀且充足的信息化技术人才是成功建设 档案信息化网络的基础。因此，社会各组织或团体在 建设过程中，应该加强对社会各团体或组织中综合档 案管理人员信息化技术的培训，或者加大对专业信息 化技术人才聘用，以推动社会综合档案管理工作的发 展，从而组建一支具备专业知识和技能的综合性档案 管理团队。

（四）满足社会组织或团体档案管理信息化建设的资金需求

社会组织或团体在进行档案管理信息化建设工作时，需要充足的资金支持，只有具备充足的资金，才能 够保证社会组织或团体档案管理信息化建设工作的顺利 开展，保证基础设施的建设，为更新信息化网络系统 提供支持，从而提高数字化时代背景下档案管理信息 化建设的成效，提高社会各界的现代化档案管理信息 化水平。

三、结论

综上所述，我国信息化时代的发展势头越来越强 劲，在此背景下，社会各组织或团体的档案管理信息化 应运而生，利用信息化建设开展档案管理工作，使得档 案管理的方式出现了根本性的变革——由纸质化转为电子 信息化。在数字化时代推动档案管理的信息化建设工作 中，人们或许会遇到许多问题，如基础设施不完善、专 业技术人员短缺等，但我们应当根据建设中遇到的这些 问题有针对性地探讨有效的解决措施，从而推动数字化 时代档案管理信息化建设工作的顺利进行。

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