浅谈高校二级学院行政秘书如何高速处理日常事务

甘虹

摘 要：对于高校二级学院行政秘书兼管负责学院的人事、财务、办公室、资产、后勤等工作于一身，联系学院与学校各个部门，由于目前行政秘书的自我职业认同感低、职业晋升空间少、缺少责任心和服务意识、待遇不高，所以需要行政秘书需要不断增强自身服务精神和奉献精神、提高业务能力、提高效率、增强心理素质。

关键字：行政秘书、服务精神、 奉献精神、效率至上

行政秘书需要具有较强的协调组织能力，不仅需要处理文字内容，还需要做好领导的参谋和智囊团，是领导的重要助手。作为高校二级学院行政秘书来说，更是兼管负责学院的人事、财务、办公室、资产、后勤等工作于一身，联系学院与学校各个部门，除此之外，行政秘书更是协调学院领导班子与师生员工的纽带，需要发挥上传下达的重要作用。

一、高校二级学院办公室行政秘书的工作内容

一是文字撰写类，其中包括年度工作计划和总结、各类文函的草拟、来文（函）的处理、网站新闻信息的上报（还包括收集、整理）、学院会议记录与会议纪要的整理;二是档案管理类，文书档案的收集（还包括整理、归档、上交）、教职工个人档案的收集、毕业班学生信息档案的整理、学院图书档案的借还和管理;三是人事管理类，教职工每月考勤、教职工请销假、学年考核、教职工职称评定、福利申领、教职工招聘计划和过程跟踪、日常培训、接待和外联、兼职老师的管理等;四是办公室日常管理类，协助院领导督促各类工作资料的上交和落实、办公经费的管理、办公用品的采购和申领、学院资产的清点和维护、各类盖章事宜;五是沟通协调类，会议的筹备和安排、负责与学校相关部门的沟通联系、负责学院领导与教职工的沟通联系;六是疫情防控类，教职工健康码、行程码的收集;根据省市疫情防控分级管控表，负责教职工重点地区返校人员排查统计;教职工接种疫苗统计;教职工核酸排查通知等;七是其他类，包括学院突发事件的处理、学院安排的其他工作内容。

二、高校二级学院办公室行政秘书的工作现状

（一）自我职业认同感低

高校二级学院的行政秘书属于管理人员，属于服务性的管理人员，不仅要接受学院领导的管理还要接受學校各个行政部门的管理和安排，需要服务教师和学生，所做的工作也是属于服务性和事务性工作，事务繁多且大多都是一些小事，长期处于这样的工作状态和工作环境就会导致大部分行政秘书觉得自己的工作地位较低，对自己的工作内容也没有较大的成就感， 自我职业认同感低，久而久之就会倦怠和烦躁。

（二）职业晋升空间少

高校二级学院行政秘书属于学院办公室，由于岗位特性决定从业者事务性工作居多，且很少有时间去进行学历和科研能力的提升，所以在岗位晋升问题上，空间仅限于办公室系列，也就是办公室主任或办公室副主任。作为以教学为主的高校来说，对教师的重视程度往往高于对行政人员的重视程度，所以行政秘书的晋升渠道相对较窄，很多从业人员就会对自己的岗位前景缺乏信心，也会造成行政秘书岗位的流动性大。

（三）缺少责任心和服务意识

行政秘书的日常事务繁杂，有文字撰写类、档案管理类、人事管理类、办公室日常管理类、沟通协调类、疫情防控类等各个模块，还有一些领导临时安排的工作内容，所以就要求行政秘书需要很强的责任心和服务意识，但在具体的工作中发现，很多行政秘书缺乏对本职工作的全方位认识且晋升渠道有限，所以在具体工作中缺少责任心和服务意识，工作中态度消极，工作效率也很低。

（四）待遇不高

在高校来说，薪资及福利待遇方面，行政秘书远不及教师队伍的待遇，这就很难激发其工作的积极性，容易产生倦怠心里，（1）待遇较低就会导致从业人员容易倦怠和浑水摸鱼，觉得工作能做的起走就行，处于得过且过的状态。

三、高校二级学院办公室行政秘书如何提高工作效率

（一）增强自身服务精神和奉献精神

行政秘书属于服务性工作，工作比较繁琐，所以行政秘书在日常工作中需要增强自身的服务意识和奉献精神。工作中需要为院领导和老师们解决实际问题，积极的联系和对接其他行政部门，为一线授课的老师们做好服务工作，在遇到问题时需要先利用自己的工作经验尝试解决问题，自己解决不了时才需要去请求院领导的帮助和询问院领导的意见建议，努力为院领导和老师们创造更好的工作环境。

（二）强化自身学习，提高业务能力

从高校从业人员的学历构成来看，二级学院的行政秘书往往学历比专职教师低，为了能做好高校办公室行政秘书的工作要不断提高理论修养和行政服务水平（2），行政秘书对学院教职工具体情况、规章制度、办学条件等数据需要烂熟于心。除了提高业务能力外，行政秘书还需要增强自身对学院学科内容、专业特点、优势学科、一流课程、产学研等内容需熟记于心，成竹于胸完成本职工作。

（三）效率至上

对于行政秘书而言，效率主要体现在一是处理事情速度，能不能立即理会院领导的意图，处理棘手事件时能不能敏捷反映出事件背后的含义，能不能灵活自如的完成院领导交代的工作任务。二是熟练程度，行政秘书的常规工作都是以年度为单位重复的，每年在什么时间点需要处理什么事务都是固定的，所以行政秘书需要不断的总结工作经验，提前预判接下来需要完成的工作任务，熟能生巧以提高自身的熟练程度。三是不拖沓，对于行政秘书而言，在工作中，会遇到很多需要接待或者传达的工作，里面有很多繁琐和复杂的事务，这就需要行政秘书以最快的速度处理一条一条的工作内容，一旦拖沓时间，后面的事情就会越变越多，从而影响工作进度。

（四）增强心理素质

一是积极阳光的心态。行政秘书每天面对的是繁琐的工作任务和杂碎的事情，比如收发报纸、领取办公用品、文件的转发等等，都是很小的工作内容，每天从事这么多工作中的小事就会让从业人员觉得自己只是一个后勤工作管理人员，这就需要行政秘书能拥有积极阳光的心态去处理工作。二是乐观热情。由于行政秘书在工作中需要对接各个部门、联系专职教师、接待来宾，所以乐观热情的对待身边的各种人际关系至关重要，积极主动地对待工作，才能提高工作效率。

1、高校系部行政秘书工作效率的提高问题及对策（申卫红）

2、谈如何做好高校办公室行政秘书工作（李欣）88F329DD-B89B-403E-9DAF-2D9205A7DE8E