基于信息化背景探究档案管理工作存在的问题及应对措施

摘 要：在我国，事业单位档案管理是重要的工作之一，其详细记录了单位建立以来的重要事件及其在发展中取得的成就，蕴含了丰富的经验和正确的思想，为管理人员、工作人员、领导者高效开展业务工作提供了重要指导，大大提升了档案管理水平。在信息时代下，各种形式的档案不断涌现，其中传统的档案管理模式已经不能适应时代的发展需要，在这种情况下强化档案管理工作信息化建设是十分必要的。本文将详细阐述信息化背景档案管理工作中存在的问题以及具体的应对措施，相关观点仅供参考。

关键词：信息化背景;档案管理;存在的问题;应对措施

随着科技发展水平的提升，我国已进入数字信息新时代。在数字信息时代，各种先进的信息网络技术广泛应用于各个行业和领域，为人们的日常生产生活提供了极大便利。同时，随着时代发展和进步，档案管理工作也逐渐引入了数字化、信息化技术和设备，实现了传统档案管理模式向数字化管理模式的转变。但是基于信息化背景下，事业单位档案管理工作中仍然存在一些问题，为此要制定有针对性的解决措施。

一、信息化背景下档案管理工作基本特征

在信息化背景下，事业单位档案管理向信息化方向发展，其主要具备以下几个方面特点：

第一，以数字档案馆为核心，管理对象发生了变化。新时代背景下，电子档案逐渐取代传统纸质档案。有关调查表明，大多数事业单位的档案管理工作都以电子档案为核心。电子文件与传统纸质档案的区别在于，其具有明显的虚拟性，并且包含了多种丰富的功能。比如，压缩传输功能、复制功能、拷贝功能等。

第二，从存储到收集和利用，档案管理的核心发生了变化。在传统档案管理工作中，纸质档案的保管、整理、收集等工作完成需要耗费大量的时间、物力和人力，工作效率较低。在信息时代，传统纸质档案逐渐向电子档案转变，档案管理者必须充分发挥网络信息技术的作用，有效存储、整理和收集档案信息，进一步提升了档案管理工作质量。

第三，顺应现代社会的变迁，档案管理的服务方式发生了变化。近二十年，我国各地对档案调用的需求增多，仅仅使用借阅不同储地的纸质档案的方式不但费时费力，也难以从中获取目标信息。随着云计算、大数据在档案管理领域的广泛应用，相关人员能够精准定位、查找某一专题或某一地域的部分档案，还可与其他事业單位共享异地人事信息，极大地满足了日益增长的阅档、调档、归档等需求。

二、信息化背景下事业单位档案管理工作中存在的问题

现代化发展为人民生活提供了便利，也为档案管理工作提供了全新的方法，其中包括办公自动化和无纸化。这种变化为档案的传递、整理和收集提供了有效支持，但是在实际档案管理工作中出现了一些问题。

1.档案管理工作意识不足

随着时代的进步和发展，档案管理工作内容和工作方式发生了一定转变，虽然大部分事业单位在档案管理工作中引入了先进的数字化信息技术和设备，但是由于管理人员在思想意识方面没有正确认知档案管理工作的重要性，导致日常档案管理工作中经常出现填写不规范、漏填等问题，并且部分档案管理人员仅仅会利用信息技术开展档案归档和管理工作，这将严重影响事业单位档案管理的创新和有序发展，阻碍档案管理信息化水平的提高。

2.档案管理基础设备不健全

在信息时代背景下，事业单位要实现档案管理信息化，必须要有效利用各种先进、专业化的信息技术和设备，但是有的事业单位由于资金有限，无法为档案管理辅助设备采购提供足够支持，这将导致档案管理实际发展中缺乏先进的信息技术和设备，进一步延缓档案管理信息化建设进程。虽然部分档案管理部门购入了各种先进的技术和设备，但是由于档案管理人员信息化技术水平低，对专业知识掌握不足，因此无法在档案管理工作中充分发挥信息技术和设备优势。同时，相关信息技术人员开发的档案管理软件无法满足档案管理信息化建设基本需求。

3.档案管理软件缺乏科学性

我国各个地区发展程度不同，因此信息化程度也会有所区别。一方面，档案管理软件不统一。各地事业单位档案部门使用的计算机软件不统一，缺乏统一完善的信息管理软件，导致在日常管理工作中很多工作事项需要本人到档案所在地区办理，无法远程获取相关资料。同时，在档案信息管理工作中无法全部使用电脑完成，这在一定程度上延缓了档案管理工作进程。另一方面，档案管理工作严重缺乏标准化。受到历史原因的影响，档案中会存在遗失文件的问题，遗失文件处理缺乏统一标准，并且将各种档案录入到各个地区缺乏明细、统一标准。再加上各个地区交流密切程度不同，在档案管理方面存在较大区别，这在一定程度上加重了档案管理工作无法有效协调和统一的问题，不利于档案信息化管理的有序开展。

4.档案管理制度不完善

一般情况下，事业单位在开展档案管理工作中经常会出现档案运输、档案换机构管理这两种情况，在一定程度上增加档案管理的难度。主要表现为工作职责分工不明确，缺乏有效、良好的档案管理措施。首先，职责分工不明确。相关调查表明，当前我国大部分事业单位没有制订完善的档案管理制度，因此经常会出现档案换机构管理、档案运输中重复收录信息的现象，这种现象的出现，不仅会严重浪费人力资源，还会造成档案信息资源浪费。其次，缺乏有效的档案管理措施。由于事业单位缺乏完整的档案管理系统，在日常档案管理工作中只是简单存储和堆叠文件。当文件需要使用时，将其移交或转发，只在临时需要时整理相关文件。

5.对档案管理工作缺乏应有的重视

目前，大部分事业单位错误地认为在档案管理工作中只要保证档案不丢失即可，没有必要投入大量的资金和精力，造成这种错误认识的主要原因是档案管理工作的开展不会给事业单位发展带来较大影响。但事实上，档案管理与国计民生有着密切关系，由于对档案管理工作缺乏足够重视，因此档案管理制度的制定存在较大问题，不能充分、深入了解国家相关法律法规，导致事业单位档案管理制度不够健全和完善，在具体工作开展中不能满足国家相关要求，最终给事业单位带来无法挽回的损失，严重情况下会影响服务对象的经济利益，这对于事业单位健康发展来说十分不利。

三、信息化背景下事业单位档案管理工作优化策略

为了实现事业单位档案管理工作规范化，提升档案管理工作质量和效率，为群众提供高质量的服务。在信息化背景下，事业单位要在开展档案管理工作中做到以下几点：

1.形成良好的档案管理信息化意识

随着时代飞速发展，事业单位传统的档案管理方式无法紧跟时代发展潮流，更不能满足新时代背景下档案管理工作实际需求。为此，在具体的档案管理工作中，要科学应用数字信息化技术和先进设备，并在此基础上形成良好的档案管理信息化意识。档案管理作为一项基础性工作，其实际的开展情况直接影响着事业单位发展水平。在信息化背景下，事业单位在开展档案管理工作中，要借用信息技术的同时，充分体现信息化。首先，事业单位领导人员要着重培养档案管理人员信息化管理意识。其次，领导人员要不断健全和完善档案管理制度，为后续档案管理信息化建设有序开展提供必要帮助。最后，提升档案管理人员综合能力和专业素养，不仅要让档案管理人员掌握信息化工作技巧，使他们认识到开展档案管理工作的重要性，通过参加培训和自主学习活动，组织档案管理人员学习信息技术。最重要的是做好人才把关工作，在招聘档案管理人员过程中，尽量寻找具有丰富档案管理知识、懂信息技术和专业技术的人才。这样不仅可以提升档案管理队伍的专业性，而且可以从根本上提升档案管理工作水平。

2.加大档案管理信息化建设资金投入

事业单位档案信息化建设是一项长期、复杂的工作，不是一蹴而就的，需要耗费大量时间、精力、人力，以及需要投入各种先进的信息化技术与设备。在具体档案管理工作中，档案管理部门要与国家相关部门深入分析和交流，从而在档案管理信息化建设工作中获得专项财政资金。此外，档案管理部门要有效发挥群众力量，通过引入充足的社会资金，提高档案管理信息化建设水平。同时，事业单位在档案管理信息化建设中，要认识到不仅要配置档案管理专业人员，还要重点引进先进的技术人才。同时，在引进先进技术人才的前提下，要加强内部人才培养和再教育，提高档案管理人员的管理能力和信息技术人员的技能水平。例如，某事业单位领导人员认识到了档案管理信息化建设是必然趋势，为此与国家相关部门积极交流，争取到了专项财政资金，通过利用专项资金购买先进设备和应用信息技术后，该单位档案管理工作支出比上年节省了30%，并且节约了更多人力、物力和财力投入到其他工作中。

3.积极升级档案管理软件

为了实现档案信息互通，必须要开发或者购买一个通用的档案管理软件。对于档案管理软件要真正做到集信息搜索、信息应用、信息收集等于一体的功能软件。特别是在互联网技术应用范围不断扩大的背景下，要将档案管理软件与人民群众的基本需求有效结合。让人民群众可以在家中上传和验证相关信息，而软件后台将人们上传的信息进行有效分析、存储、归类，为后续搜索和应用工作的顺利开展提供便利。事业单位应及时对群众普及信息化操作，提高数据上传與验证的效率;对管理人员开展定期集中培训，令他们增强使用信息化档案管理软件的能力，积极了解与掌握相关信息技术，如防火墙技术与杀毒技术。此外，档案管理软件应将保障人民信息安全作为首要开发与应用原则，通过实时更新修复系统漏洞，精准清除因病毒木马感染而产生的信息泄露风险，不断提高档案管理安全系数，为事业单位的档案信息安全保驾护航。

4.建立完善的档案管理信息化制度

事业单位在实现档案管理信息化建设的同时，档案管理人员必须认识到档案信息安全的重要意义。如果不能保证档案信息的安全性和可靠性，档案管理的工作质量就是零。要有效保证档案信息化的安全性和可靠性，档案管理人员要结合国家相关法律法规建立完善的档案管理信息化制度。比如，事业单位可以利用国家颁布的新标准，制定完整的档案管理信息化体系，为档案资源的信息安全提供必要的保障。对未经授权、通过非法手段获取档案资源和信息的用户，实施严厉处罚措施，必要时追究法律责任。事业单位还可通过建设精细化管理流程与数字化档案平台实现异地信息的即时上传、归档、共享，令当前的档案管理制度逐步建立兼容多种类、多形式信息资源的普适性标准，为高质量、高效率的数据管理体系搭建整体框架。在满足以上要求的基础上，档案管理制度的信息化还需依靠一支专业知识与操作技能兼备的人才队伍，从档案管理到平台建设，高素质的档案管理与维护人员在其中同样发挥着极为重要的作用。

5.提高对档案管理工作的重视度

为提升对档案管理工作的重视度，事业单位领导要转变管理观念，增强档案管理意识。首先，事业单位要把档案管理融入日常工作，从根本上调动档案管理人员主动性和积极性，增强他们信息管理与收集能力。其次，为了提升工作人员对档案管理工作的重视度，事业单位要制定一套完善的考核体系，充分挖掘年轻员工的潜力，激发他们的工作热情，不断提高管理行为规范化水平，实现档案管理的科学化、规范化。最后，事业单位要加强档案管理安全，安排专业人员负责档案管理，制定完备的保密协议和合理的查阅条件，防止无关人员进入查阅档案。同时，要制定科学的外部环境加固措施，防止出现机密档案外泄现象。

四、事业单位档案信息化建设的重要意义

首先，有利于满足档案工作转型发展需求。目前，我国档案管理信息化建设已经进入快速发展时期，档案利用范围不断扩大，方式不断优化，各方面的发展要求事业单位要及时转变档案管理理念，加快档案管理数字化进程，实现档案管理主动转型升级。

其次，是满足公共信息需求的重要手段。当前，我国社会主要矛盾已经转化为人民群众日益增长的需求与不充分不平衡发展之间的矛盾。公共服务机构和普通民众对档案信息需求日益强烈，要不断提高档案管理效率，客观上加快档案管理信息化进程，充分发挥档案信息社会服务价值。

最后，有利于构建和谐社会。随着改革开放的不断深入和社会经济发展水平的提高，档案管理信息化逐渐渗透到社会生活的方方面面。使用档案的人数逐年增加，档案在保护人民合法权益、化解社会矛盾等方面发挥着积极作用，有利于维护社会稳定，完善社会资源结构。

五、结语

综上所述，在信息时代，发展和建设档案管理信息化是重要趋势，也是时代发展的结果。为此，在日常工作中，事业单位要结合自身档案管理情况，采取有效的档案管理措施，积极引进先进的技术和设备，从而实现档案管理信息化建设稳定发展。

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（作者单位：山东省邹平市公共就业和人才服务中心）

作者简介：孙鹏（1972—），男，汉族，山东高青人，本科，副研究馆员，研究方向：人事档案和人力资源。