人事档案在人力资源管理中的作用

[ 作者简介 ]

姜萍，女，山东海阳人，烟台肺科医院，馆员，工会主席，本科，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

人事档案在公立医院的人力资源管理工作中具有重要作用。公立医院在进行人力资源管理工作时，以科学的角度合理有效地开发和利用人事档案信息，可以促使公立医院在现行的市场经济状态下不断调动各方面的积极因素，可以根据人事档案的信息内容进行科学管理和决策，从而激发医院的内在活力和竞争力，保持公立医院的良性发展。

[ 关键词 ]

公立医院;人事档案;人力资源管理;作用

中图分类号：G27  文献标识码：A  DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.10.015

在公立医院的人力资源管理工作中，人事档案管理是重要的工作内容。传统的管理模式中，人事档案的形成多采用手写记录方式，以纸质档案为主，这种类型的档案具有一定的管理难度，主要体现在档案的保存方面。在对纸质档案进行管理时，需要对其采取一定的保护措施，如防虫、防火和防潮等。期间稍有不慎，就会导致人事档案丢失或损坏，进一步增加人力资源管理的难度，导致其工作效率的下降，从而给医院造成较大的损失。由此可见，传统的人事档案管理工作存在管理性能方面的不足，已无法满足现代人力资源管理工作的要求，亟待优化。目前，我国无论是经济发展水平还是科技水平，均处于世界领先地位，互联网技术快速发展且普及度很高。[1]人力资源管理中，对于电子人事档案的应用愈加广泛，因其优势和发挥的作用被广泛认可而备受青睐。在实际应用中，相关信息的记录主要采用电子版形式，具有一定的便利性，不仅促进了档案管理工作的稳定性，还提高了其安全性，对人力资源管理工作效率的提高有着重要作用;而且电子档案还可以作为公立医院人才优选的主要依据，促进医院健康稳定的发展。

1    人事档案管理体制机制创新的必要性

现阶段，公立医院应该清楚认识到人事档案管理的重要性，这对当前市场经济背景下稳步开展公立医院的人力资源管理工作具有重要影响。在目前重要的社会转型期，人才的作用日渐体现，人事档案管理工作承担着十分艰巨的任务，需要通过更为完善的体制机制推动相关工作的开展，以发挥出人事档案资源的最大效用。首先，相关体制机制的建立可以体现出激励性，尤其是在公立医院的绩效考核和成果表现等多个管理目标的实现阶段。其次，体制机制的创新发展还能强化个人对人事档案的监督，对于充分体现人事档案的基本利用价值具有积极影响。最后，在实践中创新公立医院人事档案管理体制机制，可以更好地适应网络社会的基本发展需要，同时保证档案规范化管理成果更加显著。综上所述，公立医院需要认可人事档案管理体制机制创新的意义，理清当前公立医院人事档案创新改革的思路，采取一切行动推进相关工作。[2]

2    加强人事档案在人力资源管理中的作用

2.1  加强对人事档案管理的重视

任何一所公立医院都需要重視档案管理工作，管理者首先要转变观念，从而带动其他管理人员的积极性。人事档案管理工作表面看是相对轻松的工作，实际上比较考验管理者的耐心和责任心，否则工作人员很容易消极怠工。因此，作为公立医院的领导者，需要运用机制、方法等措施激发档案管理人员的积极性。第一，定时进行培训。档案管理人员应学习文案整理知识、财务知识和人力资源知识，提高自身素质，将自己打造成一种复合型人才。第二，锻炼查找档案的能力，当需要相关信息时能在第一时间找到合适的资料。第三，注重定期考核。定期检验本单位的档案管理人员的个人素质，确保符合新时期事业单位发展的要求。

2.2  创新管理体制

全面推进干部人事档案管理科学化。首先，始终坚持党管干部原则。事业单位干部人事档案管理工作应坚定党管干部原则，作为事业单位的公立医院下属的人事档案管理部门，更应该主动接受单位党委（党组）对干部人事档案工作的领导和监督，并将干部人事档案管理工作纳入单位干部人事工作的重要议事日程，从上到下营造重视干部人事档案管理的浓厚氛围。其次，始终坚持以人为本原则[3]。公立医院干部大部分是事业编制，事业单位干部人事档案作为国家档案的重要组成部分之一，也属于党和国家的秘密，干部人事档案工作的透明度不高，长期以来不为外界所熟悉。为此，可借鉴国外发达国家的先进经验，大力推进干部人事档案透明度改革，牢固树立“以人为本、立党为民”的理念，在保护个人隐私基础上，进一步扩大干部人事档案透明度和利用效率，充分发挥其在薪酬调整、转正定级、干部入职中的重要作用，保障职工权益。第三，始终坚持“一盘棋”管理原则。公立医院内设科室多、职能多、人员多，传统的薪酬管理模式难以调动员工的积极性。因此，可在公立医院内部实行档案管理“一盘棋”，设立专门的档案管理机构或部门统一管理，统一档案管理标准和要求，根据党管干部的原则，根据其事业编制、派遣聘用制、临时聘用等不同身份，采取对应的统一管理、分类施策模式，建立更为精细、科学的人事档案管理模式。

2.3  健全人事档案管理制度

传统管理模式对人事档案管理有一定的阻碍，需要通过制度建设引领来推动人事档案管理的改革。首先，根据对目前应用的人事档案管理制度的了解实施改革和完善，完成对管理制度中存在的不合理问题的改进，让目前使用的人事档案管理制度能够满足现如今社会情况的各项需求，并且要对各项制度实施动态管理，及时进行更新，从而发现档案中的不足之处，并完成对不足之处的查漏补缺，进一步实现对人事档案的完善，提高档案的实时性特征。其次，要对人事档案管理制度进行创新。为了解决目前常见的一些管理问题，公立医院要实施社会化的人事档案管理，将现代化信息技术的作用充分发挥出来，让人事档案管理的各项特征能够得到充分体现，例如现代化、透明化和社会化等，确保人力资源管理工作能够顺利进行，进一步提高工作人员的积极性，帮助公立医院创造更多的社会效益和经济利益。

2.4 对人力资源档案管理人员的素质进行全面提升

目前，人力资源管理工作在社会高速发展的过程中发生了较大的变化，想要使其符合新形势下公立医院的发展要求，就必须对管理工作加以完善，尤其是相关资料的整理和归纳，要保证其完整性[4]。同时，在人事档案管理的过程中要做好人才信息的完善统计，并做好相关记录，加以分析后为其安排合理的工作岗位。从事人力资源管理工作的相关人员是保证该项工作质量提高的重要基础，因此，公立医院及其主管部门应该重视档案管理人才队伍的建设。公立医院及其主管部门应该定期组织人力资源管理工作人员参加相关培训，重点培养档案管理人员及相关工作人员的专业水平，使其综合素质得到显著提高，从而实现复合型人才的培养，保证新形势下电子人事档案在人力资源管理工作中更加完善。另外，提高工作人员的专业素质还要注重工作人员对电子档案管理工作流程进行充分的掌握，并熟练应用计算机技术，从而在档案的登记、修改以及信息传输中发挥作用，使该项工作的开展更加顺利，提高各项操作环节的效率。工作人员能够熟练掌握计算机操作技术及安全操作规则，是保证上述工作质量的重要基础，所以，工作人员必须通过培训全面了解相关知识，并能够在日常工作中合理应用，从而保证人力资源管理工作中电子人事档案管理能够及时完善，保证其稳定性。想要提高人力资源管理的有效性，促进电子档案资料的利用率，就必须重视人力资源管理人才队伍的建设，并采用合理的管理方法。所以，除了定期组织档案管理相关培训外，工作人员还可自由选择时间进行培训，并自主决定培训的内容，从而对档案管理人员工作的欠缺之处，加以补充和完善。为了进一步吸纳人才，可以在招聘的过程中选择复合型人才，将其安排在人力资源人事档案管理岗位，完善人力资源档案人才队伍的建设。与此同时，鼓励从事人力资源人事档案管理的工作人员与其他岗位人员互相交流，学会取长补短，使其不断提高对自己的要求，以符合人力资源管理岗位的要求，促进电子人事档案的完善性，使其电子化效果更加突出。

3    优化人事档案管理顶层设计

在公立医院的人事档案管理工作中，应该重点考虑人事档案管理的规范性，使相关条理清晰、可行。首先，紧随时代步伐，明确信息化管理理念在公立医院人事档案管理中的应用优势和价值，真正运用信息化管理方式让顶层设计趋向现代化、科学化、智能化。人事档案工作人员应该在日常管理中转变思想，根据现代化人事档案管理需要扭转格局，促使新时期公立医院人事档案管理工作更上一层楼。其次，在管理阶段还需优化服务，不断强化人事档案相关管理者的责任意识，以此提升档案管理水平。人事档案工作人员日常的实际工作必须在遵循规章制度的前提下加以执行，以提升效率，实现精准无误的目标。相关工作部署阶段，需对医院内部的档案管理条例、制度等进行细致划分，确保权责清晰，确保人事档案管理工作高效运作。综上所述，只有将顶层设计进一步完善，才能为后续工作的开展提供支持，让人事档案管理工作拥有可靠保障，为公立医院的运行发展提供高效服务[5]。

3.1  构建现代化管理系统，加大数字化投入

公立医院应建立现代管理制度，确保数字人事档案工作能够更好地开展，有效地调整各种资源[6]。公立医院可以借助信息化建设的各种配套设施做好安全防护工作，不仅要做好档案管理系统内部网络入口的管理，还要定期检查存在的安全隐患，同时注重内部系统的权限设置，对重要人事档案进行加密，让档案的储存及应用更加安全[7]。此外，档案数字化管理需要投入大量的人力和物力，因此，公立医院需要投入足够的资金，引进科学的现代化管理模式，提升现代化管理水平，切实提高档案管理的效率。

3.2  完善人事档案信息管理系统

数字信息化的发展对人事档案管理工作来说，既是机遇又是挑战，公立医院应抓住这一契机，迎难而上，充分建立起人事档案信息化管理系统[8]。具体来说，首先，建立一个公立医院内部的信息化人事档案数据库，主要用于存储、分析、整合职工的档案信息。其次，利用先进的信息化技术手段，针对人事档案数据库里的信息进行数字化的筛选、甄别和有效处理，从而提高人事档案管理的准确性和时效性，有效地提升档案管理的效率。最后，在公立医院内建立专属内部局域网的档案管理，实现档案信息在现代医院内部的共享。

综上所述，在我国经济和科技水平高速发展的背景下，公立医院的人力资源管理工作逐渐向信息化的方向发展，并取得了一些成就，这大大提高了公立医院人力资源管理工作的质量。公立医院档案管理工作是人力资源管理中不可缺少的重要组成部分，尤其是人事档案的管理更是重中之重，需要加强重视。依据新形势下公立医院发展的具体要求，对人事档案进行创新，积极融入电子人事档案的应用;依据公立医院的发展需求及人才要求，通过电子人事档案的检索和分析，为公立医院发展选择合适的人才，并通过各种合理方式提高电子人事档案的作用，从而使人力资源管理工作符合新形势的要求，为公立医院的发展提供坚实的保障。

参考文献

[1]周瑞廷.人事档案信息化在公路科研单位人力资源管理中的重要性研究[J].中国市场，2020（05）：193-194.

[2]武晓燕.浅析档案在人力资源管理中的作用[J].办公室业务，2020（04）：164，166.

[3]范文青.大数据时代档案信息化视角下人力资源管理研究[J].兰臺内外，2020（15）：33-34.

[4]周果元.浅谈人事档案信息在医院人力资源管理的应用[J].兰台内外，2020（28）：31-33.

[5]王洪涛.浅析互联网环境下文件和档案工作的人力资源管理[J].人力资源，2019（06）：66-67.

[6]赵亮.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理探析[J].内江科技，2019，40（09）：12-13.

[7]肖鸿强.电子档案在我国现代人力资源管理中的应用[J].兰台世界，2018（07）：42-44.

[8]王驰.基于人力资源管理的企业人事档案利用问题探究[D].武汉：湖北大学，2015.