基于互联网时代的医院档案归档与管理探析

摘要：本文主要目的是探析基于互联网时代的医院档案归档和管理。为了提高医院档案归档管理效果，文章首先从基于互联网时代医院档案管理的基本特征入手，具体分析基于互联网时代医院档案归档管理工作的必要性;在此基础上，结合医院档案归档管理存在的问题，从而提出相应的解决方案，旨在帮助医院提升自身的核心竞争价值，最终增强其医疗服务水平。基于此，通过对上述内容进行简单的分析，希望能给其他管理人员提供一定的理论参考和借鉴。

关键词：互联网时代;医院;档案管理;归档;探析

一、引言

近些年来，人们越来越关注自己的身体健康情况，因此也开始关注医院的专业资质和医疗服务情况。在医疗卫生体制改革背景下，医院需要结合自身的实际发展情况，不断对档案管理进行模式创新、改革，提高医院的医疗卫生质量，为病患提供更为优质的医疗服务。但是由于受到传统管理理念的影响，医院档案归档管理还存在很多问题，对此，基于互联网时代，加强医院档案归档管理，有助于增强医院档案归档管理效率，推动医院实现自身的高质量发展[1]。

二、互联网时代的医院档案管理的基本特征分析

（一）归档更及时

在传统医院档案管理过程中，资料的归档、交接以及上架等工作很容易耗费大量的人力资源、物力资源、财力资源，而且也会占用一大部分的储存室空间，严重的增加医院档案管理人员的工作压力，很可能发生档案资料归档不及时的问题[2]。在互联网背景下，相关管理人员将互联网信息技术有效融入医院档案管理工作中，便于各项资料的搜索、查找、归档，相关医护人员借助医院内部的OA系统对相关档案内容进行及时的归纳、总结，便于归档工作顺利开展，从根本上解决数据资料丢失的问题。

（二）载体更多样

传统的医院档案管理工作载体以纸质文件资料、照片为主，不能长时间的储存，在查找相关数据信息时需要耗费大量的时间、精力、人力。而将互联网信息技术和医院档案管理工作紧密联系在一起，促使其工作载体发生相关的转变。随着其信息技术的高效发展，相关管理人员以图文、声音、动画等形式作为档案管理工作的载体内容，同时也将部分移动终端技术引入其中，保证医院档案管理工作载体更为多元化。

（三）服务更多元

传统医院档案管理工作很容易受到人员能力、软硬件配套设施的影响，导致其管理效率不高，工作质量也不能得到提高，严重影响整个医院的服务水平。基于互联网时代的医院档案管理工作时，节省人工查找并打印文件资料的时间，合理配置医院内部档案信息资源，促使其实现信息的共享，有助于增强档案资料的使用价值，增强医院的服务水平，最终提升医院档案管理工作质量[3]。

（四）检索更便捷

在过去，医院开展档案管理工作都是按照纸质资料对相关信息进行查找的，严重降低档案信息的检索效率。随着互联网信息技术的不断发展，将医院档案管理改革工作和互联网技术紧密联系在一块，大大的增强医院档案资料的检索效率。另外一方面，将云计算、大数据、互联网等技术应用其中，在检索各种资料信息过程中，大大增强其便捷性。

三、 互联网时代的医院档案归档的必要性分析

医院档案包括医院项目建设从动工到竣工的整體过程，在此期间包括大量有价值的文字、图像、声音、图纸等各类资料，除此之外，也包括医院内部全部医护人员的个人信息、基本资料以及购买大型医疗设备的资料信息[4]，这些资料本身具有很大的利用价值，需要相关管理人员进行全面的收集，按照一定的门类对其进行立卷归档，从而建立一套保存完整、内容精准、体系齐全的档案。

（一）缓解医院档案的归档和保管压力

医院档案归档时间很长，涉及到很多方面的内容，在一定程度上给医院档案管理人员进行资料的归档和保管带来更大的难度。传统的医院档案资料都是纸质的，在进行医院档案资料归档过程中，相关管理人员需要将原件，比如：规划许可证、员工简历信息、设备资料信息等原件转移给档案馆，一般来说，原件都是医院工作人员进行保管，这就导致档案部门收集到的此类文件都是档案馆盖章的复印件。在一个比较完整的工作流程中，不同部门的工作人员需要大量复制和归档资料，很容易出现重复归档的问题，直接给医院档案管理部门带来更大的归档压力和保管压力。但是在互联网时代下，相关管理人员通过对原件进行数字化扫描，有助于增强医院档案资料归档效率，促使医院档案管理部门保存的资料信息更丰富。

（二）保证档案实体安全

在医院档案管理过程中，药品信息、员工信息、设备信息、医疗技术资料、科研资料等使用率最高，和普通的纸质档案资料进行对比分析，以上这几种档案资料的使用时间比较短，对于保管空间的环境要求也比较高。而且，在对纸质档案资料进行复制过程中，也很容易出现损坏原本档案的情况，导致复制的档案资料不能达到原档案的质量。在互联网时代下，医院内部全部的档案资料都可以借助互联网技术进行处理，便于相关工作人员随时随地的查看档案资料信息。而且，医院档案管理部门可以对数字化文件进行彩印，减少其中的流转环节，便于保证实体档案资料的安全性、原始性。

（三）提升档案服务效率

医院档案管理部门有很多的馆藏资源，他们都是医院基建、医疗、管理等工作的主要凭证。在具体落实相关的管理工作过程中，医院会存在水电改造、电梯消防、设备维修和管理、医护人员的离职入职申请等情况，都会涉及到医院档案管理。在传统的医院档案管理过程中，档案资料的查找只能通过工作人员手动查找，很容易受到时间、空间的束缚，一旦发生应急事故，便会出现处理不及时的问题。在互联网时代下，医院开展档案资料归档工作，充分发挥档案信息化管理的功能、价值，实现网络化传输，同样地，医院内部工作人员可以在不同空间、同一时间下查找所需的档案资料，有助于增强医院的服务水平。

（四）明确医院事件发展进程

随着社会经济的高效发展，在一定程度上推动信息加速传播。近些年来，医生和病人之间也逐渐形成比较紧张的医患关系，严重的情况下甚至发生医患冲突。此类问题的出现，严重限制医院的高质量发展。在互联网时代下，医院开展档案资料归档管理工作，有助于防止医患纠纷事件的发生，最大程度的还原事件的本质现象。与此同时，档案资料归档管理有助于维护医院的基本法律权益，保证全体医护人员自身的生命安全[5]。比如：医生在和妇女、幼儿发生冲突事件时，关于二者的资料管理可以为相关单位提供事件资料的理论凭证，有助于维护医院事件的法律效率，从而保证医院自身的合法权益。

四、医院档案归档管理存在的主要问题分析

（一）医院档案管理体制比较落后，没有实行一体化管理

医院部分决策者缺少对档案管理工作的全面认识，领导更关注的还是医院本身的盈利情况，在一定程度上就会忽略医院发展的历史背景以及相关资料的完整性。一直以来，由于受到传统管理思想的影响，大部分医院还是采用比较传统的管理方式，一般都是在医院内部建立档案管理室，主要管理一些纸质资料、药品信息、员工入职离职情况、设备购买信息、员工薪资情况等，而对于一些医疗设备的基本信息，比如：文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像档案等不在其中。而且，关于档案资料的查找，也还是采用传统人工查找方式，不仅耽误大量的时间、精力，可以挖掘到具有实用价值的信息也比较少，在一定程度上就会限制档案资料的利用、开发。

（二）归档制度不完善，档案收集效率较低

档案管理室是医院内部档案资料信息管理的重要场所，而档案收集工作正是档案归档的前提。在具体归档过程中，需要相关工作人员按照不同类型、不同型号、不同时间等进行集中整理。但是在实际归档过程中，大部分医院并没有完善相应的归档标准，依旧采用传统人工管理方法。医院一般都是按照自身的理解，没有及时将应该纳入到档案管理中的内容融入其中。最后，在医院目标管理考核过程中，也没有将档案管理纳入到目标考核中，很容易降低档案管理归档效率，导致档案资料不太齐全。

（三）工作人员专业性较低

在医院档案管理建设过程中，工作人员应该结合相应的工作标准，对其进行更为完善的工作管理，提高档案信息归档的精准度。目前，在医院实际发展阶段，医院已经对部分工作人员做好基础的工作培训，但是其他医护人员却没有得到专业化的业务培训，再加上不同工作部门之间的配合不太密切，导致医护人员自身的专业知识、技能有待进一步提高。尤其是医院的管理领导，他们没有认清楚档案管理工作的重要价值，使得医院档案管理效果较差。最后，部分医院的人力资源分配不均匀，工作人员并不都是专职人员，也有一部分兼职人员，这些兼职人员不如专职人员那般业务熟练，一些高难度的工作也不能得到合理的解决，导致医院档案归档管理工作效率严重降低。

五、互联网时代的医院档案归档管理的方法分析

（一）细化档案归档管理措施，提高管理效率

在互联网时代，为了提升医院档案归档管理质量，可以从以下几方面入手：其一，对医院档案归档管理工作进行详尽的划分，结合实际情况，明确归档范围、归档类型，有助于完善档案资料信息。在具体制定归档范围过程中，相关档案管理人員必须要保证档案资料信息更完善，才能提高档案归档管理质量，在一定程度上可以提升医院的核心竞争力。其二，相关管理人员必须要加强档案资料的细节管理，建立符合实际情况的档案归档管理制度，并将归档计划落实到实际工作中，针对其中存在的问题，逐一记录在内，等到开会时重点解决，保证归档工作的全面性。对于医院来说，要科学、合理的优化内部人员资源配置，将文件档案资料的交接工作作为首要工作，以规范化管理为核心，确保档案资料的清晰化[6]。

另外一方面，还需要对相关人员进行业务培训，通过开展座谈会、科务会、在线学习等手段丰富相关工作人员自身的知识储备量，不断提升其专业素养，促使管理人员自觉遵守相关的管理制度，从而在医院内部营造良好的工作环境。在互联网时代，医院档案归档管理工作的信息化程度也随之增加，因此，提升管理人员的信息化操作水平，确保医院实现自身的可持续发展。

（二）注重数据的收集和积累，建立高质量的基础数据源

相关管理人员要加强对档案资料的收集，注重档案资料的积累、整理，建立高质量的基础数据源，有效的推动医院文献信息化管理。相关管理人员只有保证档案资料的收集和积累，才能确保医院文献管理质量得以提升。在互联网时代背景下，相关管理人员需要对部分高质量的压缩文件进行文档管理，并以此为前提，开展更为系统的数据分析，有助于增强其服务效果，对于提升医院的核心竞争力有一定的推动作用。为了保证医院文献管理的信息化，相关工作人员应该建立完善的文件安全管理机制，通过使用互联网技术，将原本零散的文件集中在一起，制作相关的文件夹。但是，互联网技术有利也有弊，不仅给使用者带来一定的便利，也会造成一定的网络安全，所以，安全机制的建立对于保护医院档案资料来说是十分重要的。医院文件有很多涉及到医疗技术和患者隐私的内容，所以，加强医院综合业务管理是非常迫切的，在具体落实综合业务管理过程中，相关工作人员要注意医院文件实体的安全性、可靠性，还需要注重医院文件的真实性，在相关法律法规允许的范围之内，以文件保证机制作为维护自身的权益的基本手段，依法行事、有法必依。

（三）加强医院文件的安全管理

在互联网时代下，医院文件的管理人员借助互联网信息技术为医院文件制作相关的明细表，通过计算机系统读取其中的内容，便于全部文件资料的精准管理。另外一方面，相关工作人员还应该时时刻刻关注医院的实际发展情况，以及最新医疗技术的发展进度，将最新的文献整合到数据库中。医院的文档管理系统的制定，有助于提高医院文件管理效率，不断开拓相关的归档管理体制，保证医院文件管理业务的规范性，为日后医院的长久发展奠定良好的基础。

医院不同科室部门要结合实际发展情况，建立相对应的医院文件管理机制，便于不同科室人员进行档案交接工作，保证归档工作更为系统化。按照具体类型对医院文件进行标记、分类，保证档案文件的安全性，提高医院档案室的实用价值，避免发生重要文件、机密文件丢失的情况，从根本上提升医院文件的完整性。

要想充分发挥电子文件的功能价值，还应该建立安全管理体系。一方面，文件系统验证过程要满足特定的需求，通过安全管理体制，提升文件处理效果;同时不断优化互联网技术结构，有助于提升电子文件质量。另外一方面，加强信息监管，在建立信息处理机制时，通过全面的分析，建立完善的监管体系，不断对电子文件信息进行重点审核。最后，将计算机看作是一个整体，尤其是针对其中存在的网络风险，需要工作人员对其进行全面的监管，提高信息处理的有效性，谨防重要文件、机密文件被电脑黑客窃取。

六、结束语

综上所述，医院档案管理工作涉及到很多方面的内容，加强医院档案归档管理，有助于提高檔案归档管理工作的质量和效率，推动医院实现自身的可持续发展。在医院档案归档管理过程中，医院领导及管理人员要结合医院自身的实际发展情况，加大对档案归档管理的重视，并建立一套符合实际情况的档案归档管理方案，并将其落实到实际工作中，更好的约束管理人员的工作行为，便于医院的科学决策、正确决策、合理决策，增强医院的核心竞争力。

参  考  文  献

[1]刘贵云.基于人力资源开发视角下医院档案管理工作的探究[J].财经界，2020（01）：255.

[2]陈忠煜. 基于大数据的医院电子档案归档管理系统研究[J].自动化技术与应用，2022，41（1）：5-6.

[3]刘贵云.基于人力资源开发视角下医院档案管理工作的探究[J].财经界，2020（01）：255.

[4]崔雨晴.医院档案管理中档案信息化建设的作用探究[J].信息与电脑（理论版），2019（24）：183-184.

[5]范佳正，邹萍萍.互联网背景下现代医院档案管理改革策略和模式创新[J].中国卫生标准管理， 2019（14）：7-9.

[6]叶晓韵，冯天明.“双轨制”管理——医院文书档案管理创新的多元化举措[J].兰台内外，2020（01）：25-26.

作者单位：刘婷婷    济宁医学院附属医院

刘婷婷（1983-），女，汉族，山东济宁，大学本科，济宁医学院附属医院档案馆员，研究方向：档案管理。