基于内部控制视角的公立医院经济合同管理研究

肖文娟

经济合同管理作为公立医院内部控制的重要内容，在防范医院法律风险、维护医院合法权益、保障医院经营活动正常开展方面具有重要作用。本文以A医院为例，通过分析A医院经济合同管理内部控制中存在的主要问题缺陷和薄弱环节风险，以及近年来所进行的一系列探索实践和应用效果，探讨公立医院经济合同管理的具体措施。

经济合同是指医院在与外部各单位发生经济业务往来时所签订的各种合同，是维护医院合法权益的重要依据。随着公立医院的发展壮大，医院经济活动中签订合同的数量和种类也越来多，潜在的经营风险也随之增加，医院经济合同管理已经成为医院内部管理的重要内容。《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）和《国务院办公厅关于建立现代医院管理制度的指导意见》（国办发〔2017〕67号）等文件都明确要求公立医院应加强和规范合同管理工作。医院也逐渐认识到经济合同管理的重要性，但仍存在实质性管理不足、合同潜在风险大等问题，迫切需要进一步完善经济合同内部控制，防范合同管理风险，更好维护医院经济利益。

一、A公立医院传统合同管理模式存在的问题

A医院的经济合同项目类别主要分为医疗设备采购合同、药品采购合同、基建工程合同、后勤修缮类合同、服务合同、协作合同、科研成果技术转让合同、药物临床试验合同、体检合同、信息系统类合同等，合同种类多、涉及面广、管理难度较大。2018年以前，A医院经济合同管理主要由各合同签订部门自行管理，缺乏监督，合同会签时间长，合同管理效率低、风险大，传统的合同管理模式与《行政事业单位内部控制规范（试行）》和公立医院高质量发展要求存在差距。医院经济合同管理作为A医院内部控制业务层面的重要一环，其存在的风险主要有以下方面：

（一）合同管理制度不完善，与内控规范要求存在差距。2018年前A医院未制定专门的全院性合同管理制度，只有医院审计部门制定的经济合同审计签证管理办法，只对经济合同审计程序等进行了规定，未明确合同归口管理部门、未明确合同订立的范围和条件、未明确合同授权审批和签署权限、未建立合同履行的监督机制等，与《行政事业单位内部控制规范》中合同内部控制要求存在较大差距。这就导致医院合同管理缺乏合理的制度依据，存在该签的合同未签、合同签订不及时、合同未经审核会签直接签署、合同缺乏签订日期、合同履行情况无法实时有效监控等不规范现象，医院经济合同管理风险较大。

（二）合同管理组织体系不完善，缺乏归口管理。A医院未建立专门的合同管理组织体系，缺乏统一的合同管理部门。由于医院经济合同种类多，涉及的业务部门也多，医院合同管理分散在医院的多个部门，在执行过程中容易产生分歧，各个部门根据自己的需要自行签订合同，缺乏统一的规划和管理，未能形成分工合作、有效协调的合同管理机制。各部门之间缺乏沟通，存在信息脱节、重复合同或合同条款考虑不周全的情况，合同的订立、审批、执行等过程中存在不合规及有损医院利益的情况。另外，没有归口管理部门也会导致合同分布零散，缺乏档案管理，合同登记不及时、编号不统一、登记不全面、合同缺失遗漏、查找困难等混乱现象，医院不能及时发现其中的风险和问题，一旦出现合同纠纷很容易陷入被动。

（三）缺乏统一的格式合同文本。医院经济合同种类多、涉及多个科室，各科室又涉及不同种类的合同，导致医院经济合同文本缺乏统一性。合同文本的不规范、缺乏统一格式，容易使得业务部门在合同谈判过程中受对方单位思路的影响，甚至直接使用对方单位合同模板，导致合同条款不能有效维护医院利益。另外，格式合同的缺乏也增加了合同审签的难度，增加了医院经济合同风险。

（四）纸质线下的合同流转审签模式效率太低。医院经济合同管理采用纸质线下流转模式，合同订立、审签、流转以及归档等主要是以人工、纸质方式完成。由于合同会签参与的部门及人数较多，且对会签过程缺乏有效监督控制，部分会签部门存在拖延时间、合同审核流转慢的现象，从采购到最终合同签订，需要经办人将合同资料逐一送至各个部门审核签字，经办人得“人追人”，大量的时间和精力消耗在合同审核环节。这种落后的合同审签模式下，合同审签流程长、效率低、沟通成本高。

（五）缺乏法律顾问意见支持。医院经济合同种类繁多，需要在国家法律法规政策规定的框架下签订执行，因此需要有专业性强、知识面广的法律专业人员对合同条款进行把关，及时解决合同纠纷。但医院缺乏法律专业人才，合同审签仅靠财务、审计等部门进行审核会签，存在一定的法务风险。

（六）合同信息化管理水平薄弱。医院合同审签主要采用落后低效的纸质线下流转，合同信息管理还主要采用手工方式，合同资料的收集、统计、分析需要耗费大量的时间和精力，医院合同管理与财务管理信息脱节，缺乏数据信息共享，没法及时有效地监控合同履行情况，增加了医院合同执行过程中的风险。

二、A医院近年来经济合同管理创新经验

2018年以来，A医院逐步认识到经济合同管理的重要性，医院经济合同管理从过去被动监管转向主动监管，从过去的各自为政向多部门联合管理转变，通过运用科学的信息化手段，搭建合同线上审签平台，逐步实现了合同审核全过程管理;并探索整合合同管理平臺与医院其他相关管理平台，实现医院管理数据的互联互通、数据共享，使医院能够最大限度地规避合同管理风险、提升管理效能。

（一）完善医院合同管理制度，明确合同管理组织体系。基于《行政事业单位内部控制规范》要求A医院合同管理存在问题，系统梳理医院经济合同管理中存在的风险点和关键控制环节，在此基础上建立了权责清晰、贴合实际、可操作性强的医院合同管理制度。新的医院经济合同管理制度，明确了医院经济合同实行医院领导统一领导、业务部门分类承办、财务审计法律顾问联合会签、医院办公室统一盖章归档的合同管理模式和组织体系，并对合同承办、合同审签、合同归档等部门和岗位的职责权限、工作时间和要求等进行了详细规定，明确了经济合同审批程序，并要求业务部门要及时做好合同台账统计工作，对合同执行进度进行全过程跟踪监督，每年度要上报当年经济合同执行情况分析报表。新的经济合同管理制度，进一步完善了医院合同管理内部控制，使医院合同管理更加有章可循、科学规范。

（二）制定格式合同文本，保障合同质量。医院经济业务繁多，合同内容各式各样存在较多不确定的潜在风险，因此，经济合同签订前建立格式合同库显得尤为重要。A医院审计科牵头在全院范围内收集、梳理各业务活动中常用的格式合同模板，引导各科室拟订格式合同，并送医院法律顾问审核备案，建立医院格式合同库。通过格式合同模板对合同条款事先约定，提前监控合同风险隐患，最大限度地保障医院的合法权益。同时还可以避免业务部门重复拟定合同，也方便合同审签部门审核，提升医院合同审签和流转效率。

（三）构建多层级协同、多部门并联审批的经济合同审签模式。新的合同审签模式下，医院经济合同需经过合同承办部门、审计、财务、法律顾问、分管院领导、院长等多层级协同审批才能完成。合同承办部门对本部门内所有合同文本起草的准确性、签订时间的及时性、履行合同的全面性等内容进行把关;审计部门、财务部门对合同内容的合法性、完整性、合理性等方面进行审查会签;大额经济合同还需要医院法律顾问出具审核意见;分管院领导、院长进行决策;最后由院办进行合同盖章和归档（见图1）。同时，对各会签审核部门的工作时间限定在1-3个工作日，各部门流转时间、审核时间、审核意见等在合同审签系统上详细呈现可监控，有效督促各部门提高审签效率和质量。另外，灵活设计同级部门并联审批，灵活设置和选择流程节点，有效压缩同级部门之间的审批时间。通过多层级协同和多部门并联审批的模式，实现了合同审签管理科学人性化、流程信息化、服务高效化、监督全程化。

（四）搭建合同线上审签平台，将合同管理内控与信息化相融合。医院借助 OA搭建线上合同审签平台并于2019年初正式上线，将合同管理内控要求融入到信息化流程节点设置中，灵活设置审批节点，实现医院经济合同管理向“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”转型。线上审签平台界面支持实时展示、查询合同审批流转进度，生成合同审签记录，从而确保权责清晰、过程留痕，促进医院经济合同审签全过程可视化监控，也促进院内各岗位、各科室之间的高效协同，提升合同无纸化审签效率，大大节约了医院办公成本。目前医院也正在探索继续拓展合同信息管理平台功能，使之与医院采购平台、财务管理平台、其他业务运营平台进行整合联通，实现医院管理信息平台之间互联互通和数据资源的充分共享，进而实现医院合同从签订到执行完毕等全过程、全封闭式的信息化管理，医院业务流、财务流、信息流高效协同的精细化管理模式。

三、A医院近年来经济合同管理成效显著

（一）合同全过程管控能力显著增强，医院合同管理更加规范。经过几年的实践，医院已形成良好的合同管理氛围。各部门严格执行合同管理制度，人员法律意识显著提升，过去的“应签合同不签、未经审核签合同、补签合同、缺乏合同签订日期”等不规范现象得到了有效遏制;合同印章管理规范化，部门公章代替合同专用章的情况得以杜绝;合同归档统一、规范，有效避免合同遗失等现象，更好地方便人员进行合同查询;通过对合同执行情况进行定期检查和考核，实现合同履约管理无缝全覆盖，有效促进医院合同管理更加精细化、科学化。

（二）合同审签效率显著提升，实现经济合同监督全覆盖。自2019年医院经济合同线上审签平台上线以来，A医院合同审签从以往的纸质化流转模式转变为现行的线上无纸化审批，减少了“人等人”的审批时间，降低了医院各科室之間的沟通成本，实现了“任务追人”、随时随地审批的新局面，医院合同审签时间由过去的平均10个工作日以上缩短至现在的平均2个工作日，大大缩短了合同审签时间，有效提高了合同审签工作效率。2017年至2021年，A医院经济合同审签数量从101份增长到536份，尤其是2019年合同线上审签平台上线后，合同审签数量出现了井喷式增长，合同审计意见也由101条提升至最高404条，有效实现了医院经济合同监督全覆盖，降低了医院合同审签风险（见图2）。

（三）经济合同质量显著提高，较好地规避医院合同风险。医院采用经法律顾问严格审核的格式合同，建立了合同归口部门、审计、财务、法律顾问等多层级全覆盖的合同审签模式，并上线合同线上审签模块，将合同管理内控要求与信息化技术相融合，实现了合同审签管理科学人性化、流程信息化、服务高效化、监督全程化，使合同风险更加可控，大大提高了医院经济合同质量，降低了医院经济合同风险，近年来实现了经济合同零纠纷。

经济合同是公立医院参与经济活动的主要表现形式和重要载体，在维护医院合法权益上发挥着不可或缺的作用。A医院经济合同管理的实践经验表明，搭建有效的内部控制体系是防范合同风险的基础，公立医院只有通过不断完善合同管理内部控制，将合同管理内控要求与先进的信息化技术相结合，使合同管理内控要求落地、固化于医院信息系统中，使合同管理向“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”转型，才能有效实现对医院经济合同的全过程、全覆盖有效管控，从而降低医院经营风险，提升现代化管理水平。

（作者单位：广西医科大学第一附属医院）