浅析网络环境下档案信息资源的整合

钟海莉

摘要：档案信息资源具有分散、综合、复杂等特点，对其进行整合是网络环境和信息社会发展的必然趋势，有利于提高档案信息资源的条理性和便利性，促进档案信息资源的开发利用和共享。本文从网络环境角度出发，对档案信息资源整合的若干问题进行分析，提出整合的对策建议。

关键词：网络环境;档案信息;资源整合

在信息时代快速发展背景下，促进档案信息资源整合，既是档案管理事业发展的必然选择，也是信息时代发展的必然趋势，更是档案管理信息化建设的前提和重要内容。在这种情况下，各部门和单位应该重视档案信息资源整合工作，坚持“安全性、系统性、共享性”整合原则，不断优化档案信息的网络环境，分层次、分类别管理档案信息资源，促进各类档案信息资源的优化配置，优化档案信息资源结构和质量，为档案事业可持续发展提供有力的物质支持。对这一问题进行探讨，很有意义。

1网络环境下档案信息资源整合的主要原因

档案信息资源整合就是合理处理并储存网络信息资源，保证信息资源的系统、精准与全面，有利于开发与利用档案信息资源。通过档案管理信息系统和网络平台将零碎的档案信息资源整合起来，增强信息资源之间的联系性，提升档案信息资源的利用率，能更好地满足新时代人们对信息资源的利用需求。

1.1档案信息来源扩大化

在网络信息技术快速发展的背景下，档案信息资源产生和传播范围逐步扩大，内容也不断丰富，为开展各项社会生产生活活动提供有力的支持。通常情况下，档案信息资源主要分为现实馆（室）藏与虚拟馆（室）藏两种类型，传统的档案信息资源主要利用纸质载体等进行记录与收藏。网络时代到来，档案信息资源载体发生巨大的改变，逐渐由传统的纸质载体转变为新时期的磁盘等载体，这为提升档案信息服务质量、扩大档案信息来源提供了新的可能，推动档案信息资源深入整合发展。

1.2档案信息海量化、多元化

随着网络信息技术的发展与普及，档案信息资源逐渐朝着海量化与信息化方向发展，主要表现为电子文件、图像文件的出现与应用，促使档案信息资源类型变得越来越复杂，数量也不断增多，加大了档案信息资源管理的难度，有必要开展档案信息资源整合工作，解决大量、多元档案信息的有序管理问题，提升档案信息资源管理效率与质量。

1.3档案信息服务对象广泛化

在网络环境下，我国档案信息资源利用打破了时间与空间的限制，服务对象范围不断扩大，呈现出广阔的发展前景。档案利用条件的放宽和手续的便利化，激发了新的档案查询利用群体及需求。对人民群众知情权、参与权的尊重与维护，使档案利用的社会范围有了明显的扩大。互联网和手机信息终端的广泛应用，有效地扩大了档案信息资源的利用形式和范围。

2档案信息资源整合的目标取向

“共建共享”不仅是档案信息资源整合的宗旨，也是档案信息资源整合的途径和基本目标，只有切实落实“共建共享”的整合理念与目标，才能充分发挥档案信息资源整合的优势，加快我国档案管理信息化发展进程。

2.1建立档案信息资源管理系统

全面、系统整合档案信息资源，建立一个全覆盖且动态发展的信息网络，从而满足不同用户群体对信息资源的需求。

2.2优化档案信息资源

有针对性地配置档案信息，确保各个学科、各个层次的群体都拥有平等的资源使用权，增强信息资源的公平性。

2.3强化与其它信息资源的融合

加强档案信息资源与图书资源、情报资源等其他信息资源的关联性，实现资源信息的共享，从而为人们提供更加高效优质的信息服务，增强人们对档案管理事业的认同。

整合信息资源不是档案信息资源管理的终极目标，而是档案信息管理利用高效发展的前提，只有有效整合档案信息资源，才能规范档案信息资源，促进档案信息化发展，提高档案管理成效。

3网络环境下档案信息资源整合的基本原则

3.1安全性原则

保证信息资源的安全性是开展档案信息资源整合的前提。应重视保證档案信息资源的安全性，将网络防火墙技术、杀毒软件、跟踪监测技术等安全防护技术有效融合到信息资源整合过程中，并建立完善的安全防护系统，确保档案信息资源整合成果的安全性，防止造成资源损害以及不必要的社会危害。

3.2共享性原则

在网络环境下，为了实现档案信息资源的共建共享，应该建立规范的档案数据库格式，有效协调同地区、同系统、同专业档案管理部门之间的工作，促使这些性质相同的档案部门明确分工、相互补充，实现档案信息资源的共享功能，真正落实档案信息资源整合工作，创建信息化档案管理模式。

3.3系统性原则

为了提高相关业务的效率和质量，档案工作人员需要系统、科学地进行档案信息资源的收集，以最大限度地丰富档案信息资源，促进资源整合目标的实现。因此，我们需要在档案信息资源整合的科学性和系统性并重的原则下开展相关工作，以实现档案信息资源的规范有序。

4档案信息整合中存在的主要问题

网络信息技术的发展在一定程度上推动档案信息资源整合工作的进步，但是受人力、物力与财力等各因素的影响，目前档案信息资源存在一些问题，阻碍档案信息化建设的发展。

4.1缺少统一的整合标准现阶段，我国档案信息资源整合工作缺少统一的标

准，严重影响整合的推进。究其原因，主要是相关机构及管理人员未认识到档案信息资源整合的重要性，尚未将这项工作纳入议事日程，尚未形成一套完整的档案信息资源整合标准，档案信息资源整合工作没有可依据的规范，不利于档案信息资源整合工作的高效开展。另外，在信息存储、硬件配置、网络结构、信息处理接口等方面也缺少统一的标准，导致档案信息资源整合工作进展迟缓，效果不明显。

4.2协调和经费支持力度弱

档案信息资源整合受条块分割因素的影响，导致档案信息管理部门之间缺少有效的沟通与合作，无法实现协作共进。高新技术是网络环境下档案信息资源整合的基础，在网络环境硬件和软件以及专用研发软件上都需要投入较大的资金，但当前经费投入渠道单一，仅依靠国家财政支持是远远不够的。

4.3网络基础薄弱

网络环境是档案信息化管理和信息资源整合的前提。然而，由于技术和资金的不足，许多档案部门的网络建设进展缓慢。而且，在已建立的档案信息资源管理系统及网络环境下，相关主体间的沟通能力较弱，网络集成发展过于缓慢。总体而言，网络环境分散、孤立，档案管理的共享性和可扩展性较弱。

5网络环境下促进档案信息资源有效整合的对策

5.1建立科学的档案资源整合标准

档案信息资源整合工作是一项综合性的复杂工作，工作量大、内容复杂，具体推进需综合考虑各个相关方面的影响因素，建立一套完整的档案信息资源整合标准，促进具体整合工作的有序开展。档案部门及其工作人员应根据自身档案信息资源整合现状，制定一套完整的规范化发展体系，进而实现档案信息资源整合数字化管理。值得注意的是，档案信息资源整合是一项难度较大的工作，单靠网络信息技术很难开展，所以需要不断发展并完善机制标准。一般情况下，档案信息资源整合的规范化综合标准应包括三个方面内容。一是对档案信息资源整合的规范性标准进行综合分析，同时应包括图书等其他不同类型信息的标准。二是在对档案资源整合技术标准进行分析的基础上，提出档案信息资源数据库建设标准，这是数字技术在档案资源整合过程中应用的重要体现。三是在整合档案信息资源过程中，相关人员应充分按照法律、法规和业务细则，对各种问题进行深入、全面的研究和分析，规范日常整合工作。

5.2优化档案信息网络环境在档案信息资源整合过程中，要科学利用网络信息技术，加大对防火墙等安全防护技术的应用，避免档案信息资源整合成果受到网络病毒或黑客的侵入及破坏，保证档案信息网络环境的安全性与可靠性，保证档案信息资源整合工作顺利推进。

5.3促进档案信息资源合理配置

通过整合档案信息资源，可以进一步对档案信息资源进行开发与利用，实现档案信息资源安全共享目标。应在档案信息资源整合过程中，按照档案信息资源管理情况制定完善的整合方案，整合机构及人员应借助计算机与网络技术对档案信息资源进行分层次、分目标的管理与配置，实现信息资源的优化配置，从而促进档案信息资源整合工作的落实。除此之外，在档案信息资源整合与管理过程中应抓住档案信息管理的重点，即电子文件管理。在电子文件管理过程中应建立一套完善的档案信息管理实施办法与技术规范，实现电子文件的统一开发、统一管理，打造一体化的电子文件管理模式。

5.4坚持档案数字化与资源共享理念

要想有效提高档案管理信息化建设质量，就需要高度重视档案信息资源整合工作，贯彻落实档案数字化和资源共享的整合理念。一是积极推进档案数字化。根据数字化发展规律，创建科学可行的整合方案，加大档案信息资源整合的监管力度，推动档案信息资源整合工作与数字化技术有效融合。同时，不断完善数字化目录，加大对档案信息资源数字化整合的财力、物力及人力支持，加强各单位之间的协作，创造良好的档案信息资源数字化整合氛围。二是积极推进档案资源共享。结合国家相关的法律法规，创建一个全面的档案信息资源管理系统，并与办公系统、业务系统相结合，企业内部各单位可通过网络进行档案信息的处理和归档，并按时间编辑档案信息目录，加快档案信息化发展进程，推进档案信息资源共享。

5.5采用先进的整合技术与适宜的网络途径

先进的整合技术与适宜的网络途径是有效整合档案信息资源的核心要素，因此档案信息资源整合机构应根据档案信息资源发展情况选择最佳的整合技术及网络途径，既要整合技术及网络途径的实用性与合理性，也要注重其产生的经济效益，最大限度地发挥档案信息资源整合的经济价值与社会价值，更加高效地促进档案管理信息化建设。除此之外，还应该注重不同性质档案部门之间的合作，促进档案信息资源共享，打破“信息孤岛”现象。

5.6注重档案整合人员的素质提升

提高档案整合人员的职业素质是促进档案信息资源整合工作高质量开展的重要保障。首先，档案整合人员应主动提高自身的职业素质，锻炼档案整合的应急应变能力，并积极参加专业知识学习，通过学习提高自身的综合素质。同时，与时俱进，根据档案信息资源整合实际情况，引进先进的整合理念与方法，不断优化档案信息资源整合工作，进一步提高档案信息资源整合效果。其次，档案信息资源整合机构应该定期开展关于档案信息资源整合交流活动，聘请相关领域的专家或优秀员工进行档案信息资源整合工作经验的分享，为员工提供一个交流、探讨的平台，使其不断完善自身的知识与技能，提升整个档案信息资源整合队伍的职业素质。同时，还应该建立完善的考核机制，充分調动员工的工作积极性，从而最大限度地发挥人力资源对档案信息资源整合的支持作用。

在网络环境发展背景下，整合档案信息资源是档案管理信息化建设中的重中之重。信息时代的到来，对于档案信息资源整合来说，既是一种机遇，也是一种挑战。相关部门应该充分利用网络信息技术，创造良好的网络环境，注重档案整合人员的素质提升，充分发挥网络信息技术对档案信息资源整合的促进作用，推动我国档案管理事业朝着数字化、信息化、智能化方向发展。

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（作者单位：山东省兰陵县档案馆）