高校学生学籍档案管理的现状与改进研究

邰春兰

摘 要：高校学生学籍档案管理，不仅是高校提升办学水平的重要手段，也是为保障国家经济发展活力提供高素质人才支撑的重点环节，在高校人才培养持续发展中有着重要作用。学籍档案是学生重要的档案资料，在当前信息技术、数字技术不断发展背景下，进一步拓宽高校学籍档案管理的未来发展空间，为提升高校人才培养水平创造了更好的条件。对我国高校来说，在学生学籍档案开展过程中，应当始终秉持创新理念，加强学生学籍档案管理的规范化建设，为满足国家经济建设对高素质人才的需求贡献宝贵力量。基于此，本文首先阐述了我国高校目前开展学籍档案管理工作的现状，并站在现代化视角，对改进高校学生学籍档案管理对策进行探究。

关键词：高校管理;学籍档案管理;现状;改进对策

引言

高校学生学籍档案管理，是对学生学习生涯的详细记录，新时期高校学生学籍档案的管理水平，对学生未来升学、就业会产生非常深刻的影响。因此对我国高校来说，应当高度重视学籍档案管理水平的提升，加强对学生学籍档案的利用。需要注意的是，当前高校学生学籍档案相比于其他类型的档案来说利用程度较高，因此在开展管理工作过程中需要投入更多时间和精力，有针对性对管理工作中存在的一些问题进行分析，并在不断解决问题的过程中积累丰富的经验，从而有效促进学籍档案管理水平提升。

一、高校学生学籍档案管理的特征

1.工作任务繁重

在国内经济水平持续提升的环境下，人们接受教育的程度也不断提升，总体来说，我国教育事业近年来已经取得瞩目成就，高校学生的熟练呈现出逐年上涨趋势，尤其是高校扩招以后，这一趋势更加明显。在这样的情况下，无论是高校教学管理工作还是学生学籍档案管理工作均逐渐趋于复杂化，使得高校在开展学生学籍档案管理工作过程中，需要承担更加繁重的工作任务，学生学籍档案管理工作的难度目前正在持续增长。

2.学籍信息真实准确

学籍档案中的信息以学生基本信息为主，其中还涉及学生在校期间参加活动、接受奖惩等情况。通过查询学籍档案方式，可以了解到学生在校期间是否遵守学校规章制度，是对学生整体信息的详细记录。从客观角度出发，学籍档案具有规范性、准确性的特点，是对学生基本信息的真实记录。

3.学籍档案维护日常化

学籍档案会对学生在校表现进行细致记录，因此在时间不断推移的过程中，及时对学籍档案信息进行更新非常重要，便于及时将学生的情况记录在册。一般情况下，学校会以学期、年度为单位，定期对学籍档案内容进行扩充，在学生不断成长的过程中，学籍档案也会随之发生相应变化。

二、高校学生学籍档案管理的意义分析

1.帮助学校设定人才培养计划

为了让学生在读期间有一个更好发展，在学生入学时高校一般都会设立详细的培養计划。部分高校会结合学生所在专业、成绩与性格等特点，在学籍档案中采用计划书、图表等形式，逐步引导学生厘清发展思路。学生在校期间如果不了解需要完成的任务时，辅导员就可以及时对学生进行相应指导，保证学生能够在学校制定的人才培养基础框架下，逐步完善发展计划，通过这种方式让学生有一个明确发展目标，确保学生能够更加灵活地对后续学习生活进行安排，促使学生逐渐朝着正确方向发展。在这个过程中，学生需要尽早制定生活目标，了解在校期间必修的学分、需要掌握哪些知识和技能，主动投入到日常学习当中，通过这种方式让学生的学籍档案内容变得更加充实。

2.引导学生成长

在大学四年的学习生活中，第二、第三学年是学生学习知识的关键阶段，学籍档案将成为辅助学生学习的有效工具。学生随时可以利用学籍档案，对自己的个人发展计划进行调整，同时还可以辅助学生制定短期计划、目标，这样学生学籍档案就可以更好地发挥对学生的指导作用。为保障学生学籍档案指导作用的发挥，高校在开展学籍档案管理工作过程中，应当及时结合管理过程中获取的反馈信息，有针对性弥补学生学籍档案管理中存在的漏洞，不断修订、完善管理细则，促使高校学生学籍档案管理趋于合理化、规范化。学生学籍档案中的信息必须真实、准确，需要完善记录学生在校情况，包括学生获奖评优、惩罚处分等，另一方，还应当强化对学生道德、素质的评价，最大限度地做好公正、客观。

3.帮助学生弥补不足

学籍档案对临近毕业学生来说是非常重要的资料，学生可以利用学籍档案明确自身不足，从而有针对性地对短期发展计划进行调整。学生可以查阅学籍档案，了解自己还需要修哪些学分，有效指导学生利用临近毕业时间进行补修，帮助学生顺利毕业、就业。高校还应当重视加强学生实习档案管理，通过真实记录学生实践期间表现情况，有效将学生的就业态度呈现出来，将其作为用人单位人才引进的重要依据，充分帮助学生解决就业问题。

4.毕业后的信息使用

我国近年来对社会信用的重视程度不断提升，学生学籍档案是对学生在校表现的准确记录，学籍档案可用于用人单位对学生进行考核的一项依据，当然也可以用于升学考核，比如公务员考试、研究生考试等。这就使得学生学籍档案利用率高居不下，现阶段对高校学生学籍档案管理的热度不断增长，也逐渐成为社会共同关注焦点。

三、高校学生学籍档案管理的现状分析

学生学籍档案是记录学生从入学到毕业整个学习阶段表现情况的信息载体，为确保学生学籍档案记录的信息准确无误，高校一般需要投入许多精力，切实做好学籍档案管理工作。从目前情况来看，我国部分高校在开展学籍档案管理工作，管理效果并没有达到预期目标，在具体管理中仍然存在一些亟须处理的问题。

1.学生学籍变更集中性不足

我国许多高校都成立了专门部门、机构，专门从事档案管理工作，其中就涉及学籍档案管理。在对学生进行资格审查合格、正式注册学籍档案开始，高校就需要细致地对学生各项信息进行记录，这种记录方式是间断性、分散性的，学生学籍档案内容的完整性还有待商榷。比如学生成绩、毕业等方面的信息主要由学校教务部门提供;学生创业创新、综合素质等信息主要由学生工作部门提供。

学生在校期间，学籍档案中的信息可能随时都会变更，比如学生在开学前、学习中由于参军需要保留学籍、因病因事休学、转专业申请等，出现这些情况必然会导致学生学籍出现变动。这些比较分散的事项，使得档案室工作人员的工作比较烦琐，学生学籍变更难以集中，只能由工作人员对每一次信息变更进行及时调整，才能进一步加大学籍档案管理力度。

2.办公效率低下

随着国家政策调整，大学生入伍参军、创业就业的现象屡见不鲜，在校学生涉及学籍信息变动的情况越来越多。在高校现有人力资源体系下，开展学生学籍档案管理工作缺乏充足人员支撑，再加上学生学籍信息变更需要经过多部门操作，这就会对学生学籍档案变更的效率造成一定影响。学生学籍档案异动主要由学校教务部门负责，学生在办理手续时不仅需到对应部门办理，还需要在手续办理完成后将手续办结流程单提交到学籍档案管理处进行存档，由档案管理人员对学生学籍档案进行调整。在高校学生学籍档案管理信息化水平较低情况下，学籍变更过程中无法同时对多名学生的学籍档案进行处理，办事流程烦琐、办事效率低下，不仅会加大高校管理成本投入，还会影响学生的满意程度。

3.个别学校仍然以纸质档案为主

我国各大高校当前已经建立针对学生学籍档案管理的信息化系统，但是部分学校对纸质档案的依赖性仍然很强。同时使用纸质档案和数字档案会加重学校学籍档案管理负担，部分高校想要完全脱离纸质档案还有很长的路要走。另一方面，纸质档案的使用需要人工进行填写，不仅工作量巨大，而且可能会出现填写错误的情况，工作人员对学生学籍档案进行检查又需要消耗大量精力，因此逐渐降低高校使用纸质档案的比例迫在眉睫。

4.学生学籍档案利用率较低

从目前情况来看，我国许多高校将大量资金、人力投入到教务管理系统的开发上，对信息化建设的重视度越来越高。不过部分高校现有教务管理系统中，只录入了学生学籍、基本信息的初级资料，这些信息资料难以将学生在校的整体情况反映出来，在学生毕业论文设计、社会实践等教学形式的评价中，仍然以结论性评价为主，缺乏科学、客观的过程性评价，这就反映出部分高校学生学籍档案管理的信息化、网络化水平还需进一步提升。

四、改进高校学生学籍档案管理的对策探究

1.创新管理理念

高校学生学籍档案管理工作开展，不能只依靠单一的管理模式，加强传统管理模式与互联网的结合是重点。对高校来说，应当始终坚持“以人为本”的管理理念，从实际出发，重视对学生学籍档案的全面管理、集中管理，一切围绕学生利益出发，重视学生学籍档案管理中服务职能提升，采用“互联网+”的手段，为学生提供更加优质的档案查询服务。在学生学籍档案归档时，档案管理工作人员必须耐心、细致地对待工作，尽可能借鉴国外或其他先进学校成熟、优秀的学籍档案管理经验，切实维护学生学籍档案信息。高校档案管理部门要加强对档案管理工作人员的教育和培训，做好人员选拔工作，挑选合适人才开展档案管理工作。尤其是在加强实施“互联网+”战略过程中，必须保障每一位档案管理人员都具备较高的计算机操作水平，为提升学生学籍档案信息化、集中化管理水平创造良好条件。新时期，加强高校学生学籍档案管理中的理念创新，是改进管理工作、提升管理成效的前提条件。对部门领导、工作人员来说，只有时刻秉持创新原则，才可以确保学籍档案管理工作紧跟时代步伐，才能够为高校提升办学水平做好铺垫，从而为国家社会经济建设提供更多高素质人才。

2.优化信息化管理

信息化是时代进步的必然选择，各大高校应当将学生學籍档案管理纳入学校信息化建设范畴，逐步减少纸质档案使用频率，基于信息化技术为保障学生学籍档案信息准确性、真实性创造良好条件。基于信息化建设的学生学籍档案管理，便于学生自主对学籍注册、学籍变更进行操作，进一步缓解高校学生学籍档案管理压力。同时在大数据、云计算技术的支持下，还能够自动对每一位学生的学籍信息进行检测，避免学生学籍信息填写错误。在信息化支持下，学生学籍档案的保密性将得到有效提升，便于学生及时、准确查询自己的学籍信息。比如在学生入学时需要进行学籍注册，通过学校构建的学籍档案管理系统，学生可以使用学号或者入学时设置的密码进入系统，自主进行学籍注册操作，在系统提示下完成学籍注册。在校期间，学生如有学籍变更需求，也可以进入学籍管理系统进行自主操作，在学校教务部门引导下，学生可以向系统提交学籍信息变更申请，通过系统及时将学生的申请信息传递到相关部门进行审核，在审核通过后利用短信、微信等方式将信息反馈给学生。总之，基于信息化建设的学生学籍档案管理，使得管理工作的自动化、智能化水平得到进一步提升，不仅缓解了传统学籍档案管理的工作压力，解决传统学籍档案管理中办事效率低下的问题，还能够为学生提供更加便捷、智能的查询、申请等服务。

3.加强学籍档案管理的制度建设

制度建设是任何一个社会主体正常运行的根本，高校学生学籍档案管理工作的开展，也应当建立在制度建设基础上。学籍档案管理制度是高校开展学籍档案管理工作的主要依据，其可以有序引导管理工作开展。高校在制定、修订学籍档案管理制度过程中，应当认真阅读国家教育部门出台有关制度建设的文件、政策，并结合学校发展实况，认真分析现阶段学校学生档案管理中存在的问题，通过制度建设方式有序对管理工作中存在的问题进行整改，进一步保障学籍档案管理制度的完善程度，切实提升制度的可行性、全面性。在学籍档案管理制度引导下，高校需要制定一套行之有效的管理办法，进一步缓解师生办理相关手续负担，切实提升高校学籍档案管理工作的合理性、规范性。

4.加强学籍档案管理人才队伍建设

从一定程度上讲，学校对学籍档案管理工作的重视程度，决定了学籍档案的整体管理水平。在信息化技术不断发展背景下，新技术、新方法的应用，都必须有一支高素质、高水平的人才队伍支持。因此对高校来说，应当加强对现有档案管理工作人员以及新近档案管理工作人员的业务培训，加强对档案管理工作人员绩效考核以及考核结果的应用，实行“优胜劣汰”的人力资源管理办法，确保人才队伍建设能够更好地支持高校学生学籍档案管理工作开展。绩效考核结果需要直接与工作人员的基本工资、薪酬福利挂钩，通过这种方式激励工作人员为提升绩效水平努力，通过这种方式为高校学生学籍档案管理工作提供保障，保证每一位工作人员都抱着积极的态度和高度责任心投入到学籍档案管理工作中。

结语

综上所述，高校学生学籍档案是完整记录学生学习信息的载体，加强对学籍档案的管理，有助于提升高校办学水平，为保障国家经济发展活力提供充足人才支持具有很好的促进作用。当前，我国高校必须积极转变管理理念，明确学籍档案管理工作中存在的问题，基于信息化建设、人才队伍建设以及制度建设，实施“互联网+”战略，切实提升学籍档案管理的信息化、集中化、智能化水平，以便为高校充分发挥学生学籍档案价值创造良好条件。

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（作者单位：宝鸡文理学院）