提升血站献血人员档案管理的有效路径

李丽

摘 要：献血人员档案是血站档案的重要组成部分，是血站开展宣传招募、保障血液质量和安全的重要信息支撑，受我国医疗技术水平、计算机技术、网络通信技术和信息技术的日新月异发展和全面应用，献血人员档案信息统计、利用压力骤增使献血人员档案有效已成为单位实现可持续化发展的重要保障。本文通过对血站档案工作现状分析，提出提升血站献血人员档案管理的路径，健全血站献血人员档案管理制度体系;强化档案管理意识，完善归档管理，加强血站献血人员档案信息化;提升血站档案管理人员素质。对血站档案科学管理和无偿献血事业发展，有着重要的实践意义与实用价值。

关键词：提升;血站档案管理;路径

医学技术迅猛发展使得临床对血液的需求数量、质量日益增长，血站档案管理的工作也显得越来越重要，血站既是特殊的医疗机构，也是我国医疗卫生健康事业的重要组成部门，必须重视和做好血站管理工作。目前，我国基层血站献血人员档案数量巨大，时间特性明显，随着时间不断积累，档案存放、统计、利用操作起来十分困难，内部工作量较大，形成种类繁多的档案资料，传统档案管理方式已经很难满足血站在突发事件中的应急工作服务需求。血站献血人员档案不仅是记录无偿献血挽救生命大爱的见证者，也是血站开展宣传招募的信息支撑和保障血液安全和质量的信息支撑;更是维护献血者和用血者合法权益的法律依据，是血站举证、维护自身权益的法律依据，更是血站宝贵的财富。因此，需要加大力度予以解决血站档案管理部门工作中存在的主要问题。开展血站利用现代信息技术来支撑档案管理的手段和过程，有效地提升血站档案管理的工作效率和服务水平是一项迫在眉睫的任务，提升血站管理水平现代化有着积极的促进作用。

一、血站献血人员档案管理的现状与分析

獻血人员档案是血站采供血业务工作中形成的献血人员个人基本信息登记、献血者筛选、血液采集、血液样本检测、血液成分制备、血液储存、运输及血液质量控制部门对采供血业务所有流程质量控制关键点抽检等信息的记录，具有长期保存价值的原始记录。档案管理水平的高低直接影响血站档案工作的效率及质量，献血人员档案管理的最终目的是献血人员档案的有序化、包括对档案实体和信息管理有序化。

第一，受档案管理制度影响，档案管理水平不高

血站献血人员档案管理工作是一项政治性、机密性、专业性很强的工作，需要完善的管理制度，目前，实际工作中仅仅只做献血人员档案资料的收集、管理、归档工作，缺少档案分析，在接收档案时，只有交接手续，缺少档案质量把控。日常档案的保管缺乏定期检查、核准，做到账物相等，对破损和字迹褪色的档案，没有及时复制修复。

第二，管理水平的影响，档案实体质量不高

传统的献血人员档案管理，因血站献血人员档案数量庞大，主要工作内容是收集、分类、整理、上架、著录，统计其实只是对血站献血人员档案实体进行简单有序的管理。一是，造成献血人员档案收集意识淡薄、牵扯献血办公室、成分制备室、血液检验室、血液储存室、血液质量控制室等多个室办，很难保证应收集的资料全部收集。二是，移交的献血人员档案资料缺乏鉴定甄别，具体表现在用纸不一、纸张大小不一、废纸打印材料入档;排版顶天立地不留装订余地;工作记录用铅笔、红笔、圆珠笔划改;必须签名的地方有漏签、错签;修改内容描述不全或表述不准确;归档资料页码有漏打现象。严重影响献血人员档案质量。三是，保存的献血人员档案以纸质载体为主，容易对档案实体造成损坏;四是，档案库房面积有限，献血人员档案单独存放空间不足，影响档案信息安全。

第三，血站信息管理服务被动化

随着计算机信息技术的渗透，信息化技术手段已逐步运用到血站各项管理工作中，献血人员档案信息管理作为血站档案管理重要组成部分，常因信息化建设不足及常态化档案管理表现出为管理而管理，使得献血人员档案呈现信息数据分散化、碎片化、被动化的管理及服务状态，不利于档案利用。

第四，献血人员档案管理手段落后，档案人员素质不高

血站献血人员档案管理工作需要专人管理，由于血站是业务性很强的事业单位和人员编制的影响，档案管理人员力量薄弱，大多没有经过档案专业学习和培训。对献血人员档案的专业性、管理档案要求、档案资料收集、整理、装订、归档等业务不够专业，归档意识淡薄。往往还是一人管理甚至身兼数职，忽视了档案专业知识和管理手段的更新，只能凭借经验和理解开展工作。大量档案资料靠手工著录、检索和查阅，既费时又费力，加大档案管理人员的工作负担。其次档案收集、归档、保护、保密制度不健全，虽有制度但流于形式，执行不够严谨，缺少责任心。同时档案人员队伍专业素质、理论水平、文化素质参差不齐，与血站现代管理工作悬殊较大。档案专业出身较少，知识结构不完善，高层次档案专业人员较少，不适应现代化档案管理和血站发展，档案管理人员素质水平影响档案管理水平。

二、提升血站档案管理的有效路径

1.建立健全血站献血人员档案管理制度体系

建立健全献血人员档案管理制度是血站档案管理工作不可分割的重要部分，不仅有利于维护血站档案完整、有效性 ，还有利于规范血站档案管理工作，提升血站管理的整体水平。当突发事件来临，能否科学地进行管理，对血站的发展至关重要。在当前医疗卫生事业深化改革的形势下，管理制度体系建设已经被越来越重视，加强管理制度体系建设成为提高血站应急能力的有效路径。

血站档案是血站采供血活动中真实记录和权威凭证，记载了广大无偿献血者现场采集血液，血液检测、制备、存储、运输等全过程，是最真实、最可靠、最具权威和保存价值的。因此，根据血站档案形成特点，按照档案管理基本要求和《血站管理办法》《血站质量管理规范》制定全面规范的血站献血人员档案管理制度，可由办公室牵头组织会同各业务科室形成档案领导小组，单位主要领导为组长，围绕血站采供血各项活动，以提供档案服务利用为目标和前提，制定实施合理的血站档案管理办法和考核细则，立足“收集齐全、归档明确、管理科学”，严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》和《中华人民共和国保密法》的基础上制定《血站献血人员档案管理制度》《血站档案信息安全管理制度》和《综合档案室工作职责》等制度，严格执行《借阅登记制度》，档案借阅人员认真填写借阅档案登记表，经分管领导审批后，方可借阅相关资料，不得将档案借出档案室，需复制相关资料在档案室进行复制，并严格登记，确保档案实体及信息的绝对安全和规范。

同时将责任进行细分，加强管理制度的执行力，强化组织领导，由分管办公室工作的副站长主抓档案管理工作，由办公室具体管理，明确1名专职管理人员，一名辅助管理人员，并在各业务科室分别确定一名兼职档案管理人员，建立责任到人的档案管理责任体系。日常工作严格依法执行各级各类档案法规制度，不断完善档案管理工作， 完善档案资源结构，充分保障采供血各环节档案资料齐全完整和安全保密，突出利用、开展编撰、挖掘档案信息潜能，强化服务功能，保障机制，构建科学严谨的档案管理制度体系。

2.强化档案管理意识，完善归档管理

血站档案人员要增强自己的档案工作意识，工作中不推脱，不敷衍了事。构建科学严谨的档案管理制度体系。立足“收集齐全、归档明确、管理科学”的要求，制定了《血站献血人员档案归档范围》《血站献血人员档案工作流程》和对档案的收集、整理、归档、立卷等各个环节进行培训。明确献血服务各个工作环节的重点和归档范围。献血人员档案是采供血操作过程中业务的真实记录，是献血者个人及其捐献血液的全部信息，具有追溯性，可提供每袋血液在采集、检验、成分制备、储存和运输过程中符合血液质量安全的证明。是证实血站依法执业、严格按照操作程序工作的重要证据。可严格按照档案编制规范划分档案资料的归档具体范围和归档资料质量，杜绝档案资料有破损、漏项等。从而确保档案资料的完整性、准确性。在献血过程归档主要以血液采集《献血前检查记录》《献血登记表》和献血血液初筛记录和采血记录等组成，站内工作主要由血液成分制备、检测、储存、发放和运输组成献血人员档案重点部分，主要是血液样本检测报告、血液成分制备记录、血液储存记录、血液发放记录、血液冷链运输、献血投诉等资料，涉及科室多，工作环节复杂，须应收尽收，统一编号，分类管理。所有档案均登记电子版索引目录，方便查询。

3.加强血站档案信息化建设有利于实现全方位档案服务

采供血的安全，不僅直接影响人民群众生命健康和社会稳定，也是实现健康中国战略和医疗卫生服务体系高质量发展的重要内容。

首先实现档案信息资源安全管理制度建设，献血人员档案涉及献血者的个人隐私，传统档案手工管理，档案信息传播速度慢、路径单一相对较为安全。但随着血站档案的信息化发展，档案信息将会通过网络登记著录和提供利用，增加泄密风险。加强对案卷的保管、保密，对档案室实行精细化管理，与各业务科室签订《保密承诺书》，明确各室在档案管理工作中的职责和任务。随着当前信息化时代不断发展，要不断利用先进网络安全技术，对档案的安全提供保障，避免档案在管理过程中出现信息泄密，造成血站运行过程中的风险。最重要的就是预防网络风险，提升档案管理过程中的安全水平。可借助计算机网络功能设置一些权限，将不同类型和安全级别的档案进行分开分层次保密管理，相关人员利用自己的权限进行登陆著录、调阅，提高档案信息的安全性。其次根据经费少的实际情况，优化配置资源。按信息化需要把现有的计算机设备进行升级改造，建立信息化管理标准的模式体系和利用采供血管理软件发展的档案信息管理系统，保障档案信息安全和完整性，服务采供血生产、经营、管理，通过不断加强血站档案信息化建设，将党政机关事业单位无偿献血人员队伍、企业无偿献血人员队伍、学生无偿献血人员队伍等资源整合在一起，依靠网络、计算机和大数据技术对献血人员档案进行数据分析，形成一个互联互通、高效便捷的服务网络，运行线上线下一体化服务平台。并以此平台为依据，实现整体布局与安排，不仅为单位决策服务提供有力的支持，还可以预测识别献血者，有针对性地及时对献血者进行动员招募，加强固定无偿献血者队伍和应急献血队伍建设，利用档案信息技术对现存档案进行管理和实现全方位档案服务。提升献血人员档案利用的价值和服务水平。

4.提升血站档案管理人员素质

血站档案人员是参与档案管理的主体，应具备较强的政治素质、保密意识和档案专业知识，了解血站业务，提升血站档案管理人员素质和相关法律法规的掌握，提高信息技术、计算机操作技能，才能使档案管理作用有效发挥。就血站目前来看，很难吸引这类复合型人才，只有从实际出发，固定一名档案专职人员和多名兼职人员，明确各科室在档案管理工作中的职责和义务，提升血站档案管理水平。

首先，在选用档案管理工作人员时，挑选具有较高思想觉悟、专业能力及业务水平的人员担任档案管理工作，作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，积极掌握科学管理的原则和方法，提高自身专业水平。其次，加强对档案在职人员的继续教育培训是目前和今后刻不容缓的工作任务。当前是社会快速发展时期，新技术不断形成，对档案业务管理、服务也提出新要求。档案日常管理工作主要包括档案整理、保存和利用。

其中日常管理主要涉及收集、分类整理，编目、装订、装盒、上架和文件修复等技能，血站可采取内部开办业务培训班，以老带新。对于不断更新的档案业务知识、血站科学知识，可采用送出去参加培训的方式，组织档案专业理论技能培训，在特殊时期可使用计算机、手机通过互联网多种平台学习。

三是要学以致用。血站档案专业技术人员应通过不断利用计算机技术、信息技术、档案软件等新技术的学习，应用到实际工作之中，用以促学、学用相长的有机统一、实现良性循环。

三、有效提升血站献血人员档案管理的实践意义

通过血站档案管理的现状与分析，带给我们科学处理献血人员档案管理工作急需解决的路径。提升血站献血人员档案管理，既可以减轻档案专业技术人员的日常工作压力，又能有效地提升了档案管理质量和效率，有效地发挥档案管理在实际工作中的作用，提升档案管理的科学应用和整体管理水平，提升血站整体应对突发事件的能力。加快信息化管理及信息技术对采供血事业的强力渗透。

通过对献血人员档案资料信息分析，陆续采用网络信息、电话精准预约、精准定点献血的方式招募献血者，在最大程度上缓解了采供血矛盾，保障了献血者的安全和用血者血液的安全。发掘、宣传无偿献血活动先进人物和典型事迹，弘扬爱心人士献血救人的无私奉献精神。扩大“互联网+无偿献血服务”覆盖面，不断完善电子献血证服务功能，全面实现全国无偿献血者临床用血费用出院直接报销减免。使无偿献血事业深入人心，保障血液安全供应，形成全社会广泛参与无偿献血的良好社会氛围，从而促进血站发展。

结语

总之，献血人员档案记载着无偿献血者热血筑爱的全过程，献血人员档案管理作为血站档案管理的重要组成部分，直接关系到血站应对突发事件应急能力和血站自身发展，因此，必须认识到当前献血人员档案管理工作在公共卫生应急管控中存在的问题，提高思想认识水平，实施规范标准血站档案管理办法，强化档案信息化管理水平充分发挥血站的社会价值与作用。只有我们深刻反思，不断学习，不断总结，血站档案管理一定会跃上一个新的台阶。

参考文献：

[1]刘 蕊.浅谈血站档案信息化管理创新建设[J].办公室业务，2019

[2]冯海魂.血站档案管理信息化建设分析[J].陕西档案，2020

（作者单位：延安市中心血站）