人事档案管理中项目管理的实践与应用探讨

孙建

摘 要：人事档案是个人经验与行为的一种历史记录，是对个人思想品德、业务能力、工作业绩的真实、具体记载，为了解干部、选贤任能提供了重要的参考资料。但是，由于我国经济、人事制度的改革，我国计划经济时期建立起来的人事档案管理体系已经不能满足现代社会的人事管理要求。人事档案管理工作正面临着空前的考验。为了适应市场经济的发展，对传统的人事档案管理制度提出新的要求。在人才竞争日益激烈的今天，作为人才培养的基本单位，学校要适应这一竞争，就需要改革传统的人事档案管理。

关键词：人事档案;档案管理;项目管理;现状分析;应用策略

人事档案是学校人事调动、职称评聘、任免、调整工资等工作的基础，是学校人事管理中的一个重要环节。学校人事档案是学校在引进、管理人员的过程中，所形成的档案，是记录、反映教师工作经验、工作业绩的重要档案。近几年，我国的教育方针、人员管理体制发生了巨大的变革，但目前学校的人事档案管理工作模式明显落后，严重影响了学校的工作。

一、学校人事档案应用的意义

1.有利于学校对人事资料的全面掌握

人事档案内容包括：简历、考核、政审、表彰奖励、涉法违纪材料、任免、调动、薪酬等方面的材料。学校在人员档案的基础上，对各类信息数据进行统计、分析，全面了解学校教师队伍的年龄、学历、知识、行政级别、奖励、科研能力和水平等情况，通过对人才档案的掌握和分析，根据人才资源现状，为优化学校人才队伍年轻化、专业化等提供第一手信息资料，也使学校短、中、长期的人才培养规划的制定更为科学合理。

2.对学校干部的选拔任用工作具有重要意义

人才资源是学校最有价值的资源，学校日常教学管理工作的目的，就是要充分利用人才完成日常的教学管理工作。人事档案是指教师的履历、学历、职称、工作经历、教学科研业绩、各类表彰，充分反映人才的优势和长处。及时调整校方的工作岗位，做好教师和管理人员的选拔和任用，是提高学校人力资源利用公正性和公信力的现实需求。

3.对教职工工作的激励作用

人事档案包含教职工工作经历、科研成绩、教学成绩、教职工日常工作成绩等，是教职工工资、职称评定、福利发放、岗位调整的重要参考，是客观、公正评价教职工的第一手有价值的资料，通过这些资料信息的挖掘，给予教职工相应的岗位调整和薪酬待遇。同时，也促进了我国教师的薪酬制度改革更加公平合理，有利于激发教师的积极性。

二、学校人事档案管理存在的问题

1.管理观念落后，制度不健全，计划性差

学校的工作重点是提高教育质量，改善教学条件，改善教学环境，为学生提供更好的优质教育资源。目前，我国中小学教育工作中，以升学为中心，忽视学校管理为普遍存在的现象。在档案管理方面，仅仅是对档案的收集、整理、存放和保管，很少有针对性地进行阶段性的建设和改革工作，使档案管理无法有效地发挥其应有的功能。另外，个人档案应该全面、历史、客观地反映个人的情况，但现在的一些档案资料太过简单，内容太过抽象，难以反映出个人的特点，对学校的选人用人没有任何实际的参考价值，甚至会影响到学校用人的选拔，不仅会让学校员工的工作热情受挫，还会给学校带来不必要的损失。此外，因人员档案利用不当造成的弃档、再建档等问题，致使人员档案内容不能完全统一，无法全面反映人员的真实面目，从而加大了学校进行人力资源管理的成本。

2.管理设备落后，运行不规范

人事档案中的资料太过古老，只会记载当事人的过去，因为档案里的资料不会被重新审查，所以新的资料也只是一种形式，很少有真正的资料可以反映出当事人的最新动态，所以学校很难从中得到有用的资料。另外，由于过去的人事档案大多是以纸质的形式呈现，由于人员流动性的增强，造成校方对个人档案的查询效果甚微，且耗费大量的人力物力，导致工作效率降低。由于管理技术落后，学校管理者缺乏有效的识别个人信息渠道，只能被动接受。

人员档案的收集、整理、编目、归类等工作多以人工操作的方式进行。纸质文件经过多次装订、整理后，会造成很大的损坏，对文件的安全、完整性造成很大影响。而在人事档案管理中，由于缺少办公自动化技术、档案管理软件，缺少电子档案管理的经验以及技术，导致学校的档案管理工作无法满足学生发展需要。

3.人员档案内容不完整、标准不统一

在学校，个人资料的存档没有经过严格的审核是很常见的。一些档案内容简單、不规范、内容不一致、更新不及时，人员档案管理缺乏系统性、规范性。档案最根本的特征就是真实性，没有真实性，就没有它的使用价值。由于信息不对称性，导致档案中经常会出现个人资料内容的虚假。如学历造假、年龄造假、工龄造假等问题越来越严重。这种不实的资料会导致人力资源部不能恰当地评价员工，从而不能正确地制订人员配置计划、补充计划、解聘计划和退休计划，从而对学校目前和今后对人力资源配置的需要造成重大影响，甚至会导致学校失去一些重要发展机会。

4.个人档案观念不强，档案管理工作困难

许多教师对自己的人事档案问题并不重视，有些重要的文件被忽视或找不到，或者在需要时匆忙增加，因而所建立的档案往往内容不完整，缺少系统化建设，不能对基础信息进行核查，而且真实性和可信度也会受到质疑。

三、了解项目管理

项目管理是指组织在有限的时间、人力和其他资源的条件下，为达到特定的目的而进行的、具有一次性性质的工作。项目是指通过各种知识、方法、技术和工具，以达到或超过项目有关方的要求和预期而进行的各种管理活动。项目管理包括一套对活动和方法的管理，它包括三个方面：一个是与项目整体有关的管理，另一个是与项目的中心目标有关，第三个是与项目保障有关的管理。

四、项目管理理论在学校人事档案管理工作中的应用

1.制定工作方案

在学校人事档案管理中，在每个阶段工作开始之前，都要根据学校的实际情况，精心制定工作方案，按照个人档案的重要程度，按需要安排工作重点，突出学历、学位、职称在档案查阅中利用率高的特点，保证人事档案管理的实用性和可操作性，力争科学、高效、便捷地服务下一步工作。

2.加强过程管理

收集、整理和补充档案资料是整个档案工作的一个完整环节，档案管理员应根据工作进度，积极与教务、总务、后勤等部门联络，定期将学校人员的信息进行收集、归档。在此期间，严格执行工作计划，确保各项工作任务得以切实实施。

3.标准检验流程

档案采集工作结束后，档案管理员要加强档案审查，保证档案的完整和表达正确，并与档案资料的提供单位保持联络与沟通，将不属于档案的资料及时送回相关单位，并及时将收集到的文件进行装订，避免遗失、积压。

4.持續总结，提升管理水平

档案管理人员通过对档案管理工作分析，发现问题，总结经验，掌握适合学校实际的、可行的方法和方案，使档案管理技术与时俱进，为学校管理、培养、使用人才提供信息，在不改变学校外部环境的前提下，使档案管理工作更科学、更先进，确保档案信息的真实性、时效性、准确性。

五、学校人事档案管理工作项目实践的优化策略

1.加强对人事档案质量的认识

档案质量的好坏直接影响到档案管理人员的素质，只有了解档案管理在学校管理中的重要性，才能真正体会到其在实际工作中的重要意义，要把档案工作放在第一位。只有把学校的管理工作放在首位，才能使其他工作有条不紊地进行。高校领导对人事档案的认知水平直接影响到其对人事档案的处理，进而影响到其在社会中的地位与发展。对档案工作的管理者来说，要增强对档案工作的积极性，使其能够正确地开展档案工作。把人事档案工作作为学校管理与发展的一项重要内容。此外，管理与保存档案的数字化与信息化是管理者的需要。档案的管理与电脑的使用是分不开的，掌握电脑的使用，可以大大地提高工作效率，节省大量的时间。只有提升管理水平，才能更好地为学校提供优质的服务，促进教育工作成效，进一步提升社会的良性循环。

2.全面提升人事档案工作的整体素质

加强人事档案工作，最重要的措施是全面提升人事档案工作的质量。在学校人事档案工作中，要提高政治素质，严格组织纪律，树立良好的职业道德。通过加强档案管理人员的服务意识，加强与学校各部门的沟通与合作，使其能及时、高效地获取各类资料，为学校的人力资源管理以及决策提供依据。

做好人事档案工作，必须具备良好的政治素质和专业素养。学校要不断完善管理方式，对人事档案管理人员的管理提出更高要求，要聘请专业管理人员来进行档案管理，只有具备一定的专业知识和丰富的管理经验，才能制定出更好的管理方式。目前，人事档案工作具有很强的专业性，对具有科学管理经验的人员提出更高要求。学校可以对员工进行经常性培训，使其把人事档案的管理摆在第一位。

在人事档案工作中，档案管理者必须具有较强的责任感和使命感、良好的职业操守、无私奉献的精神。档案管理工作是一项专业性很强的工作，工作人员的专业素养直接关系档案管理工作的完成质量，工作人员要想熟练地应用项目管理理论，提高档案的质量，就必须不断地加强自己的专业知识。人事档案管理部门要制定专门的与兼职的档案管理人员的专业学习与训练方案，以增强他们的专业知识，使之更好地适应新时代的需要。

3.建立和完善工作质量监测体系

要把人事档案管理的全面实施作为评价档案工作质量的一个重要指标。在加强档案管理的同时，对档案管理工作进行监督和革新，促进学校的教育、教学、管理相关工作的工作质量，提高教学质量和效益，使档案管理工作真正发挥其应有的作用。

在人事档案工作中，应当适时地对不适应新形势的各项规章制度进行调整，建立更加合理、科学的档案管理制度，使档案工作更加规范化、制度化。建立健全档案资料的传递登记制度，做到档案资料的动态管理与评估，如有疏漏或遗失，应及时纠正，以保证资料的完整性。人事档案内容要做到横纵结合、动静结合、定性与定量结合，在材料的鉴定上要去伪存真，使学校的主管机关能够及时准确地了解和掌握人事变动和人员流动。

4.加速人才档案的信息化建设

人事档案管理工作繁杂，工作方式不易操作，常规的管理方式难以实施，且反应迟缓。现代人事档案信息管理系统是以全体人员的个人资料为依托，通过计算机与各系统的连接，实现对个人资料的微机检索、网络查询，并能及时地更新档案资料。

一是构建“人事档案数据库”，实行“动态管理”。

二是通过局域网间的互联，使人事档案网络化，确保学校各级领导能根据工作需求，随时查阅所需的文件，以达到提高信息利用率的目的。

在信息化的今天，人事档案管理工作的信息化是当务之急。学校人事档案的网络化是未来学校人事档案工作的一个重要发展方向，必须适应时代发展趋势，总结在大数据时代对人才档案工作的发展需要，确保人才档案工作的实效性和实时性。提出了运用信息化技术，真正做到信息资源的共享和使用，使数据的应用更加安全可靠，保证信息的完整性。要建立一个系统化的档案信息资源数据库，在建设过程中要对建设行为进行规范，对文献的命名也要严格。

另外，在使用电子文件系统软件时，必须引进新的软件，更新软件，确保其兼容性，防止信息收入差距过大。因此，要加强对档案的投资，实行电脑辅助管理，利用先进的现代储存技术，推动电子档案与网络的互联与共享，为学校管理提供便利的档案资讯服务。

六、结语

综上所述，人事档案是学校对人才的一种考核和认知，是学校招聘工作的一个重要参考，也是学校人力资源管理中的一个重要环节。通过对学校人事档案工作中存在的问题进行分析，提出以“项目管理”为核心的学校人事档案管理理念和方法，以实现学校人事档案工作科学化、规范化、现代化的目标，从根本上推动教育事业实现良性发展。此外，健全、规范、真实的人事档案管理对于社会人力资源的建设和发展具有重要意义。因此，要使人力资源健康和谐发展，必须充分发挥人事档案的积极作用。

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（作者单位：青岛市招生考试院）