如何做好新形势下的社会保险档案管理工作

石统雨

摘 要：社会保险档案是社会保险管理工作的重要组成部分，因为，社会保险档案包含具体的社会保险经办机构在办理社会保险过程中的具体业务，其主要通过图片、文字材料等形式进行记录和保存，而且，社会保险档案中还记录了投保人的具体投保经过和金额，以及投保人的责任和义务，为投保人以后的生活提供了一份保障，所以，不管对社会保险经办部门还是投保人来说，社会保险档案管理都具有非常重要的意义。本文就如何做好新形势下的社会保险档案管理工作进行了简单的分析，并提出了相对有效的策略，希望可以为社会保险经办机构提供帮助。

关键词：新形势;社会保险档案;管理工作

随着我国加大民生保障措施力度，社会保险档案的管理工作也受到很大的关注，其已经被列为建设社会主义和谐社会的一项关键工作。社会保险档案管理工作不仅牵动着人民群众的根本利益，更是国家经济发展和社会利益之间的重要纽带，在國家的发展中占据了不可动摇的地位。社会保险是一项利民的重要举措，而社会保险档案则是这项利民举措的重要载体，如果社会保险档案被科学有效地利用，不仅可以切实维护广大劳动者的利益，也可以推动实现构建和谐社会的重要方针。由此可见，社会保险档案对于国家以及广大的劳动者有多么重要，而社会保险档案管理工作是社会保险档案的重要保障，具有同样的重要性，尤其是对于人力资源和社会保险经办机构来说，社会保险档案管理是其工作的首要任务。现在的社会保险经办部门最主要的就是做好社会保险档案的管理工作，运用科学合理方式进行社会保险档案管理。

一、社会保险档案管理的现状

1.社会保险档案管理多样化

随着社会的不断发展，社会保险也呈现出多样化发展趋势，各种各样的社会保险开始出现，就现在的社会保险来说，已经出现了多种类型，多样的社会保险会给社会保险档案管理工作增加一定的困难，而且根据调查发现，目前的社会保险档案管理系统比较分散，不同的社会保险属于不同的部门管理，虽然做到了具体工作的细化，但是在一定程度上增加了社会保险档案的集中管理难度，并且还可能会出现各部门信息沟通不及时的情况，导致投保人和社会保险经办机构工作人员重复工作，增加无效的工作量以及浪费投保人的时间和精力，最后，因为各部门无法达到集中的状态，缺乏统一的社会保险档案管理形式和原则，在社会保险出现问题后，短时间内找不到便捷的解决途径和具体的负责人，不利于人力资源和社会保险经办机构的横向发展。

2.社会保险档案管理缺乏统一的原则

我国的地区经济发展存在差异，导致一些地方政策也会存在一定的差异，所以目前来说，我国的社会保险档案管理工作并没有做到统一的管理工作职责和规范，各地区在实际的社会保险档案管理工作中都是按照现有地区的标准管理，导致各地区的社会保险档案管理工作出现一定的差异，而且由于各个地区的不同管理制度，导致一些跨地区的投保人没有明确的办理流程和具体的投递资料明细，在很大程度上影响了社会保险经办机构的工作效率，同时也在无形中造成了社会资源的浪费。

3.社会保险档案管理方式落后

虽然我国已经对社会保险制度进行了改革，目前社会保险制度开始逐步走向完善，但是在实际的工作中还是有一些社会保险部门的管理方式比较落后，例如随着网络时代的到来，计算机管理软件已经开始大面积的投入使用，但是在实际的工作中，还有很多社保部门对于计算机管理软件的使用率并不是很高，只是使用简单的功能，一些系统性的功能并没有使用，导致管理软件的真正作用没有发挥出来，以至于很难提高管理效率，造成管理方式处于落后状态。

4.工作人员以及领导的不重视

有部分的社会保险经办部门对于社会保险档案管理存在一定的偏见性，没有充分认识到社会保险档案的重要性，把社会保险档案管理工作当作一种简单的整理工作，只是大概地进行分类管理，并没有做具体的划分，除此之外，还有很多的工作人员在对社会保险档案收集、分类、整理的时候并没有进行统一的科学规划，很可能导致档案丢失的情况出现。

二、新形势下加强社会保险档案管理的必要性

社会保险主要的业务人是面对广大的劳动人民，而社会保险档案管理就是以广大劳动人民为基础所承办的医疗、养老、工伤、失业、生育保险信息的管理工作，为了保障广大劳动人民的保险利益，这些档案的管理工作发挥了最重要的保障作用。如果在投保人投保期间发生档案泄露和丢失，不但会对社保工作人员造成影响，也会影响到投保人的利益，因此，提高社会保险档案管理工作人员的专业素养和工作责任感成了目前社保部门的首要工作。随着国家对社会保险的重视，广大劳动人民也开始提升自己的保险意识，开始为自己投保，而且保险的种类也在日渐增加，这就代表着社会保险档案管理工作的工作量在日益增加，加大了工作人员的工作压力。在这个科技发展迅猛的时代，社会保险档案管理工作人员掌握了社会保险的信息，所以必须加强对管理人员进行档案保密性和安全性培训，防止社保档案发生泄露和丢失，相关的部门负责人也需要加强这方面的认识，以实事求是和严谨的工作态度将社会保险档案管理工作列为首要工作，从而进行科学规划和采用合理的考核晋升制度，为社会保险管理提供可用人才。社会保险档案的管理工作不只是管理人员的工作，也是社会保险部门的共同工作，部门领导需要对其进行合理的财力投入，用于改善管理设备，为社会保险档案管理工作人员创造良好的工作平台。

1.社会保险改革的需要

做好社会保险档案的管理工作，是倡导改革传统档案的积极响应，只有具备科学的管理体系，才能保证社会保险工作顺利开展。社会保险档案中记录了原始的保险信息，如出现档案丢失的情况，会导致原始资料的丢失，想要重新找回会非常困难，严重的情况会导致该项保险无法进行正常的业务，因此，增强社会保险档案管理是一项迫在眉睫的工作，传统的档案资料多数是以纸质形式记录的，很容易因为一些意外的发生导致原始资料的丢失和摧毁，所以只有不断更新管理技术，促使传统档案进行改革，才能为社会保险档案的安全增加一份保障。

2.社会保险的要求

社会保险工作具有一定的复杂性，在工作人员完成必要的工作流程后，还需要进行大量的数据整理工作，若没有强力有效的数据管理方式，很有可能会出现数据混乱或者数据丢失的情况，进而增加了保险管理的工作量。再加上投保人会出现更换工作单位或者是暂时离职的情况，随之对应的社会保险缴纳单位也会发生相应的改变，针对这种情况，只有科学严谨的管理保险档案，才不会出现因为人员流动更换保险发生混乱的情况。人员流动如果属于正常的人员调动，就需要将上家单位的保险信息转移到现有单位继续缴纳，需要两家单位同时同意，上家单位同意转出，现有单位同意转入，而且必须保证在转移的过程中不能出现数据上的误差，所以保险管理工作具有一定的复杂性和严谨性。

3.有利于提高办事效率

严谨的保险管理制度，可以有效地提高工作人员的工作效率，有利于顺利开展社会保险业务，更高效地服务广大劳动者。同时通过调阅档案中的信息，可以看到工作中存在的缺陷，并及时进行解决。

三、社会保险档案管理工作的改进措施

1.提高参保人员的意识

社会保险档案是社会保障体系的关键部分，但就目前而言，很多参保人并没有认识到社保档案的重要性，认为其只是一份简单的记录材料。鉴于这种情况，如果想要更好地进行社会保险档案管理工作，就需要提高投保人的保险档案管理意识，引起参保人对保险档案的重视，从而提高参保人在办理社保过程中的积极性，从一定程度上来说提高了档案管理工作人员的工作效率。另外，如果遇到参保人的保险出现异常情况，工作人员首先和参保人进行数据核对，很快就能发现问题所在，从而顺利解决问题。但是，提高参保人的保险档案重视程度之前需要先提高档案管理工作人员的管理意识，部门领导可以组织相关的培训或者设置相关的激励机制，鼓励工作人员加强管理工作的严谨性和安全性，提高工作人员的工作效率。

2.建立完善的管理规章制度

社会保险档案的管理工作离不开相关的管理制度，而想要做好管理工作就需要在实践中不断完善管理制度，保证管理制度的及时性和准确性。想要建立完整的管理体系，可以从以下几个方面进行：第一，可以借助法律法规，在实际的档案管理工作中，有很多工作人员对档案管理都是处以轻视的态度，导致档案管理工作中出现了一些懒散的状况，无法保障参保人员的权益，所以为了能够引起管理工作人员的重视和相关部门的严谨态度，同时也是为了保证参保人员的合法权益，可以借助法律进行一定程度的约束;第二，规范现有的管理工作流程，在社会保险档案管理工作中，发生问题后有很多的工作人员都不知道从哪个环节查找，很大程度上降低了工作人员的工作效率，同时也有可能会直接损害参保人员的利益，因此建立规范的管理工作流程成了解决该问题的有效办法，规范的工作流程不仅可以明确找出具体的出错环节也可以缩短工作人员的工作时间;第三，对于已经存档的社会保险档案，要做好后续管理工作，尽量将同一个人的参保信息归纳到同一个档案中，进行集中管理，可以减少档案丢失或者被修改的风险，同时也避免了一人多档，浪费社会资源。

3.借助科技技术，优化社会保险档案管理

新形势下的社会保险档案管理工作需要借助科技的力量优化，社会保险档案管理可以简化和优化自己的管理体系，一方面有了现代科技的介入，不仅可以提高档案管理工作人员的工作效率，还可以提高工作人员的准确性，减少工作人员在手工记录中的错误，缓解了工作人员的工作压力;另一方面，为以后的查阅工作提供了方便，有了网络科技技术的帮助，不需要像之前那样查找特定档案的时候，必须翻阅大量的资料才能找到有用的信息，这样的查找工作不仅工作量巨大，而且还非常耗费时间和精力，借助科学技术，社会保险档案管理人员可以将手工档案录入成电子版，并按照一定的流程存储备份，方便以后查阅，并且电子版的保险档案一般不会有丢失的情况发生，且保存时间较长。

但是事事都有两面性，现代科技技术帮助保险档案管理人员解决了工作量大、分类储存等问题，但是同时也潜伏着一定的风险，电子档案虽然提高了档案的安全性，但是在面对计算机病毒和不法分子的入侵也有无可奈何的时候，所以为了防止计算机病毒和不法分子的入侵，可以着重从以下两个方面进行防控，首先我们要从社会保险档案管理的主体进行防控，社会保险档案管理的主体是社保部门，社保部门要有完整的计算机病毒消杀系统和专业的计算机技术人员进行安全把控，防止黑客入侵，其次是社会保险档案管理的工作人员不要随便使用辦公电脑连接公共网络或进行个人活动。

4.增强社会保险档案管理人员的专业素养

想要做好社会保险档案管理工作，首先需要增强社会保险档案管理工作人员的职业素质，制定阶段性的管理工作知识培训，着重提高工作人员的档案管理水平，为以后的档案管理工作夯实基础。其次，需要提高社会保险档案管理工作人员的计算机水平，计算机虽然简化了档案管理工作，但是其需要采用正确的使用方式才能发挥作用，培养工作人员的计算机能力可以使社会保险档案管理工作更加的科学化、现代化，另外，随着现代科技的发展，人们的需求也越来越多，如果档案管理人员还是采用之前的管理手段，很难满足现代人的切实需求，作为新时代的社会保险档案管理人员，必须要具备过硬的计算机水平和厚实的专业实力，以便更好地满足现代档案管理工作的需求。最后需要提高社会保险档案管理工作人员的综合素质。总的来说，社会保险档案管理工作人员专业水平的高低直接决定了保险档案管理整体工作水平的高低，所以提高工作人员的综合素质也是一项必要的工作，首先定期开展的职业培训，除了培训专业知识以外，还可以增加一些相关法律法规的培训，在工作的时候可以为参保人员普及保险方面的法律法规。其次，提高工作人员的计算机水平增加计算机的学习深度，鼓励工作人员创建更加符合现代管理工作的管理软件，在保证管理工作的正确性和安全性的前提下进一步简化工作内容和流程，从而提高档案管理工作的效率。

5.加强服务，深化社会保险档案的开发利用

各个社会保险部门应该制定部门以外的相关保险查阅制度，方便参保人员随时进行个人档案的查阅，为参保人员办理社会保险提供便利，另外，为了保证档案的安全性，在参保人员进行查阅之前，需要进行身份验证，同时把档案的查阅时间和查阅人员姓名进行相关的登记，并统一进行保存，防止有人恶意查阅档案。社会保险作为一个服务部门，都是为广大劳动人民服务的，工作人员的言行不仅仅是个人行为，是社会保险服务部门的代表，所以社会保险档案管理工作人员需要加强自身的服务意识，把工作职责和工作内容落到实处，对每一位参保人员都用热情的态度接待，耐心地回答参保人员的问题，帮助参保人员尽快解决问题，但是对于不确定的问题或者是政策中没有明确规定的问题，不要擅自作出承诺，一定要经过领导审批后再办理，只有为参保者提供切实有效的服务才能得到广大人民的认可，从而更加顺利地开展社会保险工作，发挥社会保险的作用。

四、结语

随着我国社会保障工作的不断改革，新形势的发展推动着社会保险的进步，之前传统的保险档案管理方式已经被时代所淘汰，开始使用现代化的网络管理，促使社会保险工作更加规范化、科学化，想要使社会保险工作更加健康持久的发展，就需要和时代发展保持统一步伐，不断进行改革和创新。另外，社会保险档案管理工作直接联系着广大劳动者的利益以及背负着构建和谐社会的重要使命，良好的社会保险档案管理工作可以促进社会保障体系进一步完善，加快社会保障事业的蓬勃发展。

参考文献：

[1]阮春红，张 丽.浅析新形势下如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].丝路视野，2018

[2]石玉芳.做好新形势下社会保险档案管理工作的思考[J].新商务周刊，2019

[3]穆 亮.新形势下如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].办公室业务，2018

（作者单位：郯城县社会保险事业中心）