社会福利事业机构档案管理创新路径

卢宇洁

摘 要：社会福利事业机构指集中收养孤老、残、幼的机构。伴随着社会福利事业的快速发展，福利事业机构逐步从原来的“温饱型”向“普惠型、服务型”转变，使“养、治、教、康、置”致力于为孤老、残弱、孤儿等社会群体提供更加优质的服务。我国社会福利事业机构在开展档案管理时仍采用传统方式，其管理模式、管理内容都难以促进福利事业机构的发展和转型，无法从根本上有效解决。因此，我们应加快社会福利事业机构档案的管理创新，从档案收集管理、管理设计、管理基础设施、信息化管理方面出发，切实迎合福利机构转型与升级需求，推动社会福利事业机构的可持续发展。

关键词：社会福利事业机构;档案管理;信息化

一、加强社会福利事业机构档案管理的必要性

1.增强档案管理水平的有效介质

社会福利事业机构通过不断强化档案管理，能全面增强档案管理水平，对规范档案管理、制定完善的档案管理制度、保障档案资源得到合理利用等发挥出重要作用。社会福利事业机构档案主要记录福利事业机构的历史材料、各种活动的原始记录，例如：社会福利事业机构在收留、扶养老人和儿童过程中形成的重要文件、实物、图像、音像、电子数据等。如果社会福利机构缺少档案管理，资料收集不够全面，将会对社会福利事业机构的发展产生不良影响。因此，强化社会福利性机构的档案管理，认真剖析当前社会福利机构档案管理现状，做好市场调研，积极创新档案管理的模式和丰富档案管理中关于儿童、老人的档案资料等，将会给社会福利性机构的档案管理提供宝贵意见，增强自身的管理水平。

2.解决民生问题的基础保障

现阶段，随着人们生活水平的不断提高，人们对于物质的追求也越来越高，解决民生问题成为国家工作的重点，然而，社会福利事业机构是解决民生问题的主要推动力，其对构建和谐社会、促进社会发展等都发挥着重要作用。因此，为更好地解决民生问题，构建和谐社会，社会福利事业机构应对档案管理工作予以高度重视，发挥档案管理的重要作用。而社会福利事业机构档案管理工作是其工作中的重要组成部分，直接决定着社会福利事业机构工作的效率，也对提升福利事业机构的名誉、更好地服务于社会，以及需要帮助的人起到基础保障作用。而本文提出的档案管理创新路径能更好地挖掘出社会福利性机构的社会作用，为促进社会发展和构建和谐社会等作出了重要贡献。

3.完善“养、治、教、康、置”计划的重要依据

社会福利事业机构的档案管理不仅记录了儿童生活、教育、老人接受照顾、学习、医疗等方面的信息，还对社会福利事业机构发展历程进行了记录，是机构记录一些大事件的重要基础。伴随着一些儿童福利机构、残疾人福利机构、孤老人福利机构等的转型和发展，这些机构记录的各方面档案将会直接影响到福利事业机构的发展，能为孤残儿童、老人等提供生活上的保障，也为机构开展全方位的服务工作提供保障，维护好儿童、老人的合法权益不受到损害，为开展各项工作计划、落实各项规章制度提供了信息支撑。

二、社会福利事业机构档案管理存在的问题

1.档案管理缺乏顶层设计

出现档案管理没有规划、制度不完善等情况都将难以提升社会福利事业机构档案管理水平。一些档案人员在开展档案管理时，会出现随意存放和保管档案、重要信息遗漏等情况，因此，社会福利事业机构应做好顶层设计，这样才能为开展档案管理工作作出支撑和基础保障。

2.档案收集有欠规范

从社会福利事业机构档案收集的范围上看，其主要围绕救助对象的档案管理、行政档案管理、人事档案管理、社会档案和会计档案的管理。但是从一些福利事业机构档案管理的现状来看，其更多的是收集了该机构的会计档案、人事档案、基建档案，其在救助对象档案管理上存在很多不足，如：救助对象的资料收集不齐全，进入机构和离开机构的信息不完善，重要信息没有记载和跟踪的记录等，导致社会福利事业机构在档案管理上存在很大弊端。

3.档案保管保护设施方面

（1）档案材料保管不善

众所周知，福利机构档案管理如果丢失一些重要素材，将会直接影响到该福利机构档案工作的推进和发展。从一些社会福利事业机构来看，个别单位或个人没有对一些有价值的资料或者电子数据引起重视，他们仅仅注重自己使用档案，没有考虑到总体的发展和建设工作;在工作时仅仅使用单一来源的信息和资料，将其分配到各个业务部门后，将直接影响档案的管理水平，并对开展下一步的福利工作产生不良的影响。

（2）库房保管设施落后

从当前社会福利事业机构档案保管情况上看，其保管水平较低且存在落后的现象。①库房配置严重短缺。从对公益性福利事业机构调研情况来看，档案储存的硬件设施配备不到位，仅仅有少量的单位配有专门的档案室，用于存放档案。②设备配备相对落后。安保设备不足，调控的设备也相对较少，这些都影响了档案信息化的管理，难以提升档案管理效率。

4.档案管理方式落后

档案管理在理论研究、实践研究等方面都取得了显著成效。一些地方性福利机构其在管理方式上存在很多不足。例如：我国进入信息时代后，一些经济欠发达地区在档案管理上主要应用纸质媒介和实物等进行管理，该管理的模式不易保存、不便查询，如果这些档案资料频繁地使用，将会造成重要信息、资料的丢失和损坏，影响档案管理的水平和效果。

即使一些地区已经开展了信息化管理，但受到信息技术应用能力不足的影响，其在信息统计方面经常出现问题，例如：信息统计过程中，未对收养儿童的基本信息进行记录，即儿童的健康情况、性格、收养地点、接受教育情况、同伴交往情况、领养情况等，对这些数据也仅仅是粗略地记录，如果不能保障数据的真实性，很可能造成相关数据出现不一致的情况。

三、社会福利事业机构档案管理创新路径

1.做好顶层设计，完善档案管理体系

为全面推动社会福利事业机构工作的创新和发展，社会福利事业机构应在创新管理路径上，保障档案能以多种形式和载体呈现出來，如以文字、凭证、图片、视频等方式，通过“广征集、重点记、认真编、细保管”，来实现对社会福利事业机构档案工作的“专项管理、专人管理、专柜管理、专责管理、专室管理”工作，保障收集到的信息更真实、更完善，客观反映出养老情况、儿童收养情况、各种活动情况。由此可见，社会福利事业机构应做好顶层设计，提前订量，提前做好充足的准备，在统筹管理下，构建更加完善的档案管理体系，也为提升社会福利事业机构的“医养服务”水平奠定基础。

2.遵守档案资料的收集原则和细化收集资料的范围

档案资料收集的原则应秉承“真实性、完整性、时效性”原则。基于少数福利事业机构档案资料收集不完善的问题，社会福利事业机构应不断扩大档案资料的收集范围，在强化专门收集、专人管理的前提下，提升档案管理的效率。例如：儿童福利机构在收集资料时，应结合不同的时间段进行档案的分类收集，“对号管理”即儿童在机构生活期间所使用的资料（户口本、残疾证、社会保障卡、健康档案、预防接种记录、手术治疗材料、康复治疗材料、受教育的资料、家庭寄养的材料、社会工作服务相关的资料等）;儿童离开机构归档的材料（死亡证明和相关合同等）。除了上述材料，福利机构还应保存儿童进入机构时随身所带的物件，以便日后的“认亲”;影音材料（孤残儿童收养时的照片、送温暖的照片、收养家庭反馈的照片等），这些资料对于收养者来讲都起到十分重要的作用。尤其是近几年伴随着网络的发展，寻亲案例越来越多，很多走丢的儿童或者被遗弃的儿童都可以借助网络力量找到家人，这时福利院就发挥出至关重要的作用。当认亲时，福利院出具一些有价值的照片或者信息线索，如：走丢儿童随身携带的衣物、当时的照片等，将能快速提升认亲的效率和成功率。

3.改善档案保管条件和配备基础设施

档案管理过程中应重视对档案的保护，一方面防止外界因素对档案资料产生一定的破坏;另一方面及时修复和补充已经出现损坏的档案。但是从当前社会福利事业机构档案管理来看，其基础设施构建不够完善，无法为档案管理提供基础支撑。

（1）改善档案保管的条件

保管的条件主要有：档案管理人员可以将档案存放于档案室保管;档案在流动时的保管条件。基于这两个方面，档案管理过程中需不断调整管护的条件，即档案的状况和档案的存储载体等。档案室的“湿度或温度、驱虫、光照”等都直接决定档案保存的效果，为延长档案的寿命，应做好基础设施保护。

例如：有条件的福利事业机构应建立防火、防潮、防虫的档案室。

另外，社会福利事业机构还应针对服务对象，如：老年人或者残障人群身体健康情况、就医情况建立专门的医疗档案，并对这些对象进行治疗时，相关人员为提升治疗效果，需要频繁的查阅档案材料，在这种情况下，为节约时间，社会福利事业机构应引进先进的技术，将重要的病案材料做成电子版本的材料，将有效提升档案管理的效率，还能为开展各项工作奠定基础保障。

同时，电子档案管理应具备强大的系统储存能力，通过在电子档案中建立多个模块，如：就诊时间、就诊效果、主治医生、费用资金等，以提升档案管理信息的完整性。

（2）提高库房设施配置

档案室的构建对积极开展和落实档案管理工作等发挥出重要作用，能将档案管理工作的价值有效发挥出来。基于一些福利机构没有制定专门的档案室来看，社会福利事业机构管理人员应增强意识，重视设立专门的档案室，并投入相应的资金支撑，从而在做好市场调查后能有计划、有目的地利用这些款项。另外，社会福利机构还应做好对档案管理系统的升级，维护、加大对档案管理人员的业务培训，为档案管理工作做好软件和硬件设备设施的准备。

4.全面提升档案信息化管理

（1）全面应用计算机技术

社会福利事业机构在创新档案管理时，应不断优化自身的服务方式，即广泛应用计算机技术用于档案的管理，使档案管理的检索效率得到有效提升，例如：引进计算机硬件设施、网络、数据库和操作系统等。这些软件和硬件设施的配备，将为实现档案现代化管理奠定坚实的基础保障，档案管理的服务水平也将得到提升。

（2）借助信息化手段，积极开展信息编研

档案管理工作中开展档案信息的编研是一项重要工作。开展档案信息编研能充分增强档案的效率和利用价值。当前社会福利事业机构的馆藏对象主要是以馆藏档案为主，在对这些内容进行研究后，需对这些档案开展再次加工。而新时期，人们对档案工作提出了更多新要求，社会福利事业机构应对其档案工作进行改革，在对原有档案资料整理方式进行改进和深化后，确定编研的选题。结合福利机构的实际情况确定编研的主体，在做好各部门之间的交流和沟通后，做好信息录入工作，保障录入的信息不会出现任何漏洞，例如：儿童进入福利院的影像资料、儿童在收养家庭的生活状况、残障人接受社会福利待遇情况、就业情况、孤寡老人就医情况、社会福利送温暖的情况等，这些资料信息的检索，都有利于档案的利用和管理。

（3）提升信息检索的能力

检索系统的不断完善，能显著提升档案查询工作的效率，从而强化社会福利事业机构的服务功能。一方面，对以往档案的专题目录、全宗目录、案管指南等进行调整和改进;另一方面做好信息化和档案化的改革工作。例如：档案查询时，人们可以通过网络目录检索或者全文检索服务，以便更快地检索出自己想要的信息。另外，福利机构还应借助互联网技术，注重与其他福利机构的合作，保障一些档案信息能共享，共同扩展出检索平台，开发出新的检索渠道，从而帮助更多收养家庭更快找到适合的收养对象;帮助更多残障人群找到适合的就业渠道;帮助更多孤寡老人得到社会人士的帮助。

（4）构建档案数据库

结合档案管理分层管理、专人管理、重点管理等特点，以档案中的数据库信息为主要抓手，为更好地构建老年公寓、开展全方位的照料、构建社区服务站等，以实现资源共享和机构共建，为老人和小孩提供更加周到的服务。可见，社会福利事业机构通过建好档案、用好档案，可以为每一个需要幫助的人提供更加周到的医疗、康复、教育、照护等一体化综合服务。

（5）加强信息的有效交互

档案管理时，各大院校和社区居委会应对志愿者和社工送温暖的情况建立专门信息库。例如：将志愿者为儿童、老人和残障人群所提供的生活照料情况、文化教育情况、心理辅导情况、技能训练情况等全部纳入信息库中。另外，社会福利事业机构也可以借助互助平台散播困难老人、儿童的需求信息，并搭建起能为这些群体接受爱心的渠道和桥梁，从而使这些人群持久化地争取到社会性支持。这不仅能缓解政府财政压力，同时能为困难儿童或者残障人士等提升更加便捷的服务。

由此可见，在未来的一段时间内，我们通过做好档案利用工作，能为更多需要帮助的儿童、老人、残障人群提供优质化服务。社会福利事业机构应更好地强化档案管理，制定完善的档案管理制度、保障档案管理设备的完整和先进性、提升信息化管理能力等，以保障档案管理工作有条不紊地进行，使档案信息查询和检索过程有规可循，促进社会福利事业机构改革和创新发展。

参考文献：

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（作者单位：晋级南昌市社会福利院）