信息化环境下铁路企业档案管理创新思路分析

宁利锋

摘 要：档案管理是企业管理中的重要内容，对于大型国有企业来说，档案管理工作不仅关系到企业自身的建设和发展，同时也是企业核心竞争力的集中体现。在信息化环境下，国有企业档案管理工作需要依托有效的技术优势，开拓创新管理思路，以此才能够实现新的突破和发展。文章以铁路企业档案管理工作进行分析，探讨铁路企业档案管理的意义，分析铁路企业档案管理中存在的问题，以及铁路企业档案管理信息化改革所遇到的困境，提出信息化环境下铁路企业档案管理的创新思路。

关键词：信息化;铁路企业;档案管理

铁路作为国民经济的大动脉，在改革开放的今天发挥着越来越重要的作用。铁路运输业的发展，与国家的经济战略息息相关。在改革开放的新形势下，我国为了加强对外的沟通和交流，提出了“一带一路”的倡议。其中在陆地上借助古代丝绸之路，开通了中亚和欧洲的交通运输专用线路，成为国家对外交流的一大创造。目前以中欧班列为基础的中欧铁路运输系统，成为中国与西亚、中国与欧洲等国家进行贸易往来、文化交流的主要形式。多种铁路运输系统的建设，对于铁路企业的内部管理产生了很大影响。铁路企业必须要从根本上与时代的发展相协调，实现新形势下的企业内部管理。档案管理作为企业管理的重要部分，也需要在新的信息时代发展中，做出相应的创新性改变，才能够符合企业的整体发展。

一、铁路企业档案管理的意义

档案是人类活动的真实记录，铁路企业档案是铁路企业在运输、生产、经营、研发和管理活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的记录，包括铁路运输、生产技术、基本建设、科学研究、设备仪器、铁路标准、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。铁路企业的檔案，记录了铁路企业历史发展的进程。尤其是我国铁路系统建设历程，在改革开放前后呈现出巨大变化。铁路企业的发展和不断完善，是依托科学准确而又具体的档案资料，来进行深入的分析和参考，才能够得以完成企业发展的转变。铁路企业档案除了历史传承方面发挥的重要作用之外，在自身的项目建设和铁路经营方面，也提供了很重要的信息参考。我国的铁路建设仍然在如火如荼地进行，工程项目数量较多，而且还承担了众多对外援建的项目。铁路企业档案管理，可以为众多工程项目提供科技资料服务。这对铁路项目建设提供了极大便利，尤其是对于一些对外援建项目，都是按照标准化模式来实施，铁路企业的档案是实施工程建设的重要资料。在新时代发展下，铁路企业在工程建设和运营管理上，向信息化转变，与传统模式有很大区别。铁路企业档案管理工作，也需要在新的时代环境下，实现信息化的改革和发展。

二、铁路企业档案管理存在的问题分析

1.档案管理意识淡薄

在铁路企业的档案管理中，普遍存在的问题就是企业对档案管理意识较为淡薄。这种现象表现在企业的上上下下，不管是管理人员还是一般的职工，都没有对档案管理相关工作给予足够的重视。作为管理人员，工作重心放在了企业的生存和发展上，对于企业的行政管理工作，包括档案管理，没有足够的重视。导致企业档案管理的工作状态较差，档案管理人员的工作热情度较低。同时，分拨的档案管理资金也相对来说较少，档案管理的信息化建设无法有效实施。普通职工对资料归档工作没有引起足够重视，导致许多重要的工程资料没有及时归档，使得企业的技术资料产生遗漏和丢失。更有甚者，一些人员对企业的技术资料弄虚作假，蒙混过关，这种资料的归档对于企业的新建工程以及技术革新都会存在很大隐患。

2.档案管理能力较低

铁路企业的档案管理工作，自铁路企业建成之日起就开始进行。我国的铁路管理系统，在建立和发展过程中发生很大的变化，除了归口部门的转变之外，铁路企业的自身管理和经营模式也有了很大变化。但是铁路企业的档案管理人员，大多都延续了企业传统的管理方式，这种计划经济时期的档案管理方式，已经与当下的市场经济环境极不相符，也与企业的自身发展不相适应。因此，当下铁路企业的档案管理工作普遍表现出的管理能力较低、现代化的管理意识淡薄。这些特征使得铁路企业的档案管理整体水平不高，对于当下铁路企业档案管理工作以及信息化的改革建设都造成了很大负担。

3.档案的利用率不高

铁路企业的档案管理工作，除了资料的收集归档之外，最大的作用就是供企业进行科研和工程建设使用。但是大多数铁路企业档案管理，都主要针对企业的信息收集和归档，企业档案的利用率不高。主要原因有三点：一是铁路企业的档案大部分不会对企业的所有人员开放，企业的大部分职员在需要查询和检索资料时，没有第一时间与本企业的档案部门沟通联系;二是企业档案管理工作自身存在的问题，企业档案管理模式较为保守，对于企业档案文件的检索和使用，有严格的审批手续，导致企业档案文件的检索方式十分复杂，使得大多数人员缺乏检索档案的动力;三是企业档案内容十分丰富，但是检索的方式和检索的效果并不理想，使得检索的精度不够，没有达到资料使用的效果。这些原因导致企业的档案利用率不高，因此大多数的企业档案没有发挥实际的作用。

4.档案管理的设备陈旧

档案管理除了需要专业负责的人员之外，还需要有相应的档案管理设备。这些设备不仅是档案管理的基础，而且还是档案信息化改革的必要条件。但是从当下的铁路企业档案管理工作来看，企业档案管理的设备较为落后，大多数都是沿用传统的管理设备，而且存在一定的安全隐患。比如档案管理中的消防设备设施，若是没有定期检查，则会存在很大的火灾隐患，一旦发生事故，则会造成难以挽回的损失。另外，铁路企业档案管理的信息化建设，必须要借助专业的信息化设备才能够实现。同时，也需要先进的档案管理系统与企业和市场的环境相符，这就需要档案管理设备和系统及时更新，能够与企业的发展及时对接，这样才能够实现档案管理的信息化水平逐步提升，满足铁路企业对档案管理的要求。

三、铁路企业档案管理信息化建设的困难

1.铁路企业档案管理人员的信息化水平不高

在档案管理的信息化建设中，档案管理人员的信息化水平不高，是阻碍档案管理信息化建设的主要因素。当下的铁路企业档案管理，有众多长期从事国有企业档案管理工作的人员，这些人员的工作经验丰富，具有很强的档案管理工作能力。但是也有自身的弊端，比如：这些人员在长期的工作中已经建立起较为成熟的工作方式，而他们的工作方式，比较符合计划经济时期的国有企业档案管理工作，对于当下市场经济环境则缺乏一定的成效。同时，档案管理人员的信息化水平不高，缺乏基本的信息化办公及档案管理的专业知识和理念。对于档案管理人员来说，缺乏必要的信息化知识，不仅使得档案管理的信息化建设得不到有效实施，同时，也会制约铁路企业的档案管理工作的改革与发展。

2.缺乏必要的设备支持

在档案管理的信息化建设中，需要必要的信息化设备支持。在档案管理的信息化建设中，一些先进的设备和系统，与传统的固定式设备有着明显区别。信息化的设备和系统，相对来说不仅价格昂贵，而且需要定期维护和更新。因此，在档案管理的信息化建设中，不仅需要设备和系统的采购费用，而且还需要设备和系统的维护和更新费用。

另外，这些设备的运行和使用，也需要有非常标准的外部环境，对于档案室的外部温湿度控制，也需要建立一定的标准，这些标准也是需要相应的设备来维护的。而在当下的档案管理中，缺乏一定的信息化设备的支持，导致档案管理的信息化建设十分艰难，一些企业为了节省资金，采购的设备较为落后，虽然可以达到档案信息化的管理要求，但是整体的运行十分落后，没有达到预期的信息化建设效果。

3.部分企业的整体信息化程度偏低

在铁路企业的档案管理中，档案管理的信息化建设要与企业的实际情况相符合。目前一些铁路企业自身的信息化水平并不高，因此，企业内部的其他管理工作也十分落后。即使档案管理工作实现了先进的信息化系统模式，但是企业也很难真正利用这些档案资源。目前这些企业在自身的建设上有一定弊端，整体还是采用比较传统的管理和运营方式。这就导致企业内部管理的信息化水平整体偏低，自然在档案管理的建设上，也无法有效提升。以铁路工程建设、货运和铁路维护相关企业为主，在管理上较为保守，而且企业自身也形成了一套较为固化的管理模式，因此在信息化改革上也较为困难。

4.信息化建设思路不清晰

铁路档案管理的信息化建设是企业档案管理的必然趋势，因此各个企业都在进行企业管理等方面的信息化建设。铁路企业的档案管理信息化建设，是企业改革发展的重要内容，各个单位都已经相继开展各种规模的信息化建设。但是在实际的档案管理信息化建设中，由于管理模式和改革思路的问题，使得信息化建设呈现较为复杂的局面，导致档案管理的信息化建设没有达到应有的要求。比如，各个管理部门对信息化建设的主要思路和具体措施没有达成统一要求，在具体实施中也很难有效落实。另外，在企业档案管理信息化建设中，无论是信息设备的采购还是系统的维护，都不够科学合理，出现资源浪费或者是信息化水平不足的现象，很难达到最佳效果。

四、信息化环境下铁路企业档案管理的创新思路

1.加强对企业档案的电子化建设

在铁路企业档案的信息化建设中，首先要对铁路企业的档案进行电子化的整理和归档。一方面，铁路的原始纸质档案，都要建立有效的电子资料形式。对于大型国有企业来说，企业的原始资料较为繁多，内容也十分丰富，进行信息的转化归档工作量也十分庞大。另一方面，要对当下的档案进行电子化的整理和备份。工程技术人员在进行资料归档中，也要将纸质资料和电子资料一起归档，保证企业档案电子化建设的高效性。在铁路企业的电子档案建设中，要注意后期的信息检索再利用。因此在电子档案的收集整理中，要注意对内容和标题的分类和设定，保证后期能够实现方便和精确的检索，提高档案的利用率。

2.改善文件档案的设施与环境

在企业档案管理中，要加强文件档案的设施建设，使文件档案能够不受外部环境的影响。首先，要加强文件档案场所的防潮、防火设备，保持静风系统的稳定。对于某些重要文件的存档和管理，管理人员要定期检查。其次，对于经常使用的文件档案，要设置相应的管理制度，根据文件的重要程度，对文件进行合理的分类。比如，哪些文件可以借阅，哪些文件需要在现场检索。对这些文件档案进行分类管理，既可以节省管理人员的工作量，同时也有利于档案文件管理场所的安全性。另外，对于电子文件档案的设备管理，要进行定期的维护和管理，保证电子设备的正常运行。可以采用设备专人管理或者是外包服务，明确设备管理和运行的主体责任，切实做好档案室的安全和平稳。

3.构建合理的档案信息化管理体系

在铁路企业档案管理的信息化建设中，要建立科學合理的信息化改革建设体系。做好上层的组织搭建，确保信息化建设能够有效实施。首先要建立信息化改革领导小组，全面领导企业档案的信息化改革工作。其次，要做好信息化建设的具体实施策略，包括电子档案的收集和整理、电子设备的采购和维护、档案管理系统的构建等。都要进行科学合理的设定，来保证各个环节都能够有效进行。另外，要建立科学有效的信息化档案管理体系，使得电子档案管理规范化。从档案的创建到档案的销毁，每个环节都要严格把控。同时，也要建立合理的档案开放端口，让需要检索的人员，能够通过合适的端口访问企业的档案资料，保证档案能够合理地再利用。

4.建立高水平的档案管理人员队伍

在信息化档案管理中，人员的职业素养是实现档案管理工作有效改革的重要前提。因此，铁路企业要充分重视档案管理人才资源，通过多种方式和途径来提升档案管理的人员素质。首先，要对理念保守、工作能力不强的人员整合裁减，调离档案管理工作岗位，尤其是一些领导岗位，需要由职业素养较强、工作经验丰富以及具有先进档案管理理念的人员担任。其次，要面向高校及全社会，公开招聘专业的档案管理人员以及具有优秀经验的相关领域从业人员，不断壮大档案管理的人员力量。另外，还要在企业内部建立有效的人才培训和晋升机制，将人员的培训和考核作为岗位晋升的主要标准，不断提升档案管理人员的水平和职业素养，建立专业、先进的档案管理团队，为铁路企业的档案管理做出有效贡献。

五、结语

在信息化环境下，铁路企业的档案管理工作面临着新的问题和挑战，这些挑战与企业本身所在市场环境有很大关系。因此，作为铁路企业档案管理人员，除了专注于本职工作之外，还应该时刻了解企业的市场环境，以及在市场经济下的整体发展，这样才能够有效调整企业的档案管理工作，来为企业发展创造更大地价值。

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（作者单位：中国铁路西安局集团有限公司工务机械段）