新时代医院医疗设备档案信息化管理现状与对策探析

李燕

摘 要：医疗设备是医院治疗中必不可少的工具，对于设备的采购、维修、管理等需要及时记录在档案中。随着科学技术的进步，医疗设备档案的管理方式也更加智能化、信息化。新时代，医疗设备管理工作的重要性也日渐凸显，对其档案信息化管理手段也更加严格和丰富。本文简要介绍了医疗设备档案的主要内容和信息化管理的价值及原则，通过分析目前医院中存在的医疗设备档案信息化管理工作的问题，提出了有关的解决对策。

关键词：新时代;医疗设备;档案信息化;管理工作

随着我国医疗水平的进步，医疗设备也在不断更新换代。医疗设备是正常开展医疗工作的辅助工具，对设备档案的信息化管理也成了医院管理工作的重要组成部分。加强并规范相关管理工作，是促进医院设备设施维护与保存、提升医疗综合管理水平的必要途径。

一、医疗设备档案管理的主要内容

医疗设备档案管理涉及的内容非常广泛，包括设备的采购、使用、维护、报废等。对于医院的管理工作来说，对设备的各流程环节进行归档处理是必须的。相关管理人员应在结合医疗设备档案管理要求的基础上，实事求是，如实记录设备的动态：一是设备的申购档案管理，该部分档案包括设备采购的申请书、采购合同、发票票据、账务往来记录、操作说明、安装验收报告书等，进口设备还需进口的合格检验证明、海关免税证明等，大型设备的采购如果涉及招标，档案内容需要包括招投标书、招标协议、签订合同等。二是设备使用过程中形成的档案管理，包括设备流转使用情况、医疗科室的申请说明、设备效益分析报告等。三是设备的维修档案管理，包含设备的维修合同、质保材料、期限说明书、设备报废情况等。这些档案资料均由医院设立专门的档案室保存，派专人管理并整理归档。在实现档案信息化后，管理人员可以线上登记或拍照记录，将相关资料以电子方式留存。

二、医院医疗设备档案信息化管理的意义和原则

1.重要意义

在传统的设备档案管理方式中，是以纸质文件进行收集和保存，不仅管理效率低下，还容易丢失，在需要查阅时也不方便。新时代的发展，使得档案管理方式在先进互联网技术和多媒体平台的支持下转为信息化、电子化方式，大大提高了档案整理的效率和留存的时效性，也便于随时查看，减轻了档案管理人员的工作压力，增强了档案管理水平，给医院的管理工作提供了极大的便利，符合医疗实际需求。在对具体的设备材料文件进行归档时，工作人员应充分利用信息化手段，在档案管理系统输入设备的关键信息，系统会自动识别并整理，保存在特定的数据库中，从而提高了设备档案信息记录的准确性。档案管理系统还设置了一定的查阅权限，以维护设备档案信息的私密性。

2.管理原则

医疗设备档案管理在医院管理工作中占有重要的地位，因此医院需重点关注设备的档案管理环节，制定合理的管理制度规范管理过程。其中，对于医疗设备档案管理，应遵循如下几个原则：一是集中管理原则。对医院内部现行的所有医疗设备进行分类，统一归档管理，确保设备信息的完整性;二是周期管理原则。医疗设备的采购、安装、运行、维修、报废等过程均涉及大量的档案资料，往往需要较长的归档时间，所以有必要根据医疗设备的特点和利用过程分阶段归档管理;三是分类管理原则。医疗设备因采购方式、使用途径、所属科室不同，其包含的相关材料也有着不小的区别。因此，为了便于区分和查阅，应按照医院的档案管理制度对医疗设备档案分类别存放和管理。

三、医院医疗设备档案信息化管理现状

1.医疗设备档案管理意识不强

在医院的管理工作中，设备档案管理属于较为边缘性的工作，并不与医院的盈利直接挂钩，且医疗设备只是作为医疗过程中使用的工具，有关管理人员对设备档案管理意识不强，很多时候会忘记对其资料进行存档，没有及时形成档案记录。在一些档案管理人员眼中，医疗设备的档案管理并不是必要的工作，将精力放在其他项目的档案管理上，使得设备档案管理存在漏洞。由于没有端正工作态度，这些档案管理人员在进行医疗设备档案管理时难免容易出现差错，出现归档不及时、资料不完整等情况，给医院的医疗工作带来麻烦。

2.对医疗设备档案管理不够重视

医院的大部分工作是治疗、问诊、手术等高端技术性工作，能够为医院带来直接利润。虽然医疗设备档案管理也是医院管理中的内容，但是对比医院的其他工作，给人一种看似无足轻重的感觉，档案管理的潜在作用和隐性价值容易被忽略，得不到足够的重视。管理层也常常忽视医疗设备档案管理的重要性，没有充分注重对其开展信息化建设。在部分医院中，虽然信息化技术已经被应用于预约看诊、在线咨询等方面，但对于医疗设备的档案信息化管理却缺乏正确认识，认为医疗设备档案管理对于医疗工作而言无关紧要，没有将医疗设备信息化管理纳入医院管理工作的重点考量范围，使得有关管理人员在这份工作中得不到足够的认同感，容易形成散漫、低效的工作态度，影响医疗设备信息化管理的质量。

3.医疗设备档案管理人员专业水平需要加强

档案管理看起来是一项并不复杂、没有太多技术含量的工作，但是由于涉及大量文件资料，档案管理工作实际上非常烦琐，而且较为枯燥，需要有关管理人员兼具细心和耐心，能够及时整理和保存医疗设备档案材料，并录入信息管理系统。对于档案管理人员来说，如何在诸多设备资料中迅速识别有效文件并进行正确分类统一管理，十分考验其专业素养。当前，有些医院的医疗设备档案管理人员专业水平不足，表现在收集整理档案材料完整性较低、记录信息不够准确、归档不及时等。因此，加强档案管理人员的专业能力关系到医疗設备档案信息化管理工作的效率。

4.医疗设备档案信息化管理系统不完善

虽然医疗设备档案信息化管理建设在逐步推进，也出现了各种各样的档案管理系统，促进了医疗设备档案的自动化、电子化，但由于系统缺乏通用性，在不同的医院存在一定的差异，使得在进行医疗设备信息归档时会有某些制约，给档案管理工作造成不便，降低了工作效率。

此外，实施医疗设备的电子化档案管理虽然拓展了信息存储空间，使得信息记录更加灵活方便，但是档案管理系统并不完善，特别是在档案信息的安全性和隐私性方面，系统如果缺乏有效的防范及杀毒功能，容易遭到不法分子或黑客的侵袭，通过网络攻击窃取、毁坏医疗设备档案信息，引起档案资料的泄露或损毁，给医院医疗工作造成威胁。

四、新时代医院医疗设备档案信息化管理对策

1.建立健全医疗设备档案信息化管理制度

完善的管理制度是开展医疗设备档案信息化管理的有力保障。医院决策层应结合医院的实际情况和特征制定档案管理准则。可以参考《档案法》条款，采取统一领导和分级管理同步并行的方式，通过制度加强对医疗设备采购、维修、安装等过程中档案资料的规范收集和保管，在全流程中构建信息化管理网络。

例如，医院在采购大型医疗设备时，可以利用招标竞标的方法，筛选出信用良好、品质过关的医疗设备生产企业，提高医疗设备质量的可靠性，需要将有关企业资料和合作文件在档案管理系统中留档。根据医院不同科室的需要采购医疗设备，并对其中的质保条款、维修费用说明等存档，以便日后在设备故障时进行维修管理。医疗设备安装调试完毕后，其操作手册和说明文书也需归档，以指导医疗人员顺利使用该设备，并且设备的生产厂家、日期、编码等也應做好档案记录，为设备管理提供便利。在医疗设备档案管理流程中，相关人员应建立健全医疗设备档案信息化管理制度，发挥制度的监督作用，提高管理水平。

2.提高档案管理人员的信息化水平

在新时代医院医疗设备档案信息化管理工作中，档案管理人员的专业素质对管理工作的效率产生直接影响，特别是对档案管理系统的熟悉程度，因此必须提高管理人员的信息化水平。对于现有的档案管理人员应加强培训，定期组织课程或讲座，传授计算机应用知识、档案管理方法和信息系统使用技巧，提高其档案信息化管理能力，打造一支专业能力强、综合素质高的档案管理队伍，落实好医疗设备档案信息化管理工作。同时，医院还可以鼓励档案管理人员利用业余时间充实档案管理理论，学习国内外先进的管理方法、信息化技术等知识，促进自身专业水平的提升。医院还可以结合实际引进高素质的档案信息化管理人才，这类人才应具备扎实的专业基础和丰富的技术经验，能够促进医疗设备档案信息化管理工作的可持续发展。

3.利用大数据技术，推动档案管理发展

新时代背景下，大数据技术在社会生活中应用广泛，提高了生产工作效率，给人们生活带来了极大便利。因此，为了加强医疗设备档案信息化管理工作，医院应充分利用大数据技术，推动档案管理发展。

比如，医院可以结合管理特点和医疗设备使用状况设立专门的数据库，将医疗设备档案信息保存在特定的数据库中。因为数据库管理具有容错率高、存储空间大等特征，能有效减少管理成本，提高归档效率，并且可以实现长期保存和随时查阅。数据库档案管理方式在资源共享和快速查找方面有着得天独厚的优势，可以方便档案管理人员检索档案资源。因此，为推进医疗设备档案管理数字化进程，档案管理工作人员应从系统性、全局性的角度出发，对设备的资料信息进行智能化管理。在对医疗设备档案资料分类保存时，应针对类别建立对应的数据库，并搭建好信息共享平台，规范权限管理，对于公开的档案信息可以借助网络让大家远程查阅，私密档案信息则要控制好人员的访问权限，实现医疗设备档案的精细化管理。

4.增强医疗设备档案信息化建设力度

医疗设备档案类型多样、资料众多，对其进行信息化管理是时代发展的必然趋势。信息化提高了档案管理工作的效率，实现了资料保存的无限期及便捷性。医院应增强医疗设备档案信息化建设力度，利用先进的信息技术方法促进档案信息化管理水平。

医院由于设立规模、性质级别的限制，在投入资金和现存资源方面存在差异。医院在推进医疗设备档案信息化建设时，必须从自身的实力出发，因地制宜、实事求是。例如，医院可以参考现有的主流信息化管理系统，分类别或分层次叠加应用，循序渐进地增强对医疗设备的信息化存档，扩大覆盖范围。医院可以依据医疗设备档案等级和类别实行内部管理和技术外包的手段，将重要档案资料存放在医院的自有信息系统，而将常规档案信息委托给代理机构管理，以减轻医院的档案管理压力，降低管理成本。

5.强化医疗设备档案信息化管理的安全保密性

在对医院医疗设备进行信息化档案管理时，管理的安全性和保密性往往是关键。这需要医院建立档案安全管理制度，并设置与之协调的监督机制，加强档案管理工作的细节管理，避免资料的泄密或窃取。档案管理人员应树立安全保密意识，用丰富的网络安全、技术风险知识来武装自己，在日常的档案维护工作中提高信息系统的安全管理，定期更新系统防火墙或杀毒机制，强化对网络攻击的预防，并对调阅档案资料的人员做好身份查验和登记。

例如，在对医院医疗设备进行信息化归档时，应校验档案管理人员的登录身份，并对其录入档案信息的操作实施系统监控，每一步操作都在系统里留下日志痕迹。对于访问系统的人员应进行实名认证，且根据档案的涉密级别开放部分权限。在档案信息管理系统内安装可靠的防火墙和杀毒软件，建立系统层面的安全防范机制，防止泄露档案信息，全面增强医疗设备的信息化管理安全性。

6.开发并优化档案信息管理系统

医院可以聘请技术人员对档案信息管理系统进行开发和优化，不断升级系统的实用性和安全性。档案信息管理系统应切合医院医疗设备档案的实际管理工作，虽然如今市场上有许多档案信息管理系统，但是并不能保证其完全符合每个医院的医疗设备档案信息化管理，在工作的细节处存在一定的差异，如果协调不足或处理不当，容易引发档案信息泄露、丢失等问题。

因此，医院可以结合实际管理情况，寻找可靠的软件开发商，制定专门的档案信息管理系统，除了配置通用功能外，还应根据医疗设备的档案特点和管理需求开发新的功能，并在后期的使用过程中针对不足之处逐步优化，完善档案信息管理系统。

五、结语

综上所述，新时代医院医疗设备档案管理工作逐步向信息化、智能化转变，但是从目前的管理现状来看，仍存在着许多不足之处。这需要医院建立健全医疗设备档案信息化管理制度，提高档案管理人员的信息化水平，充分利用大数据技术推动档案管理发展，增强医疗设备档案信息化建设力度，强化其安全保密性，并可以根据现有条件开发并优化档案信息管理系统，以全面提高医疗设备档案信息化管理水平。

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（作者单位：河南省驻马店市中医院）