“十四五”时期，地方高校档案管理数字化转型存在的问题与对策

许静

摘 要：随着信息化时代的到来，档案信息化也实现了快速发展，尤其“十四五”时期，国家将档案事业发展提升了一个新高度，将档案定义为重要的信息资源和文化遗产，并倡导加快档案的全面数字化转型和智能化发展。但实际上，就近期地方高校档案管理的数字化发展而言，因受各方面影响，导致数字化转型过程中存在着很多问题，因此，本文在分析地方高校档案管理数字化转型必要性和意义的基础上，对档案管理数字化转型的问题进行研究，并提出一些相应的对策，以期为后续的发展和变革提供理论参考。

关键词：“十四五”时期;地方高校;档案管理;数字化转型

科技的快速发展使得数字化与人们的日常生活和工作深度融合，档案管理也逐渐向数字化方向发展，档案管理数字转型不仅为档案的日常管理和应用提供了很大便利，档案管理方式也得以优化，逐渐迈向更高层次，满足了“十四五”时期深化档案信息化战略转型的要求。在这种背景下，信息数字化、传输网络化也逐渐成为高校档案管理发展的重要趋势。

一、“十四五”时期高校档案管理数字化转型的必要性和意义分析

1.档案管理数字化转型是校园办公自动化发展的必然趋势

随着科学技术和信息技术的快速发展，我国的办公自动化水平有了很大的提升，无纸化办公背景下出现了很多以网络、硬盘为载体的数据信息，形成了各种动态化的数字档案。在这种情况下，如果仍然采用传统方法开展高校的档案管理工作，显然是无法满足高校发展需求的。

在“十四五”时期，档案事业得到了关注，档案管理逐渐朝着数字化方向转型，以不同载体形式存在的档案信息在数字化标准下统一保存，并且能够快速传播和共享，使得传统档案管理工作的劳动强度大大降低。因此，在高校档案管理数字化发展过程中，学校档案工作负责人及档案管理人员应及时把握档案工作信息化和數字化的发展情况，紧跟时代发展步伐，变革管理方法，达到高校档案数字化管理的目标。

2.档案管理数字化转型有利于实现信息资源的传播和共享

社会信息化进程的加快使得档案信息资源得到了更加广泛的关注，人们对档案利用的需求也不断提升，档案数字化的价值也就凸显了出来。朝着数字化方向发展，很好地实现了高校档案的快速检索和传递，只要档案使用者具备进入档案系统的权限，就能随时进入系统查询所需信息，降低了档案管理和应用的人工成本。同时，将高校的纸质档案转化成电子信息，档案信息不再受时间和空间的限制，档案使用效率和价值明显提升，达到了档案资源共享的目的。

3.档案管理数字化转型是强化档案现代化管理的最终结果

随着社会的进步和科学技术的发展，形成的档案类型和档案载体也多种多样，在这种情况下，传统的档案管理方式显然已经无法满足师生及社会对档案利用的需求，数字化管理也就成为高校档案管理发展的必然结果。通常情况下，档案是以孤本形式存在的，一旦损毁就无法挽救，而档案数字化可以将各种信息输入电脑系统，电脑可以即时备份，很好地解决了档案孤本的问题，档案管理的人工成本也得到了有效控制，是现代化发展的最终结果。

二、当前地方高校档案管理数字化转型过程中存在的问题

1.地方高校档案管理理念落后

随着“十四五”规划的不断推进，我国的档案事业得到快速发展，国家深入推进档案信息化战略转型，强调档案管理的数字化发展。但就当前地方高校的档案管理工作而言，学校领导及中层干部的现代化管理意识和观念相对薄弱，没有建立对行政部门、教学院系及档案专兼职工作人员合理的考核和奖惩机制，不能进行有效管理，导致档案工作人员思想懈怠，工作积极性不高，没有创新意识，掌握现代化技术和设备的能力和意识更是不足，对地方高校档案管理的数字化转型造成了一定阻碍，很难满足“十四五”时期档案管理工作的要求。

2.档案管理数字化经费不足、档案管理系统建设落后

档案数字化工作需要购置专门的硬件设备、管理软件及相关配套设备，地方高校因为经验不足，需要选择专业的公司外包加工，经费动辄几十万甚至上百万，而很多地方高校由于财政困难，在档案管理数字化建设上缺乏足够的资金投入，因此，地方高校档案管理数字化工作出现各种各样的问题。据调查，目前，有很多高职高专院校因为经费不足，没有配置专门的档案管理系统。而情况相对好一点的高校即使配置了档案管理系统，还是会因为经费紧张，不得不采用各种各样的应对“策略”。部分高校采取“蚂蚁搬家”的方式，申请一点经费，完成一部分档案数字化，没有经费就暂停，档案数字化工作缺乏整体规划。部分高校购买档案管理系统后，因为后期维护费用高，经费得不到保障，只能沿用老版系统，产品得不到有效维护、更新和适配，系统建设存在着很大的滞后性，运行过程中存在诸多不足。还有部分高校只做了条目的录入，仍然很难在短时间内将所需档案调取出来，数据得不到充分利用，工作效率低下，发挥档案数字化管理方便快捷的作用非常有限。因此，经费不足是导致地方高校档案管理数字化转型面临重重阻碍的重要原因之一。

3.档案数字化管理体制不完善

高校档案管理数字化发展趋势适应了当前档案管理不断改革的形势，“十四五”期间档案管理工作的管理理念、管理技术方法和管理模式逐渐发生了变化，并取得了初步的成效。在“十四五”期间，进一步促进了高校档案资源数字化管理的开展，不断加强档案管理的安全性和便捷性，成为当前高校档案数字化管理工作中的主要改革内容。

但是，当前地方高校档案数字化管理体制并不完善，现在所采用的管理制度和管理模式仍然是传统档案工作模式下的方案体系，并未结合数字化发展的现实情况，无法满足当前档案管理数字化发展的现实需求，对高校档案管理数字化发展的安全性和管理效能造成一定影响。

4.高校档案工作缺乏复合型人才

随着高校的不断发展，招生规模扩大，档案数量呈现出逐年增加的态势，档案类型也更加丰富。面对如此复杂的形势，高校档案的数字化转型对工作人员掌握计算机、管理软件等科学技术的能力提出更高的要求，新时期的档案管理人员不仅要具备扎实的档案专业知识，更要紧跟时代步伐，积极学习计算机、网络以及系统维护等方面的技术，掌握各种软件的应用技能，及时更新信息技术知识。但实际上，当前高校档案部门尚未将这一环节高度重视起来，工作人员不够，现有人员老龄化严重，对高校档案数字化发展造成了较大影响。

三、“十四五”背景下地方高校档案管理数字化发展的有效对策

目前，我国已经进入信息化时代，信息技术的快速发展促进了各领域的进步，“十四五”规划的提出，对各领域未来的整体发展提出了更高的要求。而高校作为培养人才的主要场所，受到政府的重点关注，在当前背景下，档案管理数字化建设已成为地方高校目前档案管理工作的重要内容，其未来建设的方向需要以“十四五”规划的奋斗目标为基准，从而提高地方高校档案资源数字化管理效能。

1.改变地方高校传统档案管理理念

在信息技术飞速发展的背景下，高校档案管理工作的信息化建设步伐逐渐加快，虽然部分地方高校档案工作负责人已经认识到加强档案管理数字化建设的重要性，但是，在具体实施过程中仍然坚持传统的档案管理理念。基于此，地方高校档案工作负责人需要积极学习全新的思想观念，并引进先进的信息技术和技术人才，从而丰富档案管理工作内容，提高工作效率。可以考虑本校计算机专业的优秀毕业生，本校优秀毕业生的综合情况对于档案管理人员来讲容易了解，管理人员可以根据学生的个人优势安排合适的工作岗位，同时针对不同领域的工作内容制订不同的培训计划，提高人才利用率。此外，针对档案部门在职工作人员的具体工作情况，不定期进行专业知识培训，鼓励在职人员不断更新档案管理理念，不断丰富见识，提高工作能力。为了帮助地方高校档案工作负责人及档案管理人员更新管理理念，高校应邀请专家对其进行基础业务培训，在培训过程中着重分析档案管理数字化建设的重要性，并以“十四五”规划的远景目标为基础，进一步促进高校档案管理的智能化发展。

2.保障经费投入，加强档案数字化基础设施建设和管理系统建设

档案管理数字化转型是一项促进高校发展，并且对高校有着深远意义的工作，是高校档案管理发展的必然趋势，因此高校需将档案数字化建设工作纳入学校的总体规划，档案数字化经费纳入学校经费预算，统一规划，加强档案数字化基础设施建设和管理系统建设。地方高校需结合实际情况，以建立综合档案信息资源总库为目标，构建一个满足学校档案工作需求的档案数字化管理系统，实现对党群、行政、教学、科研、设备、基建、声像等传统档案、专题档案和校史资料的系统管理，实现涵盖信息资源的收集、整编、归档、查询、利用、借阅、鉴定、销毁、编研等全过程规范化管理。还要将档案数字化管理系统与高校的办公自动化系统、教务系统、图书管理系统等形成有效对接，构建一个档案数字化管理共享平台，确保各部门都能实现数据信息的即时共享，资源互补，解决档案系统中人为录入档案工作量大、易出错等问题，为高校提高各部门的工作效率以及档案信息的有效管理提供了切实保障。

3.加强地方高校档案数字化管理体制的建设

“十四五”规划中提出了在未来发展中需要实现互联网、大数据和人工智能的高效融合。高校档案资料管理烦琐且复杂，想要提高工作效率，需要工作人员积极采用先进的信息技术，实现档案资源数字化管理。虽然地方高校档案管理工作在运行过程中有相关制度可遵循，但是并不适合数字化的档案资源管理，为了促进数字化档案资源管理工作的开展，相关工作人员在完善档案数字化管理制度时，需要坚持“十四五”规划中的档案管理目标，在工作开展中坚持依法治理的原则，并随着时代的发展实现开放化和现代化，促进档案管理数字化的可持续发展。其一，地方高校在对档案资源进行数字化管理之前，需要根据本校档案管理工作的基本特点制定较详细的管理条例，管理条例在应用过程中切实起到指导作用，按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施，实现档案资源分批次、分层次的数字化管理。

其二，坚持循序渐进的原则，档案资源数字化管理体制的完善并不是一朝一夕完成的，其制度内容在档案资源管理工作中逐渐完善，由于高校档案种类较为复杂，所以在促进数字化管理时，需要提前将不能数字化的档案进行整理分类，选择档案内容具有长远价值且利用率较高的档案作为首要的数字化管理对象，整个数字化管理工作的开展，需要在完善的管理制度下有序完成。

4.加大复合型档案人才培养的力度

高校要想实现档案的现代化管理，人才是非常关键的一部分，可以说，档案人员的素质和水平对档案数字化建设有着决定性的作用。因此，在高校的档案数字化发展过程中，一定要注重对档案人员的培训和培养，加大对现有人员的培训力度，做好对档案人员的继续教育，带领其学习现代化的档案管理知识，掌握先进的计算机技术。在此过程中需要注意，继续教育必须要从高校档案工作和档案人员的实际情况展开，将岗位再教育和全面系统培养充分结合，在自学提升的同时加强脱产培训，实现档案基础知识和专业技能的有效融合。同时，继续教育还要和岗位晋升、加薪等紧密结合起来，促进档案工作人员提高专业素质和专业技能的主动性。此外，高校还要积极引进既具备专业档案知识又掌握计算机技术以及各种软件应用的高素质复合型人才，能够高效开展数字化分析和处理工作，以此打造一支高素质的档案管理人才队伍，定期组织优秀人才参与知识讲座和学术交流，不断更新知识，时刻拥有最先进的知识和技术，为高校档案管理的数字化、智能化发展奠定坚实的基础。

四、结语

总而言之，在高校的档案工作中，档案数字化转型既是促进高校各项工作有序开展的催化剂，又为其带来一系列的挑战和难题，可谓是一把双刃剑。国家不断出台更新的各项法律、政策和飞速发展的科学技术为解决这些难题提供了有力支撑，为高校档案管理数字化转型提供了更多的可能性，不仅是社会对高校提出的要求，更是高校档案管理部门自身发展的迫切需要。因此，地方高校以及相关管理人员一定要重视档案管理数字化转型发展，对当前档案管理数字化发展过程中出现的各种问题进行全面分析，结合问题采取相对有效的对策，转变管理观念，注重现有档案数据库的强化和再建设，完善相关方面的管理工作，加强体制机制建设，规范档案管理数字化转型的方方面面，紧跟时代步伐积极转变，旨在实现地方高校档案管理以及相关工作的数字化、信息化、智能化发展，为档案资源的充分利用提供支撑。

参考文献：

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（作者单位：山西工程技术学院 ）