社会保险档案管理存在的问题及其解决方法探讨

贾桂兰

摘 要：近年来，我国社会保险覆盖范围不断扩大，为人民群众提供了优质的保险服务。社会保险行业快速发展，社会保险档案数量也随之急剧增加，使得社会保险档案管理工作难度大幅度增加。鉴于此，本文通过研究社会保险档案的主要特征，就社会保险档案管理现状问题进行研究，并提出相应的有效解决方法，旨在全面提升社会保险档案管理水平，为社会保险行业的健康长远发展保驾护航。

关键词：社会保险档案;主要特征;管理;现状问题;解决方法

随着我国社会经济高速发展，社会保险改革工作持续深化推进，同时社会保险覆盖范围不断延伸，社会保险参保人员发生了巨大的变化，这些都推动着社会保险向着规范化、标准化方向发展，为我国社会保险行业的持续发展夯实了基础。在社会保险行业快速发展的背景下，社会保险业务量随之增加，使得社会保险档案数量急剧增加，导致档案管理工作难度进一步加大。社会保险档案管理与参保人员的合法权益密切相关，应持续优化做好社会保险档案管理工作，在保障参保人员合法权益的同时，推动社会保险行业的健康长远发展。但事实上，社会保险档案管理工作存在管理手段落后、缺乏专业档案管理队伍等问题，使得社会保险档案管理工作难以发挥作用，不利于我国社会保险行业的健康发展。因此，基于社会保险行业的健康长远发展角度考虑，本文从问题和解决方法两方面深入研究“社会保险档案管理工作”具有显著意义。

一、社会保险档案的主要特征概述

社会保险档案相比普通档案而言，具有诸多显著的特征，总结包括以下几点：

1.社会保险档案涉及对象相对广泛

近年来，社会保险行业发展迅速，社会保险项目不断丰富的同时，不断向外拓展社会保险覆盖范围，使得社会保险覆盖人群相对广泛。当前，我国社会保险内容以医疗、养老、生育等为主，但随着社会保障事业的快速发展，我国社会保险制度已经延伸到农村方向，其覆盖面更加广泛，相关的对象构成也更加复杂。

2.社会保险档案具有变动性

社会保险档案往往会跟随参保对象的工作关系、工资变化等发生相应的变化。例如，医疗保险在参保对象看病费用发生变化的情况下，会在社会保险档案中体现出来，且要将整个变化完整记录在档案中。不仅如此，在医疗保险档案信息记录时，应保证各项信息的真实性和完整性，才能为日后的具体工作提供信息支持。比如，医疗保险理赔工作，若在医疗保险信息失真情况下，则难以开展理赔工作。

3.办理对象是个体

公民参加社会保险，相应的参保信息会形成一个档案文件，并作为原始凭证伴随参保公民的一生，且保险档案会动态更新和完善，不断为参保公民提供记录、管理等各项信息服务。

4.档案工作标准化和规范化

参保对象在办理社会保险时，往往要完成信息记录、缴费等一系列工作，而这些工作都要在一定的规范和标准支持下开展，才能保证各项工作不会出现任何的细节问题，进而才能提高社会保险档案的真实性和完整性。

二、社会保险档案管理工作现状问题分析

社会保险档案是社会保险工作的核心构成，其与参保对象的正当权益密切相关。因此，相关档案管理人员应正确认识社会保险档案管理工作的重要性和必要性，并积极落实多元化的档案管理工作措施。但事实上，当下社会保险档案管理工作还存在诸多缺陷和不足，总结包括以下几个方面的内容：

1.对社会保险档案管理认识不足

在社会保险档案管理过程中，由于主客观因素的共同作用而使得此项工作存在诸多缺陷和不足，其中最为突出的是对社会保险档案管理认识不足，导致档案管理工作人员缺乏较强的档案管理意识，容易在具体工作中忽视档案管理工作，或者是不严格按照规章制度要求规范开展档案管理工作，使得档案管理工作流于形式而难以发挥出实质性作用。同时，由于相关人员对社会保险档案管理工作内容及重要性缺乏正确的理解和认识，导致在具体的社会保险业务办理中，侧重于资金投入和相关领导，而没有积极落实技术措施予以支持社会保险档案管理工作，使得社会保险档案管理工作难度大幅度增加，不利于社会保险档案管理工作效率和质量的提高。除此之外，部分领导在具体的工作中，侧重于社会保险业务的开展，片面认为社会保险业务水平的提升是提高社会保险发展水平的重要基础和保障，使得社会保险单位难以在内部营造良好的工作氛围，自然不会大力宣传档案管理工作的重要性和措施，从而使得档案管理工作人员错误认为社会保险档案管理工作并不重要，只是一项普通的日常工作，从而会对档案管理工作敷衍了事，这不仅影响社会保险档案管理工作效率，还直接影响社会保险档案工作质量，不利于档案管理工作价值的体现。

2.缺乏专业的档案管理队伍

档案管理工作人员是社会保险档案管理工作开展的主体，其专业能力水平决定了其能否胜任社会保险档案管理工作。因此，社会保险档案部门应正确认识专业档案管理队伍建设的重要性。但事实上，部分社会保险事业中心在运营中往往会因考虑费用而随意聘用档案管理人员，并出于降低档案管理工作成本的想法，没有定期组织档案管理工作人员进行系统培训，没有保证其档案管理知识和能力都达到标准要求，这样不仅会影响社会保险档案管理工作的有序开展，还难以解决工作中的具体问题，直接影响档案管理工作效果。不仅如此，由于社会保险事业单位存在档案管理工作兼职问题，且这种现象十分普遍，使其严重缺乏精力和时间负责落实社会保险档案管理工作，制约了社会保险档案管理工作效能的提升。

3.缺乏先进的档案管理手段

高质高效开展社会保险档案管理工作离不开专业档案管理队伍以及先进档案管理手段等的必要支持。因此，社会保险档案管理部门既要建立专业化的档案管理队伍，又要注重档案管理手段的引进，与时俱进引进新型档案管理手段，才能保障社会保险档案管理工作效能。但事实上，社会保险事业单位不仅没有建立专业的档案管理队伍，还因为社会保险档案管理工作认识不足，没有及时引进先进的档案管理手段，导致社会保险档案管理工作难以高效开展。同时，在社会保险档案管理过程中，存在多头管理现象，使得档案管理工作质量和效率难以提高。分析其具体原因，可以了解到社会保险档案牵涉内容相对广泛，导致责任不明晰而出现多头管理，从而直接影响档案管理工作质量。例如，参保人员的社会保险档案资料存放在不同部门，参保人员若要完整查询社会保险档案资料内容，应在多个部门进行档案检索操作，这无疑增加了档案工作复杂度，不利于档案管理工作效率的提高。此外，部分社会保险事业单位在信息化建设方面，由于种种因素的制约而存在信息技术应用不足的问题，使得参保人员在查阅自身资料时，可能要翻阅大量档案信息资料，而不是使用信息技术智能化检索档案信息，这无形中降低了档案信息服务效能。近些年来，计算机信息技术快速发展并普及使用，社会保险事业单位开始大力推进信息化建设，以此提高社会保险档案管理水平。但事实上，社会保险事业单位由于缺乏技术人才、专业技术的支撑，使得先进技术手段在社会保险档案管理工作中未能體现出优越性，直接导致社会保险档案管理工作难以顺利达成理想的工作目标。

三、社会保险档案管理问题的解决方法分析

如前所述，社会保险档案管理是社会保险业务工作中的一部分，与社会保险事业的健康持续发展密切相关。但在实践中，社会保险档案管理工作还存在意识薄弱、缺乏专业档案管理队伍和先进档案管理手段等现实问题，这要求社会保险档案管理人员以档案管理问题为出发点和归属点，在增强档案管理意识的基础上，加强专业档案管理队伍建设，并要注重先进档案管理技术手段的引进及合理使用，才能整体提高社会保险档案管理工作效能，为社会保险行业的健康长远发展夯实基础。

1.加强社会保险档案管理工作认识，增强档案管理意识

社会保险档案管理工作人员对档案管理工作的认识，直接关系到其对档案管理工作的态度。因此，档案管理工作人员应加强社会保险档案管理工作内容和重要性的充电学习，正确理解档案管理工作的重要价值，才能在实践工作中自觉强化档案管理意识，从而能够主动按照档案管理规章制度来规范落实各项档案管理工作，这对提高社会保险档案管理工作质量和效率具有良好的促进作用。同时，社会保险档案管理部门应在具体的工作中，基于部门工作实际，做好社会保险档案管理工作内容和重要性的宣传工作，定期结合档案管理工作内容展开相应的会议，使档案管理工作人员能够正确、深刻认识到档案管理工作的重要性和必要性，意识到按照要求规范开展档案管理工作的积极意义。除此之外，在社会保险档案管理工作常态化开展中，各级管理部门应做好档案管理知识和技能的交流工作，为高质高效开展社会保险档案管理工作提供必要的支持。

2.加强建设专业的档案管理队伍

社会保险档案管理工作高效开展离不开专业档案管理工作队伍的支持。因此，社会保险事业单位应正确认识专业档案管理工作队伍建设的重要性和必要性，在实践中积极结合社会保险业务来开展相应的档案管理工作，使得全体档案管理工作人员具备相应的档案管理专业能力，满足于新时期社会保险档案管理工作的实际需求。在信息化时代，社会保险档案管理工作的开展离不开计算机信息技术的支持，这无形中对档案管理工作人员提出了更高的要求。因此，在档案管理工作人员培训时，既要加强档案管理知识技能培训，又要加强计算机操作技术的培训，才能保证社会保险档案管理人员具备较高的专业技术水平和计算机技术水平，为社会保险档案管理信息化建设提供支持。同时，在社会保险档案管理中存在严重的兼职问题，不利于社会保险档案管理工作的有序开展，这就要求社会保险事业单位要安排专人专职负责档案管理工作，不得出现一人身兼多职现象，并且要为档案管理工作人员配备独立的办公室，提供24小时轮班制服务。

不仅如此，为保证社会保险档案管理工作高效开展，社会保险事业单位需要加强档案管理工作人员的考核，并与其薪酬相挂钩，才能持续增强档案管理人员的管理责任意识，促使其能够主动加强档案管理知识和技能的学习，以此提高社会保险档案管理水平，助力社会保险行业的健康持续发展。

3.加强先进技术手段的引进使用

现阶段，信息技术的快速发展与普及使用，为社会各个领域工作效率的提升提供了技术支持。在此背景下，社会保险档案管理工作也要加强信息化、网络化建设，才能充分发挥信息网络技术的应有优势，全面提升社会保险档案管理效率和质量。

在实践中，社会保险事业单位需要结合档案管理信息化建设的实际需求，持续加大信息化建设投入，完善配置信息化建设有关的软硬件设施，如计算机、打印设备等，并要做好档案管理信息化系统及相关软件程序的开发工作，才能全面提升社会保险档案管理工作的信息化和科学化水平。与此同时，依托信息技术建立档案数据库，并要合理使用软件进行归档处理参保人员的信息，方便更好地检索查询相关的档案信息资源，同时可以随时在档案中更新变动信息，为充分体现档案信息资源价值提供支持。此外，注重政府和各級保险机构的联网作业，以便参保人员通过互联网平台可以完整查询个人参保信息，以此提高档案信息服务效率和水平，从而有效提高社会保险服务水平，助力于社会保险行业的健康持续发展。

四、结语

综上所述，近年来我国社会保险行业快速发展，随之对社会保险档案管理工作提出了更高的要求。但在工作实践中，仍然存在管理手段不先进、专业档案管理人员严重缺乏等现实问题，不利于社会保险档案管理水平的提升，一定程度上影响了社会保险行业的健康持续发展。因此，社会保险事业单位应从问题入手，要求档案管理人员加强社会保险档案管理工作认识，增强档案管理意识，并要加强先进技术手段的引进和合理使用，同时要结合社会保险事业单位发展实际，与时俱进，建立专业化档案管理队伍，确保持续提高社会保险档案管理水平，助力于社会保险事业的健康长远发展。

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（作者单位：滨州市社会保险事业中心）