档案开放与档案利用关系探析

李浩

摘  要：通过对全国综合档案馆档案开放与档案利用、历史档案开放与利用和现行文件利用的情况统计分析，得出档案利用率并没有随着档案开放率的增加而增加，档案开放与档案利用的关系并不成正相关关系的结论。据此，对影响档案开放与档案利用的关系的外在因素、档案自身的因素、开放档案的利用者历史工作者因素和档案利用率因素进行分析思考，认为最主要的因素是档案自身的因素，档案开放与档案利用的内在关系还需继续讨论。

关键词：档案开放;档案利用;影响因素;利用者;利用率;档案编研

Abstract： Through the statistical analysis of the openness and utilization of archives， the openness and utilization of historical archives and the utilization of current documents in the national comprehensive archives， it is concluded that the utilization rate of archives does not increase with the increase of the open rate of archives. Not a positive correlation conclusion. Based on this， this paper analyzes and thinks about the external factors that affect the relationship between the opening of archives and the utilization of archives， the factors of the archives itself， the factors of the users of the open archives， the factors of the historians， and the factors of the utilization rate of the archives. It is believed that the most important factor is the factor of the archives itself. ， the internal relationship between archives opening and archives utilization needs to continue to be discussed.

Keywords： Archives opening; Archives utilization; Influencing factors; User; Utilization rate; Archives compilation and research

對于档案开放与档案利用关系，学界大都认为：“档案开放的目的就是降低档案使用的门槛，放松对档案信息的控制，方便利用者的使用。”[1]“档案的开放，扩大了档案的利用范围，同时也提高了档案的使用频率。”[2]“开放档案使档案信息服务利用面更广，利用率更高”，[3]而“做好开放工作是提高综合档案馆利用率，扩大利用范围的最有效的方法”。[4]总之，档案开放得越多档案利用得就越多。

新《档案法》最大亮点之一就是缩短了档案开放期限，由原来的30年缩短为25年。其理论基础正是基于这种对档案开放与档案利用关系的认识。长期以来，我国档案馆的档案利用率持续走低，档案开放期限的设置就被认为是其原因之一。对此，甚至有学者建议“不设置30年的开放期，而是从档案形成之日起就对社会、公民开放”。[5]因而，对于缩短档案开放期限，学界大都认为，“为了扩大档案开放和利用，提高档案开放效率，新《档案法》将档案开放期限由原来的30年缩短为25年”，[6]“扫清了档案开放利用工作中的部分阻碍，一定程度上可为开放利用工作提效增速”。[7]

很显然，从上述中可以看出，档案开放对于档案利用有着积极的促进的作用，档案开放与档案利用是正相关关系。然而，我国的档案利用却是长期在低谷中徘徊，这是档案开放的力度和数量不够造成的，还是设置档案开放期限的法律制度造成的呢？档案开放对档案利用的促进作用究竟有多大呢？这里就结合统计数据来探讨档案开放与档案利用的关系。

1 从档案开放与档案利用统计情况中看其关系

理论上认为档案开放与档案利用的关系是档案开放得越多档案利用得就越多，这里从档案开放与档案利用统计情况入手进行分析。

这里将统计情况分为三类：一是全国综合档案馆的档案开放与档案利用情况;二是历史档案开放与利用的情况;三是现行文件（已公开政府信息）利用的情况。

1.1 全国综合档案馆的档案开放与档案利用情况分析。对于全国综合档案馆的档案开放与档案利用情况，这里的统计数据是来自国家统计局国家数据网站的统计数据，[8]具体情况见全国综合档案馆1991—2020年馆藏档案开放与利用统计表。

从表1可以看出，全国综合档案馆的档案利用率并没有随着档案开放率的提高而提高，而从1993年至2000年档案利用率不仅没有随着档案开放率的提高而上升，反而在下降，2016年至2020年同样的情况又出现了。这说明档案开放率与档案利用率并不成正相关关系，而且，档案利用率从1991年以来基本上一直呈持续下降态势。如果说，档案开放率与档案利用率受到档案馆馆藏量的影响，不能完全反映真实的档案开放与档案利用的关系，那么，档案开放与档案利用的绝对数应该能真实地反映两者之间关系的。表2是全国综合档案馆1991—2020年馆藏档案开放与档案利用数量情况统计。数据同样来源于国家统计局国家数据网站[9]。

从表2可以看出，全国综合档案馆馆藏档案开放数量从1991年至2020年一路增加不断升高，档案开放的绝对数量越来越多，显然是不断加大的档案开放力度促成的。而档案利用数量则没有随着档案开放数量的增加而增加，而是基本处在一个变化很小的水平直线中。档案利用数量与档案开放数量增加的幅度拉开距离，渐行渐远，甚至越来越大。

从档案开放与利用的绝对数量上来看，从1991年至2020年档案开放数量增加了5.96倍，虽然档案利用的数量也增加了1.2倍，但是，如果将时间拉长，在一个更大的时间范围尺度来看，就不一定是增加了。据统计，1987年全国综合档案馆馆藏档案的利用数量是2250.94万卷件次，[10]这比2017年2077.95万卷件次最高值还多。而1988年正是《档案法》实施的起始年，也是将档案开放列入《档案法》的法律规定的起始年，经过30多年的持续档案开放，开放档案的数量大幅度地上升，但档案利用的数量可以说在这30年内基本没有变化。这说明从档案开放与档案利用绝对数量上来看，它们之间也不成正相关关系。

1.2 历史档案开放与利用的统计。从全国综合档案馆1991—2020年馆藏档案开放与利用情况来看，档案开放与档案利用关系并不是正相关关系。

這里可能有各种各样的原因，档案开放率低是不是一个原因呢？毕竟全国综合档案馆1991—2020年馆藏档案开放率平均只有23.02%，最高也不过是30.58%。有不少学者就指出：“如此低的档案开放率直接影响着我国档案利用率的提高。”[11]“档案开放率不高导致档案利用率偏低。”[12]“在档案开放上，相较于西方国家70%～90%的开放率，我国还有很大差距。受制于档案开放率，档案利用率近年来也持续萎靡。”[13]

档案馆的馆藏档案如果大部分都开放了，也就是达到西方国家70%～90%的开放率，是不是就可以提高档案利用率呢？虽然我国综合档案馆的馆藏档案开放率平均只有23.02%，但是，还真有个别的档案馆开放率达到西方国家70%～90%的开放率。如我国第一历史档案馆1996—2013年的档案开放率，就达到这个标准了，其档案开放率最高为87.80%，最低为78.01%，平均为86.72%。具体统计见表3第一历史档案馆1996—2013年馆藏档案开放与利用统计表。数据来源于1997年至2014年的《中国档案年鉴》[14]。

从表3中可以看出，第一历史档案馆1996—2013年档案开放率最高为87.80%，最低为78.01%，平均为86.72%，这已经与西方国家70%～90%的档案开放率基本相等。而其档案利用率最高为3.49%，最低为0.02%，平均为0.40%，却是大大地低于1991—2020年全国综合档案馆馆藏档案利用率最高为9.72%、最低为2.56%，平均为4.49%的数值，综合档案馆档案利用率平均值几乎是第一历史档案馆10倍还多。

第一历史档案馆的馆藏档案利用率并没有随着档案开放率的提高而提高，也没有因为高达86.72%的档案开放率而提高档案利用率，反而档案开放率与档案利用率差距更大，档案开放率是档案利用率的215倍。在这18年中，虽然档案开放率曾一次增加近10%（实际档案开放数量并没有增加），但是，其档案利用率并没有随之增加，反而有所下降。而且，其档案利用率除2004年略有增加外，其他时间基本没有变化，其趋势基本是在一条直线上。这说明档案开放与档案利用之间，馆藏档案就是大部分都开放了，也不能提高档案的利用率，其不成正相关关系。

1.3 对现行文件利用的统计。对于历史档案开放与利用的情况，也许会有人说，第一历史档案馆的馆藏档案离现实太远，所以，利用的人不是很多的。因为，“档案价值的变化大体上有两种情况：一种是随着时间的推移档案价值呈上升趋势;另一种是随着时间的推移，档案价值呈下降趋势。在现实生活中，绝大多数档案的价值变化是按后一种模式进行的。换言之，绝大多数档案的价值量的大小与其保管时间长短成反比关系”“事实上，绝大多数档案的价值是随时间的推移而递减的”。[15]这也是呼吁缩短或者不设置档案开放期限的原因之一。

档案馆开展的现行文件（已公开政府信息）利用，既是响应政府信息公开，也是档案提前开放工作的一部分。现行文件（已公开政府信息）都是开放，对其利用的统计可以直接反映贴近现实的档案价值最高阶段的利用情况。

表4是全国综合档案馆2006—2020年现行文件利用统计情况，数据来源于国家档案局网站[16]。可以看出，全国综合档案馆2006—2020年的现行文件利用情况，虽然有几次小幅上升，但是总体呈下降趋势，尤其是近几年下降的幅度更大。

由于没有全国综合档案馆馆藏现行文件的具体数量，无法确定现行文件的利用率以及其开放与利用之间的关系。这里将馆藏档案与现行文件利用进行比较，从中间接地看看现行文件开放与利用的情况。表5是全国综合档案馆2006—2020年馆藏档案与现行文件利用统计比较。

从表5中可以看出，全国综合档案馆2006—2020年馆藏利用现行文件占利用档案的比例，最高是10.21%，最低是1.10%，平均是5.48%。利用档案是利用现行文件的倍数，最高是90.54倍，最低是9.79倍，平均是27.72倍。按理论说越是近期的，其价值越大，利用者越多，反之价值越小，利用者越少。应该是现行文件的利用数量越来越多才对。因为，不仅现行文件离现实最近，而且，虽然没有馆藏现行文件的具体数量，但是，随着馆藏现行文件不断地积累得越来越多。这些积累得越来越多的现行文件，本身在档案室已经是现行档案了。即便是已经接近10年的现行档案也比档案馆的馆藏档案离现实近（因为，档案馆的馆藏档案至少都是10年前的档案），其价值应该更大，利用者应该更多，并且应该是越来越多。应该是现行文件利用得越来越多，馆藏档案利用得相对越来越少才对。而从表5中却看出，档案利用有略微增长的趋势，现行文件利用却是呈下降趋势，两者之间并不是在缩小距离，更不是现行文件利用超越档案利用。很显然，档案开放（现行文件）与档案利用并不成正相关关系。

2 对影响档案开放与档案利用关系的思考

2.1 外在因素的影响。档案利用率低的因素主要分为两类：一类是档案馆的因素，一类是档案利用者的因素。对于档案馆的因素有档案开发、档案利用服务、档案管理等。档案利用的方式不断出现新的形式，越來越多样化。在档案管理方面，档案信息化建设取得了巨大的进步，不仅采用了现代信息技术管理档案，还出现了一大批数字档案馆，使档案管理水平得到了极大的提高。同样经过几十年努力，公民社会档案意识得到了增强，高等教育也得到了大面积的普及与提高。应该说档案利用率不说有大幅度的提升，也应当有所提升。显然，外在因素对档案利用的影响并不大，并不是关键的因素。当然，这不是说这些方面做得就很好了。应当认识到在这两方面还有许多不足的地方，仍然有很大的提升空间。

2.2 档案自身因素的影响。影响档案利用率最主要的因素是档案的凭证价值。档案的凭证价值有两大特点：

一是档案凭证价值的专指性特点。档案凭证价值在一般情况下只与其有关联的当事人或社会组织产生利用和被利用的关系，而与其他没有关联的人在一般情况下是不会产生利用和被利用关系的。因为，档案的凭证价值只有与其有关联的当事人或社会组织能起到凭证作用，与其没有关联的人是起不到凭证作用的。

二是大多数情况只有有关联的当事人或社会组织出现了问题才会利用档案的凭证价值解决问题，而一般情况下却不会去利用档案的凭证价值。档案的凭证价值一般情况下被利用者利用是有条件的，“档案馆馆藏的大量有凭证作用的档案，只有在国家、社会组织或个人的权益受到影响、侵害、损失或发生权益纠纷时，有关社会组织或个人才会对它们产生利用需求”，[17]这时档案利用者才会去利用档案的凭证价值解决或处理有关问题。正是档案凭证价值这两大特点，使得档案的利用率不高。由于“专指性是利用档案中最基本的和普遍的属性”，而“绝大部分利用者到档案馆来查阅档案时，都有明确的目标和专门的要求。

在此类情况下，利用者只需要利用极少量能解决他的问题的档案，而档案馆中其余数以万计的案卷对他来说是无关紧要的”，[18]且“国家、社会组织、个人的权益受到了影响、侵害、损失或发生了权益纠纷，虽然可以凭借档案馆保存的档案使问题得到解决或处理，但所造成的不良影响一般难以完全消除，损失一般难以完全挽回，因而任何社会组织和个人都不希望此类问题发生”，[19]所以，利用档案最基本价值——凭证价值者并不会很多，即便是这些档案成为开放的档案，也不会有更多的与其没有关联的利用者去利用这些档案。

当然，档案并不是只有凭证价值，档案还有参考价值、历史价值、文化价值等。特别是档案的文化价值一直是档案人注重的档案开放价值，通过几十年的开放开发，也取得了一定的效果。但是，与理想中的状态还相差甚远。

2.3 开放档案的利用者历史工作者的影响。对于档案开放，《档案法实施办法释解》的解释是：“档案开放是指由将原来处于封闭状态的档案依法向社会公开，供社会各方面利用，将过去控制在一定范围内使用的档案转变为供社会利用。”[20]也就是说，开放档案的利用者是社会各方面的人士。究竟哪些社会各方面的人士利用开放档案呢？最多的是历史工作者。可以说档案开放与历史工作者渊源最深。

其一，最初开放档案是为历史工作者开放历史档案。我国档案开放源于1980年。1980年3月17日，国家档案局印发《关于开放历史档案的几点意见》（国档发﹝1980﹞088号），此意见经党中央、国务院领导同志批准。意见提出：“一是一九四九年以前的历史档案，即国民党统治溃灭以前的旧政权档案，除了极少数部分必须加以限制外，拟向全国史学界和有关部门开放;二是一九四九年以前的党的革命历史档案，除某些特定部分须限制利用外，拟向搞党史研究的部门开放。”[21]从中可以看出，开放档案首先开放的是历史档案，而且是为历史工作者开放历史档案的。

其二，呼吁档案开放最早者和最多者是历史工作者。呼吁档案开放最早者是历史工作者。早在“1979年10月，国家档案局、中国社会科学院联合召开历史档案工作座谈会，就历史档案的利用和开放问题进行热烈的讨论，历史研究人员强烈呼吁开放档案”。[22]而呼吁档案开放最多，并要求加大档案开放力度开放更多的档案的也是历史工作者。有档案学者做了利用需求调研，在“调研中72%的历史学者认为他们利用档案最大的障碍是档案馆以保密或以所利用的档案不属开放档案范围为由不提供利用”。[23]

其三，开放档案利用者最多的是历史工作者。对于档案利用一般分为工作查考、经济建设、编史修志、学术研究等。工作查考、经济建设大都是与之相关的内部人员利用档案，利用的档案既有未开放的档案也有开放的档案，但一般以未开放的档案为主。因为离现实越近的档案其价值越大。编史修志、学术研究利用的档案多数都是已开放的档案，尤其是以历史研究为主的学术研究利用基本都是利用的开放档案。近些年来兴起的民生档案利用，虽然占了利用档案的绝大多数，但其利用的基本都是未开放的档案，因为，涉及民生的档案大都具有隐私性，不在开放之列。

利用开放档案最多的是历史工作者也与档案馆的工作定位相吻合。对于档案馆的工作定位大都为利用档案的史料中心。如李培清的《档案馆学》认为：“从工作内容看，档案馆是进行科学研究的档案史料中心。”[24]盛彦的《档案馆业务建设与管理》认为：“从工作内容看，档案馆是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。”[25]

当然，随着时代的发展，档案馆的定位为“五位一体”，大大扩展了档案馆的功能定位，但是，不得不承认，历史工作者为主的利用与档案史料的中心影响还是很深的，历史工作者依然是利用开放档案的主力军。档案开放为历史工作者服务并没有错，问题在于历史工作者人数有限，利用的档案数量也有限，这也是随着档案开放数量的增加而档案利用并没有随之增加的原因之一。如何扩大开放档案的利用者，档案人也进行了积极的探索，20世纪末兴起的社会公民档案休闲利用就是其中最主要的方式之一。档案馆也做了大量的努力，但效果并不明显。问题是档案利用者的问题呢，还是档案自身的问题呢？这个问题不弄清楚，恐怕开放档案利用低下的问题仍然是难以解决的。

2.4 档案利用率的影响。对于档案利用率，一般的计算方法是：档案利用率=被提供利用档案的数量÷馆藏档案总量。这里只是对直接利用档案原件的计算，并不包括利用档案原件加工后的成果。而档案馆为了主动服务扩大档案的利用范围和利用者，对档案原件進行加工编写了大量的档案编研材料出版发行。

对档案编研材料的利用实际上间接地利用了档案，代替档案利用者亲自到档案馆利用档案原件。这一部分利用者不算少数。例如《去依附：中国化解第一次经济危机的真实经验》[26]一书就大量引用了《1949-1952中华人民共和国经济档案资料选编·金融卷》《1949-1952中华人民共和国经济档案资料选编·商业卷》等10余部档案编研资料的内容。但是，这些利用并没有将其统计计算在档案利用率之内。有学者就提出，“在计算档案利用率的时候，也必须包括利用档案加工产品或者档案编研产品这一部分”，并给出计算方法：档案利用率=被提供利用档案（原件+档案编研产品）的数量÷馆藏档案总量。[27]由于这些对档案编研材料的利用，就使得大量应当到档案馆实地利用档案的利用者没有到档案馆利用档案原件，这就无形中降低了档案的利用率。如果将这部分档案利用者利用的档案数量加入到档案利用率计算中，一定会提高档案利用率的。

当然，利用档案编研材料如果算档案利用，那么，还有其他的一些形式也可以计算在档案利用中，如档案展览等。这样档案利用率就会高许多。不过，利用档案编研材料算不算档案利用仍然有商榷的余地，再就是其档案利用如何计算数量也是一个难题。至于其他一些形式的档案利用，如档案展览等，其算不算档案利用就更有商榷的余地了。

还有一个值得思考的问题是，尽管档案馆编写了大量的档案编研材料以及举办了大量的各类档案展览等，但是，这些档案编研材料以及各类档案展览等，其所占馆藏开放档案的比例仍然是很低的，大量的馆藏开放档案仍未被编研过、展览过或利用过。如何开发这些没有被利用过的馆藏开放档案，如何发挥它们的价值，如何吸引利用者利用它们，则是需要深入研究探讨的问题。也需要反思为什么那么多的馆藏开放档案就是没有人利用呢？这背后又有什么更深层次的原因呢？

*本文为2021年度河南省档案科技项目《新<档案法>背景下的档案开放研究》（项目编号：2021-R-18）的阶段成果。

参考文献：

[1]程训方.对档案监管权的思考——《档案法》审视之十三[J].档案管理，2006，（05）：23-25.

[2]施宣岑，王景高主编.档案馆概论[M].北京：档案出版社，1995：216.

[3]汪孔德著.档案鉴定研究[M].合肥：安徽大学出版社，2009：131.

[4]田蕾.推动综合档案馆建设的思考[J].办公室业务，2013，（19）：60-61.

[5]吴文革.构建档案开放的系统体系[J].档案学通讯，2003（02）：12-16.

[6]黑子晴.新《档案法》实施后档案开放面临的挑战及对策[J].档案管理，2021，（04）：30-33.

[7]陈忠海，侯留博.论新《档案法》对档案开放利用规制的进步性及现实意义[J].档案管理，2021，（04）：27-29.

[8][9]数据来源：国家统计局国家数据网站https：//data.stats.gov.cn/easyquery.htm？cn=C01.

[10]国家档案局编.中国档案年鉴1989[M].北京：档案出版社，1992：576.

[11]汤梦洁.浅析我国档案信息化进程中的问题与对策[J].兰台世界，2008，（16）：13-14.

[12]戴稳静.协同政府理论视角下的公共档案馆功能定位研究[D].兰州大学，2013.

[13]卢小宾，高欢.《档案法》规制下的政府信息公开问题探析[J].档案学通讯，2014，（06）：23-26.

[14]数据来源：国家档案局编.中国档案年鉴1997[M].北京：中国档案出版社，以及1999—2017中国档案年鉴等。

[15]陈永生，田炳珍.档案信息资源开发利用及其效益研究[M].广州：广东人民出版社，1999：164-165.

[16]数据来源：国家档案局网站https：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/lmlist.shtml.

[17][19]林清澄.“提高档案利用率”悖论[J].档案，2001（02）：9-11.

[18]严永官.档案利用理论初探[J].上海档案，1987（06）：16-18.

[20]郭树银主编.中华人民共和国档案法实施办法释解[M].北京：中国法制出版社，2000：99-100.

[21]国家档案局办公室编.档案工作文件汇集[M].北京：档案出版社，1985：206.

[22]郭红解.从秘不示人到“与你同行”——档案开放三十年[J].档案春秋，2008（11）：4-8.

[23]连志英.档案信息服务实证分析：基于研究中国近现代史学者档案利用需求的调研[J].档案学研究，2012（04）：50-54.

[24]李培清编著.档案馆学[M].北京：档案出版社，1988：18.

[25]盛彦主编.档案馆业务建设与管理[M].北京：中国档案出版社，1993：3-4.

[26]董筱丹，温铁军.去依附：中国化解第一次经济危机的真实经验[M].北京：东方出版社，2019.

[27]闫红丽.从“果汁利用理论”看档案利用率评估[J].兰台世界，2005（07）：51-52.

（作者单位：漯河市自然资源和规划档案馆 来稿日期：2022-04-10）