住宅专项维修资金档案电子化管理探索

摘要：住宅专项维修资金在保障住房安全、维护业主合法权益方面发挥着极其重要的作用，在“互联网+政务服务”的背景下，如何对海量的住宅专项维修资金档案进行高效管理成为主管部门的主要工作之一。以日照市智慧维修资金信息化建设应用为例，对住宅专项维修资金電子档案进行了概念界定和特征描述，分析档案电子化管理的驱动因素和必要性，为创新政务档案管理与服务模式提供参考。

关键词：互联网+政务服务;维修资金;电子档案

中图分类号：F293 文献标识码：A

文章编号：1001-9138-（2022）07-0059-06 收稿日期：2022-06-01

作者简介：李国强，日照市住房保障管理服务中心。

1 引言

近年来，国家将数字化作为推动经济社会发展重要的战略手段，不断深化“互联网+政务服务”，推动政务服务高质量发展。“互联网+政务服务”是治理能力现代化背景下政府的服务意识与新技术驱动的公民权利意识的双重觉醒，为政府工作的要求、方式和内容带来了一系列的改革和创新。随着我国社会经济的蓬勃发展，人民群众住房条件不断改善，物业管理精细化与规范化程度日益提升，人们对于住宅专项维修资金的重视度和关注度越来越高。档案工作是政府服务工作的重点之一，也是住宅专项维修资金管理中十分重要的一环，它不仅有利于相关管理部门充分了解与掌握住宅专项维修资金的使用情况，同时也有利于居民业主依法维护自身的合法权益，有效解决业主与物业之间存在的问题与纠纷，是涉及住宅维修养护和居住安全的一项利民之举。在“互联网+政务服务”的背景下，越来越多的维修资金业务通过线上政务平台办理，形成了大量的电子文件。因此，相关部门必须深刻认识档案信息服务改革的重要性，为档案信息服务优化提供必要前提，实现高效的信息交流及互动。

2 住宅专项维修资金档案的概念阐释与特点分析

2.1 住宅专项维修资金档案的概念

虽然在《物业管理条例》《住宅专项维修资金管理办法》中均没有出现过住宅专项维修资金档案这个概念，但通过对政策与实际业务的分析，笔者认为其账户信息、交存凭证、使用计划、公示材料等规定的管理内容与利用方式已具有鲜明的档案特点，因此维修资金档案可以定义为在维修资金归集、使用和管理过程中形成的具有保存价值的原始记录。这些原始记录通过信息化手段变为具有凭证、查考和保存价值并归档保存的文本、图像、数据等不同类型的电子文件后，即成为住宅专项维修资金电子档案。

2.2 住宅专项维修资金档案的特点

2.2.1 住宅专项维修资金档案的法定性

《住宅专项维修资金管理办法》是由国家颁布的政策法规，明确了住宅专项维修资金的制定目标、适用范围、管理原则、法律责任等内容，按照属地化统一管理“坚持专户存储、业主共有、共同决策、政府监督的原则”并授权相关职能部门按照当地实际制定实施细则和进行管理。住宅专项维修资金管理工作属于政务服务管理事项，其交存、使用、管理和监督活动均应严格按照管理办法及实施细则执行，活动中产生的各类原始记录和电子文件，作为档案保存，具有法定效力。因此，从形成的主体和内容来看，住宅专项维修资金档案具有法定属性。

2.2.2 住宅专项维修资金档案的动态性

住宅专项维修资金档案记录了维修资金交存、使用、支取等过程，在不同的房屋生命周期阶段，维修资金一般会产生首期交存、续交、收益结息、过户、结算返还等多笔业务，每次业务发生时都会进行基础档案的更新与业务档案的记录，为原本无序、重复、可逆的维修资金业务理顺了线索，有助于日常管理和后期审计。因此，住宅专项维修资金档案具有动态性。

2.2.3 住宅专项维修资金档案的凭证性

住宅专项维修资金档案中包括了多种具有保存价值的原始凭证，例如交存（款）凭证、（电子）发票、业主表决意见书、维修资金申请书、支取申请书、支付凭证等，是维修资金交存、使用业务办理过程中的的主体来源和审核依据，具有重要的查考、凭证作用。

2.2.4 住宅专项维修资金档案的私密性与开放性

《物业管理条例》第6条规定，业主拥有“监督物业共用部位、共用设施设备专项维修资金的管理和使用”的权利，《住宅专项维修资金管理办法》第19条规定，住宅专项维修资金的使用，应当遵循方便快捷、公开透明、受益人和负担人相一致的原则，第22条、第30条和第31条分别从维修资金使用表决、信息公示、提供查询服务等几个方面体现了业主的所有权与知情权，以上均体现了住宅专项维修资金档案的开放性。但是维修资金业务过程中所形成的部分档案包含有个人身份信息、房产信息等隐私信息，其内容并不完全属于可公开的政务服务信息范围，具有一定私密性。

3 维修资金档案电子化管理的驱动因素

3.1 政策引导

长期以来，国家不断完善政策保障体系，为各地开展“互联网+政务服务”，创新档案电子化管理手段提供了政策依据。李克强总理在2016年全国两会《政府工作报告》中首次提出“互联网+政务服务”概念，在随后的几年里，国家又相继发布了《国务院关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》（国发〔2016〕55号）、《关于印发“互联网+政务服务”技术体系建设指南的通知》（国办函〔2016〕108号）、《进一步深化“互联网+政务服务”推进政务服务“一网、一门、一次”改革实施方案》（国办发〔2018〕45号）等政策文件，在国家强有力的推动下，“互联网+政务服务”得到飞速发展，同时也潜移默化地影响了政务工作档案的管理方式。2019 年4月，国务院发布的第716号令《国务院关于在线政务服务的若干规定》明确提出“政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交”。2019年12月《政务服务事项电子文件归档规范》正式出台，明确了政务服务事项电子文件归档的职责分工、工作流程和功能需求，规定了电子文件归档的技术要求。这些法律法规的完善，为住宅专项维修资金档案电子化管理提供了政策依据。

3.2 问题催生

过去20年，我国城镇化进程快速推进，房地产市场规模也迅速壮大，同时随着住房使用年限的延长，越来越多的房屋步入“中老年”行列，大量公共设施设备和共用部位老化，面临维修和更新、改造，续筹等问题。面对如此庞大的服务对象，维修资金业务数量呈几何倍数骤增，原有的档案管理方式已无法满足主管部门的监管需要和广大业主的服务要求，产生了诸多问题。

（1）传统档案保管成本高、难度大。传统档案材料大多采用纸质文档保存，管理过程中人力、物力资源损耗大，长时间保存易发生失真、损毁、丢失等情况，既不利于维修资金档案的查询应用，也不利于审计调查工作的开展。

（2）意见材料造假风险大。住宅小区如果打算对公共部位、公共设施设备进行维修、更新和改造，需要一定比例的业主参与表决，在同意人数达到相关要求后，才能使用小区的房屋专项维修资金。在现实情况中，部分物业服务企业为套取挪用维修资金，非法伪造材料文书和业主签字，致使业主权益受到重大损失。

（3）信息流转不畅，业务流程繁琐。维修资金业务需要房地产开发企业、物业服务企业、业主、主管部门和银行等多方共同参与，涉及交存、过户等环节还需要与房产交易、不动产登记业务相互协同，这就对相关部门的信息交互提出了要求。而纸质档案流转不便，信息数据无法及时共享，不利于数据向上集中、服务向下延伸，制约了政务服务水平的提高。

3.3 技术支撑

近年来，随着扫描技术、数字摄影技术、OCR技术、数据压缩技术、数据存储技术、网络存储技术的不断发展，维修资金档案电子化管理已具备成熟的技术条件，各种载体的档案资源可以以数字化的形式存储，网络化的形式连接，利用电脑、手机等多终端进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

4 维修资金档案电子化管理的意义

4.1 符合“互联网+政务服务”发展需要

“互联网+政务服务”是由国家为顺应时代发展、增强部门间互通互联及资源共享、实现群众办事的便捷化，变“群众跑腿”为“信息跑路”，不断提高政务服务能力而提出的政府服务改进提升战略要求。维修资金管理作为重要的民生工作，其档案形式、服务主体和服务需求愈加多样化，加强维修资金电子档案建设与管理，及时将重要的政务信息资源进行数字化收集、存储、管理和共享利用，满足了“互联网+政务服务”背景下档案事业发展的实际需要。

4.2 提升档案管理工作质效

在维修资金业务信息要素加快流動，档案数量日益增加的时代，信息化、数字化对于提升维修资金档案管理工作质效具有重要意义。首先，“互联网+政务服务”下档案管理的形式和载体都发生了巨大变化，档案管理因数字技术的应用实现了由粗放管理向精细化管理的转型，丰富了档案的类型，扩大了档案的使用范围，提升了档案归档、流转、查询效率和数据准确性，减少了人工、场地、时间、耗材等管理成本，提高了经济效益。其次，将传统维修资金档案转变为电子档案后，可以更好保护档案原件，防止档案损毁、丢失、篡改等问题，档案的长期保存和使用也更加安全。

4.3 提高维修资金政务服务水平

在新的历史时期，广大人民群众对于政务服务提出了新的要求，住宅专项维修资金在管理和使用等方面精细化、规范化、便民化的趋势越来越明显。维修资金档案电子化管理实现了政务服务与档案管理工作的深度融合，有效推动了信息的集中共享，丰富了业务办理模式与便民服务应用场景，解决了维修资金交存难、使用难、不透明等问题，为提升政务服务水平、打通服务群众“最后一公里”夯实了基础。

5 维修资金档案电子化管理应用实践

近年来，日照市住建局深刻贯彻落实国家关于“互联网+政务服务”的改革要求，高度重视维修资金的管理与服务工作。2020年，住宅专项维修资金智慧管理系统在日照正式上线。截至目前，系统已累计归集住宅专项维修资金超过25亿元，覆盖1600个住宅小区的70多万幢房屋，处理维修资金支用业务4000余笔，合计管理的档案总数达到206万份，维修资金档案进入信息化、数字化时代，在业务工作中得到了广泛应用。

5.1 源头入手，构建高质量档案基础数据

从业主体信息（开发企业、物业企业、银行等）、住宅小区信息、房屋信息、业主信息等基础数据是维修资金档案中必不可少的基础信息，对维修资金业务的开展起到了重要的支撑作用。这些数据来源较多，包括历史数据迁移、系统对接采集、人工录入等，大量多源异构数据影响了数据质量，给数据交互、业务协同和综合决策带来了困难。为了解决这一问题，日照市住建局从源头入手，采用统一的数据标准建立全市统一的物业区域楼盘表作为重要的“数字基建”基础数据，同时在数据采集、入库检查、数据维护等各个环节制定统一的技术规范，落实“一数一源”的信息交互与共享机制，保障档案中的关键核心信息与房屋交易网签、不动产登记等数据交换的规范性，提高档案基础数据的质量与使用价值。

5.2 共享协同，践行高水平管理服务工作

为充分发挥档案的支撑作用，解决维修资金业务过程中材料繁琐、流程复杂的问题，日照市住建局以住宅专项维修资金智慧管理系统为突破口，通过技术手段实现档案信息的高度共享，构建了维修资金“全链条”管理服务体系。

在处理维修资金交存业务时，系统通过信息共享获取房屋档案、业主档案和网签合同档案，自动判断交存类型，计算金额并生成待交费信息，无需手动录入，减少了业务风险。群众无需提供任何资料，通过“日照市维修资金”微信小程序即可轻松办理资金交存业务，交存完成后系统自动生成电子票据推送业主移动应用，最终将所有涉及交存业务的档案进行归档。办理维修资金使用业务时，申请主体可通过山东政务服务平台进入系统，将项目申请材料、维修和更新改造方案、实景图片、工程招投标证明、施工合同、分摊清册等档案进行数字化处理，统一上报业务主管部门，同步发送至“日照市维修资金”业主小程序进行线上公示和表决，最终将所有涉及使用业务的档案进行归档。在档案开放利用方面，办事企业和群众可以通过统一的政务服务平台和“日照市维修资金”小程序入口，自助查询和使用维修资金档案，安全高效。通过信息化建设，日照市维修资金核心业务均实现了线上即时办结，群众满意度大幅提升。

档案共享不仅推动了服务模式、业务流程的深刻变革，也推动了管理效率、决策水平的大幅提升。现如今，日照市住建局可依托系统开展维修资金档案审批、档案查询和统计分析工作，及时掌握维修资金交存、使用、收益情况，为维修资金的审计与决策提供了有效支撑。

5.3 技术先行，建设长效的档案存储管理机制

日照市维修资金智慧管理系统推动了档案存储管理工作的改革与创新。系统根据市住建局要求对档案数据共享接口、档案类型、档案管理人员、档案格式、归档方式等基础规范进行定义，业务人员可通过电子填报、OCR识别、数字化扫描、影像上传、Excel上传、数据共享等多种方式进行档案信息采集，针对数字化档案和影像档案，实行“机控+人控”双重验证方式，对格式规范和档案质量进行审核。在业务处理过程中，系统通过预设规则自动判断当前节点档案是否需要归档，归档时通过支撑网络化系统运行的数据库进行存储，并根据档案类型和业务划分进行分类编目，以实现更高效的网络化利用。归档后的电子档案可以对分类目录、保管期限、保密级别和开放范围进行配置，当对档案进行申请、查询、下载、打印、共享等操作时，系统自动记录操作人员、当前时间和檔案信息生成使用记录，方便查询与追溯，真正意义上实现了档案全生命周期动态管理。

5.4 多措并举，打造完善的档案安全防护体系

针对“互联网+政务服务”下社会广泛关注的信息安全问题，日照市住建局多措并举，打造了完善的档案安全防护体系。

首先，在硬件和网络基础环境层面，日照市维修资金智慧管理系统依托政务云资源建设，能够在网络安全、应用安全、数据安全等方面提供充足的基础保障。其次，在业务应用层面，系统采用人脸识别技术验证业主身份的真实性与合法性，涉及业主意愿表决的信息使用电子签章技术防止数据篡改，所有档案信息均通过权限管理和加密算法合理控制开放利用范围，在提供便捷、公开、透明的维修资金服务的同时，保护企业和居民的隐私安全。

6 结论

日照市住宅专项维修资金档案电子化管理顺应了“互联网+政务服务”的服务型政府建设趋势，为推动跨部门业务协同、优化行政资源配置、强化监督权力运行、提升政府公共服务能力提供了有效支撑。既为当前常态化疫情防控形势下如何做优服务工作提供了样板，也为主管部门政务服务改革提供了有益参考。

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