加强人事档案管理与开发利用的思考

任琦

摘 要：文章首先对人事档案管理与开发利用工作进行了简要叙述，然后结合当前现状，分析了人事档案管理与开发利用过程中存在的主要问题。最后从加强人事档案管理意识、打造通用数据库以及做好人事档案资料审查工作这几方面出发，探讨了加强人事档案管理与开发利用的具体措施，以期更好地借鉴。

关键词：人事档案;管理;开发利用

人事档案可以体现个人的成长轨迹、能力素质、道德品行等，是十分客观的资料记录，能为单位任用人才提供重要参照。人事档案管理在新时期的市场经济背景下，其侧重点开始发生了一定的变化，必须要思考如何高效开发及利用人事档案，解决现存问题，促使人事档案在相关工作中发挥更大的作用。

一、关于人事档案管理与开发利用的简述

人事档案在我国人事管理制度中占据着重要地位，能够证明个人的身份、学历和资历等，有着法律效用。我国颁布和修订的相关条例均指出，任何个人都不可查阅或借用人事档案，这说明我国对于人事档案的保密性极为重视。通常来说，其服务对象都是以政府机关为主，对于其余的一些利用对象，也会作出十分严格的规定，实际上可以向大众公开的信息也非常有限。在人事档案的管理、开发及利用方面，一般是提倡严格遵守知情权和隐私权的有机平衡，既要保证当事人的隐私权，也要保护其合法的知情权。根据合理的申请流程，可以查阅部分人事档案，但必须要确保在法律所允许的范围内。人事档案的管理涉及到当事人的隐私权，包括其婚姻、家庭、宗教信仰、犯罪记录等，这些都被划分在限制利用的范围中。因此在人事档案的开发利用方面，通常都有着十分严格的规范化流程。

二、当前人事档案管理与开发利用过程中存在的主要问题

为更好地适应市场经济对人才发展的需要，我国在人事档案的管理方面作出了较多的改革和创新，同时也积攒了宝贵的经验，获取了一些成效。但就目前情况来看，人事档案发展的速度还没有完全跟上社会的发展节奏，在新形势下，我国人事档案管理与开发利用中还存在着一些问题需要解决。首先，人事档案收集的质量不够高。人事档案信息收集是开展档案管理工作的第一步，可以说是重中之重。若是没有收集到高质量的人事档案信息，则人事档案就无法得到完善，相应的开发及利用也会受到不小的阻碍。人事档案材料质量不高，书写格式不规范，甚至掺杂虚假的信息，这些都给人事档案管理及利用工作造成了很大的影响。

其次，人事档案的个性特点不够明显。人事档案最为主要的功能就是记录和反映个人的真实情况，让单位可以更多地了解员工，为人才市场提供必要的参考。人事档案是个人经历的缩影，通过对人事档案的开发及利用，更加高效地挖掘人才和培养人才，帮助人才找到适合的发展道路;对单位或个人而言，人事档案都是极为有用的。但目前有许多人事档案的内容千篇一律，主要是基本信息的归纳，显得比较同质化，难以凸显个人特色与特殊能力。此外，人事档案中比较重视政治部分，而对个人技能部分有所忽略，难以发现人才在管理和技术等方面的独特优势。

最后，还有一部分人事档案的真实性有待审查。部分单位在审核人事档案资料的时候不够仔细，放入了一些虚假的资料内容，这会对人事安排产生严重的消极影响，甚至导致相关工作无法正常进行。人事档案管理开发及利用工作还需进一步完善，真正要做到实现信息化和现代化，维护人事档案的公平公正性。

三、加强人事档案管理与开发利用的具体措施

（一）加强人事档案管理意识

人事档案管理工作中，档案工作人员是不可或缺的主体，能够起到支配和主导的作用。必须要加强人事档案宣传工作力度，不断提升对人事档案的管理意识，确保档案信息资源得到社会的广泛承认。要进一步拓展人事档案宣传范围，结合实际情况，举办相关展览。促使人事档案信息资源的传播区域得以扩大，便有利于人事档案得到最大程度的利用。如浙江省宁海县住建局近几年来查阅利用人事档案的情况是：2019年115件，2020年224件，2021年235件，2022年9月底止288件。这些人事档案的查阅利用，充分地证明了人事档案的重要性和突出的利用价值。人事档案编研工作也可使档案信息开发利用达到高效，能够显著提升人事档案信息利用的系统性和广泛性，因此档案工作人员要编制必备的检索工具，开展人事档案资料编研工作，处理好人员信息、统计信息和综合信息等，以确保人事档案资料的利用效率得到优化。

（二）打造通用数据库

在信息技术不断发展和完善的当下，人事档案管理软件也开始逐步更新，进入到了人事档案管理系统当中。而相应的档案管理工作也实现了升级和优化，达到了人事档案管理数字化、网络化的目标。相关人员可以结合实际需求，对人事档案管理功能进行持续开发和挖掘，以便让人事档案管理工作变得更加方便、快捷和精确。人才服务机构可提升服务水平，为社会提供人才信息咨询、信息报道和信息调研等深化服务。在实施人事档案信息化建设的同时，还需注重利用和保密结合起来，不仅要最大化地利用人事档案资源，并且还要充分尊重个人隐私，从而构建起人才信息库，打造高質量的流动性人才服务机构以及信息系统。此外，还应当要加快速度打造人事档案信息通用数据库，这已成为了现阶段的当务之急。我国对于人事制度的改革工作在不断推进，人员流动是十分常见的现象。因此需要全面构建统一标准的人事档案信息库，使其在全国范围内发挥作用，为将来的人事档案信息资源数字化、网络化发展打好根基。

（三）做好人事档案资料审查工作

人事档案和人员的升迁问题密切相关，有部分人员可能会为了谋求更多利益，出现对人事档案资料作假的行为。由此便发生了一些人员年龄较小，但工龄却较长的情况，导致人事档案的真实性和准确性受到损害，同时也影响了人力资源管理的公平性。所以，档案管理部门及相关工作人员都要对收集到的人事档案资料展开全面、仔细的审查，对资料实施严格甄别，在有必要的时候，还可寻求专门的司法机关协助。以此才能进一步提升人事档案材料质量，并确保鉴定权限处理妥当。例如浙江省宁海县住建局最近几年收集归档的人事档案情况是：2019年380件，2020年1200件，2021年400件，2022年9月底止1200件。这些人事档案的收集归档，都是经过严格的审查，才能归入人事档案的。对于一部分归档范围之外的资料，更要进行严密的审核与处理，要把有价值的材料合理归档，并完善人事档案管理部门的组织任务，定期培训相关工作人员，提高其工作能力和意识。人事档案能够对个人绩效、能力、品德、态度等进行记录和反映，属于经过了组织认同的，可以归档保存的有效资料。国家明确规定，任何人都不能随意借阅或查阅个人档案，但对于档案当事人来说，也可作出一定的开放，允许其查看部分内容，但同时也要进行核定。

四、结束语

综上可知，要加强人事档案的管理、开发及利用工作，则相关部门和人员应当要不断加强人事档案管理意识，为人事档案打造通用数据库，同时做好相应的人事档案资料审查工作，以此为人事档案信息资源的数字化、网络化发展作好铺垫。

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