医院文书档案信息化管理中OA办公自动化系统的应用分析

陈佳强

摘要：在医院管理中引入OA办公自动化系统可以显著提升医院文书档案的管理质量，改变传统管理中医院档案管理存在的诟病，提升信息化管理水平。在现代信息技术的支持下，OA办公系统将会不断完善，为单位管理提供有效的途径。通过研究医院信息化管理中的OA系统，阐述OA办公自动化系统特征、运用。

关键词：OA自动化;医院;信息化管理;办公自动化

Office Automation通过结合计算机网络、现代办公形式整合成新型而高效的办公方式，办公自动化将是未来办公发展的重要趋势。随着我国医疗卫生体制的不断改革，使用OA办公能够实现内部的交流，整合医院内部信息，及时沟通，实现信息采集、处理等从而实现资源共享，实现内部信息的自动化处理，将办公从传统模式向无纸办公化发展，形成灵活、集成的电子化办公，更好处理日常工作事宜。

1.OA系统在医院管理中发挥的作用

在当前医院档案管理也在不断创新，已经成为医院文书档案管理效率提升的有效手段。OA系统的实际使用带来的不仅仅是办公效率的提升，还促进医院档案管理朝着更规范、更制度的方向发展，医院档案信息管理效率也显著提升。在医院的发展中医院档案管理、行政理念也产生了变革。在医院的运用中OA系统的发展运用主要分为三个阶段，第一个阶段是数据信息处理阶段，在这个阶段以数据处理、计算数据为主的任务与能力， 对特定办公事务进行处理的过程，主要集中在行政办公的最初阶段。其次是日常档案处理工程流程、日常文书信息化处理、满足内部业务处理办公需要，因此第二阶段的运用主要集中在办公和业务处理方面。对于办公和业务处理来讲主要是通过系统协作、规范化的过程，能在一定程度上提高系统处理效率，降低系统办公的成本。第三阶段是对特定档案的管理、办公系统的协同运用，逐渐实现两者的结合从而为文书档案管理提供了有效的交流渠道，实现信息共享。医院负责文书档案管理工作的员工要运用各种手段学习潜在知识，避免出现重复性的劳动错误情况，将更系统的业务知识运用在管理与服务当中[1]。

医院是多部门组成的特殊服务机构，内部部门多而且管理难度比较高，传统的管理模式已经无法满足当前发展的需要，尤其是档案管理落后限制了医疗科研进展，限制了资源共享，OA系统的运用可以提升档案资源的流通速度，当上级下发重要任务与文件之后，下级部门收到与执行，实现业务开展的优化管理，提升办公流程的规范性和准确性。

2.档案管理的意义

2.1提升管理能力

档案信息化是现代背景下医院管理的重要内容，计算机信息技术能够为医院工作提供重要的技术支持，同时在现代技术的支持下创新医院服务工作，为医院的发展奠定良好的服务平台。在现代技术支持下实现网上预约挂号、网上缴费、医院信息管理等，为患者提供更方便服务。档案信息化建设促进内部部门的交流，提高信息的传输效率、数据共享，保证部门的信息获取更方便，从而提高医院的管理能力。

2.2对珍贵文件的管理

传统的纸质文书档案管理占据较大空间，消耗大量时间与人力，而管理比较困难。在长时间的影响下文书档案的管理质量很难得到保障。为提高保管质量，做好更全面的管理，工作人员需要消耗大量时间进行资料修编、整理，而这个过程也存在操作失误、资料丢失的现象。在大数据环境下文书档案的信息化管理不仅省略了传统档案占据空间的成本，减轻人力压力，提高了档案管理的有效性和准确性，保证档案管理工作效率与质量。

2.3检索更快

传统的人力管理方式很容易造成人力、财力等的浪费，而且利用效率不高，无法充分发挥资料的价值。在信息化背景下管理效率提升。另外借助办公系统实现数据资料共享，方便科室快速查找和运用，实现信息化管理，提高文书档案管理效率[2]。

3.医院文书档案信息化管理中OA办公自动化系统的应用分析

3.1采集数据信息化

医院文书档案管理是临床实践管理中逐渐形成的具备参考价值的原始资料的记录与保存，以及实现有效的分类管理。医院文书档案记录下所有业务工作内容，在计算机技术、网络通信技术支持下，将业务活动开展形成的数据信息集聚到平台上以互联网的形式实现共享。使用扫描设备、仪器来识别信息，将文件、档案以数字化形式按照统一规范的格式录入到计算机设备方便数据信息的处理。

3.2业务流程

在业务开展方面通过对业务开展进行分析，根据现实业务情况使用信息化技术来对文件档案管理集中分类，搜索系统内档案对应应用，可开发系统软件，对文书档案进行归档、编目、检索、排序等高效处理和分析，將业务落实到不同岗位上，明确权责与标准，减少不必要的人为破坏现象。另一方面医院的自动化系统要与档案管理做好兼容适配的调整，保证文件档案管理的一致性。

3.3信息检索

医院的文书档案进行数字化管理、归档之后，在逐渐庞大的数据库中搜索关键词，找到需要的文件档案来使用。而这个过程中办公自动化还需要开发搜索程序，适配对应文件检索、搜索需要。在这个过程中通过医院网络信息系统与互联网的连接来实现信息共享[3]。

3.4办公信息化的输入

OA系统在档案管理中的运用要建立档案的数字输入、存储管理，保证档案管理的时效性，保证系统具备兼容性，能够及时更新。首先将档案输入纳入到亿元的日常管理中，通过OA系统和互联网的联系建立起集中处理的关系，实现系统的分类与管理，最终进行集中的处理、存储。

结语：

综上，OA系统在医院文书档案信息化管理中的运用价值极为突出，能提高医院管理效率提升信息化处理水平。通过医院档案管理水平的提升，借助信息化技术加强档案信息化与OA系统的结合，对医院管理效率、业务开展有极大地促进效果。

参考文献：

[1]曾霞. OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用[J]. 2021（2015-2）：90-90.

[2]王磊. 分析OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J]. 电脑编程技巧与维护， 2020， 000（002）：61-63.

[3]张明轩. OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J]. 信息与电脑， 2019， 425（07）：69-70.