招标代理机构的信息化管理与应用

武靖

【摘要】招标人委托招标代理机构负责工程设计、施工、监理、设备和材料招标。一般而言，招标代理机构具有比较完善的内部管理制度，同时也存在一些潜在问题和风险，本文着重分析了招标代理机构的信息化管理和实际应用。

【关键词】招标代理机构；信息化；管理与应用

根据相关主管部门不完全统计数据，目前全国共有五千余家工程项目招标代理机构。当前，我国工程项目招标代理行业从业人员门槛相对较低，素养也参差不齐，暗箱操作时有发生。工程招标代理工作中的一些流程非常复杂，招标周期长，各地都开展了电子招投标探索，对招标代理工作的信息化管理提出更高要求。

工程招标代理信息化管理的内容

工程招标代理中的信息分类

可分为内部信息和外部信息。内部信息主要取决于项目本身，如项目概况、项目研究报告、项目设计文件、项目批准文件、项目建设计划等。在代理工作的后期，将形成项目相关合同文件、合同制度、投资渠道和目标等，以及招标公告、招标文件和招标计划。所谓外部信息，是指国家制度和行业法律法规、市场价格信息、工程造价和进度参考信息，以及潜在投标人的实力和声誉等信息。招标代理机构如果不运用信息化管理手段，获取信息的工作将极为庞大。

工程招标代理信息的管理内容

所谓信息管理，是指相关信息的组织和流通，使决策者能够根据信息做出正确的判断。为了改进规划、决策和控制方面的工作，招标代理机构的信息管理工作也必须满足咨询服务的要求，很多时候建设单位的招标文件条件设置是否合理取决于招标代理机构人员的专业素养及信息管理工作。比如招标文件中对于评标方式的设定，代理机构人员需反复与建设单位进行沟通。为了更好地实现信息管理的目的，必须准确及时地了解信息来源，建立完善信息管理体系。项目招标代理机构需要根据行业已有信息，建立项目信息数据库，并建立配套的档案数据库、投标人信息数据库和专家评审信息数据库。完善数据库网络，及时掌握动态管理信息。无论是内部管理信息还是外部管理信息，都要做好相关数据的收集、分类和处理，以及后续的整理、存储、传输和使用工作。

工程招标代理在信息管理中的主要需求

前期工作阶段

在项目招标前期，招标代理机构必须全面收集所代理的建设项目招标工作的信息内容。重要内容涉及建设市场发展的对象和市场主体信息等内容，建设项目的招标资讯和项目信息传递，对招标工作的顺利开展重要作用。

中期管理工作阶段

本阶段，招标代理机构已获得拟代理的建设项目基本信息，须根据项目建设单位的委派，全面开展招标管理工作。在这个环节中，信息管理的内容涉及很多方面，比如根据不同的招标方式，审查参与投标单位的资质等。再如，部分建设单位有自己内部的招标要求，按照建设单位的工作规范进行招标，以及按照国家政策要求发布招标文件等。

后期工作阶段

在这一工作阶段，招标代理机构必须从信息系统中获取与招投标工作有关的反馈信息，在自己公司已有信息系统资源上，根据项目招标的经验加以补充与创新，提高招标代理机构的管理能力与市场竞争力。

工程招标代理的信息管理与应用

业务数据库的运用

当前，招标代理业务在国内竞争日趋激烈。为增强企业的实力，招标代理企业制度必须根据不同阶段进行适当的变化与调整。根据自己企业的特点，形成适应自身情况的行业信息库，并利用网络的技术手段进行阶段性优化。利用信息管理手段，收集其他企业的招标代理资料及信息，提高企业在行业的竞争力。建立自己企业信息库在招标代理机构工作中作用非常明显，比如能够根据自己的档案和资料进行分类管理，利用已有的各种类型的工程招标文件，在新的招标代理活动中提高管理效率。基于此，招标代理机构可以安排自己企业内部管理人员，对数据库中的文件和资源做分类信息管理，包括存储、传输和处理，检索、整理和利用等，以降低管理成本，提高企业竞争力。

优化服务质量与信用评价体系

招标代理机构素质参差不齐，服务质量无法一概而论。仅仅靠资质高低，无法完全判断招标代理机构的实力。服务质量是公司实力的象征，优化招标代理企业的服务质量与信誉评估制度，有助于增强招标代理机构改善服务质量的积极性，规范行业行为，推动招标代理行业的健康发展。建议公开招标代理机构的服务和诚信评估结果，设立招标代理机构的诚信档案，以记载招标代理机构的服务和诚信评估结果。一方面，可以引导招标代理机构提高服务质量；另一方面，也为建设单位选择招标代理机构提供依据。

完善招标资料、档案信息管理

招标代理机构要注意档案资料的存档，全面落实该项职责。对以往代理的招标项目出现的问题进行分类分析，并选择各个项目招标的经验经历，及时复盘，做好资源和存档的工作。有时，为了避免重大项目出现问题后续不能查找原因，需长期存档；若文档和材料不能按时提供，则需要督促相关管理人员尽快提交。因此，招标代理机构应建立信息管理中心。

构建工程造价模块

工程造价模块包括建设项目的定额以及不同地区有关人工市场价格、机器设备的各类价格信息和成本费用等。但构建工程造价模块工作量庞大，难度较高。比如劳动力价格包括不同地区不同市场上不同类型、不同技能、不同水平劳动力的价格涨跌，以及相关的价格指数。在项目造价确定的过程中，其定价方式可采用官方信息价格、建设施工现场报价、产品零售和批发价格、机械设备租赁或购买等多种形式。

完善招标代理机构市场信用体系

强化代理机构信用体系建设，通过分析项目招标代理机构的信用状况，使业主可以了解招标代理机构的实力，准确选择自己需要的招标代理机构。

加强代理机构自身风险管理

建设项目招标代理工作存在法律、程序等风险。项目招标代理机构应当加强对招标代理工作的风险管控，规避招标风险。首先要明确各部门的职责，明确招标代理过程中各部门的职责和分工。其次，识别、分析、评估和控制各阶段可能发生的风险，确定最佳应对计划和风险监控措施，并将相关内容编入招标代理机构风险管理计划。最后，宣传并实施风险控制计划，以确保代理人在风险出现时能够有效实施该计划。

结论

综上所述，建设项目招标代理工作负责与建设项目的信息沟通。建设项目招标代理机构在收到相应任务后，应及时整理信息，并通过各网络代理组织及时公布有关招标信息，并采用多种手段加强风险防控，提升项目质量。

（作者单位：中招国际招标有限公司）

参考文献：

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[2]庄冰瑜.浅析建筑工程招标代理的质量管理策略[J].城市建筑，2021，18（30）：193-195.

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（责编：彭淑荣）