信息背景下办公室文书档案管理的创新

黄静

摘 要：对于机关事业单位来说，在各项决策和工作实施方面，办公室文书档案管理的作用不容忽视，在文书档案管理的帮助下，可以为机关事业单位的健康发展奠定良好的基础。在大数據时代的信息背景下，使得机关事业单位的数据多样化和复杂化得到了充分体现，也明确提出了对于文书档案管理工作的要求。基于些，本文主要以信息背景下办公室文书档案管理的创新作为研究论点，对其可行性因素进行阐述，并提出了信息背景下办公室文书档案管理的创新策略，主要包括提高人员综合素质、构建办公室文书档案检索系统、更新信息化技术、定期清理过期文档、加强档案网络管理体系的构建等，旨在进一步创新办公室文书档案管理水平，顺应信息化发展趋势。

关键词：信息背景;办公室;文书档案管理;创新建议

在当前信息背景下，将信息社会的作用发挥出来，积极引入各种先进技术，通过在办公室文书档案管理中的应用，确保文书档案管理工作效率的稳步提升，同时更好地顺应文书档案管理的发展潮流。

一、信息背景下办公室文书档案管理创新的可行性因素分析

对于文书档案来说，作为重要的记录载体之一，对于事业单位变更、建立等活动的实施产生了深远的影响，而且具有原始材料的性质特点，关系到管理工作能否顺利开展。同时这些资料与档案，在党和国家政治经济文化等工作中也发挥着不可比拟的作用和优势。也就是说，机关事业单位的文书档案资料，可以将本单位业务范围、资金等情况充分反映出来，从而将良好的信息服务提供给社会。目前，在信息化时代应运而生以后，信息技术在社会各个领域中得到了广泛应用，这对于诸多行业的变革具有一定的推动作用，尤其在文书档案管理这一方面。在文书档案管理工作中，通过应用信息技术，可以推动档案管理人员工作效率的提升，这在收集、整理等方面得到了充分体现，并切实维护好档案查阅与应用效率。此外，凭借数字化系统，有助于直接在线浏览的实现，将应用的便利性提升上来，给予单位各分支机构之间的交流一定的扶持。其中，就网络云储存技术，可以使文书档案安全性、完整性实现切实保护，且也有助于外派人员的直接下载或传递。由此可以看出，在信息背景下，办公室文书档案管理的创新势在必行，其现实意义凸显。

二、信息背景下办公室文书档案管理的创新策略

（一）提高人员综合素质

对于档案管理人员来说，在办公室文书档案管理工作中扮演着重要的角色，其素质水平是办公室文书档案管理工作的重要一大影响因素，所以应积极培训档案管理人员，为其综合素质的提升创造有利条件，并促进办公室文书档案管理工作的顺利进行。具体来说：首先，为了不断提高档案管理人员的培训水平，应将其重难点挖掘出来，以此来对培训内容加以确定，使档案管理人员对工作范围和重点予以高度明确化，从而更好地整理和收集办公室文书档案，满足针对性、有效性需求，避免档案缺失等现象的发生。其次，应对诸多活动进行多样化开展，特别对于技术交流、技术讲座等，将档案管理人员的学习途径拓展开来，确保人员自我强化意识、业务能力得到不断提升与改进，从而更好地扶持办公室文书档案管理工作。最后，为了充分调动出档案管理工作人员的参与热情，事业单位应加强奖惩机制的构建，明确奖惩之间的关系。

（二）构建办公室文书档案检索系统

在检索系统的构建方面，既要对安全性及完整性要求予以贯彻落实，也要为归档与查找提供极大的便捷。总之，对文档检索系统进行划分，普通和重要文档为重要的构成内容。在前者检索系统的构建方面，应对简单条目进行设置，如时间、文档名称等，在借阅的情况下，仅仅借助检索系统中的文件柜编号即可;而针对于后者，对于纸质原始文件提出了明确的要求，同时电子备份文件的构建也是必不可少的。对于重要文档来说，其价值显著，而且具有较高的保密层级，其扫描件在内部人员日常中得到了充分应用，而原件应在保险柜中进行放置，而要想顺利外借，必须要经过相关领导的签字与确认。

（三）更新信息化技术

在文书档案管理方面，信息技术也要进行不断更新与升级，实现电子档案及网络档案资源库的顺利构建。第一，在开展档案信息统计任务中，应加强计算机技术的合理应用，致力于计算机档案管理效率的提升，防止任何失误现象的出现。第二，在构建相关电子档案时，应统一收录多样化的图片、声音与视频等，以此来给予档案的真实性与完整性一定的支持。第三，注重网络档案资源库的构建，在各个部门的档案整合以后，应在资料库中体现出来，为搜索与归类档案提供极大的便捷，以免在人为查阅档案的影响下导致不良情况的发生。第四，加强安全监控系统的构建，对网络密匙进行合理应用，同时加大访问权限等监管力度，以免档案的严密性受到任何影响。此外，电子档案备份工作的落实也是尤为重要的，这对于档案丢失问题具有极强的预防效果。

（四）定期清理过期文档

在办公室文档中，由于过期失效的普通文档数量较多，在长期保存过程中，不仅会对大量的空间进行占用，而且也很难满足办公资源的节约化需求，一旦和其他文件掺杂在一起，极容易影响到后续的借阅和查找。基于此，面对失效文档，应定期予以清理，致力于办公室文档管理效率的稳步提升。同时，对于电子文档，应从具体情况出发，如直接删除或压缩储存;而对于纸质文档，具有环保纸循环应用的性质特点;重要文档，由于其期限长、价值高等特征突出，过期失效情况也是难以避免的。而且在保存已失效的重要文档的制约下，潜在风险难以避免，所以及时清理不容忽视。其中，为了确保良好的清理效果，应第一时间向单位主要领导进行汇报，在领导审批后，分管领导应发挥出自己的监督角色，将销毁或删除等活动落实到位。

（五）加强档案网络管理体系的构建

基于信息背景下，对于事业单位文书档案管理体系的构建提出了明确的要求，对落后的工作流程进行推翻，不断简化工作步骤，基于网络管理体系的支持，确保与事业单位发展脚步相一致。同时，办公室文书档案管理不同于传统纸质版文书管理形式，所以应加强保存安全性等，确保良好的网络管理水平。除此之外，应加强信息专属管理制度的构建，如对事业单位的活动规律进行密切关注，以此来给予相应的编号处理，在编号的设置方面，应从年限、重要性等出发，对文件名进行不断简化，如果文件陈旧性较强，对只读模式创建即可，为领导对读取信息的查阅提供便捷，但是不具备改动信息的权利，如果项目资料的保密性较高，事业单位应对查阅权限进行设置，一旦无关人员登陆系统，会向相关工作人员发出相应的消息通知与提示，从而及时予以处理，以免造成严重后果。

三、结语

综上所述，在开展办公室文书档案管理工作中，应与信息化时代的发展要求保持高度一致与协调，正确认识文书档案管理工作，并对传统档案管理模式进行不断创新，基于多维度视角将办公室文书档案管理工作水平提升上来，并使这项工作的实效性有所增强，从而为办公室人事管理工作的开展助益。由此可见，探讨信息背景下办公室文书档案管理的创新是摆在现代、机关事业单位面前的重要任务。

参考文献：

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