共享服务与企业管理研究

刘培英 中粮福临门食品营销有限公司

在经济迅速发展的背景下，各行各业的市场竞争愈加激烈，为了提升市场竞争力，企业必须转变企业管理模式，减少企业管理成本，从而使得集约化的管理模式取代以往的粗放式经营管理模式，细化企业管理任务，提升企业管理质量。因此企业共享是我国集团企业管理的发展趋势之一。建设企业共享中心比较复杂，需要涉及企业、计算机系统、人力等诸多方面的资源，只有企业各个方面资源的有效整合发挥最大合力，才能建设出较为完善的企业共享中心。

一、概念梳理

共享服务中心是一个全新的财务组织中心，能为财务人员提供更加精准的财务数据，并为获取财务数据提供便利的查询系统，它是通过网络把分布在不同区域的分公司数据集中化管理，通过计算机共享平台的建设，为财务数据的处理提供规范化的流程，提升分公司与总公司财务数据共享的便利程度，使用统一规范化制度保存财务数据，提高财务工作的工作效率，从而提升公司的核心竞争力。

共享服务作为一项崭新的财务管理形式，它有着能够利用共享中心去处理工作中出现的反复性高的、容易标准化的工作的特点，这不仅大大缩减了企业内的管理层阶，更有利于提高企业员工工作积极性，提升企业综合能力。它的特点分为以下几点：

（1）服务性：共享中心按照双方签署的协议对公司内部和外部的用户提供服务并收取相应费用。

（2）协议性：共享中心提供的服务范畴、时间期限以及标准都受两方签署的协议的约束。一旦出现纠纷，可按照协议进行协调处理。

（3）技术性：ERP 系统、图像管理系统、文件管理系统以及 RPA（Robotice process Automation 机器人流程自动化）程序等信息化系统支持，使技术性很强的共享服务更加高效化、标准化、便利化。

（4）长期性：共享中心的长期性主要表现在它是一个资源配置不断完善、流程不断优化的进程，它的建设不是一下就实现的。

（5）规模性：共享中心的规模性体现在它会对企业中存在交易性质的业务工作流程进行集中的统一处理。

二、研究内容的逻辑框图

（一）应用系统建设

共享服务建设项目的重点在于首先原有系统的全面升级和全新的应用开发，从而促使企业管理的系统构架群能够全面应用，整体的应用系统需要根据SOA面向服务管理构架模式，并实现组件的有效整合。

（二）应用资源采集

整体应用系统资源统一分为两类，其一是结构化资源，其二是非结构化资源。共享服务项目需要实现这两类资源的有效采集和管理。其中对于非结构化资源，需要通过资源采集工具来完成数据的统一管理和维护工作，对于结构化资源，需要通过全面的企业管理体系来对相关的资源进行采集模板搭建，并对采集后的数据进行有效审核，在对数据进行分析处理后，让数据流入到平台进行互换管理。

（三）数据分析与实现

采集完成的数据需要通过有效的管理机构来实现有效管理，企业内部的管理也需要遵循这种模式，具体的管理内容包含查询、分析、统计、汇总等，并进行对应的共享服务模块搭建。

（四）数据的实际应用

最终的企业管理数据需要向外发布，相关人员，包括企业内部各个部门的管理者、企业管理者、相关数据需求者能够通过不同的权限来登录共享中心进行资源查询，这就有效提升了企业管理中共享资源的服务质量（见图1）。

图1

三、企业管理的重要作用

（一）有效提升企业核心竞争力

企业的核心竞争力主要包含企业的决策力、对发展全局的把控能力、对环境现状审时度势的能力以及对于现有问题的判断力等。在企业的发展中，会遇到诸多问题，例如企业存在缺乏高效的财务管理体系、缺乏对于公司发展的明确导向判断力、缺乏明确的财务管理制度等问题。通过企业管理创新措施，能够促使一些问题迎刃而解。企业维持良好的财务状态有助于在长期的发展过程中拥有较为充足的资金供给，企业内部的资金流动和使用也会更为顺畅和有效率。企业内部人员，包括财务人员和财务管理人员能够具备较强的专业素养对企业财务状态做出准确判断，这样企业既拥有资金实力又拥有明确的运行状态分析，方便企业对于未来的发展方向做出规划，同时市场的竞争力也会更有保障。这对于企业发展核心竞争力大有裨益。

（二）有助于整体企业进行资金循环

完善企业管理的创新工作，最为直接的收益目标就是企业拥有完整的资金循环链，在进行企业管理创新中，需要将包括企业投资企业融资等资金来源和管理进行优化，对资金来源进行优化能够促使企业中经常出现的一些管理弊端予以破除。企业由于企业体量不大，因此资金流转和资金总量还处于初级阶段，一旦企业内部出现管理不善就会导致资金的使用率低下和资金链断裂，这对于企业而言是致命的打击，但是通过企业管理创新，针对企业中的一些财务情况进行有效规范，促使企业的财务资金流转更为流畅，资金供给更为长效，资金供给更充足、资金的使用也会更加高效。

四、共享服务的作用和价值

首先，可以让企业内部的管理实现全面转型，同时提高其自身的可持续发展能力。在如今的社会发展背景下，整体的社会竞争可谓是非常激烈，那么企业要想获取更大的发展，就必须要有自身的特色，将共享服务实施进来，就可以达到最佳的效果。因为将这一新型共享服务实施进来，可以让企业内部的财务管理，实现全面转型。众所周知，在过去阶段的企业财务管理工作中，需要花费非常多的时间和精力，处理一些重复型较强的工作，这对于企业的发展而言，是非常不利的。那么为了改变这一现状，共享服务得以建立。通过共享服务，可以让每一个工作人员实时掌握所有的信息，并且认真执行属于自己的工作，避免以往过于重复和单调的工作，进而促进企业的可持续发展。

其次，就是可以实现企业财务运营成本的不断降低。根据企业多年的发展经验，不难看出，从内部整合资源，并且有效精简业务流程方式，可以根本性的降低运营成本，而达到这一目标的主要方式，就是共享服务，通过共享服务的实时，企业内部的业务流程和规则也会得到进一步的规范，那么以往过于繁琐的业务就会全部精简，进而提高财务管理效率，那么企业的财务管理效率提升上来，需要耗费的一些经营成本自然就会大幅度降低，这就从根本上达到了控制成本的效果。

五、共享服务理念对企业管理的影响

（一）共享服务的指导原则

过往的共享服务成功案例为集团企业提供了几条共享服务构建的指导原则：

1.明确共享服务中心应该包括哪些过程，并排除一些过程的艰难性。一般情况下，增加企业价值需要利用代表核心竞争力的战略部署来配置共享服务的区域性，并在增加共享服务的价值同时减少外购交易。可以通过矩阵式的结构来进行合并经营，对企业内部的税务、财务、会计、货币基金、人力资源等方面进行共享服务。

2.通过团队运作来提升共享服务的运行效率。组织型共享中心构建的最好办法就是在降低企业管理控制范围的同时实行工作团队制度。对新的责任和职权进行创设和激励，以此来激发企业团队创新，并促使团队内部成员具备较强的荣誉感和忠诚感，将这些内容转化为企业的生产效率。

3.选择共享服务的地点。在众多影响共享服务中心的地理位置选择因素中，成本仅仅是其中一项较为基本的考虑项。在一些区域的企业管理中，需要对技术、相关设施的质量进行确定。集团管理者需要努力让员工拥有共享服务的概念，并促使共享服务能够团结相关利害关系人。

4.需要考虑到不同国家和地区的税务问题。每一个区域内企业都会面临着不同国家的税务问题，这就意味着共享服务中心需要搭载全新的税务规章制度，并了解这些规章制度的实际应用。

（二）共享服务模式对企业管理带来的挑战

长久以来，我国企业集团内部采取的财务管理方式主要就是在平时的财务管理中实施分散核算，然后在季度末期和年末期对财务进行集中管控。虽然这种模式能够最大限度上减少集团内部财务数据混乱现象，并且促使企业管理的复杂性降低，但是这种财务管理模式对于企业管理的促进成效并不高，并且企业管理人员在财务方面的工作重复率较高，无法真正实现高效的企业管理，总公司的财务工作人员就企业管理而言本身工作难度较大，并且采取分散性的资金控制模式也无法促使集团类企业内部合作得到集中性控制。

随着市场竞争愈演愈烈，传统的企业管理模式已经不再适合于现代化的企业管理，并且财务管理模式也急需创新，传统的财务管理方法的效率较低，并且在大中型的集团企业中，使用传统的财务管理模式会促使企业管理人员的工作压力增大，基于这种情况，共享服务型财务管理逐渐成为当下企业财团的主流管理模式。集团企业想要在激烈的市场竞争中占据一席之地，需要根据当下企业发展的现状和企业实际的运营情况来搭建共享服务中心，以此来减少财务管理成本，促使企业管理得到革新，并且减轻财务人员以及企业其他管理人员的工作压力，为企业的实际发展注入全新的活力。

在构建共享服务平台的过程中，企业管理会面临全新的挑战。首先要求的就是明确共享中心的定位。根据以往国内外集团企业共享服务中心的构建来看，其构建定位主要分为三种，分别是集团管控、服务支持和集团管控兼具服务支持。定位为集团管控的共享服务中心主要负责的工作是集团企业日常的核算工作，同时根据集团企业制定的相关规章制度对下属子公司的财务工作进行全面的管理和控制，通过这样的方式实现集团企业财务管理的整体性工作，以此提高财务管理工作质量和效率。而定位为服务支持的共享服务中心的主要功能是为整个集团企业提供科学、合理的财务服务。

六、共享服务模式下企业管理的创新发展

（一）企业管理目标的创新

管理革新实际上是一次企业心理革命，思维上的变革是实现企业管理革新的基础条件。企业家是中国中小企业改革发展的领军人物，企业家对企业管理革新的理解将直接影响到企业管理革新工作的实施。因此企业家更需要积极培育企业的管理革新意识与气魄，在当前中国经济社会转型升级的客观环境下，这使得企业家更需要具备战略眼光，积极培育企业创新与发展精神，唯有如此才能在企业面临着投资困境、市场发展中的不确定性因素增多、创新困难与融资风险因素增多等现实状况时，做到高瞻远瞩，敏锐地看到了市场的深刻变化，并随着市场经济环境的持续变革，及时发现了新的社会要求，积极拓展了新的市场。具有开拓创新精神的企业家可以合理组织运用社会资源，大胆研发社会需求的新商品和服务。如果企业家具有创新发展精神，则企业就可以完善战略管理体系，使公司走向可持续发展的道路，在战略规划的指导下，公司才能更合理地运用社会资源，更全面地发展企业优势，最后完成了公司的发展壮大。

（二）企业管理观念的创新

创新是企业发展的核心。企业的任何创新性行为都是在创新理念的指导下发生，因此企业要发展就离不开先进的创新理念。中国企业目前处于追求更规范化、集约化管理的过程中，在这样一大环境下，中国企业不但必须对原来的企业发展理念加以更新与变革，并赋予企业自身全新的经营内容与活动，也同样必须不断吸收引入最新的、全球一流的企业技术创新理念，使公司的企业技术创新理念越来越适应国际化市场经济的发展要求。

（三）企业管理方法的创新

中小企业也应该积极寻求创新的发展模式，而只有在革新企业的发展模式之后，才能逐步达到产品创新、名牌打造等的目标。在传统的中小企业模式下，公司的所有者便是主要经营者，这样有助于企业家自己管理公司的生产运营流程，而传统中小企业因为规模较小而且组织架构也比较简单，由公司老板亲自管理则可以提高经营效率成本。但随着公司的进一步发展壮大，职业分工不明晰、公司制度不健全等缺陷也显露出来并被放大。公司的老板通常依靠经验来管理，作出的决定缺少科学论证，所以发生决策风险的概率更高。把公司的产权和经营控制权分离，可以明确公司所有权、健全公司机制、提高资产增值实力、加速公司发展壮大步伐。随着公司规模的不断扩大，需要聘请相应的经营管理者甚至职业经理人，同时设立适当的监管机制，让公司所有者更好地控制公司，通过完善的财务制度可以对公司管理者实施有效监管。在比较独立的财务制度下，公司老板可利用财务报告考察管理人员，企业主可脱离日常管理，并将大部分精力用在重要事务的决策与管理上。

（四）企业管理制度的创新

财务共享服务平台的建立对中小企业的个性化管理也将产生一些冲击，因此为了防止通过实施财务共享服务而对中小企业发展产生影响，进行对中小企业个性要求的信息整理和评价就至关重要。基于企业精细化管理的基本要求，财务共享服务中心将会把所有子公司和财务部门之间的信息系统加以集成，并利用标准化管理理念对公司发展模型加以优化，所以在进行开发之前，对于进行公司内部财务工作资源的整理和成本效率的集中调度都至关重要，为了实现公司集团化和企业化的整体利益，必须进行整个管理过程的集成与管理并体现对企业共性研究的管理理念，才可以达到在公司服务与资源上的资源共享。

另外，做好企业信息技术业务共享中心业务队伍的建立工作也非常重要，因为企业信息技术设备和资料已全部通过重新编制，而企业的财务管理人员又无法保证对信息化渠道的有效认识，所以企业务必在队伍建立过程中保证对信息技术设备的良好熟练度和可操控性，更好地进行企业信息技术资源共享业务。开展财务信息共享服务，公司财务不再直接联系原公司或分支机构所在地税局门，对税收风险的敏感度也会有所减弱，但同时也为了应付对税收工作人员的约谈、咨询、审核等职责，公司财务也会为此牵涉很多精力。

另外，因为税收工作人员和企业内部财务人员之间的信息交流并不顺畅，也可以造成企业税收优惠政策办理艰难程度的提高，从而导致企业错失应有税收优惠政策的机会成本。因此，公司要加强税收风险的意识教育，在加强对财务共享服务人员税收管理等有关专业知识培养的同时，积极培养并接受税收管理专业知识，以增进财务共享服务人员和公司、税收管理人士之间的交流，从而最大限度地避免和减少了公司的税收风险。

七、结语

综上所述，对于集团企业而言，要想在激烈的市场竞争中占据有利位置和保持核心竞争力取得更好的发展，企业共享服务中心的搭建就显得十分必要。通过企业共享服务中心的建设，能够优化集团企业的企业管理部门结构，提高企业管理工作的效率与质量，同时还能够降低企业的企业管理和运营成本，另外深入分析企业产生的企业信息数据，也为企业未来战略发展方向的制定提供有力参考和信息保障。