科学管理和现代化技术在档案管理中的应用

郭未艾

摘 要：我国档案管理现代化发展虽然已经取得了较大成就，但是依然存在着一定问题，制约着档案管理的现代化发展。因此，本文结合当前档案管理现代化发展取得的成就、存在的问题进行分析，从中探讨科学管理和现代化技术在档案管理中的具体应用，借此更好地提升档案管理的质量，进一步发挥档案信息的利用价值。

关键词：科学管理;现代化技术;档案管理;现状;意义;措施

档案记录了人们日常生产生活中重要的信息，内容类型包括有文字、图片、表格等，对于人们的生产生活决策制定起到了重要的辅助作用。随着我国经济水平和科学技术的发展，档案在生产生活中的作用也越发重要，加强对档案信息的充分利用是档案管理未来的发展趋势。随着社会发展，档案信息数量不断增加，使档案管理的工作内容不断增多，工作更加复杂、烦琐，因此对于档案管理的工作要求也不断提高。为了进一步促进我国档案管理的现代化发展，加强科学管理和现代化技术在档案管理中的应用至关重要。

一、当前档案管理的现状

1.档案管理现代化发展取得的成就

随着档案管理在我国的发展，当前档案管理现代化技术水平也得到了较好的提高。近年来，我国档案管理在现代化发展中取得了较多的成就。首先，目前我国关于档案管理的技术比较成熟，应用也比较广泛，功能较为强大，对提升我国档案管理整体质量和效率都起着重要作用。其次，目前我国的档案数据管理操作也比较规范，为进入档案管理自动化阶段奠定了重要的基础。计算机技术在档案管理中的应用也较为普及和成熟，对于促进档案管理现代化发展起着重要作用。最后，我国档案管理现代化发展不仅取得了较好成绩，关于现代化理论知识的研究也在不断发展。随着档案管理的现代化发展，我国已经在大量培养现代化技术水平高的专业人才，越来越多高素质的年轻专业人才加入了档案管理行业，使得档案管理人才队伍更加年轻化。

2.档案管理现代化发展存在的问题

虽然我国档案管理在现代化发展阶段中取得了较为优秀的成绩，但是在实际工作中，依然存在着许多问题，从而制约了档案管理进一步科学化和现代化发展。首先，部分档案管理技术依然水平落后，虽然大部分档案管理部门都建设有信息管理系统，但是关于系统功能的开发和利用水平不高，无法充分发挥信息系统的积极作用。此外，由于档案管理部门使用多个系统，部分系统接口标准不统一，导致档案信息得不到及時交流和共享，甚至容易造成档案信息的丢失，从而影响档案信息的安全性。其次，部分档案管理部门依然没有建立现代化的管理体系，在日常工作中依旧是以人工管理方式为主，缺乏对信息管理系统的应用，进而导致档案管理的工作效率和质量得不到有效提升。再次，目前对于档案信息数据的利用效率并不高，档案利用意识也不高。因为接口标准不统一等各种问题，导致档案管理各个信息系统之间的连通性不高，容易出现信息孤岛现象，不仅影响信息交流效率，也会影响档案信息的价值利用，不能充分发挥档案信息在决策制定中的辅助作用。最后，当前的档案管理服务观念不高。档案管理为广大用户提供信息服务，但由于多种因素，在服务过程中设置了较多流程，使得档案信息服务流程较为烦琐，服务效率得不到提升，影响了档案信息价值的发挥。目前，关于现代化的档案管理人才还是比较缺乏的，许多档案管理部门的人员年龄较大，综合素质不高，对于现代化信息技术的掌握和运用不够充分，进而影响了档案管理的现代化发展步伐。

此外，部分档案管理人员并非专业人员，无法使用专业的业务知识开展工作，容易出现工作错误，不仅无法提升档案管理工作效率，还影响管理质量。

二、加强科学管理和现代化技术在档案管理中的应用意义

1.是社会时代发展的需求

加强科学管理和现代化技术在档案管理中的应用，提高档案管理的科学化水平和现代化水平，是当前社会时代发展的需求。随着时代发展，我国的科学理论水平和现代化技术水平也不断提升，当前档案管理的信息量不断增加，实现档案管理的现代化发展，可以有效解决当前档案管理存在的各项问题，提高管理效率。

2.是当前档案发展的需求

随着我国社会的发展，我国档案管理也取得了一定成就，管理效果也逐步提升，但是依然存在着部分问题，制约着档案管理的发展。因此，加强科学管理和现代化技术在档案管理中的应用，也是当前档案发展的急切需求。

三、加强科学管理在档案管理中的应用措施

1.树立科学的档案管理观念

加强科学管理在档案管理中的应用，有利于提升其科学化管理，提升管理效率。在开展档案管理工作时，工作人员必须要树立科学的档案管理观念，学习科学的档案管理知识，用更加科学的思想和知识来指导档案管理工作的开展。此外，建立完善的科学管理体系也十分重要，工作人员在完善档案管理体系时，要注重完善档案信息的收集、归档、使用和管理制度以及相关的奖罚制度，借助制度来确保档案管理工作的规范化。在档案管理工作中，必须要明确责权，明确领导、主管、专人的具体责任和工作内容，保证档案管理工作的有效落实。

2.加强档案管理信息化建设

要提升档案管理的科学化水平，提升管理的信息化水平至关重要，因此在开展档案管理中，工作人员应当加强对信息化工具的运用。在传统的档案管理中，我国大部分的档案材料是纸质版的，但是随着信息化技术的发展和应用，开始采用电子记录，因此实现档案管理的信息化建设十分重要。随着社会的发展和进步，人们对于信息的需求不断提升，信息质量要求也不断提升，因此要为人们提供更高质量的档案管理服务，必须要提升档案管理的信息化水平，借助信息搜索能力为人们提供更有价值的档案信息。因此，档案管理部门要加强对信息化技术的运用，如加强对大数据技术的运用，建立完善的档案信息化平台，用户可以在平台随时搜索自己想要的档案信息，有效满足自身的档案信息需求。

3.提高档案管理人员的工作素质

档案管理人员的工作素质直接影响着管理效率和科学化水平，因此要实现档案管理的科学化发展，必须要提升管理人员的工作素质。特别是当前档案管理要求不断提高，档案管理的工作范围不断扩大、管理技术不断提升，对于工作人员的综合素质要求也不断提升，因此提升工作人员的工作素质十分重要。当前档案管理，不仅要进行纸质版的档案管理，也要进行电子化的档案管理，档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，也要具备较高的计算机技术和信息化技术，从而开展更加高效的工作。档案管理具有很强的服务性质，需要为用户提供优秀的服务，而管理人员的工作质量直接决定了服务质量，因此档案管理部门要重视对管理人员的专业培训，进一步提升管理人员的综合素质。

4.完善档案管理方法

随着信息社会的发展，用户对于档案信息的需求类型和需求量不断增加，因此档案管理的复杂性也随之增加，要保证档案管理的服务质量，提高档案管理的科学化发展，必须要完善当前的档案管理方法。档案管理不再只是简单地为用户提供信息查询，而是转变为信息咨询服务，所以在开展工作中可以尝试将部分档案管理权限进行下放，减少档案管理的工作压力，提升工作效率。

四、加强现代化技术在档案管理中的应用措施

1.加强对档案保管环境控制技术的应用

为了进一步促进档案管理的科学化和现代化发展，加强现代化技术在管理中的应用十分重要。首先，工作人员要加强对档案保管环境控制技术的应用，该技术内容主要包含两方面，分别是环境温湿度控制和安全防范控制。第一，要加强对档案管理环境的温度和湿度控制。一般的档案资料室包含有纸质资料和电子资料，工作人员将室内的温度控制在14℃～24℃，有设备的房间要保证温度日变化不能超过2℃。关于资料室的湿度控制，要将相对湿度控制在45%～60%，设备房间要将每日的湿度变化幅度控制在5%以内。为了加强对档案管理室的温度和湿度控制，可以采用增减温度、增减湿度、密闭、通风等方式进行调整，一般采用的调整设备有空调、加湿机、去湿机等。第二，要加强对档案保管环境安全防范技术的使用，因为档案资料在保管中，由于受到多种因素影响，容易造成安全危害。比如，纸质资料档案在保管过程中，容易受到虫咬、水灾、火灾、盗窃等因素影响，从而对纸质资料造成损害，进而影响档案信息资料的完整性。因此，为了进一步保证档案信息的安全性，工作人员要采取各种安全防范措施。例如，应对霉变，可以通过加强对室内温湿度的控制，营造良好的室内环境，避免霉变问题的发生。也可以选择在档案管理室放置防虫药剂，如常见的樟脑丸等，避免昆虫的滋生。针对水灾、火灾危害，必须要做好预防措施，工作人员需要在档案管理室安装火警自动报警器和灭火器，及时检查和更新灭火器等消防设备，并制定火灾应急方案，切实保护档案信息安全。此外，工作人员还要加强对档案资料室的排水管、通风口的检查，加强对湿度的控制，尽量构建一个较为干燥的室内环境，减少潮湿对纸质档案资料造成的影响。

2.加强对档案复制技术的应用

要做好档案管理工作，不仅要加强对档案信息的利用，更要做好档案信息的保管，因此要促进档案管理的现代化发展，必须要加强对档案复制技术的应用。目前，档案复制技术主要有静电复印、缩微摄影技术和光盘，加强对这些技术的运用，可以有效提升档案信息的收集、整理和保管效率。首先，工作人员要加强对静电复印技术的运用，在进行纸质档案的调阅和使用中，尽量选择复制件，减少对原件的使用，进而保护好原件，保护好档案的信息源，避免由于使用不当导致档案原件出现损坏或丢失现象，而影响档案信息的完整性。其次，工作人员要加强对缩微摄影技术的运用，在进行档案收集保管中，可以使用该技术来对体积较大的档案资料进行复制保管。通过使用专门的缩微摄影机，对体积较大的档案原件进行影像缩小，然后投影到缩微胶片上，从而完成档案原件的复制。最后，工作人员要加强对光盘技术的应用，光盘的储存量较大，能够储存大量的档案信息，检索也较为方便快捷，因此在进行档案信息储存时，可以选用光盘进行储存，也可以充分实现档案原件的全文储存，为提高档案信息的交流和共享提供重要基础。通过借助光盘技术，可以将档案的原貌进行恢复，因为工作人员可以将档案原件用光盘的形式进行保存，在使用过程中能够直接通过光盘方式来再现档案的原貌，也可以通过光盘方式使用档案原件，充分发挥档案的利用价值。工作人员也可以通过使用光盘方式来建立档案数据库，因为光盘的信息储存量极大，可以结合原始档案的特点形成不同类型的档案数据库，对于提升档案信息的收集、整理和使用等都起到了重要作用。

3.加强对计算机技术的应用

要促进档案管理的现代化技术发展，工作人员就要熟练应用计算机技术，主要加强对档案计算机管理前处理技术、局域网技术、因特网技术、微机应用技术。第一，档案管理人员要借助计算技术进行档案信息的收集、整理和编辑，然后按照档案保存的格式来进行档案目录和档案全文的储存，可以将档案信息储存在计算机磁盘和光盘中，并且利用计算机一次输入和多次输出功能，进行自动化的资料整理，减少不必要的人工劳动，在减少工作人员劳动量的同时也可以提升工作效率。第二，工作人员要借助计算技术来实现档案信息的检索功能，从而为用户提供更加方便快捷的信息查找服务，有效满足用户的信息需求。比如，工作人员可以借助联机方式来进行档案检索，借助计算机网络来实现不同部门之间的档案联机检索，进而实现档案信息的交流和共享。第三，要加强对计算机管理前处理技术的应用，做好档案信息数据管理的准备工作，也就是做好档案的目录标引。第四，工作人员要加强对微机应用技术的应用，通过借助微机技术来构建信息化档案应用系统，包括档案信息的收集、整理、保管、信息加工、信息传递和输出环节等，因此档案管理部门要加强对数据库技术的应用，加强对相关应用软件的开发和应用。第五，要加强对计算机局域网技术的运用，通过局域网技术的帮助来连接一定范围内的计算机硬件和软件，从而实现信息共享。因此，档案管理部门要加强局域网建设，并且将不同类型的档案信息转变为计算机可识别的数字信息储存到网络系统中，从而实现档案信息數据的信息化管理。通过借助计算技术的帮助，复杂的档案信息收集和处理环节都会得到一定简化，有效提升档案信息的收集和整理效率。第六，档案管理人员要做好计算机的安全管理工作，加强对计算机硬件和软件的安全控制。在日常工作中，要定期做好计算机硬件、通信线路和其他设备的检查，保证各项设备的正常运转。对于档案管理计算机软件也要采取相应的安全控制措施，必须要严格按照操作步骤来进行，避免错误操作，确保系统操作的准确性。在应用计算机技术过程中，要尽量减少人为因素的影响和破坏，特别是人为因素破坏计算机硬件、黑客非法入侵计算机、盗窃档案信息等，这些行为不仅会威胁到档案信息的安全，也会影响档案管理整体的质量，不利于促进档案管理的现代化发展。

综上所述，为了进一步促进档案管理的科学化发展和现代化发展，档案管理部门要正确认识当前档案管理存在的问题，加强科学管理观念和方法在工作中的应用，积极运用各项现代化技术来提升档案管理的工作效率。加强对先进现代化设备和现代化技术的运用，保证档案管理工作的高效开展，为进一步挖掘档案信息利用价值奠定重要的基础。

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