基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设探讨

国艳秀

摘 要：随着智慧校园建设行动在各大院校中实施，人们越来越注重信息化建设在学校档案管理中的重要应用。高职院校信息化建设工作具有十分重要的作用，不但能够有效实现对档案内容的管理，还可以方便存储，有利于提升工作人员的工作效率，并且能够实现信息资源共享。本文針对智慧校园的概念进行阐述，然后分析高职院校档案信息化建设的重要性和现阶段存在的问题，并提出相应的解决策略，能够更加有效地通过信息技术来进行高职院校的档案管理工作，进而实现高职院校的高效管理。

关键词：智慧校园;高职院校;档案管理;信息化建设

在智慧校园环境下，高职院校档案的信息化建设取得了一定成效，但是现阶段还存在一定的问题，如缺乏对信息化档案建设的正确认知、缺乏科学化的管理体制、缺少专业的信息化人才、对档案管理安全意识的重视程度不够等。

一、智慧校园概述

1.智慧校园概念

智慧校园指的是一种以物联网为基础的一体化校园环境，能够通过相关信息化系统将学校的教学、管理以及校园文化的相关内容进行一定程度的融合，从而能够更好地实现对学校建设的全面洞悉、智能感知和精准预测。智慧校园以网络技术为基础，同时融合大数据、物联网等技术，为高校建设和发展提供数据支撑和可视化分析，实现高效的教学科研和管理服务。智慧校园能够为师生提供一个个性化的信息综合平台，更好地为师生成长服务。同时，将计算机网络技术融入学校的各个环节之中，促进互联互通和协作发展。通过智慧校园搭载网络平台，可以实现与外界的交流。智慧校园不但能够利用信息技术来实现人事管理、访客登录、门禁安全等相关工作，还能够更好地进行图书馆、库房、教学楼等方面的管理工作，有效实现学校管理质量的提升。

2.智慧校园特点

智慧校园具有非常广阔的网络覆盖面，在进行校园网络基础设施建设时，网络是其中最重要的因素，通过网络建设可以更好地满足校园工作的网络需求。此外，智慧校园还具有高度集成的系统服务，既能够通过该系统进行高职院校科学研究、教学管理，也能够实现校园一卡通服务，还能够进行数据存储，实现档案信息化管理工作，从而实现多种类、多方面信息服务。智慧校园还具有信息共享性的特点，能够通过平台查阅来进行相关信息的查找，从而能够更加有效地实现信息互通，提高工作效率。

二、智慧校园背景下高职院校档案信息化建设的重要性

1.方便档案管理

在高职院校进行档案信息化建设工作具有十分重要的作用，通过档案信息化管理能够更好地促进对相关档案内容的操作，实现档案工作的科学化、智能化管理。高职院校的档案类目繁多、覆盖面广，包括行政管理、党群建设、外事活动、设备采购、教学管理、学科建设、学籍管理、财务报表、工程建设以及学生个人档案等。按照档案管理要求，在日常档案管理工作中需要先区分类目，进行分类管理。纸质档案在进行管理工作时十分麻烦，不但会占用非常大的空间，查找分类也十分复杂，往往需要花费工作人员巨大的精力和时间。同样，相关档案查阅时也十分烦琐，很容易出现找不到的情况，为相关工作带来一定的困难。而档案信息化管理能够通过关键词的搜索立刻找到相关资料，如果库房达到全部数字化并实现OCR识别，则可以根据回忆或相关内容进行模糊搜索，大大提高了工作效率和查找成功率。

现在大多数高职院校安装了档案管理软件系统，通过存量的不断数字化和增量的电子化形式持续更新档案数字库，为智慧校园提供了基础和前提。有的高校为快速推进智慧校园建设，把办公软件与档案系统进行对接，建立两个既独立又相互关联的数据库，实现两个数据库的相互转换和利用。这样既方便了档案管理人员对档案的甄选和鉴定，为归档节省了环节和时间，同时又有利于查询人员快速查找相关内容，办公效率也得以提高。

2.便于档案存储

高职院校档案管理工作的信息化建设具有十分有效的作用，通过信息化档案管理可以方便相关资料的存储。高职院校在实现信息化之前进行档案资料存储时，一般都是通过纸质材料来进行存放，非常容易出现丢失的情况。有时会因为保存不当而出现缺页、少字的情况。还会受温湿度和库房保存条件限制，档案资料长时间放置也会发生一定的腐蚀、风化，造成字迹不清的问题，这些因素直接制约了档案管理工作质量的提升。同时，纸质档案会占据一定办公空间，借阅次数频繁也容易导致档案磨损严重，如果保管不当还会造成遗失。高职院校实现了档案信息化管理后，可以将档案资料存储在云端，不会占用学校的空间资源，不会受限于存储空间，查找利用十分方便。这种存储方式理论上可以无限复制，不会造成字迹不清或者出现缺页少字的情况，有利于高校档案管理。

3.实现档案共享

通过高职院校档案信息化建设能够更好地实现档案资料的共享，学校有很多非常宝贵的资料，纸质档案可能只有一份，在进行资源共享时非常容易丢失，将会造成不可估量的后果。同时，受限于载体，在进行信息共享时利用不便，无法满足高校日新月异的发展需要。建成档案信息资源共享网络平台，在安全保密基础上实现各平台和网络的互联互通，实现档案资料的共享指日可待。用户可以利用信息网络来进行传输或下载，可以进行一定份数的复制。原始材料只要转变成云存储形式，减小了借阅频率，从而能够保证档案资料的完整性。数字化档案以完整清晰的规范化形式一定程度上克服了纸质档案的时间和空间储存的局限，工作人员可以通过网络平台进行操作，通过关键词搜索进行档案文件的查找，从而有效促进档案管理工作效率的提升。

档案管理并入智慧校园后，传统的上门借阅形式也发生了变化。可以实现异地远程查询，通过智慧校园身份认证后可以自行登录档案平台，进行档案网上预约查询。档案管理员查询到相关档案后，根据用户需求把其需要的档案或以数字化形式发送客户，或以实物寄出。满足了客户不需上门就可以实现查档的要求，也为档案管理人员预留了充分的时间，从而大大提高档案工作效率。

三、高职院校档案信息化建设存在的问题分析

1.缺乏对档案信息化建设的正确认知

相对于其他部门，高职院校的档案管理人员年龄偏大，档案业务工作能力强，对纸质档案的管理严谨细致。但随着智慧校园的迅猛发展，档案管理人员对档案信息化建设认识不足。很多高职院校在进行信息化档案管理工作中，经常会有意识地选择那些相对简单的资料进行信息存储，如上级下发的文件、高校制定的管理制度等。而像学籍档案、建设工程档案等往往还是以纸质载体进行保存。一些高职院校工作人员缺乏正确的思想意识，在进行信息化档案管理中，不重视该系统的共享性，忽视信息档案的安全性，没有进行保密设置，从而造成信息外泄，威胁到信息安全建设。在实际工作中，个别的档案管理人员因缺少服务意识，没有有效进行相关档案资料的分类归档，让整个查阅工作变得更加复杂，无法实现高效管理。思想意识的散漫为档案信息化建设设置了重重障碍。

2.高职院校缺乏科学化的档案管理体制

高职院校的信息化建设是以档案业务等前端工作为根基，档案业务水平高低决定于档案工作的科学化管理体制健全与否。档案工作与别的部门工作有所不同，有其自身的规律和特点，高校决策者如果对档案日常工作流程和标准规范不甚了解，或者放手不管、听之任之，或者指手画脚、求全责备。如果完全通过个人喜好来进行相关工作的安排，就会对整个高职院校的档案管理工作造成一定困扰，影响档案工作成效。同时，高职院校档案工作要想顺利开展，也离不开各部门的大力配合。建立一个高效、运转良好的档案管理网络，调动各部门档案兼职管理员的积极性和主观能动性，实现档案的高效立卷归档，做到档案收集应归尽归，这也是高职院校需要充分重视的问题。

3.缺少专业的信息化人才

虽然很多高职院校已经开展了档案信息化管理工作建设，但是因为缺少专业的信息化人才，档案信息化建设遇到一些问题。档案与信息化结合是未来趋势，也是高职院校智慧校园建设的重要部分。这就要求档案管理人员必须适应当前信息化建设需要，提高信息化技术水平，把档案工作的各个环节与信息化建设相融合，实现安全有效利用。高职院校有些档案管理人员信息化知识层次不高，实操能力差，计算机系统操作不够熟练，查找利用速度慢，影响了工作效率。档案管理人员因缺乏一定的信息技术常识，经常会因为操作失误而造成一定的损失，导致档案数据丢失，给高职院校带来损失。档案信息化建设使很多档案管理人员面临知识和技术操作上的新挑战。

4.缺乏档案管理安全意识

高职院校档案信息化建设起步晚、发展快，档案信息化速度加快，档案管理人员的信息化意识还未跟上时代需要，档案的信息化安全意识比较薄弱。在实际工作中为图方便而不进行档案管理软件的密码设置，使其他人员都能够进行登录操作，对数据库的安全和完整造成威胁。因管理不当出现数据误删或出现数据被盗的情况，导致信息无法恢复或是信息泄露，对学校造成一定影响。

四、高职院校档案信息化建设解决策略

1.增强档案管理人员信息化意识

整体来看我国档案信息资源共建共享技术手段相对落后，档案信息的服务方式目前仍然以馆藏介绍、目录查詢为主，馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用还不是最常见的方式。尽管有些高校已经意识到档案信息化的前景，并从理论和实践上努力加以组织推动，但由于档案信息资源共建共享缺乏统筹规划和宏观调控，缺乏相关法律法规和管理制度的保障，“各自为战”“重藏轻用”使各高校的档案信息化建设自成孤岛。身为档案管理工作人员，希望实现档案信息资源的共享互通，却不主动参与档案信息资源共建，只关注本部门的档案信息资源管理，而忽视学校的档案信息资源整合，这给档案信息化建设带来了很多困难。

作为智慧校园的重要组成部分，为了能够更好地进行档案管理信息化建设工作，应该增强档案管理人员的信息化意识，建立正确的科学管理观念。高职院校在构建相关管理机制时，不应硬搬照抄其他院校的制度，而应该在充分了解的基础上，根据自身状况来进行制度设计，特别是可以配备相当数量的信息化专业人员来从事档案管理工作，快速实现档案信息化。

档案管理人员在工作中树立信息化意识，以档案信息化为先，在有条件下实现存量特别是档案库房整体的数字化，并与各种载体相配套建立各个类目的对应数据库，从档案信息化入手提高工作效率，提升服务意识。档案工作人员还要树立信息资源共享意识，在网络安全背景下对教师和学生进行不同程度的开放，提供更快捷、更方便、更人性化的服务。

2.专业信息化人才的培养

为了能够更好地进行档案信息化管理，高校应该进行信息化专业人才的招聘和培养工作。学校可以针对具有一定信息技术基础的人才进行招聘，然后根据需要进行档案工作方面的培养，更好地实现对人才的利用。高职院校中原有的人才可以通过信息技术培训，让他们熟练进行计算机操作，还应该使其增强对信息软件的了解，这样才能够提高日常的工作效率。同时，还应该对档案管理人员进行信息安全问题教育，使其能够具备一定的安全防范意识，规避档案信息安全风险。还应该对档案管理人员的职业道德进行培养，树立“只有德才兼备之人才能够胜任这份工作”的意识，让其能够在工作中认真负责，进而提高工作质量。

3.不断完善信息化档案的管理体制

为了更好地进行信息化档案管理工作，建立完善的管理体制是十分重要的。首先，应该建立考核制度。通过考核能够对工作人员的日常工作质量进行分析和评判。工作人员的信息技术以及日常工作技能也纳入考核，只有符合技能标准才能够继续进行工作，如果考核失败，则需要接受学校组织的培训，直到考核合格为止。其次，建立奖惩制度。工作人员的表现十分突出时，可以进行一定的奖励，出现重大失误时，则要进行必要的惩罚，这样才能够在很大程度上提高工作人员的责任感，有利于促进工作质量的提升。最后，还应该建立监督制度。对工作人员的日常工作行为进行监督，一旦出现工作不认真或者有损学校利益的行为，需要进行相应的处理。智慧校园背景下档案日常考核可以通过大数据获取，从而为考核提供令人信服的依据。

4.加强信息化档案管理的安全防范

信息化档案管理工作中最重要的就是网络安全管理工作，因为网络极其容易受到黑客攻击，特别是电脑病毒，会对整个计算机网络系统的正常使用带来威胁，也会导致档案信息内容出现泄露。因此，管理人员需要熟知一系列安全防范措施。例如，可以在电脑上进行杀毒软件的下载、定期进行病毒查杀，保证电脑系统的安全，以及进行防火墙的设置，保证计算机系统的安全。档案管理人员也应该注意，不要在电脑上下载与工作无关的软件。还应该利用一定的网络技术保证档案信息的安全，如登录系统软件时，只有通过工作人员的密码才能够登录，保证档案信息不会被篡改或破坏。为了防止档案信息在网络传输的过程中被截获，可以运用加密技术进行相关档案资料的加密，传输结束后进行解密，这样能够有效防止黑客攻击，保证档案信息的安全。

五、结语

综上所述，为了能够更加有效地实现高职院校的档案信息化建设工作，管理人员需要对其具有正确的认知，同时也需要进行相关人才方面的培养，创建完善的管理体制，促使信息化档案管理工作质量的提升。此外，更加应该注意信息化建设中的网络安全问题，对学生以及教职工的个人信息应该进行保密，有效进行网络危害的预防，从而更加有效地进行档案信息化建设。

参考文献：

[1]张美英.基于“智慧校园”推进高职院校档案信息化建设[J].中国信息化，2021

[2]徐 健.智慧校园环境下高职院校体育信息化建设的探讨[J].当代体育科技，2020

[3]吴 晖.基于智慧校园环境的高职院校档案信息化建设研究[J].信息与电脑（理论版），2020