云储存技术在电子档案管理中的应用

连华英

摘 要：云储存技术是在互联网支持下建立而成的超大数据空间，通过互联网可以将各种类型的电子档案进行规范化储存。将其应用于电子档案管理环节，可以有效强化电子档案管理的便利性与稳定性，实现规范化电子信息储存以及数据共享。基于此，本文深度分析在电子档案管理环节引入云储存技术的实践策略，供广大相关从业人员参考。

关键词：互联网技术;云储存技术;实践策略分析;电子档案管理

众所周知，云储存技术是一种新型且优质的云技术，在电子档案管理环节有着极其广泛的应用，不仅提升了电子档案管理的灵活性与便捷性，同时也提升了电子档案数据信息的安全性。整体而言，云储存技术的功能性较强、储存空间较大，而且信息利用与信息储存也不会受到空间和限制，这使得电子档案管理效率显著提升，同时有效降低档案管理投入成本，因此如何应用云储存技术来提升电子档案管理效率，是值得每位从业人员深思的问题。

一、云储存技术的核心概述

1.云储存技术的核心内涵

云储存技术是由云计算技术延伸而来的一种现代化储存领域，为电子信息带来全新的储存概念，通过借助互联网功能以及文件系统功能，对线下所应用到的数据信息展开精准收集，对互联网当中的各种储存文件进行统筹，形成对外开放业务储存系统以及数据储存系统，允许用户随时查询相关信息，并且对其展开处理。其中，云计算技术运行环节需要借助大量的储存设备，因此在云计算系统引入后会出现大量的电子信息，而云储存系统可以随时随地开展信息传递与信息分享，即便信息量庞大或者信息储备较为复杂，用户也可以借助云储存系统来完成电子信息处理。

2.云储存技术储存形式划分

经过漫长的发展，目前云储存技术日渐完善，按照储存形式分析，主要可以分为以下种类：首先，是公共云储存技术，这类储存技术主要是为大型的互联网服务商提供信息储存服务，是面向全体互联网用户，用户可以在完成注册后，使用云储存功能来进行电子档案处理与电子档案保存。同时，也可以花费部分资金来购买云储存技术的拓展服务，拓展服务当中的功能更为强大，信息处理效率也会随之提升;其次，是私有云储存技术，对于部分单位与企业的内部运营信息储存，系统特定区域内的用户可以使用这一权限，此类电子档案信息具有更强的安全性与私密性;最后，是混合式云储存技术，这种云储存技术主要是将以上两种方式进行有机融合，提供一个折中平台，这种储存形式的优势在于可以随着信息储存波动来进行云储存容量扩充，避免出现由于储存不当而导致的电子信息丢失，同时兼具良好的独立性与私密性特征。

二、在电子档案管理环节引入云储存技术的基本条件与应用优势

1.基本条件分析

云储存技术是一项系统性应用工程，系统内部覆盖范围极为广泛，在全球各地均有涉及，若想合理运用云储存技术来完成电子档案管理工作，就需要采用联网设备与云储存系统连接，而且需要结合数据传输规模来进行传输设备数量调整。基于电子档案的信息传输量较大，需要充足的宽带数量储备，才可以显著提升数据传输的安全性与高效性，实现无障碍信息储存与信息传输。

2.应用优势分析

（1）实现档案信息共享

信息共享是社会经济发展的核心基础，而电子档案中储存极具价值的数据信息，档案信息的科学运用，对于社会发展有着巨大帮助。结合云储存技术特点，将电子档案进行异地保存，可以随时随地展开信息共享与信息共建，实现提升电子档案管理效率目标，促进电子档案利用率显著提升。传统的电子档案管理工作领域中虽然也开始重视信息共享，但是缺乏良好的共享平台、渠道、环境、系统，而在应用先进的云存储技术之后，可以在云平台和系统中借助各类技术增强电子档案信息、文件的分享效果，保证共享的科学化水平，满足不同工程对象和共享主体的基本需求，改善目前的电子档案管理现状和发展模式，从根本层面推动档案信息共享、分享效果的提升。

（2）减少档案管理投入

在电子档案管理环节引入云储存技术，可以显著降低档案管理成本，因为云储存技术本身就拥有鲜明的技术优势与独立的操作系统，不需要电子档案管理人员进行二次开发，这也是云储存技术的优势所在。而且随着电子档案管理工作的日益深入，信息储备量也会随之提升，如有新的电子数据、电子档案需要储存，文件包括影像、音频以及文字形式，以往的电子档案管理工作就需要增加移動硬盘以及防磁柜设备，而在云储存技术引入后，则不需要这些额外的投入，可直接将电子数据资料结合互联网软件或者系统服务器来进行储存空间，扩充数据信息，同时系统也会进行智能备份。另外，应用云计算技术和平台进行电子档案管理的过程中，还能积极借鉴其他企业、组织机构的成功经验，根据本单位的实际情况，因地制宜制订云存储技术的应用模式和计划体系，尽可能降低技术应用过程中平台和系统的开发成本，减少电子档案管理工作的成本投入量。

（3）保证电子档案安全

在电子档案储存期间，资料的稳定性与安全性是整个管理工作的重中之重，但结合以往的管理工作分析，在档案管理环节容易受到系统故障、网络攻击及设备损坏等因素影响，导致电子信息丢失或者电子档案损坏。传统的纸质档案不仅浪费储存空间，而且稍有不当可能会出现火灾、虫蛀、发霉等隐患，极易造成档案信息缺失或损毁。同时，在信息查阅环节效率也略显低下，无法满足现代化办公需求，而在云储存技术引入后，可以确保电子档案信息储存的稳定性与安全性，将电子档案信息展开异地储存，当环境出现变化或者设备损坏时，都不会影响到资料的储存效果。甚至在某些特定设置情况下，可以对档案信息展开永久储存。

（4）档案储存更加便利

在云储存技术引入后，电子档案数据管理只需连接互联网，就可以进行实时查阅以及利用，电子档案信息的利用与储存，不再受到时间、地点的制约，信息储存与信息管理功能更为便利，这也是云储存技术的应用优势所在。同时，在使用云存储技术的过程中，还能借助目前已经掌握的成功经验，开发专业化的云存储平台，在其中全面存储和管理各类电子档案的数据信息内容，提升工作的便利性、简化性程度，满足具体的工作标准要求。

三、在电子档案管理环节引入云储存技术的应用要点

1.保证宽带数量充足

电子档案管理环节引入云储存技术，需要将各种各样的电子数据信息进行上传，使其顺利进入云储存空间完成信息储存，由于电子信息数量相对庞大，再加上数据形式种类多种多样，因此在传输环节需要确保传输宽带数量始终高于信息传输所需，这样才可以使整个信息传输效率得到有效保障。

2.科学应用安全技术

云储存技术主要是通过将电子档案信息储存到虚拟的储存空间中，因此信息处于虚拟储存状态，加强安全防护工作极为必要。首先，需要档案管理人员树立良好的安全防患意识，在云储存技术引入环节需要注重档案的安全管理工作，避免出现任何信息损毁风险。其次，电子档案管理环节还需引入安全防范技术，结合档案机密程度来进行科学防护、科学处理涉密文件，不宜储存在公共空间。其余文档可以结合情况来进行访问权限设定，也可以设置特定的密码，以此对档案资料展开安全管理，避免遭受外界破坏与攻击。需要注意的是，在应用安全技术期间应按照云存储系统的实际状况、电子档案存储的特点等，积极运用入侵检测安全技术、防火墙安全技术、病毒查杀安全技术、密码口令安全技术、人脸识别安全技术等，在各类技术的支持下增强整体系统和数据信息的安全水平，保证电子档案的保密性符合标准。

3.档案管理人员掌握技术要点

为保证云储存技术可以在电子档案管理环节发挥真正的作用与优势，就需要档案管理工作者掌握云储存技术的相关知识以及具体操作方法。为实现这一目的，需要企业提升电子档案管理工作重视，组织相关人员展开互联网知识、技术学习以及云储存知识培训、设备软件操作培训等，从上至下贯彻云储存技术的应用，确保整体档案管理工作的真实性与稳固性。工作部门还需阶段性针对技术人员进行先进知识、技能的培训，使其在培训期间掌握如何使用云存储技术高质量完成电子档案管理的相关任务，最大程度提升档案管理工作质量和水平。

四、云储存技术发展对电子档案管理带来的影响

在互联网时代背景下，国内电子信息技术与互联网技术发展极为迅猛，云储存技术与云计算技术也因此获得了巨大的发展前景。在高速发展环节，不仅对电子数据信息储存效率提供帮助，而且有效保护了用户的隐私。这种技术引入后，可以在大量的云储存数据中展开数据分析，有效降低档案管理工作的整体成本。同时，在发展环节进一步减少电子档案管理环节所遇到的问题与瓶颈，尽量减少中间信息传输所带来的负担，使整个电子档案管理工作高效运行。云计算等互联网技术的发展，加快了大众的生活、生产步伐，在云计算发展环节，可以为大众的工作与生活带来极大便利，使其尽快融入现代化办公状态，这主要得益于云储存技术拥有良好的信息上传以及下载功能，能够满足大多数企业与个人信息储存以及信息获取的需求。目前，在众多行业当中，云储存技术有着广阔的应用空间与发展空间，可以为大众的日常工作与生活带来极大便利，因此也对人们的工作与生活方式带来了极其深远的影响。除此之外，在云储存技术发展环节，对电子档案管理人员的思维模式也带来了一定的影响，通过云储存技术使电子档案管理人员明确档案信息备份、信息下载以及信息共享，摆脱传统信息管理模式的制约与限制，提升电子档案管理效率。

五、在电子档案管理环节引入云储存技术的实践策略

1.引入档案资源网站技术

档案资源网站技术是结合特定的服务器将电子档案信息储存于本地计算机设备，储存空间处于相对独立的状态，使整个电子档案具有更加充足的储存空间，档案共享效率与安全防护功能也可以得到有效保障，使整体档案储存效率显著提升。与此同时，档案资源网站的专业性标准较高，在电子档案管理环节也需要进行精准应用，以此提升电子服务的优质性。在电子档案管理期间，若是档案信息处于虚拟空间当中，储存效果会受到网络稳定性的影响，严重时甚至可能带来难以挽回的影响与损失，因此需要将档案资源网站与互联网云环境有机衔接，以此提升数据的安全性。

2.引入互联网硬盘技术

互联网硬盘又被称之为网盘，是部分互联网公司为突出互联網在线信息储存服务向广大用户提供的信息储存功能，这项功能可以对各类电子文件信息展开科学储存、备份、访问、共享，这也是整个电子档案管理的必然需求。互联网硬盘的工作原理在于互联网公司将部分网络硬盘容量取出，并且分享给注册用户，这也为云储存空间带来了良好的发展空间与契机，使得互联网硬盘储存容量显著提升。目前，永久免费开放的互联网储存空间为500gb，单个文件容量最高可达2gb，并且满足巨型信息储存，档案管理单位可以将互联网硬盘作为移动硬盘，无论在任何地方，只需连接互联网，就可以展开电子档案管理、下载或者信息传输，实现在没有实物的状态下完成电子档案的信息储存。

3.引入同步盘云储存技术

同步盘云储存技术是结合同步盘工具，拥有良好的信息同步以及信息储存功能，在信息档案管理环节可以实现对电子档案信息的同步储存、搜索、查询与同步管理，所有的档案信息操作都可以在云端互联网同步体现，直接对其进行变动与更改，并且保证更改后的内容可以及时传送到互联网服务器中，档案信息更新更为及时、便捷。这样一来，不仅电子档案管理效率有所提升，而且也为用户提供了极大方便，可以及时对档案数据展开查询与处理，同步盘云处理技术在整个电子档案管理环节应用极为广泛，并且在本地计算机设备安装同步客户端软件，并不会占用本地储存空间，只是以一种虚拟形式来展开信息储存，电子档案信息储存就可以进一步应用同步功能，将本地操作与云储存服务器有效衔接，不需要管理人员进行手动上传。同时，在开展电子档案管理环节，可以随时随地在云储存服务器当中进行档案信息下载以及档案信息浏览，拥有极强的便利性。

六、结语

总而言之，电子档案管理与云储存技术高度契合，二者之间具有诸多互通之处，电子档案管理人员可以通过引入档案资源网站技术、互联网硬盘技术、同步盘云储存技术等方式来开展云储存技术引入，为电子档案管理效率与管理质量提升奠定坚实而稳固的基础。

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