浅析中职学校文书档案管理优化策略及网络信息技术运用

文/谢 兰

近年来，国家加大了对中职院校的建设发展力度。2005年，国务院作出《关于大力发展职业教育的决定》，强调大力发展职业教育，不断扩大中等职业教育学校的办学规模，改善教学质量，加强办学条件，提高学校管理水平。这对中职学校是难得的机遇和挑战，也对学校文书档案管理工作提出了新的要求。顺应时代发展，充分运用网络信息技术，改革和创新文书档案管理模式，优化中职学校文书档案管理工作，势所必然。本文试对中职学校文书档案管理优化策略及网络信息技术运用若干问题进行探讨。

1 优化中职学校文书档案管理工作的必要性

1.1 满足现代信息交流需要，实现档案资源有效利用

当下中职学校文书档案在学校发展中的作用逐渐凸显，文书档案数字化管理体系正在逐步建设和完善中。无论是在工作还是生活中，通过该管理模式，可以让不同部门拥有文书档案信息的便捷共享机会。在文书档案数字化管理体系有效运转之下，能更好地全方位管理档案信息资源，以满足信息交流的实际需要。

1.2 符合当前档案管理要求，推动学校教育教学发展

在学校建设发展过程中想要体现文书档案的价值，就要最大限度保证文书档案管理的功能价值充分体现出来，为此，必须将数字化管理体系有效运转其中。通过数字化管理模式的搭建，借助现代网络信息技术的有效运用，保证文书档案信息资源得到更好的管理、整合和利用，在发挥数字化管理价值的同时，保证文书档案管理展现出应有的功能和作用。

1.3 为档案管理提供完善的方法，实现规范化管理

为适应社会及学校的发展，档案工作需要不断地创新形式，并借助现代化管理方法，有效推进文书档案的优化管理。在这一目标的实施下，推动学校档案工作向着制度化、规范化、科学化的方向发展。如通过采取合理的实施策略，在逐渐完善管理模式之下保证学校及有关方面运用文书档案更加方便、快捷，也彰显出文书档案管理的价值。

2 中职学校文书档案管理工作存在的主要问题

2.1 有关人员对档案工作的认识有偏差

一些中职院校只关注教育教学工作的开展情况，忽略了档案管理等其他辅助性工作所存在的问题。在档案管理中，文书档案管理特别受到忽视，没有纳入应有的议事日程。学校对档案管理工作必要的人力物力财力投入较少，文书档案管理工作进展缓慢。中职院校档案管理人员普遍缺乏专业性的技术指导，自身对专业知识掌握不够，规范化管理档案的意识不强，档案整理不合乎标准的情况时有发生。一些学校对档案工作人员在评优选先及职称评聘等方面力度不够，致使工作人员缺乏工作积极性，直接影响档案工作的效率和文书档案的管理质量。

2.2 学校档案管理信息化建设不足

随着时代的发展，现代网络信息技术已经应用于经济社会发展的各个领域。就学校教育教学及其他工作发展的现状来看，现代信息技术的应用在不断进步和加强，但是在中职院校档案工作中，尤其是在文书档案管理中，档案工作人员对信息化的认识还不到位，没有充分认识到其重要性。同时，档案管理的信息化技术的加强与发展需要有一定的资金及设备、人力的投入，这也在一定程度上阻碍了文书档案管理信息化建设工作的进行。学校对档案管理的忽视，往往导致对信息化建设中的资金投入有限，进而造成档案管理信息化水平落后，档案资源得不到有效而长远的发展和利用。

2.3 学校档案管理工作缺乏规范性

在日常工作中，我们会经常遇到由于档案文件材料的质量不合格，导致文书档案管理工作很难顺利及规范性地开展和实施的情况。如在很多文书档案管理工作开展的阶段，文件材料经常会出现文件格式不统一和不规范、纸张和字体大小不一、处理流程不规范等问题，增加了管理难度。还有学校档案资料的收集不及时，往往存在拖延情况，影响了档案材料的齐全完整。有时档案管理人员没能及时督促收集，部分文件资料在部门内部存在丢失情况，使一些重要的档案难以归档。

3 中职学校文书档案管理工作的优化措施

3.1 树立数字化文书档案管理意识

首先应该对文书档案管理工作拥有准确的认识，有关领导、部门和人员应有一定的前瞻性，对文书档案数字化管理工作引起足够的重视，加强对这方面工作的资金投入，以先进设备技术作为支持，为数字化管理工作的开展提供设施支撑。工作人员也应获得相应的技术引导，为顺利开展工作做好准备。应从文档一体化管理入手，以创新理念作为出发点，将管理过程中需要的硬件设施有效更新，并配备先进的软件和良好的安全设备。应研发完善的文书档案管理软件系统，让中职院校文书档管理工作实施更加有力。与此同时，工作人员也需要认识到文书档案管理工作的重要价值，更新文书档案管理思想，跟随科学技术发展脚步，立足新时代文书档案管理的具体需要，形成正确的文书档案管理思维，增强工作的自觉性和主动性。

3.2 加强制度建设并保障执行力度

学校档案工作的顺利开展离不开系统而完善的档案管理制度的保障。因此，中职学校档案管理部门应严格按照国家、省市档案主管部门和教育主管部门的要求，结合本单位实际工作和发展现状，制定切实可行的档案管理制度，并能与时俱进地对学校陈旧过时的管理制度予以修订，加强对制度执行的监督检查，为档案工作提供有力的制度保障，推动学校档案事业向前发展。应制定实施中职学校档案收集归档制度、档案信息系统管理制度、档案查询利用制度、档案安全保密制度、档案保管销毁制度等规章制度，使档案工作的几个重要方面有所遵循。

3.3 改进并加强档案收集归档工作

根据国家及省市档案部门相关政策的要求和业务规范，学校应对各部门形成的档案实行集中统一管理的原则。档案管理人员应从不同的渠道保障归档文件材料的齐全完整。同时，档案工作人员在平时的工作中要注重培养自己不拖延、不怠慢的工作态度，及时完整地收集好各类文件材料。合理详细地制定归档计划是科学、规范整理各类档案的关键，对于文书档案而言尤为重要。通过制定合理具体的归档计划，使文书档案管理工作有条不紊地开展。首先，学校及档案管理部门要确定好应规档文件的范围；其次，是对确定需归档文件材料的分类整理标准；最后，根据具体的整理原则和方法对其进行归档和整理，从而减少学校档案资料的丢失并便于查找和利用，提高文书档案的管理效率和水平，充分体现档案工作在学校教育教学工作发展中的重要价值。

3.4 加快推进文书档案管理信息化建设

要优化中职院校文书档案管理工作，推进档案管理信息化建设是非常重要和可行的途径，应当切实加快推进步伐，全面实现文书档案管理信息化、数字化。应创设信息化管理机制。在档案信息数据收集当中，必须以精确高效为基础，然后在复制、保存等方面，档案数据应该达到统一原则。同时，电子档案要按照国家规定的统一格式，实行电子档案管理模式。应配备并及时更新档案信息化建设硬件设施设备，确保推进档案信息化管理的硬件条件。应加强中职学校档案管理信息系统建设，开发适应学校档案管理实际需要的系统平台，为信息化建设提供重要的技术支撑。应按照“存量数字化，增量电子化”的原则，大力推进传统档案数字化，加强对新增电子文件档案的电子化管理。应加强档案信息系统安全保障工作，对档案信息资源进行有效保护，避免网络黑客的非法侵入，抵抗病毒的侵害，加强电子文书档案信息材料的备份工作，确保档案信息系统和档案信息的安全。

3.5 提高档案工作人员的综合素质

要推进中职学校档案管理工作，配备并培养合格的档案管理人员十分重要。因此，在平时就要注重加强档案管理队伍的素质锻炼和培养，尤其要提高文书档案管理人员的业务素质能力以及对文书档案工作的认识，从实际出发，多渠道、多形式、有计划地进行培养和教育。与此同时，还应根据新的管理理念和相应专业技能的需求，逐渐提升管理人员自身的综合能力和素质。应针对中职院校文书档案管理工作人员做好实践培训，使其掌握现代化信息技能，能熟练对文书档案进行有效的收集和整理。另外，结合具体工作要求对工作人员的管理知识和能力及时有效更新，使档案工作人员的技能和综合水平得到全方位提高。还应通过建立奖惩机制，提高工作人员工作的积极性、主动性和创造性。一方面要公平保证档案工作人员在职务晋升、职称评聘、福利待遇等方面享有与其他岗位平等的权利，保持骨干的稳定性；另一方面针对消极懈怠的工作人员实行相应的惩罚，保证工作人员更好地提升自己，拥有良好的工作态度，从而保证文书档案管理以及整体服务效果的提升。

综上所述，中职院校应高度重视文书档管理工作，有效完善文书档案管理制度，创新档案管理工作方法，加快档案信息化建设步伐，充分诠释文书档案管理工作的优势和价值。只有高度重视文书档案管理工作，不断创新工作方法，才能使之顺应新时期档案事业的发展需要，更有效地实现档案和档案部门的价值，促进中职学校教育教学事业的发展。