人才流动背景下医院人事档案管理分析

文/李美玲

概述

烟台市奇山医院建于1958年，是烟台硫磺顶医院分院，在职职工500余人，其中，专业技术人员450余人，高级专业技术人员82人，博士、硕士65人，硕士研究生导师、市级以上学科带头人及担任国家级学术组织委员及省级学术组织副主委20余人。医院开设有肝病科、内科、外科、中医科等27个医疗医技科室，是一家集医、教、研、防为一体的综合性医院。近年来，随着医院的快速发展，加大了高学历、重点专业优秀人才的引进力度。在人才流动频繁的社会背景下，人事档案管理面临着诸如弃档、保管分散、来源广泛等现实挑战。2021年，中组部、人社部、财政部、国家档案局、国家邮政局联合修订颁布《流动人员人事档案管理服务规定》，进一步健全完善流动人员人事档案管理服务体系，推动流动人员人事档案工作科学化、制度化、规范化，促进人才资源顺畅有序流动。

1 人才流动背景下医院人事档案管理特点

随着医疗卫生事业改革的深入，以及人才竞争的加剧，人才资源已经成为医院的“第一资源”。在此背景下，人才频繁流动成为一种常态，也使得人事档案收集、管理、服务和转递等工作面临着许多新情况、新特点。

1.1 收集方式多样化

随着人才流动的日益频繁，加之人事档案管理工作的现实情况，医院人事档案资料的收集渠道、收集方式更为多元。新进人员的人事档案可直接进行定向收集；根据每一次引进人员，做到随时收集；针对医院人员流入情况，做好追踪收集等工作。人事档案资料收集要本着尊重人才、尊重人事档案管理规律，根据医院人才流动的实际情况，选择相应的收集方式，拓宽收集渠道，为医院用好、管好人才资源提供有力支撑。

1.2 管理对象社会化

社会主义市场经济条件下，人才流动是一种复杂的社会现象，在不同地区、不同行业、不同岗位之间流动或转移。医院的人事管理也逐渐成为一种社会化管理活动，人事档案工作作为人事工作的重要组成部分，也具有其显著的社会属性。医院人事档案管理部门要积极适应这一情况，从传统封闭式管理逐渐发展为向社会开放。医院人事档案管理部门应顺应人才流动背景下对人事档案管理工作的实际需要，积极适应人才流动现状，切实为医院的发展壮大、医疗卫生事业可持续发展提供高质量的人事档案服务。

1.3 档案服务信息化

随着大数据、云计算、人工智能等先进技术的发展和应用，人事档案服务越来越智能化、信息化。通过大数据技术，将传统人事档案信息进行数字化，建立专门的数据库，实现人事档案数字化管理；通过互联网信息技术，实现人事档案管理部门与用人部门之间的信息资源互联共享；利用人事档案管理系统，可实时进行人事档案资料增加、补录；运用计算机信息系统，快速精准统计医院现有人员学历、身份、专业、数量等信息，实现人事档案管理的精细化管理。

1.4 档案转递规范化

随着人才流动的日益频繁，人事档案转递的次数逐渐增多，通过人事档案规范转递，确保档案安全。《流动人员人事档案管理服务规定》第20条，就流动人员的人事档案接收转递提出了明确规定和要求：由流动人员或存档单位提出申请，再由拟接收档案管理机构开具转档手续；原档案管理机构或用人单位填写材料目录清单，于15个工作日进行转递；转递的方式应通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行。严禁个人自带档案。接收流动人员人事档案还实行告知承诺制，督促指导流动人员及时补充材料等。

2 人才流动对医院人事档案的影响

2.1 人才流动不规范导致重复建档增多

当前，人才资源在医疗卫生，尤其是医院发展、壮大中的作用越来越明显，名医、专家给医疗机构带来的名人效应是显著的，医疗机构也越来越重视优秀人才的引进。但人才竞争过程中产生的不规范流动现象，原用人单位为了维系自身发展，千方百计地挽留高层次人才、知名专家，对这些人员的流动采取的是消极应对，人事档案常常留在单位。新的用人单位不得不根据一些辅助性材料重新建立人事档案。人才流动的“无序性”，导致“一人多档”现象的产生，重复建档不仅影响人事档案的严肃性，也容易导致人事档案管理混乱，不利于人员管理。

2.2 档案交接不科学导致材料丢失失真

人才频繁流动，档案的交接次数就会随之增多。由于原用人单位与新用人单位之间档案交接不畅，导致人事档案交接困难，也会增大人事档案资料流失和数据失真。尤其是涉及一些重要的原始档案资料，一旦丢失就会造成难以弥补的损失。随着医疗机构改革的深入，医院之间的竞争也会更加激烈，为了引进优秀、高层次人才，医院忽视了人事档案资料的及时收集。

2.3 人才流动频繁性影响档案管理质量

人事档案管理是一项专业性、连续性工作。考核鉴定、奖惩、党团身份等信息，应随着人事档案主体的信息变化，及时做好相关资料的收集，但人才流动的频繁，也导致一些重要的档案资料因收集不及时而未及时纳入档案之中。流动人员自身为了尽快到新的用人单位报道，现实中，“人档分离”“死档”“弃档”等现象时有发生，人事档案信息化程度不高，档案管理人员信息技术水平不足，经费投入滞后等等，也是影响当前人事档案高质量发展的因素。

3 人才流动背景下医院人事档案管理对策

人才合理流动，是实现人才资源优化配置，推动医院高质量发展的实际需要。根据人才流动的特点和实际，深入研究人才流动背景下人事档案管理的特点和规律，不断完善人事档案管理机制，才能有效促进医院人才管理取得更大成效，为医院长远发展提供可靠人才支撑和保障。

3.1 严格遵守人事档案法规

现行人事档案管理制度下，人事档案管理工作突出表现出唯一性、严肃性、准确性。因此，组织人事主管部门专责建立相应的人事档案。用人单位为引进高层次人才而重新建立人事档案，是不符合相关规定，也违背了人事档案管理制度规则。必须始终坚持“依法治档”“依法管档”原则，进一步规范人才流动过程中的人事档案管理工作。日常人事档案管理工作，要严格执行《档案法》《干部人事档案管理条例》，在出现人事流入或流出时，应认真落实《流动人员人事档案管理服务规定》，坚持“集中统一、归口管理”原则，既要做好日常人事档案管理工作，也要做好人才流动时的人事档案接收、转递和服务利用工作。严格遵守《规定》的相关要求和规定，对高级专业技术人员、涉及国家秘密的流动人员人事档案要从严保管，严格查阅手续，任何个人不得查阅本人、配偶等相关人事档案，也不得保管本人或他人人事档案。人才引进、政审考察等需要查阅流动人员人事档案，应遵守相关程序和要求，经审批同意，并在规定时限内完成查阅。

3.2 推进人事档案制度改革

为了推动医院人事档案管理工作更好发挥服务作用，为医院高质量发展提供可靠人才支持和保障，推动医院人事档案制度改革显得尤为必要和迫切。2017年，国务院出台《关于建立现代医院管理制度的指导意见》，明确要深化编制、人事、薪酬制度改革，逐步取消公立医院的行政级别，逐步探索实行编制备案制，公立医院“去编制化”，实行“同工同酬”。这样，医疗机构就难以以编制或档案控制医务人员的流动，进一步提升医院治理体系及管理能力现代化。政府或卫生主管部门探索设立专门人事档案服务中心，实行医院人事档案社会化或者专门化集中管理，使人才资源与医疗机构之间建立更为紧密关系。例如，人才与医疗机构聘用关系解除后，其人事档案可继续保留在专门的人事档案服务中心，这样，用人单位就难以在人才流动选择时进行约束或制止。

3.3 规范医院人事档案管理

人才流动背景下需要从转档、核档等方面进一步规范医院人事档案管理工作。应严格执行《干部人事档案管理条例》《流动人员人事档案管理服务规定》等相关政策法规规定，强化流动人才的人事档案管理，严禁人为设置档案流转障碍。规范人事档案交接程序，人事档案服务部门或机构，应按照人事档案归档及转递的相关要求和程序，严格审查人事档案资料。在人才流动时，根据流动人员或存档单位申请，档案管理部门应配合做好人事档案接收和转递服务工作，准确记录人事档案监交人、接收人、移交人姓名、时间等信息，并在档案交接过程中盖章、签字。做好流动人员人事档案资料的补充和完善工作，根据档案管理及人事管理的具体规定和要求，在人员流动完成后，应及时将新获得的学历、科研成果、职业道德考核、医德医风、业绩考核等相关资料及时补充到人事档案中，逐步完善人事档案内容，确保流动人员的人事档案资料补充及时、完整，做到流动人员信息管理与流动人员档案管理同步。

3.4 探索人事档案社会化管理

传统人事档案管理模式下，人事档案归地区、单位管理，保密性强。随着经济社会的快速发展，以及《关于建立现代医院管理制度的指导意见》的实施，人事档案管理应积极推动社会化改革，以满足和适应人才流动的现实需要。首先是建立社会化人事档案管理专门机构，为社会组织、医疗机构、个人等提供人事代理服务，整合人事档案资源信息，加强人事档案社会化工作的组织领导。在医院之间人才流动时，该机构按照《流动人员人事档案管理服务规定》为个人或用人单位提供档案服务。其次是搭建人事档案信息网络平台。借助计算机信息技术、互联网技术的应用，建立人事档案信息网络平台，实行开放式“社会化”管理，通过身份认证等，为流动人员人事档案转递、查询提供服务，实现人事档案资源信息共享。人事档案网络平台的搭建，可有效解决人才流动背景下人事档案查询利用等难题。人事档案社会化管理也要严格执行人事档案管理的相关原则规定和要求。例如，档案管理绝不允许档案自带。增强人事档案管理人员责任意识，政府相关职能部门加强人事档案社会化管理宣传、引导、监督和管理，营造人事档案社会化管理社会氛围。

3.5 健全人事档案信息数据库

人才流动背景下要高度重视人事档案信息化建设，不断健全人事档案信息数据库。首先是要高度重视人事档案信息化建设。医院要加大人事档案信息化基础设施投入，添置计算机、扫描仪、人事档案管理软件等，夯实人事档案信息化基础。人事档案管理应用软件应统一，根据医院人事档案管理实际，购买或开发专门的人事档案管理软件。其次是要健全人事档案信息数据库。数据库中的人事信息项目要全面，包括人员的基本情况、学历、职务、晋升时间等，根据人才流动情况，及时将相关人事信息数据补充、录入到数据库，始终保持人事档案信息资源的完整性。再次是要加强人事档案数据运行安全保护。人事档案保密性、重要性不言而喻，借助计算机信息技术管理人事档案，要切实保障人事档案信息的安全。如，积极构建人事档案信息备份机制，可保障电子人事档案信息安全。此外，存储人事档案信息的服务器要具备较强的抵御病毒或黑客攻击的能力。

3.6 提升人事档案管理专业化

医院人事档案工作需要一支专业化管理人才队伍，要加强人事档案管理人员业务培训，提升专业素养，具有强烈的保密意识，以及做好人事档案管理工作的责任心和使命感。为此，一要加强思想政治教育。坚持党性原则，树立正确的人事档案管理立场、观点和方法，具备强烈的事业心。加强档案人员思想政治教育，提升做好人事档案工作的思想认识水平。二要加强业务能力建设。人才流动背景下医院人事档案管理出现了新情况，面临着新问题，需要从事档案管理人员具备过硬的专业素质，加强人事知识、档案专业知识，以及计算机信息技术的学习、应用。三要提高职业道德素质。切实增强做好医院人事档案工作的积极性、主动性，变被动服务为主动服务，加强医院人事档案的编研工作，为医院引进人才提供支持。在医院人事调整、编制使用、职称评定时，及时提供医院人事信息，为领导决策提供依据。

结语

医院人才频繁流动的大背景下，积极探索符合与时代发展要求相适应的、完善的人事档案管理体制机制，既是适应医院改革发展的现实需要，也是加强人才流动，激发人才活动的需要。为此，医院人事档案管理人员要增强工作的主动性，结合人才流动背景下医院人事档案管理特征、规律研究，采取有针对性的对策措施，为医院发展提供智力支持和人才保障。