浅谈公共就业人才服务机构档案管理工作的模式优化

王兵

摘 要：在就业、创业成为民生热点的新形势下，提升公共就业人才服务机构档案管理规范化、科学化、信息化、市场化水平，打破传统格局，明确创新方向，扩大业务范畴，实现档案管理、代理、招聘资源体系和就业服务平台数据资源共享，做好适应需求、高效率发展、精准和创新服务，解决人才供需矛盾，是公共就业人才服务机构档案管理工作的有效优化途径。故本文就公共就业人才服务机构档案管理工作的模式优化进行探讨。

关键词：公共就业人才服务    档案管理    信息化服务    数据库建设

市场经济不断发展，信息化网络应用突飞猛进，新形势下就业、创业成为民生关注热点，人事档案的重要性和意义凸显，并受到越来越多的重视。特别是近几年，毕业生人数持续高升，在国家政策扶持、各种利好消息支持的同时，人才流动频繁、人事档案管理规模扩大等不确定因素对公共就业人才服务机构档案管理工作提出了更多新要求和新挑战。

要做好“六稳”“六保”工作，适应市场需求、高效率发展、精准化服务，人事档案管理工作必须不断改革创新，优化工作模式，抓住公共就业人才服务机构档案管理工作的新机遇，迎接新挑战。

一、人事档案的重要性和意义

人事档案作为个人信息的重要载体和依据，可以系统、完整、准确地记录个人从高中起的成长经历、政治面貌、教育背景、奖惩情况、获得学历学位情况、参加工作情况等基础信息，能客观、综合、全面地反映出个人在各成长阶段、各发展环节的品德表现和综合素养能力。

人事档案是“双向选择、自主创业”的重要依据，对用人单位筛选、录用人才以及人事代理人员求职、创业具有重要意义，也是人事代理人员规划职业发展、缴纳社会保险、享受社会福利待遇、办理退休手续、避免劳动纠纷和维护个人权益的有利依据。

依托公共就业人才服务机构开展的人事档案代理工作，能够有效地为用人单位和人事代理人员提供延伸服务，是实现双方共赢的有力保障。

二、人事档案管理工作存在的问题

（一）人事档案管理存在隐患，规范性弱化

高校毕业生因档案意识弱化、计划继续攻读更高学位、未找到理想的工作、临时就业、待业等原因造成“弃档”现象;流动人员受外部环境影响灵活就业、频繁变换工作、离职后没有办理档案交接手续等，都增加了高校毕业生、灵活就业人事代理人员档案管理的难度。

随着时间的延长、档案库存量增多、人员流动性变大，只在原始档案的基础上进行编号入库入系统的方法，给档案信息查询、查找、浏览等工作带来不便。人事代理人员在参加工作、评聘岗位、单位调整时，也会出现档案反复交接、多人经手、转递手续不规范的现象，档案原始内容和有效数据不能规范、正确保存，存在丢失、遗漏的隐患。

（二）人事档案管理模式落后，操作单一

目前，一些单位或人才服务机构在接收档案时仍用单一、传统的模式，只是简单地将接收、转交信息录入电脑立卷归档，操作方法落后，不能适应工作需要。不少单位和人才服务机构使用的档案管理系统，在长期的频繁工作过程中累积了不少垃圾信息和无效数据，虽不影响日常工作的正常使用，但容易因经手人疏忽，在操作过程中出现漏、错、延迟、做无用功的现象。

这种模式不能对档案进行有效分类，无法使档案管理工作有序开展，无法实现真正的资源远程共享和交叉使用，影响了工作效率和服务质量。

（三）档案管理工作人员“窗口”服务意识差，业务操作不规范

因档案管理单位机构整合、工作调整、人员配置更换等原因，常出现档案管理工作人员刚调整到新岗位，没有经过系统、正规的培训就上岗工作，业务流程不熟练，办事操作不规范的情况。

部分档案管理工作人员面对人事代理人员的询问“一问三不知”，甚至对人事代理人员态度较恶劣。没有表现出“窗口”服務工作人员应有的基本素质和专业素养，不能满足档案调阅者、人事代理人员的需求，甚至会因服务意识不强出现工作失误，导致人事代理人员和人才服务机构双方矛盾激化，偏离了档案管理工作的服务初衷。

（四）人事档案管理信息化、数据库建设还处在起步阶段

随着信息化档案管理工作的推行，数据库建设受到越来越多的重视，很多人才服务机构启用了电子档案数据库，但因服务机构操作人员工作思想和方法固化、服务意识和工作态度转变较慢，出现了实际使用频率不高、数据库开发功能落后、操作过程涉及网络风险、工作人员缺少专业性的技术支撑等现实情况。电子档案数据库目前还不能满足不断变化的市场需要，不能实现随时随地的信息调阅，制约了人事档案管理信息化的全面建设和提升。

（五）人事档案与人才档案管理体系整合度不高，不能发挥最大功效

原有的人事档案管理理念，只是把代理人员档案管理作为简单、具体、不用深入交流思考、便于标准化操作的流程性工作和单纯的存放、代理、委托、服务业务，忽视了挖掘其现阶段人事档案与人才档案体系结合能促进就业、创业服务的功能，没有有效利用档案管理的优化模式，整合人事档案和人才档案的有效资源，为求职者提供灵活就业的途径，为招聘单位提供猎取高端人才的平台。

三、优化措施

（一）与高校建立合作，提升档案管理意识

人才服务机构应和高校建立长期稳定的合作，定期对学生进行创业就业指导、职业生涯规划、就业心理疏导、面试技巧培训。在学生毕业前用科普宣传、宣讲等方式，让毕业生了解档案的重要性，原始档案包含的内容、作用、使用价值，档案去向，调取档案、保障自身权益的方法。使高校毕业生群体明白档案的存在意义，了解档案交接手续和过程，减少“弃档”“失档”现象的发生。进而保障人事档案原始内容和数据的真实性、有效性，保护人事代理人员就业、创业时的根本利益，逐渐提升高校毕业生就业率。

（二）研发线上服务系统，逐步完善功能模块

积极探索、研发人才服务机构档案管理日常业务的线上服务系统，实现部分工作开展目的明确、网上预约减少等待时间、操作流程简便、使用方法简单的目标，逐步推进线下、现场档案管理服务向线上、不到场服务的进程转变和延伸。改变人事档案管理模式落后、操作单一的现状，简化、优化操作流程，统一平台、统一标准，完善工作体系。

实现人才服务机构无论何时、何地都能为人事代理人员提供快速、便捷的服务，部分资源实现远程共享、交叉使用，加深和拓宽档案管理工作的服务深度和广度。

（三）强化“窗口”意识，大力创优服务环境

改变机构设置重叠、工作职能不清晰、任务分配不明确的现状，针对档案管理工作人员进行专业培训和素质考核，时刻关注服务质量评估，明确岗位职责，加强综合管理，强调服务质量，强化公共服务意识。

做好制度建设和管理，确保档案管理工作人员在工作过程中遇到各类实际问题、突发事件时能积极应对。实施多项服务模式，开展跟踪、跟进等相应工作。

强化服务本能，档案管理工作人员应时刻以严谨、高效、热情、认真的态度立足本职岗位，为人事代理人员提供优质、高效的服务。

（四）加快人事档案数据库的建设，降低工作成本

推动公共就业人才服务机构档案管理信息化、数据化发展，档案管理数据库全面使用;开启云端服务项目，将档案材料依据人员类别、存储性质等进行分类存储管理;进一步细分功能模块，使常规性的档案查阅、调阅、使用等功能半自动化，以改变现有半人工半自动化操作管理费力、费时的现状。使工作人员能够高效、快速、准确地开展信息查询、分类、统计、分析等工作，并生成有效、有用的档案信息材料，提高工作效率和服务质量。

（五）适应就业、创业需求，整合档案管理模式

深入调研人事代理人员、代理单位需求，充分利用公共就业人才服务机构管理平台，实现人事档案管理、人才服务代理、招聘资源体系、就业服务平台数据资源信息共享，催化档案服务模式变革和优化改革。

调用信息资源，匹配相应数据，为人事代理人员提供优先就业的信息;为企业、事业单位提供优秀的、适合岗位的管理人才和专业技术人才，降低单位传统招聘模式运行成本和运转周期;为待业择业者、招聘单位双方签订双向保障协议，满足就业者、招聘方的需要。做到服务标准统一、效果保障有力、职能充分体现，实现公共就业人才服务機构、人事代理人员、代理服务单位三方合作共赢。

四、小结

在新形势下，公共就业人才服务机构档案管理服务体系应打破固化模式，构建标准规范统一、功能齐全完善的服务平台，做好新形势下的档案信息化、数据库基础建设工作，满足公共就业服务日益增长的社会发展、市场需求，帮助有就业、创业愿望和具备相应能力的人员尽快达到就业、创业的目的，解决人才供需矛盾，有效优化公共就业人才服务机构档案管理模式，助力招才引智和小微企业发展。

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（作者单位：济宁市公共就业和人才服务中心）