运用“医-会联动”模式搭建学术交流平台研究与实践

■ 李 菲 赵国光 孟亚丰 侯志勇 杨 敬 宋林子 陈 曦 王允琮

1 背景

随着医疗行业的技术进步和交叉学科的迅猛发展，医疗学术交流的需求日益增强，对医疗专业会议的服务能力也提出了更高要求[1]。为适应这一发展形势，各级各类医疗机构在规划、扩建和改造大型会议场所方面的积极性普遍较高。目前，公立医院对于会场的管理模式主要包括3类：“内部式”，即由医院内设部门管理的模式；“外包式”，即会议服务整体由第三方机构承包的模式；“分散式”，即会议场所和会议服务等资源分散在医院各部门的模式[2]。上述模式各有特色，但整体存在灵活性不足、供需匹配契合度不高等共性问题[3]。为此，首都医科大学宣武医院（以下简称我院）提出了院内会议中心的概念并设计了一套半独立式的管理模式，即除人事和薪酬归医院管理外，管理路径和会议资源独立，面向社会组织和医院各部门，通过申请预约制提供会议服务。本研究设计了一套“医-会联动”模式，将我院医、教、研等资源与会议服务需求进行精准对接，在我院半独立式会议服务管理模式的基础上，充分挖掘和利用医院现有资源，提升专业性学术会议服务能力。同时，利用PDCA循环提升该模式的会议服务质量，为蓬勃发展的医疗会议服务提供有益参考。

2 方法

2.1 “医-会联动”模式构建方法

2．1．1 学术会议服务需求调查。将院内学术专业委员会主委、副主委等专家作为调查对象，利用问卷调查方法，邀请各专家针对各项医疗专业学术会议服务需求的重要性、紧迫性和实现困难度3个方面，按照程度“极低”“低”“中等”“较高”“极高”5个等级分别对照1～5分进行评分。计算各项需求的综合得分，以此为基础寻找与之匹配的资源进行精准对接[4]。

2．1．2 医疗学术资源供给侧摸底。本研究通过与医院教育处、科研处、图书馆和各临床科室相关人员的对接和座谈，充分了解我院在医、教、研方面可利用的资源，并依据资源类别和利用方式进行分类，作为“医-会联动”模式的资源基础。

2．1．3 需求与供给侧对接。结合医疗行业改革和发展方向，瞄准重特大疾病的诊疗和研究，以现有的学术交流、手术观摩、医师进修等方式为手段，将前期的需求侧调查与供给侧摸底有机结合，以服务广大医疗从业者为目标，形成医疗学术交流的专业化特色会议平台。

2.2 “医-会联动”模式会议服务质量提升方法

运用PDCA循环不断提升会议服务质量。（1）计划(P)：以目前“医-会联动”模式运营期间，主办方和参会者反馈的信息化能力建设和疫情防控能力提升两个问题为质量提升的主要方向，分析原因并制订可行的改进工作计划[5]。（2）实施(D)：将改进计划分为改进和试验运行两个部分，在完成相关的改进措施后开展试运行，在确保会议服务各项功能正常且运行良好的前提下将改进措施常规化。（3）检查(C)：利用问卷调查的形式获取主办方满意度、参会人员满意度、会议服务人员满意度作为改进效果的评价依据。（4）改进(A)：如试运行效果良好，会议服务功能正常，同时各相关人员满意度较高，则可认为此次改造效果良好，改进目标基本完成。之后，总结改进经验形成固定的管理制度[6-7]。

2.3 “医-会联动”模式会议服务质量评价方法

采用问卷调查的方法评价质量改进成效，以主办方满意度、参会人员满意度、会议服务人员满意度3个维度进行评价。每个指标按照满意的程度从“很不满意”“不满意”“可接受”“满意”和“很满意”依次给予1～5分。同时，分别赋予上述3个维度以0．5、0．3、0．2的权重值，所有问卷结果加权求和得到各改进项目的综合得分[8]。

利用成本效益分析，从医疗学术会议的办会成本和所产生的实际效益两个方面入手，与同类商业化会议中心相比较，评价我院“医-会联动”模式在专业医疗学术会议服务方面与商业化会议服务提供商之间的优势和不足。

3 结果

3.1 “医-会联动”模式会议服务平台的搭建

我院会议中心现有专职人员2人，另有可供调配的卫生员、保安、电工、礼仪等会议保障人员20余人；会议中心场地面积1 150m2，配备有先进的视频、音频及直播系统。目前，平台共承接国内外各类医疗专业性学术会议百余场。通过设备升级改造，具备了较为成熟的同声传译、手术直播、远程会诊等专业性学术服务能力，实现所有会议及活动零事故、零投诉。在保障各项会议圆满完成的同时，也通过各类学术性会议扩大了医院的知名度。

从学术会议服务需求侧调查结果来看，学术实践与观摩、学术信息资源支持和专业性展示器材更新3项医疗学术会议服务需求的综合得分排在前3位。以此为基础，结合我院医疗服务特点和优势，会议中心与职能部门、临床科室构建了学术会议与医师进修、观摩的绿色通道，与教育处制定了学术信息资源定制与咨询工作机制，向会议硬件供应商采购了手术直播系统。借助会议服务平台，初步完成了医教研资源与学术会议服务需求的对接。

“医-会联动”模式运营期间共制定了临床会议服务对接、观摩实践对接、在线会议预约申请、新冠肺炎疫情防控和会议质量评价反馈等方面的制度10余项，让“医-会联动”模式有了一定的制度支撑，具备了一定的可复制性。

3.2 “医-会联动”模式会议服务质量提升

经会议服务相关专家讨论和对参会人员反馈结果的分析，从“医-会联动”机制信息化能力提升和疫情防控流程两个方面对会议服务平台开展基于PDCA循环的质量改进。具体改进过程见表1。

表1 医院会议服务专项质量改进过程（PDCA循环）

3.3 会议服务平台的质量改进效果评价

从项目的总体满意度来看，“医-会联动”机制信息化能力提升项目的满意度最高(95%)，其次为“疫情防控流程改造”(87%)。从评价指标角度来看，主办方满意度总体较高(95%)，其次为参会人员满意度(82%)，最后为服务人员满意度(73%)。

3.4 成本效益分析

运营成本方面，在我院会议中心召开学术会议具有明显的成本优势。以500人规模的会议为例，前期调研发现，会议服务行业内同类机构仅场地费一项收费标准为5～10万元/日，综合费用更高；而在我院会议中心仅发生设备折旧损耗约0．33万元/日，能大幅降低成本。

办会效益方面，商业化会议机构的办会效益主要来源于收取的会议服务费中除去运营成本后的现金收益。我院会议中心仅收取极少的办会费用于维持日常运营，并无其他现金收益，但在“无形”收益方面效益显著：2019年以来我院会议中心共承接了数十次国家和北京市医疗专业学术团体的交流会议和医疗相关行政机关的行政类会议，接待同类医疗机构会议服务部门的调研和交流10余次，在扩大医院影响力、宣传医院文化、展示医院实力方面收效巨大，得到了我院主要负责人、同类医疗机构、会议承办机构等多方面的认可与好评。

4 讨论

4.1 新形势下医疗学术会议的管理

医疗行业的发展需要医学学术交流的支撑，医疗学术的交流需要专业化、特色化的医疗学术会议服务平台。而这样的平台又能够提供多元、交叉的学术碰撞，反过来促进医疗行业的发展，形成发展、交流、再创造的良性循环[9]。

在目前阶段，医疗学术会议服务一方面享受着交叉、前沿学科快速进步带来的发展红利，在会议服务规模和办会质量上均有了较大的提升。另一方面，复杂多变的需求，以及对服务理念、服务体验和服务方式的多元化要求给医疗学术会议的服务提出了新的挑战。如何控制成本提质增效，如何提高服务吸引力，如何适应医学发展和医疗服务的新形势、新要求等成为会议服务管理亟待解决的问题。在此背景下，利用科学的管理手段，精准、持续地提升会议服务管理能力，形成医疗学术会议特色化服务模式将是该项工作开展的可行路径。在半独立的运营模式基础上，我院会议中心将会议服务作为平台和桥梁，将医疗学术会议和医院医、教、研资源实现精准对接，在提升医疗专业会议服务能力的同时，扩大医院影响力和专科硬实力，用“医-会联动”实现“医-会双赢”。

4.2 “医-会联动”会议服务平台建设路径

发挥专家资源优势[8]、听取专家意见建议是“医-会联动”会议服务平台建设的有效路径。对供给侧和需求侧进行充分了解和认识后，结合目前医疗行业发展方向，提出针对性联动模式的方法符合“实践-认识-再实践”这一客观规律，具有可借鉴性。PDCA循环被认为是有效的质量管理方法之一，已广泛应用于临床疾病管理[9]、职业规划管理、护理管理和其他医药卫生管理领域，可使质量提升过程更具计划性，整体推进更有章法[10-11]。本研究开展基于PDCA方法的会议服务质量改进得到了较高的满意度，有效推动了“医-会联动”模式的不断完善和发展。

4.3 “医-会联动”模式应用效果

从成本效益分析上看，医疗机构的内设会议服务具有天然的低成本属性，其大部分运营成本由医疗机构承担，由此产生的低会议服务费对会议主办方有极大吸引力。另一方面，会议场地所在的医疗机构如果能充分利用会议服务所带来的宣传机会、体验机会、交流机会，将有效提升医疗机构的影响力，实现双赢。

在完成“医-会”联动会议服务平台的搭建后，运用PDCA循环提升了会议服务质量，并对整体的会议服务效果做了满意度调查，两项改进措施的整体满意度均超过87%，达到了预期目标。

将主办方、参会方和会议服务方3方面的满意度纳入评价范畴，形成一种融合会议服务供给与需求双方的综合性评价方式。“医-会联动”机制宣传能力提升改进项目满意度达到了95%，这一结果一方面说明联动模式得到了广大会议服务相关人员的认可，另一方面也说明信息化、网络化的医疗会议服务能力将是未来行业发展的方向。

在“医-会联动”模式中，手术直播能力是最具特色的一项会议服务。我院神经外科、普外科、胸科等临床科室在业内具有较高知名度，相关学术团体对手术直播和展示的需要较大，因此会议中心针对性地申购了大型手术直播设备，让我院的手术技术优势与广大的学术交流需求精准对接，对医院影响力、学术团体业务能力和区域医疗服务水平提升均大有裨益[12]。

4.4 局限性分析

一是，目前“医-会联动”模式框架下，还需要建立更丰富的供需精准对接路径，以便更好推动“医-会联动”模式的发展，更好满足日益增长的医疗会议服务需求。二是，会议服务质量评价的指标不够丰富。目前，只考虑了满意度评价的方式，还需要投入产出比、场地使用效率等更多维度的评价指标才能更好指导会议服务质量的提升。