大数据背景下高校档案管理模式的变革与发展

摘 要：随着信息技术的发展及普及，我国迎来了大数据时代。在面对这种社会环境时，高校应积极应用大数据工具完善档案管理模式，确保通过利用大数据工具有效提升高校管理工作的水平。由于高校内学生人数众多，教职人员每年资质都会发生变化，因此，档案管理涉及的信息数量较多，只利用原有的档案管理模式是无法对内容复杂、数量庞大的信息进行处理，无法将其应用到教育教学工作中去的，以此不能为高校学生提供良好的教育教学环境，对高校整体的发展也造成了一些负面的影响，因此，大数据背景下的高校档案管理模式变革工作是十分有必要的。

关键词：大数据背景;高校;档案管理;发展

中图分类号：G647.24

在我国科学技术快速发展的背景下，大数据技术被广泛应用到各个行业，有效提升了数据信息的处理效率，推动了社会经济的进一步发展。随着社会的进步与发展，档案工作越来越受到社会的重视，高校档案管理工作，作为档案工作的一部分，也必须积极利用大数据技术，改变自己的管理模式，提升自己的管理水平和服务能力。在大数据不断发展的当下，高校要通过对大数据技术的利用加强档案管理工作的建设，通过大数据分析加强对档案库中相关信息的使用。在改革高校档案管理模式时，相关人员要对其现状进行深入的分析，认识到该工作中存在的问题，明确其变革及发展的方向，通过大数据技术完善档案管理工作，确保其可以为高校内部其他工作的开展提供更加准确、可靠的数据。

一、高校档案管理模式的现状

（一）不能有效利用档案资源

想要在大数据背景下研究高校档案管理模式的变革与发展，管理人员就要分析高校档案管理模式的应用现状，只有通过对现状的分析，明确其中的问题，才能在大数据技术支持下，确保档案管理工作为高校建设所用。不能有效利用档案资源是现阶段高校档案管理模式中存在的主要问题，在档案管理中，领导及管理人员更加注重将与高校发展的相关信息进行收集、储存，并非在收集后对其进行分析、应用，重收藏轻利用，导致信息资源得不到充分的开发和利用[1]，这是目前大多数高校普遍存在的一个问题。

另外，部分高校在实际工作中使用原始的方式进行资源管理，不少高校也仅仅是利用Excel表格或档案管理软件进行馆藏档案目录的搜索和查找，还不能进一步地利用大数据技术对馆藏数据所蕴含的内在信息进行提取，因此无法提升信息的利用效率。

（二）档案资源的接收以被动为主

在档案资源接收工作中存在着以接受为主的现象，管理人员应对该现象进行全面的分析，明确问题所在，提升后续的大数据使用效率[2]。高校档案管理工作人员会根据各个工作部分上传的信息内容将其录入，并保存相关的数据，这种现象体现出在日常工作中管理人员并不会根据信息分析工作需求主动、积极地寻找相关资料，而是被动地接受各个部门汇总的信息，导致信息搜集工作具有被动性。

在大数据环境下，尽管部分高校领导也要求工作人员主动进行信息搜集，但是效果甚微[3]。还有部分原因是一些高校不够重视档案管理工作，没有意识到档案管理工作的重要性，经费投入少，人员配备严重不足，导致工作人员任务繁重，没有更多的精力去主动地征集档案资源。

（三）档案资源的保管以实物为主

如今，信息技術已经充斥着管理人员的生活与工作，但是其并没有充分地认识到信息技术在管理工作中的重要性，多数的资源保管工作仍旧以实体为主，例如纸质版文件、影像盘等，这在一定程度增加了档案管理工作需要的空间，加大了人员开展工作的难度，使得数据分析工作也不能快速完成。而且对实物进行管理，会难以避免地出现破损、腐蚀、信息丢失等情况，对档案管理的安全性存在着较大的威胁[4]。在部分高校具备档案管理信息化意识后，没有加大对该工作的资金投入，导致相关工作搁浅。

二、大数据背景下高校档案管理模式的变革

（一）更新档案管理的理念

在明确现阶段高校档案管理工作中出现的问题后，管理人员应根据现在存在的问题实施变革工作，使得变革工作更加符合高校建设对档案管理工作的需求[5]。在管理模式改革工作中，领导及管理人员要注意更新档案管理工作的理念，充分认识到在信息加持的基础上高校建设可以少走弯路，正视该工作的作用与意义，加大对该工作的投入，保证不会在设备、系统方面为档案管理模式改革带来阻碍。

另外，高校应加强对档案管理工作的宣传，更新教师、学生的理念，提升其工作配合程度[6]。只有人人都认识到档案管理工作的重要性，让档案管理工作紧跟信息化发展的步伐，利用先进的信息技术，树立重视档案、管好档案、用好档案的理念，才能够真正地促进高校档案管理模式的变革。

（二）加强电子管理软件的技术研究和共享

在大数据背景下进行档案管理模式改革工作中必须要加强对信息技术的应用，以此才能在高校建设中提升档案管理所能发挥的作用。在实际建设的过程中，档案管理人员要加强对大数据技术的应用，根据管理人员的汇总、录入工作，建立信息化档案库，确保管理人员可以通过信息技术来处理数据，使用大数据技术明确散碎信息之间的联系，进而提升档案库中信息的使用效率[7]。而想要高效率地使用大数据技术，高校管理人员就要在建设中积极引进计算机软件，并对该软件进行创新，使其更加符合自身档案管理工作。另外，在信息化档案库建设的过程中，要保证其具备一定的共享性，确保学生、职工、管理人员均可以自主地在档案库中寻找自身所需的信息[8]。

（三）提升档案资源管理的主动性

相对于以往档案管理中管理人员被动地接受相关信息，在模式改革工作中，高校领导要不断地提升档案资源管理工作的主动性，减少被动对信息管理的现象出现。首先，相对于信息获取而言，管理人员应根据数据库建设的需求及数据分析的信息需求，主动地找相关部门完善相关信息，做到不仅仅是对信息进行储存，更是对信息的管理[9]。其次，在模式变革过程中，相关人员不能只被动地接受相关信息，更要在信息录入后，积极地对数据进行归档。而且信息归档要具备一定的标准，严格按照类别进行分类，确保在后续工作中可以使得这些信息发挥应有的价值，以此保证其可以为高校发展建设所用，确保高校可以通过档案管理模式的变革逐渐提升自身档案管理水平，让档案可以为教师、学生提供更多教学、科研、学习、生活上的帮助。

（四）提升档案管理数据的应用效率

提升档案管理的应用效率是变革工作的目的之一，因此，在变革中应积极提升信息的利用效率[10]。在完成数据信息搜集后，管理人员不能将信息只储存不分析，其要积极地更新自身的管理理念，认识到在档案管理中就是要加强对数据信息分析结果的应用，因此在完成数据搜集后，应积极地通过大数据技术对档案库中的信息进行细致的分析，对相关信息做上统一的标识，做成专题或特色馆藏，通过数据检索就可以轻松地查找到所有相关的资料，保证和提高信息的利用效率。

三、大数据背景下高校档案管理模式的发展

（一）构建现代化档案体制

在明确大数据背景下高校档案管理的应用现状及其变革后，管理人员应对高校的档案管理模式的发展方向进行分析，保证在高校后续的发展中档案管理工作可以为高校建设、高校发展所服务。在档案管理模式发展中应积极地构建大档案体制，确保可以在高校发展的过程中逐渐引进新的管理理念，使得档案管理工作趋于规范化。

在明确档案体制后，高校应通过广播、宣传栏、宣讲会等方式加大对该内容的宣传，确保高校内教育工作参与人员、学生等都明确知道档案的重要性、档案管理工作的重要性，达到人人重视档案、人人关心档案、人人支持档案管理工作的目的，学校加大对档案管理部门的资金投入，档案管理部门加大对档案管理信息化建设的谋划和建设，教师和学生加大对档案征集工作的支持，多给档案部门提供完整、真实、系统的原始档案。同时应根据档案管理需求逐步完善管理体系，确保每个级别的管理人员可以根据自身权限进行信息管理及信息利用。

（二）拓展大数据资源

拓展大数据资源是档案管理建设工作未来发展的趋势之一，高校在相关工作建设中应紧跟时代发展的潮流，加强对大数据资源的利用。在加强对大数据资源利用工作时，相关人员要高度重视档案管理工作的建设，馆藏资源的收集，极力搜集与档案管理建设有关的信息，对相关信息进行备份，并对储存环境进行严格的控制，防止出现文件丢失或损坏的现象，确保电子档案信息的完整与安全。管理人员还要根据自身管理工作的需求，不断地扩大自身信息获取的渠道，以此获取到更多的信息。

加强专题档案，特色档案的收集与建设。例如，学校的扶贫工作也可以做成扶贫专题档案。学校的优秀校友、教学成果、科研成果可以建成特色档案。有条件的高校还应该建设自己的口述档案数据库，口述档案可以更好地展示学校的历史和发展历程。

在建设档案管理工作中，要加强对馆藏存量的数字化建设，确保高校在建设过程中可以逐渐加大对信息化工具使用的投入，以此将信息化技术充分地融入管理工作中，实现归纳、分析工作的高效率、高质量开展。存量库的数字化，不仅可以提高档案管理工作的工作效率，还可以提高档案查阅者利用者的用户体验感，对于进一步利用大数据对档案进行分析，进行研编工作，也提供了便利。在信息搜集工作中，管理人员要应用信息技术将档案管理工作与校园卡、学生管理平台进行连接，以此做到快速地搜集学生学习、生活中产生的信息，减少档案管理工作中支出的人力及物力，以此提升增量数据建设水平，保证数据的真实性。

（三）建设数据平台

数据平台的建设，对提高档案的利用率有极大的帮助。高校在进行档案管理建设时要注意与智能管理平台相连接，确保能够及时获取学生及教师活动后产生的数据信息。而且高校要建立数据平台，管理人员在对相关数据汇总、分析后上传至相关平台，例如，学生的成绩单，可以上传到平台，学生只要输入自己的相关信息如学号和身份证号等，就可以自助下载自己的成绩单，这样就极大地方便了毕业在各地的学生。对于其他可以公开的档案，都可以在整理后上传到平台，这样教师、学生、社会人士就可以通过平台，远程查看或下载自己需要的资料信息。教师与学生也可以通过自身權限获取平台中的知识，想要进行相关数据调查时可以通过数据提取完成调查，进而保证档案管理工具可以在高校发展及学生教育工作中发挥其应有的作用，使得该工作的开展能够为广大教师、学生、校友等社会人士提供便利，推动高校的发展，提升高校的形象。

（四）贯穿用心的主动服务理念

在档案管理建设中，管理人员应明确档案管理工作是服务于教育教学工作、高校建设工作的，因此，要贯穿热心、温馨、用心的主动服务理念。在大数据技术的支持下，管理人员要定期利用档案馆网页、微信公众号、微博等推送介绍馆藏档案资源、档案研编成果，例如学校历史变革情况，名人校友事迹等;推广档案知识，介绍档案法律规定等;开展线上档案展览等，让更多的学生、教师、社会人士能够通过档案更多地来了解学校，了解学校的人、学校的事。要积极地进行增值服务，积极利用确保学生、教师及管理人员可以在档案库中通过信息查询获取某项事件的发展趋势。另外，档案管理人员要树立主动服务的理念，主动拓展服务方式、服务内容、服务范围等，让档案库里的档案活起来、用起来。

结语

在以往高校档案管理工作中，部分管理人员及高校建设人员不能根据学生教育需求科学的利用相关资源，往往是信息出现后对信息进行收录，并非在档案管理工作中积极主动地进行信息收集工作，信息管理工作还是以实体工作为主。档案管理水平较低。而在变革工作中，管理人员应积极更新档案管理理念，完善管理体系，加强对电子管理软件的应用。新形势下，高校应积极健全现代化管理体制，拓展大数据资源，构建完善的数据平台，树立主动服务的服务理念，充分发挥人的主观能能动性，将档案管理与利用做到极致，进而在高校建设的过程中充分地发挥档案管理工作的积极作用。

参考文献：

[1]毕建新.政务云环境下电子文件一体化管理模型研究[D].南京大学，2016.

[2]宋竹.基于互联网的高校档案馆信息服务策略研究[D].哈尔滨工业大学，2017.

[3]李妙迪.大数据背景下高职院校学生管理工作面临的问题与对策[D].天津职业技术师范大学，2016.

[4]冯微微.我国电子档案研究热点与发展趋势的文献计量分析[D].辽宁大学，2020.

[5]罗斌.聘用制下高校人事档案管理问题及对策研究[D].扬州大学，2020.

[6]刘晓娟.基于财务共享服务视角的高校财务系统优化研究[D].天津大学，2017.

[7]向怡泓.新时代我国乡土档案资源及其管理模式研究[D].山东大学，2019.

[8]张超.机构改革背景下的地方档案公共服务协同优化策略研究[D].南昌大学，2019.

[9]韩冬.基于知识管理的高校学生工作能力形成机理及提升对策研究[D].吉林大学，2014.

[10]荣响逸.高职院校档案管理问题与对策研究[D].河北大学，2018.

作者简介：关利革（1984— ），女，汉族，河北内丘人，本科，馆员，研究方向：档案管理。